Подсистема Свод бухгалтерского баланса выделяется среди остальных подсистем комплекса «Дебет плюс» тем, что она предназначена, прежде всего, для работы с проводками и суммовыми остатками по счетам, тогда как другие подсистемы больше работают с первичными документами.
Информационную основу системы «Свод бухгалтерского баланса» составляют бухгалтерские проводки и суммовые остатки по счетам.
Проводки попадают в систему различными способами: при ручном вводе в виде отдельных проводок, при формировании проводок по первичным документам.
Помимо проводок, в базу данных должны быть введены суммовые остатки по счетам, субсчетам и аналитическим разрезам.
После того как введены проводки и суммовые остатки, система может рассчитывать и выводить на экран и на печать журналы-ордера и ведомости, создавать различные выписки, рассчитывать оборотные ведомости по счетам, формировать главную книгу, бухгалтерский баланс предприятия, отчетные формы в налоговую инспекцию. При этом гарантируется, что все эти документы будут согласованными между собой, поскольку они базируются на одной и той же информации, которая лишь по-разному группируется.
В общем, можно считать, что система действует точно также как и бухгалтер при ручном сведении бухгалтерского баланса, но она выполняет рутинные операции гораздо быстрее, обрабатывая тысячи проводок за считанные секунды и не делает при этом ошибок в арифметических операциях.
Наличие широкого перечня выписок к сводным документам позволяет "раскрутить" каждую итоговую цифру до уровня проводок или первичного документа. Любая ошибка может быть найдена и исправлена, сводные документы быстро пересчитаны, что освобождает бухгалтера от кропотливой и напряженной технической работы.
Содержание
Описание главного меню подсистемы «Свод бухгалтерского баланса»
Что нужно знать, начиная работу с подсистемой «Свод бухгалтерского баланса»
С чего начать?
План счетов
Заполнение справочника «Виды валют»
Заполнение справочника «Курсы валют»
Начальные остатки
Ввод начальных суммовых остатков
Просмотр списка остатков
Ввод остатков по журналам регистрации
Первичные документы
Журнал регистрации проводок
Хозяйственные операции
Договора
Отчеты
Баланс
Обороты и остатки по счету
Обороты и остатки по аналитике
Анализ счета, субсчета, статьи
Оборотно-сальдовая ведомость
Оборотный баланс
Отчетный баланс
Настройка формы отчетного баланса
Главная книга
Шахматный баланс
Закрытие счетов
Настройка проводок для закрытия счетов
Формирование закрывающих проводок
Способы закрытия счетов
Баланс по коду
Журналы-ордера
Выписки к журналам-ордерам
Ведомости к журналам-ордерам
Выписки к ведомостям
Журналы
Справочники
Валюта
Курсовые разницы
Выборка проводок по счету
Обороты и остатки по счету
Журналы-ордера
Выписки к журналам-ордерам
Ведомости к журналам-ордерам
Выписки к ведомостям
Главное меню подсистемы выглядит следующим образом:
Рассмотрим все разделы меню:
Первичные документы.Раздел "Первичные документы" разделен на четыре блока. Первый блок включает в себя работу с первичными документами текущей подсистемы начальными остатками, прайс-листами и договорами. Во втором и третьем блоках показаны списки наиболее используемых и последних вызванных пунктов меню соответственно, при помощи четвёртого блока можно завершить работу с системой.
Отчеты. Раздел "Отчёты" включает в себя работу с формами отчетности, а также экспортом некоторых отчетов в программу налоговой.
Баланс. Раздел "Баланс" главного меню подсистемы "Свод бухгалтерского баланса" поделен на два блока. В первом блоке собраны операции, которые используются при работе с оборотами и остатками по счетам, по аналитике, оборотно-сальдовую ведомость, оборотный, отчетный, шахматный баланс, баланс по коду и средства для автоматизированного закрытия счетов. Второй блок предназначен для работы с журналами-ордерами, выписками и ведомостями к журналам-ордерам.
Журналы. Раздел "Журналы" главного меню системы предназначен для работы с журналами регистрации документов.
Справочники. Раздел «Справочники» главного меню подсистемы содержит в себе все справочники текущей подсистемы и некоторые общие справочники.
Валюта. Данный пункт меню есть только в подсистеме «Свод бухгалтерского баланса» и предназначен для работы с валютой.
Сервис. Данный пункт меню содержит сервисные возможности системы. Это прежде всего смена пользователя, функция перехода в новое окно для работы с несколькими подсистемами одновременно и восстановление панели управления системой, рабочего стола и приборной панели при их закрытии.
Настройки. Данный пункт меню предназначен для настройки системы и установки параметров текущей подсистемы.
Справка. Пункт меню «Справка» предназначен для помощи в работе и настройке программы «Дебет Плюс V12». Воспользовавшись данным пунктом меню можно прочитать документацию по программе, посмотреть видеоролики, посетить сайт разработчика.
Как правило, подсистема «Свод бухгалтерского баланса» используется главным бухгалтером для контроля, закрытия периода, формирования отчетов. В подсистеме используются только данные суммового учета, т. е. не первичные документы, а проводки.
Для того чтобы Вы смогли увидеть корректную информацию необходимо наладить работу всех подсистем, ввести всю первичную информацию и сформировать проводки. Также в начале работы необходимо внести остатки. В системе их три вида: количественные, суммовые и остатки по журналам регистрации.
Для начала работы с подсистемой «Свод бухгалтерского баланса» рекомендуется следующий порядок действий:
1. Прочитать «Первое знакомство» и «Ввод системы в эксплуатацию»;
2. Настроить план счетов (при необходимости дополнить существующий в системе);
3. Заполнить справочник видов валют (если учет ведется в валюте);
4. Ввести курсы валют (если учет ведется в валюте);
5. Ввести начальные остатки (если таковые имеются);
В базовой настройке уже есть план счетов, который соответствует действующему законодательству и в большинстве случаев он не требует изменений. Но при необходимости можно дополнить или отредактировать план счетов.
Также в системе есть возможность указать два диапазона забалансовых счетов. (Настройки 
Параметры системы Подсистема Забалансовые счета).
Настройка плана счетов подробно описана в статье Настройка системы под специфику работы предприятия на сайте debet.kiev.ua.
