Содержание

1. Введение

1.1. Основные возможности подсистемы

1.2. Описание главного меню подсистемы «Учет ТМЦ»

1.3. Что нужно знать, начиная работу с подсистемой «Учет ТМЦ»

1.4. С чего начать?

1.5. План счетов

1.6. Настройка перечня папок документов

1.7. Установка параметров подсистемы «Учет ТМЦ»

2. Заполнение справочников

2.1. Справочник единиц измерения

2.2. Справочник номенклатуры

3. Ввод начальных остатков

3.1. Ввод начальных количественных остатков

3.2. Ввод начальных суммовых остатков

3.2.1. Просмотр списка остатков

4. Ввод первичных документов

4.1. Ввод приходной накладной

4.1.1. Печать приходной накладной

4.2. Ввод расходной накладной

4.2.1. Печать расходной накладной

4.3. Списание ТМЦ в производство

4.4. Внутреннее перемещение ТМЦ

5. Отчеты

5.1. Оборотно-сальдовая ведомость

5.2. Ведомость остатков

5.3. Карточка складского учета

5.4. Ведомость движения материалов

5.5. Печать отчетов

6. Инвентаризация ТМЦ

7. Формирование проводок по документам

8. Поиск ошибок и способы их исправления

 

1. Введение

1.1. Основные возможности подсистемы

Подсистема "Учет ТМЦ" является гибкой, универсальной, высокопроизводительной системой, предназначенной для ведения количественно-суммового сортового и партионного учета товарно-материальных ценностей. Она пригодна для ведения учета как в торговых, так и в производственных организациях.

 

Система имеет ряд особенностей, отличающих ее от аналогов:

1)дает возможность получать остатки и движение товарно-материальных ценностей за любой период и в любом разрезе (по подразделениям, материально-ответственным лицам, счетам, субсчетам, товарным группам, номенклатурным номерам и ценам);

2)позволяет ставить на учет одну и ту же номенклатурную позицию по нескольким ценам, при этом можно получать наличие и движение материальных ценностей как по всем ценам, так и по каждой цене в отдельности;

3)В процессе реализации система позволяет в одну расходную накладную включать как товары, так и материалы, и формирует соответствующие проводки;

4)может формировать прайс-листы для торговых организаций на любую дату;

5)обеспечивает формирование различных накладных и других документов.

6)обеспечивает следующие возможности формирования учетной цены при вводе приходных накладных:

- учетная=цена поставщика;

- учетная = цена поставщика + накладные расходы.   

7)обеспечивает следующие возможности формирования отпускной цены в расходных документах:

·выбор цены из прайс-листа (прейскуранта);

·формирование отпускной цены как % к учетной цене;

·указание отпускной цены вручную.

8)обеспечивает следующие возможности выбора учетной цены при списании ТМЦ в процессе  реализации:

·FIFO;

·LIFO;

·списание по цене выбранной вручную из списка учетных цен;

·списание по средней цене на текущий момент;

·списать с отсрочкой указания учетной цены на потом.

9)дает возможность получать остатки по складу и остатки с учетом выписанных счетов фактур, осуществляет резервирование товаров в процессе ввода счетов-фактур;

10)при любой последовательности ввода документов дает возможность получать остатки на любой момент времени;

11)позволяет автоматически учитывать в цене накладные расходы на партию товара, при этом исходная цена всегда может быть восстановлена в случае необходимости;

12)находит проводки, сделанные по конкретной накладной, и накладную, по которой эта проводка была сделана, формирует ведомость соответствия движения МЦ в количественном и суммовом выражении, что позволяет обеспечить полное соответствие данных количественного и суммового учета;

13)не имеет ограничения на количество записей в первичных документах (накладных, счетах-фактурах и т.д.).

14)обеспечивает ведение учета производства (затраты и списание материалов на продукцию).

 

1.2 Описание главного меню подсистемы «Учет ТМЦ»

 

Главное меню подсистемы выглядит следующим образом:

 

 

Рассмотрим все разделы меню:

Первичные документы. Раздел "Первичные документы" разделен на четыре блока. Первый блок включает в себя работу с первичными документами текущей подсистемы начальными остатками, прайс-листами и договорами. Во втором и третьем блоках показаны списки наиболее используемых и последних вызванных пунктов меню соответственно, при помощи четвёртого блока можно завершить работу с системой.

Отчеты. Раздел "Отчёты" включает в себя работу с ведомостью движения материалов, карточками складского учета, оборотно-сальдовой ведомостью, ведомостью остатков, выборками, а также с формами отчетности.

Баланс.  Раздел "Баланс" главного меню подсистемы "Учет ТМЦ" поделен на два блока. В первом блоке собраны операции, которые используются при работе с оборотами и остатками по счетам, по аналитике, оборотно-сальдовую ведомость и средства для автоматизированного закрытия счетов. Второй блок предназначен для работы с журналами-ордерами, выписками и ведомостями к журналам-ордерам.

Журналы. Раздел "Журналы" главного меню системы предназначен для работы с журналами регистрации документов.

Справочники. Раздел «Справочники» главного меню подсистемы содержит в себе все справочники текущей подсистемы и некоторые общие справочники.

 

Сервис. Данный пункт меню содержит сервисные возможности системы. Это прежде всего смена пользователя, функция перехода в новое окно для работы с несколькими подсистемами одновременно и восстановление панели управления системой при её закрытии.

Настройки. Данный пункт меню предназначен для настройки системы и установки параметров текущей подсистемы.

 

Справка. Пункт меню «Справка» предназначен для помощи в работе и настройке программы «Дебет Плюс V12». Воспользовавшись данным пунктом меню можно прочитать документацию по программе, посмотреть видеоролики, посетить сайт разработчика.

 

1.3. Что нужно знать, начиная работу с подсистемой «Учет ТМЦ».

Для начала работы в подсистеме нужно заполнить справочники аналитического учета и справочник номенклатуры, но это условие не является обязательным, поскольку все справочники можно заполнять непосредственно в процессе ввода первичных документов.

В качестве основных первичных документов в системе используются накладные. Для того чтобы перейти к вводу накладных нужно внести количественные остатки (если Вы не начинаете работу «с нуля»), иначе при попытке списать или реализовать ТМЦ  система не найдет их в остатках и выдаст сообщение «Остатков нет». Остатки нужно внести на момент ввода системы в эксплуатацию и дальше к ним можно не возвращаться, поскольку в дальнейшем при расчете ведомости остатков, оборотно-сальдовой ведомости и т. д. система будет использовать данные из первичных документов. Если Ваша организация занимается предоставлением услуг, тогда в количественных остатках нет необходимости. Достаточно при добавлении номенклатуры в соответствующем поле поставить «Услуга» и для таких номенклатур количественный учет вестись не будет.

Все накладные находятся в разделе «Первичные документы» главного меню. Ввод всех первичных документов построен по одному принципу: документы накапливаются в папках. Папку можно просматривать за любой указанный Вами период. Находясь в папке, можно добавлять новые документы, редактировать, удалять, выводить их на печать. Также можно перемещать документы по папкам одного вида.

После ввода количественных остатков и первичных документов Вы можете сформировать все ведомости из меню «Отчеты».

Следующий этап работы – это формирование проводок. Проводки можно формировать по одному или нескольким отобранным документам. Когда проводки сформированы, Вы можете сформировать все оборотные ведомости и журналы ордера из меню «Баланс». Для того чтобы увидеть в ведомостях достоверную информацию необходимо на момент ввода системы в эксплуатацию внести начальные суммовые остатки. В дальнейшем если не возникнет необходимости к суммовым остаткам можно не возвращаться. Проводки не обязательно  должны быть привязаны к документу, их можно внести вручную в журнал регистрации проводок и они также попадут во все оборотные ведомости и журналы ордера меню «Баланс». Стоит заметить, что формирование проводок не является обязательным для ведения складского учета, но тогда суммы по первичным документам не будут отражены в балансе, а попадут только в складские ведомости.