Справочники Виды валют
В данном справочнике должен быть перечень тех валют, которые используются в учете.
Для добавления новой валюты нужно в этом справочнике во всплывающем меню выбрать режим Добавление и заполнить экранную форму.
В экранной форме указывается код валюты, ее полное и сокращенное наименование. Сокращенное наименование будет использоваться в дальнейшем при добавлении проводок. Кроме этого, для валюты вводятся названия основной валюты и разменной монеты в различных падежах. Базовая валюта должна иметь код 0, сокращенное наименование должно быть пустым.
Пример: Введем в справочник запись для валюты "Американские доллары". Поля макета в этом случае заполняются так:
· Код валюты - напимер, 1
· Международный код валюты - 840
· Наименование валюты – Доллар США
· Сокращенное наименование валюты - USD
· Название основной валюты для 1(один) - доллар США
· Название основной валюты для 2,3,4(два, три, четыре) - доллара США
· Род основной валюты - муж.
· Название разменной монеты для 1(один) - цент
· Название разменной монеты для 2,3,4(два, три, четыре) - цента
· Род разменной монеты - муж.
Справочники Курсы валют
В этом справочнике указываются курсы валют по отношению к базовой валюте и период, на который действует этот курс. На дату ввода начальных остатков должны быть введены значения курсов, иначе, если по счету будут вводиться остатки в разных валютах, система не сможет правильно рассчитать итоговую сумму в национальной валюте.
Курсы валют можно добавлять вручную, а можно скачать с сайта НБУ.
Для добавления нового курса необходимо в списке просмотра курсов валют во всплывающем меню выбрать режим "Добавление" и заполнить в макете ввода следующие поля:
· Сокращенное наименование валюты. Если Вы его не помните, то воспользуйтесь кнопкой […] для выбора валюты.
· Курс валюты - вводится курс Нацбанка
· Дата начала - вводится дата начала периода действия
· Дата конца - дата окончания периода действия
Для того чтобы скачать курсы валют с сайта нужно перейти в справочник видов валют (Справочники Виды валют), установить маркер на нужной валюте и в контекстном меню выбрать Курсы Загрузить. Для просмотра нужно выбрать Курсы Просмотр.
Первичные документы Начальные суммовые остатки Ввод/изменение по счету
Если Вы уже внесли суммовые остатки в другой подсистеме, то второй раз их вводить не нужно.
В системе существуют остатки трех видов: количественные, суммовые и остатки по журналам регистрации. Для корректной работы системы нужно внести все три вида остатков. Далее описано как внести суммовые остатки и остатки по журналам регистрации. Как внести количественные остатки подробно описано в статье Учет ТМЦ на нашем сайте debet.kiev.ua
Необходимость ввода начальных остатков по счетам возникает только при старте системы. Их вносит либо главный бухгалтер по всем счетам либо каждый из бухгалтеров по своему участку работы. После этого в процессе работы система строит начальные и конечные остатки за любой период из существующего начального остатка и введенных проводок. Бухгалтеру не нужно каждый квартал или месяц переформировывать остатки в системе. Это делается только по желанию или по мере необходимости.
Ввод суммовых остатков устроен в системе таким образом, что вводить суммы остатков нужно только по самому нижнему уровню детализации счета. Итоговые суммы система рассчитает сама и покажет на экране результат. Если результаты совпадут с Вашими документами, то их можно будет сохранить. Если нет, то нужно исправить ошибки в суммах нижнего уровня и повторить расчет итоговых сумм.
Результат ввода начальных остатков отличается для активных, пассивных и активно-пассивных счетов (информация о виде счета берется из плана счетов):
если пользователь попытается для активного счета ввести кредитовое сальдо, то система перебросит его в дебет со знаком "-";
если пользователь попытается для пассивного счета ввести дебетовое сальдо, то система перебросит его в кредит со знаком "-";
при вводе начального остатка для активно-пассивных счетов с развернутым сальдо нельзя ввести развернутое сальдо для самого нижнего уровня счета. Например, если в структуре счета выделены счет-субсчет-статья, то развернутое сальдо можно ввести только по субсчету и счету. Для статей сальдо сворачиваются.
Порядок ввода начальных суммовых остатков
1.После выбора режима ввода/изменения остатков по счету система запросит дату, на которую будут вводиться остатки и номер счета. Таким образом, остатки вводятся по каждому счету отдельно.
2. После того, как Вы укажите номер счета, система проверит, были ли ранее введены остатки на эту дату по этому счету. Возможны такие ситуации:
· На эту дату по этому счету введены остатки. В этом случае система покажет список уже введенных остатков и его можно пополнить или отредактировать
· На эту дату по этому счету остатки еще не вводились. В этом случае система создаст список, в который будет перенесена структура этого счета из плана счетов с нулевыми суммами.
3. Если за счетом не закреплены справочники аналитики, то суммы остатков нужно будет вводить путем редактирования записей, созданных системой. (Пример 1 см. ниже)
4.Если за счетом закреплены справочники аналитики, то суммы остатков нужно будет вводить путем добавления новых записей. (Пример 2 см. ниже)
Рассмотрим теперь на примерах, как вводятся остатки для счетов с разной структурой:
Пример 1. Введем остатки по счету за которым не закреплены справочники аналитики. Для примера возьмем 10-й счет "Основные средства".
Структура счета выглядит следующим образом:
Поскольку счет не делится на статьи, то субсчет является нижним уровнем детализации счета поэтому остатки будем вводить по субсчетам. Для этого установите курсор на нужной записи и при помощи клавиши [F4] или контекстного меню поднимите её на редактирование. Далее заполните экранную форму:
Поля счет и субсчет будут заполнены автоматически. Вам нужно указать сумму по дебету или кредиту (в зависимости от вида счета). Нельзя заполнять оба поля. Поле "Организация" заполняется если Вы ведете учет нескольких своих организаций в одной базе (по умолчанию в этом поле будет стоять текущая организация и при необходимости Вы можете её изменить). Точно также отредактируйте остальные субсчета.
Пример 2. Введем остатки по счету за которым закреплены справочники аналитики. Для примера возьмем счет 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Данный счет делится на два субсчета 631: "Расчеты с отечественными партнерами" и 632: "Расчеты с иностранными партнерами". За субсчетами закреплены две аналитики: справочник контрагентов и договора. В данном случае нижним уровнем детализации счета является второй справочник аналитики.
Для ввода остатков установите маркер на нужный субсчет, в контекстном меню выберите режим "Добавить" и заполните экранную форму (рис. 3):
Здесь кроме счета и субсчета нужно указать две аналитики, в нашем случае код контрагента и номер договора. Если по контрагенту несколько договоров, то нужно добавить строку для каждого договора по которому есть остатки. Поле "Организация" заполняется если Вы ведете учет нескольких своих организаций в одной базе (по умолчанию в этом поле будет стоять текущая организация и при необходимости Вы можете её изменить). Если при добавлении записи были допущены ошибки, то их можно исправить с помощью режима контекстного меню "Редактировать" или клавиши [F4]. Для удаления ошибочной записи нажмите клавишу [Del] или в контекстном меню выберите "Удалить".
Когда остатки по всем субсчетам введены, нужно рассчитать итоговые суммы. Для этого в контекстном меню выберите "Установить расчетные суммы". Система рассчитает итоги по счету и выведет их на экран (Рис.4)
Если по счету введены остатки в разных валютах, итог по этому счету будет рассчитан путем перевода всех сумм в национальную валюту по курсу на дату ввода остатков. Курс валют система берет из справочника "Курсы валют" ("Справочники""Курсы валют"), это значит что должны быть введены курсы валют на дату ввода остатков.
Когда остатки по счету введены нажмите кнопку "Сохранить" для сохранения остатков, или "Отмена" если по какой-либо причине Вы не хотите сохранять введенные данные. Может возникнуть необходимость отредактировать введенные остатки. Для это снова выберите режим "Ввод/изменение по счету" и укажите ту же дату и тот же номер счета для которого вводились остатки. В этом случае система выведет на экран введённые Вами остатки. После изменения остатков необходимо повторно воспользоваться пунктом контекстного меню "Установить расчетные суммы".
ВНИМАНИЕ! Если Вы выбрали режим "Ввод/изменение по счету" на дату на которую остатки не вводились, то система выведет на экран структуру выбранного счета с нулевыми суммами. Если Вы не планируете вводить остатки и хотите выйти из режима ввода остатков без сохранения, то нажмите "Отмена". Если нажать "Сохранить", то система сохранит нулевые остатки по счету. В этом случае при расчетах может возникнуть ситуация, когда система показывает остатки на конец одного периода и дает нулевые остатки на начало следующего за ним периода. В этом случае нужно проверить правильность ввода начальных остатков и удалить такие нулевые остатки. Удаление ошибочно сохранённых остатков делается в режиме просмотра списка остатков. (См. следующий пункт)
· Нельзя вводить остатки по одному счету с нескольких компьютеров одновременно, иначе данные будут записаны только с компьютера, с которого остатки сохранили последними.
· Если Вам необходимо внести остатки по какому-либо субсчету, например по 201-му, то нужно вносить остатки по всем субсчетам 20-го счета, иначе система посчитает что они нулевые и это приведет к некорректному формированию оборотных ведомостей.
Первичные документы Начальные суммовые остатки Просмотр списка остатков
Данный режим позволяет просмотреть суммы введенных начальных остатков по всем счетам из плана счетов за любой указанный период. Он может использоваться для визуального контроля начальных остатков, имеющихся в системе, а также для исправления ошибок при вводе начального остатка. Если при просмотре списка начальных остатков была обнаружена запись, которой не должно быть в системе, то ее можно удалить с помощью режима "Удаление записи" или исправить ее из режима "Добавление (редактирование) остатков".
Также смотрите видеоролик Ввод начальных суммовых остатков на сайте debet.kiev.ua
Первичные документы → Хозяйственные операции
Остатки по журналам регистрации нужны в налоговом учете, как первоначальная информация для формирования проводок по первому событию. Так же в качестве первоначальной информации для акта сверки с контрагентами.
Для остатков используются папки 6000-7006.
Остатки по журналам регистрации, как и все остальные остатки, необходимо внести только один раз в начале работы с системой и дальше к ним не возвращаться.
ВНИМАНИЕ! Остатки по журналам регистрации вносятся на день раньше чем суммовые остатки.
Существует два способа ввода остатков по журналам регистрации: ручной ввод и автоматическое формирование из суммовых остатков. Рассмотрим два способа по порядку.
Ручной ввод остатков. Откройте папку в которую будете вносить остатки, нажмите клавишу [Insert] или выберите пункт контекстного меню Добавить. На экране появится шаблон:
Укажите число, договор, если ведете учет по договорам, контрагента и сумму. Поле НДС не заполняйте. Остальные данные вводятся по желанию.
Автоматическое формирование из суммовых остатков.
Первичные документы Начальные суммовые остатки Просмотр списка остатков
· выделите галочками нужные строки (на рисунке выделены строки для дебета 63-го счета)
· в контекстном меню выберите пункт Сформировать бухгалтерские справки
· система откроет список документов, где выберите документ Хозяйственная операция и соответствующую папку
· укажите дату формирования остатков (напомним что она должна быть на день меньше даты суммовых остатков)
Такие же операции проделайте и с остатками по остальным счетам. Система поместит остатки в соответствующие папки (Первичные документы Список документов Хозяйственная операция).
Также смотрите видеоролик Ввод налоговых остатков на сайте debet.kiev.ua
В разделе Первичные документы главного меню подсистемы Свод бухгалтерского баланса собраны операции, которые необходимы при работе с исходной информацией, т.е. проводками и остатками.
Первичные документы > Журнал регистрации проводок
Все проводки, введенные в систему, попадают в журнал регистрации проводок. Находясь в журнале можно указывать любой период для отбора информации. Здесь Вы можете также добавлять проводки вручную, редактировать и удалять их.
>
Находясь в журнале регистрации проводок, Вы можете воспользоваться возможностями отбора проводок:
· Периодом. Можно отобрать проводки за указанный период.
· По корреспонденции счетов. Позволяет отобрать все проводки по заданной корреспонденции счетов.
· По Счету/Субсчету/Статье. Отбор осуществляется по дебету счета.
· По номеру документа/сумме. Можно выбрать все проводки по сумме и номеру документа.