Система автоматически определяет первое событие по журналам регистрации документов, где регистрируются первичные документы. На момент ввода системы в эксплуатацию необходимо внести остатки по журналам регистрации. Даже если Вы – неплательщик НДС, то остатки по журналам регистрации понадобятся Вам для сверки взаиморасчетов с контрагентами. Система также поддерживает автоматическое формирование проводок по валовым доходам (расходам), налоговому кредиту (обязательствам).

1.4. С чего начать?

Для начала работы с подсистемой «Учет ТМЦ» рекомендуется следующий порядок действий:

1. Прочитать «Первое знакомство» и «Ввод системы в эксплуатацию»;

2. Настроить план счетов (при необходимости дополнить существующий в системе);

3. Настроить перечень папок документов системы;

4. Установить параметры системы;

5. Заполнить справочник номенклатуры;

6. Заполнить справочники аналитического учета;

7. Заполнить справочник видов валют (если учет ведется в валюте);

8. Ввести курсы валют (если учет ведется в валюте);

9. Ввести начальные остатки (если таковые имеются);

Дальше можно вводить накладные и получать выходные документы – оборотные и сальдовые ведомости.

1.5. План счетов.

В базовой настройке уже есть план счетов, который соответствует действующему законодательству  и в большинстве случаев он не требует изменений. Но при необходимости можно дополнить или отредактировать план счетов.

Также в системе есть возможность указать два диапазона забалансовых счетов. (Настройки  Параметры системы Подсистема  Забалансовые счета).

Настройка плана счетов подробно описана  в статье Настройка системы под специфику работы предприятия на сайте debet.kiev.ua.

1.6. Настройка перечня папок документов.

В самом начале работы с системой, необходимо определиться, какие виды первичных документов будут использоваться в процессе работы и в какие папки эти первичные документы будут сгруппированы. Смотрите подробный видеоролик Включение, выключение папок документов на сайте debet.kiev.ua. Как настроить перечень папок документов, подробно описано в статье Настройка системы под специфику работы предприятия.

1.7. Установка параметров подсистемы «Учет ТМЦ».

"Настройки""Параметры системы"

Параметры системы устанавливаются на начало эксплуатации системы. Рассмотрим основные параметры подсистемы "Учет ТМЦ":

· Показывать панель управления. Включает/выключает панель переключения подсистем. (Подробнее о панели переключения подсистем читайте в статье Первое знакомство на нашем сайте debet.kiev.ua).

· Выводить в названии номенклатурный номер. Если здесь поставить галочку, то в некоторых формах печати накладных перед названием номенклатурной позиции будет выводиться номенклатурный номер.

· Изменять учетные цены в расходах при изменении цены оприходования. При редактировании учетной цены номенклатурной позиции в приходной накладной, она изменяется во всех документах для этой номенклатурной позиции.

· Число знаков после запятой в средних ценах. В данный момент функция не используется.

· Валюта для акциза. В данный момент функция не используется.

По умолчанию для справочника подразделений задан 10-й справочник, а для МОЛ – 11. Если Вы добавили свои справочники, то укажите их здесь.

 

При желании Вы можете установить следующие умолчания:

· Разрез ведения номенклатуры по приходам и по поставщикам. Если поставить эти галочки, то они будут автоматически проставляться при добавлении номенклатурной позиции в справочник номенклатуры.

· Счет, субсчет, статья. Если указать здесь конкретные значения, то при добавлении накладных они будут проставлены в неё автоматически.

· Запрос счета в накладных. Если указать параметр "Запрашивать" и при создании документа Вы не укажите счет, то при сохранении система предложит выбрать его из плана счетов, иначе документ сохранить не удастся.

2. Заполнение справочников.

Справочники необходимы в системе для заполнения первичных документов, формирования проводок и проведения расчетов синтетического учета с возможностью получения данных аналитического суммового учета. Справочники являются основой внутренней целостности системы. Поэтому, не рекомендуется изменять информацию в справочниках после того, как в систему введены данные, использующие эти справочники. Изменение информации в справочнике приведет к искажению содержания первичных документов всех типов.

Для работы в подсистеме «Учет ТМЦ» должны быть заполнены следующие справочники: номенклатура, подразделения, МОЛ, справочник контрагентов и внесены договора с контрагентами (если Вы ведете учет по договорам). Если Вы ведете учет в валюте, то должны быть заполнены справочники видов и курсов валют. Все справочники можно заполнить заранее, перед вводом первичных документов, а можно заполнять справочники непосредственно при вводе первичных документов (смотрите видеоролик  Работа со справочниками на сайте debet.kiev.ua). Исключение составляют договора, их нельзя добавлять не выходя из документа, поэтому договора стоит внести заранее.

2.1. Справочник единиц измерения

Справочники  Единицы измерения

За каждой номенклатурной позицией закрепляется единица измерения. В базовой настройке в справочник уже внесены основные единицы измерения. Для добавления новой находясь в списке единиц измерения нажмите клавишу [Insert] или воспользуйтесь режимом контекстного меню «Добавить» и заполните экранную форму:

Если нужно исправить запись, то подведите к ней маркер, нажмите [F4] или выберите режим "Редактирование" из контекстного меню. Если необходимо удалить запись, то установите на нее маркер и выберите режим "Удаление".

Единицы измерения можно вводить как в отдельный справочник, а затем использовать эту информацию при вводе номенклатурных позиций в справочник номенклатуры, так и непосредственно из справочника номенклатуры. Ввод единиц измерения прямо из справочника номенклатуры осуществляется следующим образом: введите в поле для единиц измерения сокращенное наименование единицы измерения. Если такой единицы измерения в справочнике не оказалось, на экране появится список уже введенных в систему единиц измерения, где Вы сможете добавить новую.

2.2. Справочник номенклатуры

Справочники  Номенклатура

Справочник номенклатуры содержит информацию о кодах и наименованиях номенклатурных позиций. От того, как сформирована структура справочника, точнее способ кодировки номенклатуры, будет зависеть удобство и быстрота Вашей работы с системой и то, насколько полно Вы сможете использовать её возможности при анализе движения ТМЦ.

В справочнике номенклатуры можно выделять группы, в каждой группе – подгруппы и так далее, благодаря бесконечному уровню вложенности. Изначально в справочнике уже есть группа "Справочник номенклатуры", которую нельзя удалять. Справочник номенклатуры для удобства разделен на две части: слева находится дерево групп и подгрупп, а справа непосредственно номенклатура.

 

Совет. В самом начале работы с системой структуру справочника номенклатуры нужно хорошо продумать: на какие группы и подгруппы его поделить, принцип нумерации номенклатурных позиций. Из этого следует, что в начале работы с системой справочник номенклатуры стоит заполнить перед вводом первичных документов, а уже в процессе работы можно дополнять при создании первичных документов. Для удобства сортировки номенклатурных позиций лучше не использовать буквенные символы.

При перемещении по группам номенклатуры, справа Вы будете видеть только те номенклатурные позиции, которые относятся к выбранной группе и всем её подгруппам. Для того чтобы увидеть весь список номенклатурных позиций нужно установить маркер на группу "Справочник номенклатуры".

Прежде чем переходить к заполнению справочника хорошо продумайте его структуру. Сначала нужно добавить группы номенклатуры, а потом в созданные группы добавить номенклатурные позиции. Если в делении справочника на группы нет необходимости, то можно сразу переходить к добавлению номенклатурных позиций.

Добавление номеклатурной группы

Установите курсор на группу "Справочник номенклатуры" и в контекстном меню выберите "Добавить группу". На экране появится шаблон (рис. 2.)

Шаблон состоит из 3-х закладок.