· Без документов. Позволяет отобрать все проводки, которые не привязаны к документам, например, которые были сделаны вручную.
· По курсовым разницам. Отбирает проводки, сформированные в подсистеме Свод бухгалтерского баланса в меню Валюта Курсовые разницы.
· Закрывающие проводки. Отбирает проводки, сформированные в подсистеме Свод бухгалтерского баланса в меню Баланс Закрытие счетов.
· Проводки из разноски по зп. Отбирает проводки, сформированные в подсистеме Учет заработной платы в меню Своды Разноска по счетам.
Также отбор проводок вынесен отдельным пунктом меню в меню Первичные документы.
Первичные документы Хозяйственные операции
В этом режиме находится первичный документ - бухгалтерская справка. Этот документ введен в систему для удобства работы бухгалтера. Он является аналогом бухгалтерской проводки. При помощи бухгалтерской справки можно корректировать суммы по счетам, также его часто используют для прихода услуг, когда нет потребности указывать в документе номенклатурную позицию.
В документе помимо основной даты есть еще 4 даты, которые Вы можете использовать на своё усмотрение, если в них не необходимости, то просто не обращайте на них внимания.
Также при помощи бухгалтерской справки в систему вводятся началь ные остатки пол журналам регистрации (См. пункт Ввод остатков по журналам регистрации).
Первичные документы Договора
Режим Договора предназначен для учета договоров. Подробно про роботу с договорами читайте статью Учет договоров на сайте debet.kiev.ua
Пункт меню Отчеты предназначен для работы с формами отчетности и для экспорта некоторых отчетов в программу налоговой.
В разделе Баланс главного меню подсистемы Свод бухгалтерского баланса собраны операции, которые используются при работе с оборотами и остатками по счетам, различными видами баланса, главной книгой, закрытием счетов и журналами-ордерами.
Баланс Обороты и остатки по счету
Этот режим позволяет рассчитать, просмотреть и выдать на печать начальное сальдо, обороты и конечное сальдо по любому счету. Обороты можно рассчитать по всему счету, в этом случае в макете для отбора информации нужно указать только счет. Остальные поля оставьте пустыми.
Также можно выполнить расчет по конкретному субсчету, статье, аналитике.
При помощи контекстного меню результат расчета можно развернуть по дебетовому, кредитовому обороту или сделать выписку по счету.
В режиме просмотра оборотов можно найти первичный документ, по которому была сделана проводка. Для этого достаточно установить маркер на проводке и в контекстном меню выбрать пункт Поиск документа по проводке или совершить двойной щелчок мышкой для открытия документа. Теперь можно изменить документ, перепровести его и заново рассчитать обороты по счету.
Также в режиме просмотра оборотов можно редактировать и копировать проводки. Для этого нужно выбрать пункт контекстного меню Найти проводку в списке.
Баланс Обороты и остатки по аналитике
Эта операция дает возможность рассчитывать, просматривать и печатать обороты и остатки по счетам, за которыми закреплены справочники аналитического учета с возможностью расшифровки оборотов по проводкам. Все действия аналогичны режиму Обороты и остатки по счету.
При расчете можно менять порядок аналитических разрезов.
Баланс Анализ счета, субсчета, статьи
Анализ проводок по счету являются полезной и часто используемой операцией, он позволяют отобрать и просмотреть в хронологическом порядке все проводки за определенный период по любому счету, субсчету, статье или коду из справочника аналитического учета. Например, выписка по 31 счету позволяет просмотреть динамику изменения средств на расчетном счете. Для формирования анализа выберите режим Расчет. Система предложит Вам указать период и номер счета, субсчета, статьи, по которому будет производиться выборка. Если за счетом закреплен справочник аналитического учета, указать нужный код в справочнике.
Порядок ввода счета, субсчета и статьи, если нет аналитики следующий:
Для выборки проводок по счету номер субсчета и статьи должен быть нулевым. Соответственно, для выборки проводок по субсчету номер статьи должен быть нулевым.
Если за счетом закреплены справочники аналитического учета, то можно указать конкретную аналитику, по которой будет производится расчет, для расчета по всем аналитическим разрезам аналитику указывать не нужно.
Обратим ваше внимание, что при просмотре выборки остаток по счету для активно-пассивных счетов показывается в свернутом виде и кредитовые остатки показываются со знаком минус.
Баланс Оборотно-сальдовая ведомость
Эта функция позволяет производить формирование и печать оборотно-сальдовых ведомостей по любому счету в разрезе аналитики, закрепленной за счетом, по счетам, по датам или по материальным счетам (расчет производится для тех счетов, для которых в плане счетов в колонке Тип учетной цены указан параметр товары или материалы).
Настройки > Параметры системы > Подсистема > Забалансовые счета
Здесь нужно установить диапазон забалансовых счетов, чтобы они не включались в итоги. В системе есть возможность указать два диапазона забалансовых счетов.
Далее можно переходить к формированию отчетного баланса.
Баланс Оборотный баланс
Для расчета оборотного баланса в качестве исходной информации используются проводки.
Для формирования оборотного баланса достаточно выбрать режим Расчет. На экране появится панель для ввода, в которой нужно указать начало и конец периода, за который будет проводится расчет оборотного баланса. Если вы хотите отказаться от расчета, то нажмите [Esc] и произойдет возврат в предыдущее состояние. Если же вы хотите провести расчет, то введите требуемые даты и система приступит к выполнению расчета. В процессе расчета система рассчитывает обороты по дебету и кредиту по всем счетам, субсчетам и статьям и первому справочнику аналитического учета.
Как мы уже упоминали, оборотный баланс рассчитывается по всем счетам, субсчетам и статьям и первому справочнику аналитического учета, поэтому при просмотре оборотного баланса на экране может оказаться избыточная информация. Она может оказаться полезной в одних случаях и ненужной в других. Для того чтобы убрать с экрана информацию необходимо в контекстном меню выбрать параметр, покоторому следует свернуть результаты расчета.
Находясь в режиме просмотра оборотного баланса можно раскрыть дебетовые, кредитовые обороты и рассчитать выписку по счету, найти проводку и первичный документ по которому была сделана проводка. Все эти действия выполняются аналогично режиму Обороты и остатки по счету.
ВНИМАНИЕ!