· Первая закладка – основные данные. Здесь укажите код группы, с которого будут начинаться все номенклатурные номера данной группы, название группы. Поле "В группе" оставьте пустым если добавляете группу непосредственно в справочник номенклатуры, или при помощи кнопки [...] выберите группу для которой данная будет подгруппой.

· Вторая закладка – умолчания. Здесь можно указать единицы измерения, вид номенклатуры (ТМЦ – система будет вести количественные остатки, услуга – количественные остатки вестись не будут), процент НДС, путь к изображениям – путь к папке, где хранятся изображения номенклатурных позиций, для данной группы. Эти данные система автоматически будет проставлять при добавлении номенклатурных позиций в данную группу, но их можно будет изменить.

· Третья закладка – изображение. Если есть необходимость можно указать путь на конкретный файл с изображением для данной группы.

Добавление номенклатурных позиций

Для каждого номенклатурного номера в системе отведено 16 символов. Пользователь сам определяет, какие номенклатурные номера присвоить материалам или товарам и на какие группы их разделить. Для удобства лучше чтобы номенклатурный номер включал в себя номер группы и подгруппы (например, 001.002.0001, где 001 – номер группы, 002 – номер подгруппы).

Для добавления номенклатурной позиции станьте маркером на группу в которую нужно добавить номенклатуру и в контекстном меню выберите "Добавить". На экране появится шаблон для заполнения:

 

· Основные данные. Здесь укажите номенклатурный номер, группу, наименование, единицы измерения, вид номенклатуры (ТМЦ или услуга, в зависимости от того нужно ли вести количественные остатки).

· Дополнительно. Закладка заполняется по желанию пользователя:

- сокращенное наименование;

- штрихкод;

- артикул;

- дополнительные и справочные единицы измерения;

- разрез ведения: по поставщикам, поставьте галочку если нужно вести номенклатуру по поставщикам; по приходам поставьте "ведется" если нужно учитывать отдельные партии (эти данные переносятся из параметров подсистемы «Учет ТМЦ», подробно о параметрах подсистемы описано выше) товара, "малоценка" поставьте если данная номенклатура МБП (в дальнейшем это поле будет участвовать в расчетах по МБП);

- имеет тару: поставьте галочку, если номенклатура имеет тару;

- исключить из прайс-листа: при ведении прайс-листов ставится галочка, если номенклатура по какой-то причине не должна попасть в прайс-лист;

- ведется по серийным номерам: поставьте галочку, если номенклатура должна вестись по серийным номерам;

- значения по умолчанию будут автоматически проставляться при создании первичных документов (удобно, когда счет и цены редко меняются), но их можно будет изменить;

· Описание. Здесь можно указать текстовое описание номенклатуры.

· Изображение. При желании указывается путь к файлу с изображением номенклатуры. При нажатии кнопки выбора Вы будете попадать в папку, которую указали на закладке "Умолчания" при добавлении группы, к которой относится данная номенклатура (рис. 5). Таким образом Вы можете добавить изображение для каждой номенклатурной позиции.

· Фасовки. Можно указать до 5-ти различных фасовок.

Расширения справочника номенклатуры

Если информации на закладках не достаточно, и Вы хотите еще что-то добавить, нужно создать расширения справочника. Для этого установите маркер на любой строке, и в контекстном меню выберите «Расширения справочника». Подробно как добавить расширения смотрите в статье Добавление пользовательских полей – расширений на нашем сайте debet.kiev.ua .

Смотрите также видеоролик Справочник номенклатуры: структура и ведение

 

3. Ввод начальных остатков

3.1. Ввод начальных количественных остатков

“Первичные документы” “Список документов” “Количественные остатки”

 

Режим ввода начальных остатков необходим в начале работы системы, чтобы ввести остатки по материалам (товарам), которые имеются на предприятии. После этого все расчеты будут отталкиваться от этой информации. Количественным остаткам должны соответствовать суммовые.

После открытия папки "Количественные остатки" на экране появятся записи остатков по счетам, если таковые были введены Вами ранее. В шапке макета для ввода остатков необходимо указать дату, на которую будут вводиться остатки и номер счета и субсчета, на котором данные материалы (товары) будут учитываться. Очень важно вносить остатки по разным субсчетам отдельными документами, так как показано на рисунке для 201 и 203 субсчетов. Далее можно переходить к непосредственному вводу остатков по номенклатурным позициям.

 

 

Остатки можно ввести двумя способами: добавлять каждую номенклатуру отдельно или воспользоваться массовым вводом по справочнику номенклатуры.

Первый способ. Для добавления номенклатурных позиций нужно перейти в поле строк и нажать клавишу [Insert] (или в контекстном меню выбрать "Добавить") и заполнить экранную форму:

Счет и субсчет в макете будут автоматически проставлены из шапки документа, если счет в плане счетов разделен на статьи, то укажите статью. Введите подразделение, код материально-ответственного, номенклатурный номер, цену, по которой материалы (товары) были оприходованы, и их количество. Код поставщика вносится если Вы хотите вести учет по поставщикам, в противном случае его вносить не надо. Если Вы не помните номер подразделения, код материально-ответственного лица или номенклатурный номер, то их можно выбрать из соответствующих справочников или добавить недостающую информацию в эти справочники, не выходя из макета. Для выбора информации из справочников нужно в конце соответствующего поля нажать кнопку с тремя точками. Для поиска нужной позиции воспользуйтесь режимом быстрого поиска или режимом отбора. Для ввода найденной позиции из справочника в шаблон нужно нажать клавишу [Enter] или два раза щелкнуть на выбранной строке мышкой. Для добавления недостающей в справочнике записи нужно нажать клавишу [Insert], после чего на экране появится макет для заполнения.

Второй способ. Для массового ввода остатков воспользуйтесь пунктом контекстного меню "Массовый ввод по справочнику номенклатуры". На экране появится справочник номенклатуры (Рис.3). Выбор номенклатурной позиции осуществляется двойным щелчком мыши, после чего на экране появится такая же экранная форма как на рис. 2. После сохранения переходите к другой номенклатурной позиции по которой есть остаток и т. д. После того как все остатки введены нажмите кнопку "Закрыть" внизу экранной формы для переноса остатков в накладную.

 

 

Для редактирования уже введенной записи выделите её маркером, нажмите [F4] или в контекстном меню выберите режим "Редактировать". Дальнейшие действия аналогичны вышеизложенным. Для удаления записи нужно указать на нее маркером и нажать [Del] или выбрать в контекстном меню режим "Удалить".

Для завершения работы по вводу остатков нажмите клавишу "Сохранить" внизу экранной формы. Если нужно отказаться от введенных записей, то выберите режим "Отмена".

На основании введенных количественных остатков можно в автоматическом режиме сформировать суммовые остатки по указанным в документе материальным счетам (но только для счетов, за которыми в плане счетов не закреплены справочники аналитики, иначе суммовые остатки нужно внести вручную). Для этого следует выделить маркером те записи, по которым Вы собираетесь сформировать суммовые остатки, и из всплывающего меню выберите режим "Сформировать суммовые остатки". После сохранения выведенного на экран списка система перенесет полученные остатки по счету и субсчетам в начальные остатки, которые используются в суммовом учете для расчета оборотов и сальдо по счетам, оборотного баланса, различных выписок и других выходных документов. После этого Вам нужно будет добавить только суммовые остатки по счетам, где не ведётся количественный учет. Как это сделать смотрите соответствующий раздел справки.

ВНИМАНИЕ !!!

      1) При работе с сетевым вариантом системы в процессе ввода начальных остатков не допускается ввод информации по одному и тому же счету с разных рабочих мест, иначе система запишет остатки, которые были сохранены последними. При работе с накладными это ограничение не действует.