Для оборотного баланса должны выполняться следующие соотношения:
1. Итог по активу на начало периода должен быть равен итогу по пассиву на начало периода;
2. Итог по активу на конец периода должен быть равен итогу по пассиву на конец периода;
3. Суммарный оборот по дебету должен быть равен суммарному обороту по кредиту.
Если не выполняется пункт 1, то проверьте начальные остатки и проводки, введенные вплоть до начала расчетного периода.
Если выполняется пункт 1, и не выполняется пункт 2, проверьте отсутствие проводок введенных непосредственно на счета и субсчета со сложной внутренней структурой.
Если выполняется пункт 1 и пункт 2, и не выполняется пункт 3, обратитесь к разработчику.
5.6. Отчетный баланс
Баланс Отчетный баланс
Особенность, которую следует учитывать при формировании отчетного баланса предприятия, заключается в том, что отчетный баланс формируется по предварительно рассчитанному оборотному балансу. И какой бы период для расчета отчетного баланса вы не указывали, все равно расчет будет соответствовать тому периоду, за который рассчитывался последний оборотный баланс. В остальном режим Отчетный баланс особенностей не имеет. Для расчета отчетного баланса в качестве исходной информации используется оборотный баланс.
Для отчетного баланса должны выполняться следующие соотношения:
1. Итог по активу на начало (конец) периода в оборотном балансе должен совпадать с балансовой суммой по активу на начало (конец) периода в отчетном балансе. Итог по пассиву на начало (конец) периода в оборотном балансе должен совпадать с балансовой суммой по пассиву на начало (конец) периода в отчетном балансе.
2. В отчетном балансе балансовая сумма по активу на начало (конец) периода должна совпадать с балансовой суммой по пассиву на начало (конец) периода.
В случае если имеет место ошибка при расчете баланса предприятия, проверьте правильность оборотного баланса. Если там все в порядке, это значит, что есть ошибка в настройке подсистемы расчета отчетного баланса. В этом случае следует распечатать оборотный баланс по счетам и субсчетам и ведомость (протокол) расчета отчетного баланса, а затем сравнить остатки.
Баланс > Отчетный баланс > Настройка
Однако мы бы рекомендовали настраивать подсистему свода бухгалтерского баланса после того, как в систему введено достаточное количество проводок, чтобы по ним можно было рассчитывать реальный баланс предприятия и проводить настройку на основе реальной информации. Система поставляется с некоторой типовой настройкой формы отчетного баланса. Для того чтобы приспособить ее к вашим требованиям, потребуется немного времени и поэтому эту настройку можно отложить до накопления у Вас достаточного количества проводок.
Настройку отчетного баланса можно условно разделить на две части. Первая – это приведение текстовой формы отчетного баланса предприятия в соответствие с требованиями пользователя. Вторая – настройка вхождения счетов в строки отчетного баланса. Редактирование, добавление или удаление текстовой части выполняется при помощи соответствующих пунктов контекстного меню.
Затем должна быть проведена перенумерация строк баланса с помощью пункта контекстного меню Обновить номера строк.
После того, как выполнены работы по изменению текстовой части баланса, можно приступить к редактированию вхождения счетов и субсчетов в строки баланса. Для этого существует пункт контекстного меню Включение счетов в строки:
Откроется новая вкладка. Установите маркер на нужном номере строки и в контекстном меню выберите пункт Добавление номера счета.
Укажите номер счета, субсчета, статьи, выберите актив или пассив. В зависимости от выбранного поля следует указать:
Актив:
- добавление активного счета
- добавление дебетовой части активно-пассивного счета
- вычитание пассивного счета
Пассив:
- добавление пассивного счета
- добавление кредитовой части активно-пассивного счета
- вычитание активного счета
При настройке баланса предприятия можно также редактировать и удалять строки баланса с помощью режимов Редактирование текстовой части и Удаление.
Баланс Главная книга
Для формирования главной книги достаточно выбрать режим Расчет и ввести даты начала и конца периода для расчета главной книги. Обычно в качестве таких дат берутся начало и конец года. Для просмотра последней рассчитанной книги следует воспользоваться режимом Просмотр. Печать главной книги осуществляется из режима просмотра. Для расчета главной книги в качестве исходной информации используются проводки. В остальном формирование главной книги особенностей не имеет.
Баланс Шахматный баланс
Для формирования шахматного баланса достаточно выбрать режим Расчет. На экране появится панель для ввода, в которой нужно указать начало и конец периода, за который будет проводится расчет шахматного баланса. Шахматный баланс может быть рассчитан как в разрезе счетов, так и в разрезе субсчетов. Для этого нужно выбирать в меню балансов соответствующие режимы. Для расчета шахматного баланса в качестве исходной информации используются проводки.
Баланс Закрытие счетов
При управленческом бухгалтерском учете часто требуется иметь информацию о текущем состоянии предприятия, в частности, о полученной прибыли. Поскольку получение прибыли из бухгалтерских документов требует выполнения большого объема работы, то при ручном ведении бухгалтерского учета такая информация становится доступной только в конце месяца, при составлении месячного отчета. Особенно сложной становится такая работа, если ведется развернутый аналитический учет и структура учетных бухгалтерских регистров достаточно сложна.
Бухгалтерская система "Дебет плюс" берет на себя всю эту немыслимую работу и позволяет иметь информацию о финансовом состоянии предприятия ежедневно. Все это благодаря тому, что она поддерживает автоматическое закрытие счетов.
Для того чтобы можно было видеть изменения состояния предприятия за любой период, закрытие должно быть "двойным". Другими словами, чтобы увидеть изменения за период, нужно закрыть счета на дату начала периода и на дату конца периода. Только после этого имеет смысл сравнивать прибыль на начало и прибыль на конец периода. Сказанное выше является причиной того, что для системы "Дебет плюс" специально разрабатывалось двойное закрытие счетов.
Под закрытием счетов понимается добавление специальных бухгалтерских проводок, после которых остатки по заданным счетам на определенную дату равны нулю.
Бухгалтерская система "ДЕБЕТ Плюс" поддерживает автоматическое закрытие счетов. При этом закрываемый счет (субсчет, статья) может иметь любую структуру. Если на счете используются аналитические справочники, то закрытие счета будет произведено таким образом, что закроются и все аналитические разрезы данного счета.
Баланс Закрытие счетов > Порядок закрытия счетов
В базовой настройке закрывающие проводки уже настроены и Вам остается в случае необходимости добавить свои или отредактировать существующие. Для добавления новой проводки в контекстном меню выберите пункт Добавить.
Укажите период действия проводки, способ закрытия (способы закрытия счетов будут описаны ниже) и корреспонденцию счетов.
5.9.2. Формирование закрывающих проводок
Баланс Закрытие счетов > Произвести закрытие счетов
Для выполнения закрытия нужно указать даты начала и конца периода закрытия. После этого система "Дебет плюс" создаст такие бухгалтерские проводки, что указанные Вами счета будут закрыты как на дату начала периода, так и на дату конца периода. Другими словами система "Дебет плюс" фактически выполняет "двойное" закрытие счетов. Выполнение "двойного" закрытия полезно для отслеживания динамики изменения финансового состояния предприятия. Можно, например, рассчитать сумму прибыли, полученную за вторую декаду текущего месяца или за любой другой период.
Проводки, которые создаются при закрытии, называются закрывающими.
Закрытие счетов означает выполнение дополнительных проводок, которые, вообще говоря, могут искажать исходную бухгалтерскую информацию. Чтобы избежать этого, закрывающие проводки не сразу заносятся в общий список проводок (журнал регистрации проводок), а содержаться отдельно. При этом все расчеты могут выполняться так, как если бы закрывающие проводки были перенесены в общий список проводок. После необходимых расчетов Вы можете либо уничтожить созданные закрывающие проводки, либо перенести их в общий список.
Закрывающие проводки, перенесенные в общий список мы называем постоянными, а не перенесенные - временными.
Рекомендуемый стиль работы с закрытием счетов следующий. Если выполняются какие-то расчеты в межотчетный период, то после расчета необходимых ведомостей закрывающие проводки удаляются. Для этого, при просмотре списка временных закрывающих проводок, доступен режим удаления временных закрывающих проводок. При выполнении квартальных и годовых отчетов закрывающие проводки не переносятся в основной список проводок (журнал регистрации проводок) до тех пор, пока не будет достигнут окончательный вариант отчета. После этого закрывающие проводки рекомендуется перенести в общий список.
Если после перенесения закрывающих проводок в общий список возникла необходимость в их редактировании или удалении, то это делается уже из общего списка проводок. Для выделения закрывающих проводок из общего списка проводок имеется специальный подрежим Закрывающие проводки (Первичные документы Отбор проводок Закрывающие проводки).
При ведении многовалютного учета закрытие производится таким образом, что и валютные и гривневые остатки по закрываемым счетам равны нулю. В этом случае с одного и того же учетного регистра списание может проводится несколькими проводками, каждая в своей валюте, в зависимости от остатка по счету в данной валюте.
Не следует путать временные закрывающие проводки с постоянными закрывающими проводками. Подрежим Закрывающие проводки в режимеОтбор проводок (главное меню системыПервичные документы) показывает пользователю подмножество закрывающих проводок, содержащихся в общем списке (постоянные). Тогда как подрежим Текущие закрывающие проводки режима Закрытие счетов (главное меню Баланс) показывает закрывающие проводки, не перенесенные в общий список (временные).
Закрывающие проводки, перенесенные в общий список проводок, всегда учитываются при расчетах оборотных ведомостей. Для того чтобы временные закрывающие проводки учитывались при расчетах оборотного баланса, журналов-ордеров и других документов нужно, чтобы в режиме Установка параметров системы (Настройки Параметры системы Подсистема) была проставлена галочка в поле Учитывать закрывающие проводки.
1. Способ закрытия счета "SOBR" - собирает все остатки по счету и списывает их на некоторый другой счет (субсчет, статью). На этот счет списываются все остатки с исходного счета. Исходный счет может иметь любую структуру.
2. Способ закрытия счета "TRAN" - переносит все остатки по счету сложной структуры на соответствующие разрезы некоторого другого счета (субсчета, статьи), имеющего аналогичную структуру. Исходный счет может иметь любую структуру. Счет для списания должен иметь такую же структуру. (Пример применения: затраты, реализация и прибыль могут списываться по подразделениям).
3. Способ закрытия счета "RASP" - распределяет остаток по счету и списывает его на некоторый другой счет (субсчет, статья) пропорционально оборотам некоторого (обычно 661-го) счета.
Исходный счет может иметь только простую структуру. Счет для списания же может иметь любую структуру. (Пример применения: списание общехоз-х затрат пропорционально зарплате по основному производству).
При выполнении закрытия учитываются все предыдущие закрывающие проводки, созданные в процессе данного закрытия.
Способ закрытия счета "SOBR"
Способ закрытия "SOBR" назван так потому, что все остатки с закрываемого счета со сложной структурой собираются вместе на некотором счете (субсчете) для списания, имеющем простую структуру.
Пример: Пусть 91 счет имеет следующую структуру.
91 Общепроизводственные расходы
911 Расходы на содержание произв. зданий
912 Расходы на амортизацию оборудования
913 Расходы на зарплату
913 1 Зарплата руководства
913 2 Зарплата рабочим
........ ....................
913 9 Зарплата прочего персонала
914 Расходы на командировки
915 Прочие общепроизводственные расходы
Такая структура 91-го счета позволяет более детально отслеживать структуру общехозяйственных расходов, чем в случае, когда счет не имеет "нарезки". Но, с другой стороны, процесс закрытия 91-го счета становиться более сложным, т.к. вместо одной закрывающей проводки, возможно, придется делать достаточно много проводок. Система "Дебет плюс" произведет закрытие счета автоматически, даже если ей придется сделать для этого сотни проводок. Закрываемый счет может иметь сколь угодно сложную структуру. Допускается использование аналитических справочников на закрываемом счете.
Способ закрытия "SOBR" может применяться для закрытия, как счета, так и субсчета. Списание может проводиться как на счет, так и на субсчет.
Если в настройке счетов для списания указан одновременно и счет, и некоторый его субсчет, то это не приведет к двойному списанию с субсчета. Если первым указан субсчет, то сначала система произведет его закрытие, а при последующем закрытии счета будет учтено, что субсчет уже закрыт. Если первым указан счет, то сначала система произведет закрытие счета. Дальнейшее закрытие субсчета будет бессмысленным, т.к. он уже был закрыт при закрытии счета и списывать с него будет нечего. Поэтому указание счета первым бессмысленно, однако это не ведет к ошибке повторного списания.