2) Будьте внимательны при вводе даты остатков. Избегайте дублирования остатков по одному и тому же счету, но с разными датами. В нормальном режиме работы в систему следует ввести остатки на момент пуска системы, внимательно их проверить и больше к ним не возвращаться.

3.2. Ввод начальных суммовых остатков

"Первичные документы""Начальные суммовые остатки""Ввод/изменение по счету"

Необходимость ввода начальных остатков по счетам возникает только при старте системы. После этого в процессе работы система строит начальные и конечные остатки за любой период из существующего начального остатка и введенных проводок. Бухгалтеру не нужно каждый квартал или месяц переформировывать остатки в системе. Это делается только по желанию или по мере необходимости.

Ввод суммовых остатков устроен в системе таким образом, что вводить суммы остатков нужно только по самому нижнему уровню детализации счета. Итоговые суммы система рассчитает сама и покажет на экране результат. Если результаты совпадут с Вашими документами, то их можно будет сохранить. Если нет, то нужно исправить ошибки в суммах нижнего уровня и повторить расчет итоговых сумм.

Результат ввода начальных остатков отличается для активных, пассивных и активно-пассивных счетов (информация о виде счета берется из плана счетов):

·если пользователь попытается для активного счета ввести кредитовое сальдо, то система перебросит его в дебет со знаком "-";

·если пользователь попытается для пассивного счета ввести дебетовое сальдо, то система перебросит его в кредит со знаком "-";

·при вводе начального остатка для активно-пассивных счетов с развернутым сальдо нельзя ввести развернутое сальдо для самого нижнего уровня счета. Например, если в структуре счета выделены счет-субсчет-статья, то развернутое сальдо можно ввести только по субсчету и счету. Для статей сальдо сворачиваются.

Порядок ввода начальных суммовых остатков

1.  После выбора режима ввода/изменения остатков по счету система запросит дату, на которую будут вводиться остатки и номер счета. Таким образом, остатки вводятся по каждому счету отдельно.

2.  После того, как Вы укажите номер счета, система проверит, были ли ранее введены остатки на эту дату по этому счету. Возможны такие ситуации:

§   На эту дату по этому счету введены остатки. В этом случае система покажет список уже введенных остатков и его можно пополнить или отредактировать

§   На эту дату по этому счету остатки еще не вводились. В этом случае система создаст список, в который будет перенесена структура этого счета из плана счетов с нулевыми суммами.

3.  Если за счетом не закреплены справочники аналитики, то суммы остатков нужно будет вводить путем редактирования записей, созданных системой. (Пример 1 см. ниже)

4.  Если за счетом закреплены справочники аналитики, то суммы остатков нужно будет вводить путем добавления новых записей. (Пример 2 см. ниже)

 

Рассмотрим теперь на примерах, как вводятся остатки для счетов с разной структурой:

Пример 1. Введем остатки по счету за которым не закреплены справочники аналитики. Для примера возьмем 10-й счет "Основные средства".

Структура счета выглядит следующим образом:

 

Поскольку счет не делится на статьи, то субсчет является нижним уровнем детализации счета поэтому остатки будем вводить по субсчетам. Для этого установите курсор на нужной записи и при помощи клавиши [F4] или контекстного меню поднимите её на редактирование. Далее заполните экранную форму:

Поля счет и субсчет будут заполнены автоматически. Вам нужно указать сумму по дебету или кредиту (в зависимости от вида счета). Нельзя заполнять оба поля. Поле "Организация" заполняется если Вы ведете учет нескольких своих организаций в одной базе (по умолчанию в этом поле будет стоять текущая организация и при необходимости Вы можете её изменить). Точно также отредактируйте остальные субсчета.

Пример 2. Введем остатки по счету за которым закреплены справочники аналитики. Для примера возьмем счет 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Данный счет делится на два субсчета 631: "Расчеты с отечественными партнерами" и 632: "Расчеты с иностранными партнерами". За субсчетами закреплены две аналитики: справочник контрагентов и договора. В данном случае нижним уровнем детализации счета является второй справочник аналитики.

Для ввода остатков установите маркер на нужный субсчет, в контекстном меню выберите режим "Добавить" и заполните экранную форму (рис. 3):

 

 

Здесь кроме счета и субсчета нужно указать две аналитики, в нашем случае код контрагента и номер договора. Если по контрагенту несколько договоров, то нужно добавить строку для каждого договора по которому есть остатки. Поле "Организация" заполняется если Вы ведете учет нескольких своих организаций в одной базе (по умолчанию в этом поле будет стоять текущая организация и при необходимости Вы можете её изменить). Если при добавлении записи были допущены ошибки, то их можно исправить с помощью режима контекстного меню "Редактировать" или клавиши [F4]. Для удаления ошибочной записи нажмите клавишу [Del] или в контекстном меню выберите "Удалить".

Когда остатки по всем субсчетам введены, нужно рассчитать итоговые суммы. Для этого в контекстном меню выберите "Установить расчетные суммы". Система рассчитает итоги по счету и выведет их на экран (Рис.4)

 

 

Если по счету введены остатки в разных валютах, итог по этому счету будет рассчитан путем перевода всех сумм в национальную валюту по курсу на дату ввода остатков. Курс валют система берет из справочника "Курсы валют" ("Справочники" "Курсы валют"), это значит что должны быть введены курсы валют на дату ввода остатков.

Когда остатки по счету введены нажмите кнопку "Сохранить" для сохранения остатков, или "Отмена" если по какой-либо причине Вы не хотите сохранять введенные данные. Может возникнуть необходимость отредактировать введенные остатки. Для это снова выберите режим "Ввод/изменение по счету" и укажите ту же дату и тот же номер счета для которого вводились остатки. В этом случае система выведет на экран введённые Вами остатки. После изменения остатков необходимо повторно воспользоваться пунктом контекстного меню "Установить расчетные суммы".

 

ВНИМАНИЕ! Если Вы выбрали режим "Ввод/изменение по счету" на дату на которую остатки не вводились, то система выведет на экран структуру выбранного счета с нулевыми суммами. Если Вы не планируете вводить остатки и хотите выйти из режима ввода остатков без сохранения, то нажмите "Отмена". Если нажать "Сохранить", то система сохранит нулевые остатки по счету. В этом случае при расчетах может возникнуть ситуация, когда система показывает остатки на конец одного периода и дает нулевые остатки на начало следующего за ним периода. В этом случае нужно проверить правильность ввода начальных остатков и удалить такие нулевые остатки. Удаление ошибочно сохранённых остатков делается в режиме просмотра списка остатков. (См. следующий пункт)

·Нельзя вводить остатки по одному счету с нескольких компьютеров одновременно, иначе данные будут записаны только с компьютера, с которого остатки сохранили последними.

·Если Вам необходимо внести остатки по какому-либо субсчету, например по 201-му, то нужно вносить остатки по всем субсчетам 20-го счета, иначе система посчитает что они нулевые и это приведет к некорректному формированию оборотных ведомостей.

 

3.2.1. Просмотр списка остатков

Первичные документы  Начальные суммовые остатки  Просмотр списка остатков

Данный режим позволяет просмотреть суммы введенных начальных остатков по всем счетам из плана счетов за любой указанный период. Он может использоваться для визуального контроля начальных остатков, имеющихся в системе, а также для исправления ошибок при вводе начального остатка. Если при просмотре списка начальных остатков была обнаружена запись, которой не должно быть в системе, то ее можно удалить с помощью режима "Удаление записи" или исправить ее из режима "Добавление (редактирование) остатков".

Также смотрите видеоролик Ввод начальных суммовых остатков на сайте debet.kiev.ua

 

4. Ввод первичных документов

Как Вам уже известно, в качестве основных первичных документов в системе используются накладные.

Все накладные находятся в разделе “Первичные документы”“Список документов” главного меню.