Отмеченная выше особенность позволяет проводить закрытие счета достаточно хитрым образом. Можно, например, (см. пример выше) списать расходы на зарплату администрации (счет 913) на один субсчет 23-го счета, расходы на командировки (счет 914) на другой, а все остальные расходы списать на третий субсчет 23-го счета. Для этого при настройке нужно указать, что сначала субсчет 913 списывается на 231, затем субсчет 914 - на 232. После этого весь счет 91 списывается на 233. Так как при списании всего счета будут учтены предыдущие закрытия субсчетов, то со счета будут списаны только не списанные ранее суммы и двойного списания не будет.
Способ закрытия счета "TRAN"
Способ закрытия "TRAN" осуществляет закрытие счетов с помощью списания остатков с одного счета (субсчета) сложной структуры на другой счет (субсчет) аналогичной структуры.
Счет (субсчет) для списания и закрываемый счет (субсчет) должны иметь сходную структуру.
За счетом (субсчетом) для списания могут быть закреплены аналитические справочники только из числа закрепленных за закрываемым счетом (субсчетом). Счет (субсчет) для списания может иметь меньшее количество аналитических справочников, чем закрываемый счет (субсчет).
Пример: Пусть на 23-м счете учет затрат ведется в разрезе подразделений, изделий, видов затрат, для чего используются соответствующие аналитические справочники. И пусть 91 счет ведется в разрезе подразделений и изделий. Тогда применение способа закрытия "TRAN" приведет к тому, что остатки по 23-му счету для некоторого подразделения и изделия будут списываться на соответствующие подразделение и изделие 91-го счета. Аналитический разрез 23-го счета - "виды затрат" исчезнет при перенесении остатков на 91-й счет.
Такой способ списания полезен, например, при ведении внутреннего хозрасчета, т.к. он позволяет вести сквозной учет затрат, реализации и прибыли как в разрезе подразделений, так и в разрезе изделий (заказов). Ручное ведение такого учета потребовало бы больших затрат труда.
Способ закрытия "TRAN" может применяться для закрытия, как счета, так и субсчета. Списание может проводиться только на счет (субсчет) аналогичной структуры. Структура счета (субсчета) для списания может отличаться от структуры закрываемого счета (субсчета) только меньшим количеством аналитических справочников.
Если в настройке счетов для списания указан одновременно и счет, и некоторый его субсчет, то это не приведет к двойному списанию с субсчета. Если первым указан субсчет, то сначала система произведет его закрытие, а при последующем закрытии счета будет учтено, что субсчет уже закрыт. Если первым указан счет, то сначала система произведет закрытие счета, а дальнейшее закрытие субсчета будет бессмысленным, т.к. он уже был закрыт при закрытии счета и списывать с него будет нечего. В таком случае указание счета первым бессмысленно, однако это не ведет к ошибке повторного списания.
Способ закрытия счета "RASP"
Способ закрытия "RASP" осуществляет закрытие счетов с помощью распределения остатка одного счета (субсчета) между статьями и субсчетами счета для списания пропорционально оборотам счета с некоторым другим счетом.
Закрываемый счет (субсчет) не должен иметь сложную структуру. Счет (субсчет) для списания может иметь произвольную структуру.
За счетом (субсчетом) для списания могут быть закреплены аналитические справочники.
Способ закрытия "RASP" может быть полезен, когда остаток по 91-му счету нужно распределить между статьями 23-го счета пропорционально заработной плате (т.е. пропорционально взаимным оборотам 23-го и 661-го счета).
Баланс Баланс по коду
Этот режим позволяет рассчитать баланс по коду из справочника аналитического учета.
Баланс Журналы-ордера
В разделе Журналы-ордера собраны операции, которые позволяют получать журналы-ордера, ведомости, а также выписки, расшифровывающие с точностью до проводки сводные цифры журналов-ордеров и ведомостей.
Система позволяет рассчитывать журналы-ордера в такой форме, какую имеют 1-й и 2-й журналы-ордера для 30 и 31 счетов. Этот режим дает возможность рассчитывать, просматривать и печатать журналы-ордера в нескольких разрезах:
· в разрезе счетов – позволяет на основе введенных проводок получать суммы с кредита указанного счета в дебет других счетов;
· в разрезе субсчетов- позволяет получать суммы с кредита указанного счета и субсчета в дебет других счетов в разрезе субсчетов.
Сначала следует произвести расчет, для чего следует воспользоваться соответствующими режимами меню журналов-ордеров. Для расчета система просит указать даты начала и конца периода и затем производит расчет. Для расчета журналов-ордеров в качестве исходной информации используются проводки. Для "раскрутки" сводных цифр из журналов-ордеров до уровня проводок используйте выписки к журналам-ордерам. В остальном формирование журналов-ордеров особенностей не имеет.
Журналы-ордера Выписки к журналам-ордерам
Выписки к журналам-ордерам позволяют "раскрутить" каждую сводную цифру журнала-ордера до уровня проводок. Для этого воспользуйтесь соответствующими режимами контекстного меню. Кроме того, выписки могут представлять самостоятельный интерес. На первый взгляд может показаться, что система позволяет сформировать много довольно схожих выписок. Однако они существенно различны и применяются в разных целях. Так, выписка к журналу-ордеру по счету позволяет просмотреть все проводки с кредита данного счета в дебет других счетов. Выписка к журналу-ордеру по 31-счету может выглядеть таким образом. Будут отобраны проводки с кредита 31-го счета, и они будут упорядочены по возрастанию дебетовых счетов.
Выписка к журналу-ордеру по счету и субсчетам для 371-счета может выглядеть следующим образом. Будут отобраны проводки с кредита 371-го счета, и они будут упорядочены по кредитовым субсчетам, а внутри каждого субсчета по возрастанию дебетовых счетов.
Для того чтобы проиллюстрировать разницу между рассматриваемыми выписками, допустим, что мы рассматриваем выписки по 20-му счету (материалы) и пусть план счетов содержит следующие записи.