Ввод всех первичных документов построен по одному принципу: все документы накапливаются в папках. Папку можно просматривать за любой указанный Вами период. Находясь в папке, можно добавлять новые документы, редактировать и удалять их. Накладная состоит из заголовка, содержащего информацию относящуюся ко всей накладной, и строк, в которых вводится информация о номенклатурных позициях (цена приобретения или продажи и количество) и итоговых записей (общая сумма, процент НДС, и сумма НДС).

4.1. Ввод приходной накладной

Первичные документы  Список документов

 

В появившемся окне выбираем необходимый вид документа одним щелчком мыши, например "Приходование ТМЦ (PN) ". С правой стороны появится список папок, который соответствует данному виду документа. Двойным щелчком мыши выбираем нужную папку. Для добавления накладной используйте клавишу [Insert] или режим контекстного меню «Добавить». На экране появиться макет накладной на приходование ТМЦ.

 

Создание накладной начинается с заполнения "шапки" накладной. Здесь Вы вводите номер документа, дату, счет и субсчет приходования товара, поставщика, на какое подразделение, материально-ответственное лицо и в какой валюте выписывается накладная.

Рассмотрим, как происходит ввод:

1. Номер документа и дата. Система поддерживает автонумерацию документов, но при необходимости Вы всегда можете поставить тот номер накладной, который Вам нужен. По умолчанию система предлагает дату, на которую вводится накладная, но Вы можете указать любую дату. Если введенная Вами дата не совпадает с установленным периодом отбора информации, то система выдаст соответствующие сообщение.
2. Ввод валюты накладной. По умолчанию поле ввода валюты указана национальная валюта. Т.е., если валюта вводимой накладной национальная - в этом поле ничего не нужно менять. Иначе - нужно указать обозначение валюты. Если Вы его не помните, то выберите нужную валюту из справочника валют при помощи кнопки […] в конце поля.
3. Поставщик. Возможны три варианта:

• Если Вы помните номер поставщика из справочника контрагентов, то просто введите его в поле «Поставщик». Также можно ввести часть названия контрагента и система не заходя в справочник предложит список контрагентов подходящих по названию.
• Вы можете выбрать поставщика из справочника контрагентов. В этом случае воспользуйтесь кнопкой […] в конце поля для того чтобы попасть в справочник. Выберите нужного контрагента клавишей [Enter] или двойным щелчком мыши, после чего его код появится в соответствующем поле.
• Контрагента, который Вам нужен нет в справочнике и Вы хотите его добавить не выходя из накладной. Сначала действия будут аналогичны предыдущему случаю. После как система обратится к справочнику контрагентов нужно нажать клавишу [Insert] или воспользоваться контекстным меню для добавления. После этого на экране появится макет для добавления контрагента. Заполните макет, сохраните его и подтвердите выбор контрагента клавишей [Enter] или двойным щелчком мыши, после чего он появится в соответствующем поле.

1. Ввод договора, подразделения, МОЛ и счета происходит аналогично.

После заполнения "шапки" можно переходить к вводу строк накладной, т.е. приходуемых ТМЦ. Добавлять строки в накладную можно двумя способами: добавлять каждую номенклатурную позицию отдельно или воспользоваться массовым вводом.

Добавление записи по номенклатурному номеру

Для добавления в накладную строки по номенклатурному номеру, нужно перейти в поле ввода строк накладной, нажать клавишу [Insert] или воспользоваться контекстным меню и заполнить экранную форму:

1. Сначала в макете нужно указать номенклатурный номер. Здесь имеются следующие возможности:

·ТМЦ такого вида уже были оприходованы. В таком случае введите номенклатурный номер или часть названия и система не заходя в справочник номенклатуры подберет похожие по названию номенклатурные позиции из которых Вы выберите нужную.

·ТМЦ такого вида уже были оприходованы, но Вы не помните номенклатурный номер. В этом случае достаточно в пустом поле нажать клавишу [F4] или же воспользоваться кнопкой [...], и система обратится к справочнику номенклатуры. Для удобства используйте систему отбора и поиска в списках. Поиск номенклатуры осуществляется с помощью клавиши [F7] или при помощи быстрого поиска. Выбор номенклатурной позиции Вы можете сделать при помощи двойного щелчка мыши или клавиши [Enter].

·ТМЦ такого вида еще не было в системе и Вы хотите добавить в справочник номенклатуры новую строку, не выходя из накладной. Сначала действия аналогичны предыдущему пункту. После этого нужно нажать клавишу [Insert] и заполнить макет для ввода номенклатуры.

1. Указать количество приходуемого ТМЦ.
2. Указать учетную цену, по которой будут приходоваться ТМЦ.
3. Также Вы можете указать отпускную цену, которая в последствии будет использована при реализации ТМЦ.
4. Поле справочная цена Вы можете использовать для своих целей.

Массовый ввод по справочнику номенклатуры.

· В контекстном меню выберите "Массовый ввод по справочнику номенклатуры".

• Найдите при помощи поиска и отбора нужную номенклатурную позицию, выберите её двойным щелчком мыши или клавишей [Enter], появится экранная форма в которой укажите количество и учетную цену. Затем выберите следующую номенклатурную позицию и т. д. Когда все номенклатурные позиции будут выбраны нажмите кнопку [Закрыть] и они автоматически перенесутся в накладную.

Массовый ввод по ведомости остатков. Данный способ более актуален для расходной накладной, когда нужно видеть, что можно списать со склада и в каком количестве, поэтому детально рассмотрим этот способ в разделе "Ввод расходной накладной".

Массовый ввод по прайс-листу. Для использования прайс-листов сначала нужно создать прайс-листы и указать в параметрах папки прайс-лист по которому будет осуществляться массовый ввод. (Более детально работа с прайс-листами описана в статье Работа с прайс-листами и показана в видеороликах Создание прайс-листов и Использование прайс-листов при создании первичных документов на сайте debet.kiev.ua)

• в контекстном меню выберите "Массовый ввод по прайс-листу";
• дальнейшие действия аналогичны массовому вводу по справочнику номенклатуры.

4.1.1. Печать приходной накладной

Для печати приходной накладной установите на ней маркер,  в контекстном меню выберите "Печать" "Печать экземпляра документа". Далее двойным щелчком мыши выберите нужную форму печати.

На основании приходной накладной можно напечатать следующие документы:

1. Приходная накладная.

2. Акт на оприходование.

Рекомендуем посмотреть видеоролики Ввод приходной накладной и Быстрый ввод накладных. Часть I на нашем сайте debet.kiev.ua.

4.2. Ввод расходной накладной

“Первичные документы” “Список документов”.

 

В появившемся окне выбираем одним щелчком мыши, "Расходная накладная (реализация) (NK)". С правой стороны появится список папок, который соответствует данному виду документа. Двойным щелчком мыши выбираем нужную папку. Для добавления накладной используйте клавишу [Insert] или режим контекстного меню «Добавить». На экране появиться макет накладной на реализацию ТМЦ:

 

Номер документа. Возможна как ручная, так и автоматическая нумерация документов (система сама определит, какой был последний номер и присвоит добавляемой расходной накладной следующий по порядку номер).

Дата. Дата документа (по умолчанию система установит дату на момент заполнения документа, пользователь может изменить дату).

Валюта и курс. Указывается сокращенное название валюты из справочника «Виды валют». По умолчанию устанавливается национальная валюта и курс Нацбанка. При желании воспользовавшись стрелочкой в конце поля Вы можете перейти к ручному вводу курса.

Подразделение. Указывается наименование (номер) склада или участка, с которого отпускаются ТМЦ.

МОЛ. Указывается материально-ответственное лицо, с которого отпускаются ТМЦ.