20 0 0 Производственные запасы
20 201 0 Сырье и материалы
20 202 0 Полуфабрикаты
20 203 0 Топливо
20 204 0 Тара
20 207 0 Запасные части
20 208 0 Сельскохозяйственные материалы
20 208 2081 Сельскохозяйственные материалы (ядохимикаты)
20 208 2082 Сельскохозяйственные материалы (семена)
20 209 0 Другие материалы
Тогда выписка к журналу-ордеру по счету позволяет ответить на вопрос, на какие счета списывались (куда расходовались) материалы в целом. Выписка к журналу-ордеру по счету и субсчетам позволяет ответить на вопрос, на какие счета списывались (куда расходовались) материалы покупные отечественные, материалы покупные импортные, материалы собственного производства. А выписка к журналу-ордеру по счету и субсчетам и статьям позволяет ответить на вопрос, на какие счета списывались (куда расходовались) материалы конкретного вида. Например, материал 12, материал 32 и т.д. Т.е. эти выписки соответствуют разным уровням детализации. Выписка к журналу-ордеру по корреспондирующим счетам, субсчетам и статьям позволяет ответить на вопрос, сколько израсходовано материалов в целом на каждую статью, на которую списывались материалы.
Эта операция дает возможность рассчитывать, просматривать и печатать выписки к журналам-ордерам в нескольких разрезах:
с кредита счета в дебет счета
с кредита счета /субсчета в дебет счета
с кредита сч. /субсч. /статьи в дебет счета
с кредита счета в дебет счета /субсчета
с кредита счета в дебет сч. /субсч. /статьи
Журналы-ордера Ведомости к журналам-ордерам
Ведомости к журналам-ордерам в системе "Дебет Плюс" являются полным аналогом журналов-ордеров, за тем лишь исключением, что они строятся не по кредитовому, а по дебетовому принципу.
Эта операция дает возможность рассчитывать, просматривать и печатать ведомости в нескольких разрезах (таких-же, как и журналы-ордера.
Журналы-ордера Выписки к ведомостям
Выписки к ведомостям в системе "Дебет плюс" являются полным аналогом выписок к журналам-ордерам за тем лишь исключением, что они строятся не по кредитовому, а по дебетовому принципу.
Эта операция дает возможность рассчитывать, просматривать и печатать выписки к ведомостям в нескольких разрезах (таких-же, как и выписки к журналам-ордерам). Выписки позволяют показать, из каких проводок сформировались цифры в ведомости.
Этот пункт главного меню используется для работы с журналами регистрации документов.> Регистрация первичных документов является средством получения информации о состоянии взаиморасчетов с государством и сторонними организациями и ведется в журналах регистрации документов.
Пользователь должен задать, какие журналы он хочет вести и документы каких папок будут регистрироваться в каждом из журналов. В дальнейшем эта информация может использоваться для связи первичных документов из различных подсистем, в функциях пользователя (для получения суммовых характеристик) и для ведения налогового учета.
Более подробную информацию смотрите в статье Настройка системы под специфику работы предприятия.
В меню Справочники главного меню подсистемы собраны основные справочники системы. Более подробно описание и заполнение справочников смотри в статье Настройка системы под специфику работы предприятия.
В разделе Валюта главного меню подсистемы Свод бухгалтерского баланса собраны операции по работе с валютой.
При работе с проводками в валюте Вы можете выполнять такие же операции, как и с проводками в базовой валюте (гривнах):
выбор проводок по счету
расчет оборотов и сальдо
журналы-ордера
выписки к журналам ордерам
ведомости
выписки к ведомостям
При этом при работе с этими операциями Вы будете видеть информацию в валюте.
8.1. Курсовые разницы
Валюта Курсовые разницы
Если Вы используете валютный учет и делает проводки в валюте, то система может сама пересчитывать курсовые разницы. Для расчета курсовых разниц в систему должны быть введены курсы валют за весь период расчета, и предшествующий ему период (Справочники / Курсы валют). Также необходимо настроить проводки для списания курсовых разниц.
Валюта Курсовые разницы Счета для списания курсовых разниц
Здесь нужно добавить все валютные счета и указать счета для списания дебетовых и кредитовых остатков.
Теперь можно переходить к формированию проводок по курсовым разницам (Валюта / Курсовые разницы / Расчет курсовых разниц). Курсовые разницы рассчитываются на основании курсов валют введенных в справочник Курсы валют. После указания даты расчета система сформирует проводки по курсовым разницам. Если эти проводки Вас устраивают то их нужно перенести в общий список проводок. Для этого выделите их галочками и в контекстном меню выберите Перенести проводки в общий список. Если после перенесения проводок в общий список обнаружатся ошибки и Вы хотите снова пересчитает курсовые разницы, то перед тем, как перенести новые проводки в общий список, удалите предыдущие проводки. Это можно сделать при помощи отбора проводок (Первичные документы / Отбор проводок / Проводки по курсовым разницам). Если Вы рассчитали курсовые разницы, но не перенесли проводки в общий список, то их можно посмотреть в меню Валюта / Курсовые разницы / Проводки по курсовым разницам.
Валюта Выборка проводок по счету
Используя эту операцию, Вы имеете возможность рассчитать, просмотреть и напечатать выписку в валюте за любой период – остатки, обороты и перечень проводок, из которых они сформировались.
Валюта Обороты и остатки по счету
Используя эту операцию, Вы имеете возможность рассчитать, просмотреть и напечатать оброты и остатки в указанной валюте за любой период.
Валюта Журналы-ордера
Используя эту операцию, Вы имеете возможность рассчитать, просмотреть и напечатать журналы-ордера в валюте в разрезах: в разрезе счетов, в разрезе субсчетов и по всем валютам.
Валюта Выписки к журналам-ордерам
Используя эту операцию, Вы имеете возможность рассчитать, просмотреть и напечатать выписки к журналам-ордерам в валюте.
Валюта Ведомости к журналам-ордерам
Используя эту операцию, Вы имеете возможность рассчитать, просмотреть и напечатать ведомости к журналам-ордерам в валюте.
Валюта Выписки к ведомостям
Используя эту операцию, Вы имеете возможность рассчитать, просмотреть и напечатать выписки к ведомостям.
Комментарии
http://carderbase.su