Отпущено. Указывается код организации из справочника контрагентов, которой отпускаются ТМЦ. Если Вы знаете номер или название контрагента в справочнике, то поставьте его вручную или нажмите расположенную в конце поля кнопку [...], и программа выведет на экран перечень поставщиков-покупателей. Воспользуйтесь системой поиска, чтобы найти нужного покупателя, выделите его маркером и нажмите клавишу [Enter]. При этом код и нименование контрагента проставятся в соответствующее поле. Если контрагент не заведен в справочник - его нужно туда ввести. Процесс ввода смотрите в описании создания накладной на приходование товаров.

Счет. Укажите счет, с которого отпускаются ТМЦ.

Тип прайс-листа. Поле будет заполнено автоматически, если соответствующий прайс-лист указан в параметрах папки. (Более детально работа с прайс-листами описана в статье Работа с прайс-листами и показана в видеороликах Создание прайс-листов и Использование прайс-листов при создании первичных документов на сайте debet.kiev.ua)

Остальные поля не являются обязательными и заполняются при необходимости.

После этого переходим к вводу номенклатурных позиций. Есть два способа: ввод номенклатурных позиций по одной и массовый ввод. Далее рассмотрим каждый из этих способов.

Ввод по номенклатурным номерам.

Для ввода номенклатуры в накладную нужно в поле строк накладной нажать клавишу [Ins] или в контекстном меню выбрать «Добавление». После чего на экране появится макет для ввода.

Номенклатура. Введите номенклатуру аналогично приходной накладной

Учетная цена. Имеются 5 возможностей выбора учетной цены. Способ выбора учетной цены указывается в параметрах папки документов. Для установки параметров папки документов установите на ней курсор и в контекстном меню выберите «Параметры», или находясь в папке документов в контекстном меню выберите «Сервис»  «Параметры».

 

На экране появится экранная форма с параметрами папки документов:

 

 

В поле «Способ ввода учетной цены» укажите один из пяти вариантов:

·Ручной способ. В этом случае если при заполнении накладной поле "учетная цена" оставить пустым, система покажет, по каким учетным ценам имеются ТМЦ на складе и МОЛ, с которых списываются ТМЦ. Нужно выбрать двойным щелчком мыши или клавишей [Enter] в списке цену, по которой будут списываться ТМЦ. В поле ввода подставится выбранная Вами цена.

·Способ FIFO и способ LIFO. Система поддерживает учет партий ТМЦ. Стоит заметить, что эти два способа используются только для массового ввода номенклатурных позиций. Если в параметрах будет указан один из этих способов, а ввод номенклатурных позиций будет осуществляться не массовым выбором, то система будет использовать ручной способ.

·Только отложенное расценивание. В этом случае система не будет вообще запрашивать учетную цену. В дальнейшем нужно будет вернуться к данной накладной и проставить учетную цену одним из трех оставшихся способов. Данный способ ввода учетной цены удобно использовать, если Вы в момент выписки накладной еще не знаете, по какой учетной цене будут списываться ТМЦ или не хотите по каким-либо причинам в момент выписки накладной указываться учетную цену.

·Ручной способ для средней цены. В случае если расходуемая номенклатура ведется по средним ценам, система позволит ввести вручную любое значение для учетной цены.

Количество. В этом поле укажите количество ТМЦ, которое хотите списать. Если количество превысит общий остаток или этой номенклатурной позиции не окажется на складе, то при сохранении строки система выдаст соответствующее сообщение.

Отпускная цена. Имеются 6 возможностей формирования отпускной цены. Способ выбора отпускной цены указывается в параметрах папки документов аналогично учетной. Рассмотрим все варианты ввода отпускной цены:

• Ручной. Отпускная цена вводится вручную. Если накладная выписывается в национальной валюте, то в поле "Цена отпуска" вводится отпускная цена в национальной валюте, если накладная вводится в любой другой валюте, то в этом поле  нужно указать отпускную цену в той валюте, которая указана в шапке накладной.
• =учетной. В поле «Отпускная цена» система автоматически поставит сумму, равную учетной цене.
• % к учетной. Отпускная цена получается путем увеличения учетной на процент. При добавлении строки накладной цена отпуска не вводится. При сохранении строки система спросит процент наценки, и сама рассчитает отпускную цену.
• % к цене поставщика. Работает аналогично предыдущему случаю, с той лишь разницей, что наценка производится на цену поставщика, которая иногда может отличаться от учетной.
• = отпускной при приходе. Система возьмет цену отпуска из приходной накладной при условии, что для этой номенклатурной позиции она указана.

 

 

 

Массовый ввод номенклатурных позиций

Массовый ввод по справочнику номенклатуры. Этот способ подробно описан в разделе Ввод приходной накладной.

Массовый ввод по ведомости остатков.

·В контекстном меню выберите "Массовый ввод по ведомости остатков", "Расчет" или "Просмотр" если Вы только что выполняли расчет ведомости. Система рассчитает ведомость на указанную дату и соответственно указанным вами параметрам расчета (например, по конкретному МОЛ, подразделению или по указанной цене). Подробнее работа с ведомостью остатков и другими отчетами описана ниже в соответствующем разделе.

·Двойным щелчком выберите нужную номенклатурную позицию, появится экранная форма, укажите количество, отпускную цену и нажмите кнопку [Сохранить]. Таким же образом выбирайте следующую номенклатурную позицию и т. д.

·Когда будут выбраны все номенклатурные позиции, нажмите кнопку [Закрыть] для переноса номенклатурных позиций в накладную.

Массовый ввод по прайс-листу. Для использования прайс-листов сначала нужно создать прайс-листы и указать в параметрах папки прайс-лист по которому будет осуществляться массовый ввод. (Более детально работа с прайс-листами описана в статье Работа с прайс-листами и показана в видеороликах Создание прайс-листов и Использование прайс-листов при создании первичных документов на сайте debet.kiev.ua)

4.2.1. Печать расходной накладной

Для печати расходной накладной установите на ней маркер,  в контекстном меню выберите "Печать" "Печать экземпляра документа". Далее двойным щелчком мыши выберите нужную форму печати.

На основании приходной накладной можно напечатать следующие документы:

1. Расходная накладная.

2. Расходная накладная без разбора по партиям

3. Акт на списание.

4. Налоговая накладная.

5. Счет-фактура.

6. Приложения 1 и 2 к налоговой накладной.

7. Товарный чек.

8. Акт выполненных работ.

4.3 Списание ТМЦ в производство

Первичные документы  Список документов  Списание ТМЦ (PZ)

В появившемся списке выберите нужную папку, нажмите клавишу [Insert] или в контекстном меню выберите режим «Добавить». В появившемся макете заполните следующие поля:

Подразделение. Проставьте подразделение с которого списываются ТМЦ.

МОЛ. Укажите материально-ответственное лицо с которого нужно списать ТМЦ.

Счет. Укажите счет для списания затрат.

Добавление строк накладной на списание ТМЦ происходит аналогично приходной и расходной накладным.

 

 

4.4.  Внутреннее перемещение ТМЦ

Первичные документы  Список документов  Внутреннее перемещение ТМЦ (PM)

Накладная на внутреннее перемещение используется для передачи ТМЦ между подразделениями, МОЛ, для изменения счета, на котором учитываются ТМЦ. Также может использоваться для исправления ошибок, в случае приходования ТМЦ не на то подразделение, МОЛ или счет.

 

 

Укажите подразделение и МОЛ, откуда перемещаются ТМЦ и подразделение и МОЛ, куда перемещаются ТМЦ. Далее укажите счет, на котором находятся перемещаемые ТМЦ, если нужно поменять счет, то укажите новый счет учета ТМЦ.

На рисунке показано перемещение готовой продукции из пекарни в кафе для продажи.

5. Отчеты

5.1. Оборотно-сальдовая ведомость

Отчеты Оборотно-сальдовая ведомость

 

Для количественного учета материальных ценностей при работе с системой одним из основных режимов является работа с оборотной ведомостью.

Расчет оборотно-сальдовой ведомости построен таким образом, что в зависимости от требований пользователя обороты могут быть сформированы в различных разрезах, таких как подразделение, материально-ответственное лицо, счет/субсчет, номенклатурный номер.

 

· С итогами по. Укажите вид сортировки и итогов, которые стоит применить при расчете ведомости.

· Дата начала и дата конца периода. Укажите период для отбора информации.

· Номенклатура. Можно рассчитать оборотно-сальдовую ведомость по конкретной номенклатуре, если поле оставить пустым, то расчет будет производится для всех номенклатурных позиций.

· Цена. Можно задать конкретную цену.

· Подразделение. Можно указать код конкретного подразделения. Пустое поле – для всех подразделений.

· МОЛ. Можно указать код конкретного МОЛ. Пустое поле – для всех МОЛ.

· Счет. Можно указать счет, субсчет, статью или например, только счет, тогда расчет будет производится по всем субсчетам заданного счета.

· Поставщик. Если Вы ведёте учет номенклатуры по поставщикам, то можете для расчета указать конкретного поставщика, пустое поле – по всем поставщикам.

· Валюта. По умолчанию расчет производится в национальной валюте, но вы можете указать другую валюту.

· Расчет по ценам поставщика. Используется когда товар в магазине учитывается уже с наценкой для расчета ведомости по ценам первого прихода.

· Группировать по типу документа. Группирует строки ведомости по типу документа.

Нажатие клавиши [Esc] или кнопки "Отмена" означает отказ от расчета и закрытие экранной формы. После расчета можно воспользоваться режимом просмотра оборотно-сальдовой ведомости, который выводит на экран последнюю рассчитанную ведомость. Для расчета оборотной ведомости в качестве исходной информации используются только первичные документы, поэтому расчет не зависит от формирования проводок. Поскольку в первичных документах присутствует и количество и сумма, то оборотную ведомость одновременно можно просмотреть как в количественном, так и суммовом выражении.

 

 

 

После расчета или при выборе режима просмотра оборотно-сальдовой ведомости Вы можете изменить сортировку и итоги, которая использовалась при расчете. Для этого при помощи контекстного меню удалите существующую сортировку, затем выберите нужную или создайте свою. Подробнее про сортировку и итоги написано в статье Сортировка и итоги и показано в  видеоролике Сортировка и подсчет итогов в списках на сайте debet.kiev.ua

Находясь в оборотной ведомости, можно получить карточку складского учета и ведомость движения по номенклатурной позиции. Для этого нужно подвести маркер к строке с нужным номенклатурным номером и при помощи контекстного меню выбрать режим "Карточка складского учета" или "Ведомость движения".

 

 5.2. Ведомость остатков.

Отчеты  Ведомость остатков

Ведомость остатков в отличии от оборотно-сальдовой ведомости показывает наличие ТМЦ только на указанную дату. Если на эту дату было движение ТМЦ, то остатки будут показаны на конец дня.

Для расчета ведомости остатков нужно указать параметры расчета. Они аналогичны оборотно-сальдовой ведомости. После расчета можно воспользоваться режимом просмотра ведомости остатков, который выводит на экран последнюю рассчитанную ведомость. Для расчета ведомости остатков, также как и для оборотно-сальдовой ведомости, в качестве исходной информации используются только первичные документы, поэтому расчет не зависит от формирования проводок. Поскольку в первичных документах присутствует и количество и сумма, то ведомость остатков одновременно можно просмотреть как в количественном, так и суммовом выражении.

 

 

После расчета или при выборе режима просмотра ведомости остатков Вы можете изменить сортировку и итоги, которая использовалась при расчете. Для этого при помощи контекстного меню удалите существующую сортировку, затем выберите нужную или создайте свою. Подробнее про сортировку и итоги написано в статье Сортировка и итоги и показано в  видеоролике Сортировка и подсчет итогов в списках на сайте debet.kiev.ua

Находясь в ведомости остатков, можно получить карточку складского учета и ведомость движения по номенклатурной позиции. Для этого нужно подвести маркер к строке с нужным номенклатурным номером и при помощи контекстного меню выбрать режим "Карточка складского учета" или "Ведомость движения".

 5.3. Карточка складского учета.

Отчеты  Карточка складского учета

 

Карточка складского учета позволяет вести текущий учет, движение и остатки материалов по конкретному номенклатурному номеру.

Перед тем как рассчитать карточку складского учета необходимо указать параметры расчета. Они аналогичны оборотно-сальдовой ведомости.

 

 

Нажатие клавиши [Esc] или кнопки "Отмена" означает отказ от расчета. После расчета система выведет рассчитанную карточку на экран. Также после расчета Вы можете воспользоваться режимом просмотра, который выводит на экран последнюю рассчитанную карточку.

 

 

В режиме просмотра установив маркер на любую приходную или расходную строку при помощи контекстного меню можно найти первичный документ, по которому создана выбранная строка и при необходимости отредактировать его. После чего пересчитайте карточку для того чтобы увидеть в ней изменения.

5.4. Ведомость движения материалов.

Выходные документы   Ведомость движения материалов

 

Чтобы получить ведомость движения материалов, необходимо сначала задать параметры расчета:

 

 

В зависимости от параметров расчета, можно получить ведомость движения либо по одной конкретной номенклатуре, либо по всем; по конкретному счету или по всем счетам; по одному подразделению либо по всему предприятию в целом; по одному материально-ответственному лицу или по всем и т.д. После задания параметров расчета система рассчитает ведомость и выведет на экран результаты расчета:

 

 

Ведомость движения позволяет получить информацию за указанный период о приходах, расходах и внутренних перемещениях материалов, сформированную на основании введенных в программу соответствующих первичных документов – накладных. Кроме того, не выходя из данного режима, можно найти первичный документ, на основании которого была сформирована любая из строк ведомости. Для этого достаточно совершить двойной щелчок мышью или вызвать всплывающее меню и выбрать команду "Поиск документа". Находясь в ведомости движения можно воспользоваться пунктом контекстного меню "Расчет остатков". После чего система создаст колонку "Остаток", где отобразится остаток ТМЦ после каждого движения. ТМЦ у которых одинаковый номенклатурный номер, счет, цена, подразделение, МОЛ, поставщик и поставка объединяются в цепочку.

5.5. Печать отчетов.

Для того чтобы напечатать документ, который вы видите на экране, выберите режим "Печать" во всплывающем меню списка. Печать в подсистеме "Учет ТМЦ" особенностей не имеет. Вы можете воспользоваться печатью как на экране, тогда система напечатает список так, как Вы его видите. Так же можно напечатать список при помощи форм печати. Например, из ведомости остатков Вы можете напечатать инвентаризационную опись.

6. Инвентаризация ТМЦ

Первичные документы  Список документов  Инвентаризация (IM)

Зайдите в папку "Инвентаризация" и добавьте новый документ (кнопка на клавиатуре "Insert" или контекстное меню "Добавление"). В результате на экране появится форма инвентаризационной карточки

 

Выберите подразделение, МОЛ и счет. Можно счет и не выбирать, тогда загрузятся остатки по всем счетам. Далее выберите тип загрузки остатков: "По партиям" или "По номенклатуре".

Для загрузки остатков воспользуйтесь контекстным меню "Загрузить остатки". Поскольку выбран тип "По партиям", то мы можем наблюдать несколько строк с одной и той же номенклатурой и с разными остатками, которые соответствуют партиям товара:

 

 

Выделите строку, количество товара в которой необходимо изменить, и нажмите кнопку "F4". В колонке "Количество" появится курсор; передвигаться по строкам можно нажимая кнопку "Enter" на клавиатуре. Изменённые строки будут выделены другим цветом, возле номера документа появятся стрелки, которые показывают уменьшили или увеличили учетное количество, и в колонке "Разница" будет указано на сколько уменьшили или увеличили учетное количество:

 

 

После внесения всех необходимых изменений нажмите "Сохранить". Если в настройках связанных документов для папки "Инвентаризация" указан параметр "Создавать при добавлении родительского документа", то система по очереди выведет на экран приходную и расходную накладные согласно внесённым Вами данным. Для случая показанного на рис. 3 система создаст приходную накладную на 7 уп. чая и расходную накладную на 9 уп. какао. После этого в списке документов "Инвентаризация" появится строка нового документа. Обратите внимание на колонки "Списание" и "Приход". Если по данному документу были созданы документы на списание или приход товара, то в соответствующей колонке будет стоять галочка:

 

 

Если в настройке связанных документов вышеупомянутый параметр не указан, то для создания приходного и расходного документов воспользуйтесь пунктами контекстного меню "Приход для инвентаризации" и "Списание для инвентаризации". В результате появится экранная форма создаваемого документа.

Внимание! Если при создании документа "Инвентаризация" Вы выбрали тип "По номенклатуре", то все партии по каждой позиции номенклатуры "сольются" в одну строку, тогда после создания накладной "Списание" её необходимо расценить. Для этого зайдите в папку с документами "Списание" (Первичные документы Список документов Списание ТМЦ (PZ)) и выберите пункт контекстного меню Сервис Расценить документ.

Примечание: Документ "Инвентаризация (IM)" и настройки схем связанных документов для автоматического создания приходных накладных и накладных списания были добавлены в версии 11.6.12. Таким образом, если Вы уже давно работаете с "Дебет Плюс v12", то при обновлении до версии 11.6.12 и выше сам документ "Инвентаризация (IM)" появится, а настройки схем связанных документов – нет. Поэтому нужно создать такие настройки самостоятельно. О том как это сделать читайте в статье Инвентаризация средствами «Дебет Плюс V12» на сайте debet.kiev.ua

 

7. Формирование проводок по документам

За каждой папкой первичных документов в системе закреплена хозяйственная операция с перечнем соответствующих ей шаблонов проводок, которые могут быть сделаны для первичных документов из данной папки. Чтобы сформировать проводки на основании первичных документов, в каждом всплывающем меню в папке имеется специальный режим «Проводки...», «Формирование проводок» или «Быстрое формирование проводок (без проверок)». Этот режим вызывает шаблоны проводок для данной папки и подставляет в них информацию из первичного документа. Проведенные документы выделяются голубым цветом. Формировать проводки можно как по отдельному документу, так и по нескольким отмеченным одновременно. Для формирования проводок по нескольким документам их предварительно нужно выделить галочками клавишей [+] или при помощи мыши. Для выделения всех документов используйте комбинацию клавиш [Ctrl]+[+]. Все сформированные проводки попадают в журнал регистрации проводок, который является общим для всех подсистем системы “Дебет Плюс”.

 

 

·Режим «Формирование проводок». При формировании проводок по одному документу, каждую формируемую по документу проводку нужно будет подтвердить клавишей [Enter]. Перед подтверждением проводку можно отредактировать. Если формирование происходит по нескольким документам одновременно, то на экран будут выводится только те проводки, для формирования которых в первичном документе не достаточно информации. Режим удобен, когда в процессе формирования нужно отредактировать проводку.

·Режим «Быстрое формирование проводок (без проверок)». При формировании проводок система не выводит на экран каждую формируемую проводку даже если для корректного формирования не достаточно информации. Режим удобен для формирования проводок по нескольким документам одновременно. Формирование проводок происходит быстрее чем в предыдущем случае.

Просмотреть проводки, сформированные по первичному документу, можно как из журнала регистрации проводок (Первичные документы  Журнал регистрации проводок), так и из папки первичных документов, выделив необходимый документ маркером и в контекстном меню выбрать Показать  Показать проводки или Поиск проводок.

·Режим «Показать проводки». Показывает проводки по документу, на котором установлен маркер. Для просмотра проводок по другому документу достаточно установить на него маркер. На данном этапе для выбранного документа можно отредактировать существующие проводки, добавить недостающие или удалить лишние.

·Режим «Поиск проводок». Показывает проводки только по выбранному документу.

Удалить проводки можно воспользовавшись режимом Проводки...  Удаление проводок. Удалять проводки можно по одному или по нескольким документам одновременно.

Если Вы вводите первичные документы (приходные и расходные накладные), не делая проводок, система осуществляет только количественный учет. Для того, чтобы производился суммовой учет и были сделаны соответствующие бухгалтерские проводки по каждому документу, необходимо их сформировать. До тех пор, пока Вы их не сформируете, они не появятся в балансе и в соответствующих журналах-ордерах, оборотных ведомостях и пр. После формирования проводок по документам можно рассчитать все ведомости из пункта меню «Баланс». Подробно про формирование оборотных ведомостей читайте в статье Свод бухгалтерского баланса на сайте debet.kiev.ua

8. Поиск ошибок и способы их исправления

Ситуация 1. При попытке добавить строку в расходную накладную, система выдает сообщение: «Остатков нет», хотя был введен приход (количественные остатки) по этой номенклатурной позиции.

Внимательно посмотрите: на какой счет, МОЛ, подразделение был введен приход (количественные остатки). Возможно Вы пытаетесь списать ТМЦ с другого счета, МОЛ, подразделения. Для проверки удобно использовать оборотно-сальдовую ведомость и ведомость остатков, указав в параметрах расчета только период и номенклатурный номер, остальные поля оставьте пустыми:

 

 

Ситуация 2. В ведомости остатков появились «минусы», хотя никто не делал выписку в минус.

Одна из причин возникновения такой ситуация это если после ввода расходной накладной или накладной на списание, отредактировать или удалить приходную накладную.

Рассмотрим способы решения:

Способ 1. Рассчитайте ведомость движения по этой номенклатурной позиции, находясь в ведомости движения в контекстном меню выберите пункт Расчет остатков, появится столбец с остатками. Далее воспользовавшись системой поиска и отбора в списках отберите записи с отрицательными остатками (подробнее про систему поиска и отбора в списках читайте в статье Система поиска в программе на сайте debet.kiev.ua). Если установить маркер на строке с отрицательным остатком и два раза щелкнуть мышкой, то Вы откроете документ, в котором нужно отредактировать строки с соответствующей номенклатурной позицией (чаще всего нужно перевыбрать учетную цену). После редактирования всех документов повторно рассчитайте ведомость остатков для проверки.

Способ 2. Для устранения отрицательных остатков можно воспользоваться функцией расценивания, которая сама подставляет в документы нужную учетную цену по методу FIFO. Для вызова функции расценивания, зайдите в меню Отчеты  Выборки  Проверки  Расценивание  Расценивание по отрицательным остаткам. На экране появится шаблон:

 

 

·Номенклатура. Укажите номенклатурный номер или оставьте поле пустым для расценивания по всем номенклатурным позициям.

·Подразделение, МОЛ, счет. Также либо укажите конкретные данные, либо оставьте пустыми.

·Дата начала и дата конца. Укажите период, за который следует произвести расценивание.

·Разбивать строки. Может возникнуть ситуация, когда в одной партии не окажется нужного количества ТМЦ, тогда система возьмет недостающее количество из следующей партии и соответственно создаст еще одну строку в накладной.

·Быстрый расчет. Функция в данный момент не используется.

·Не изменять цену. Если Вы хотите чтобы система подбирала ТМЦ только по соответствующей учетной цене, то поставьте в этом поле галочку.

·Шаблон и номер операции. Можно указать конкретный вид документа и номер папки для которой следует произвести расценивание.

После расценивания повторно рассчитайте ведомость остатков для проверки.