Система "Учет основных средств" обеспечивает автоматизацию ведения первичных документов и формирование отчетов аналитического учета по учету основных средств.
Первичные документы, которые автоматизирует подсистема:
· акты приемки-передачи ОС;
· инвентарные карточки;
· акты ликвидации.
Для чего в системе нужны данные типы документов?
1.Акты приемки показывают характеристики ОС на момент поступления или на момент ввода данных при вводе системы в эксплуатацию;
2.Через инвентарные карточки можно просматривать характеристики ОС (стоимость, закрепление за подразделениями и материально-ответственными лицами, группами), а также изменять данные на протяжении времени эксплуатации ОС;
3.Через заполнение актов ликвидации оформляется выбытие ОС.
Отчеты аналитического учета, которые позволяет получать подсистема:
- расчет амортизации для производственных ОС, непроизводственных ОС и нематериальных активов по налоговому и бухгалтерскому учету;
- закрепление основных средств за подразделениями, материально-ответственными лицами, видами основных средств;
- реестры поступления, выбытия, перемещения основных средств между подразделениями, изменения стоимости и групп ОС.
Все отчеты могут формироваться за любой период времени.
Система также позволяет получать некоторые отчеты синтетического учета, в частности, обороты и остатки по соответствующим счетам и журналы-ордера. Для этого в систему должны быть занесены начальные суммовые остатки по счетам, на которых ведется учет основных средств, и проводки, описывающие движение основных средств и начисление амортизации. Проводки на приходование и ликвидацию ОС можно автоматически формировать на основании соответствующих первичных документов. Их также можно вводить в систему вручную в Журнал регистрации проводок. Проводки по результатам расчета амортизации формируются непосредственно из режима просмотра соответствующего расчета амортизации.
Содержание
С чего начинается работа в системе
1. Первоначальная настройка подсистемы
1.1. План счетов
1.2. Справочник материально-ответственных лиц
1.3. Справочник подразделений
1.4. Справочник поставщиков-покупателей
1.5. Справочник классификации ОС по видам
1.6. Справочник норм амортизации по группам
1.7. Справочник норм амортизации для нематериальных активов и непроизводственных основных фондов
1.8. Установка параметров
1.8.1. Типы расчета амортизации по бух.учету
1.9. Ввод начальных остатков
2. Эксплуатация системы
2.1.Ввод первичных документов
2.1.1. Акты приемки-передачи ОС
2.1.1.1. Как добавить акт приемки-передачи ОС
2.1.2.Оформление инвентарной карточки
2.1.2.1. Как отредактировать инвентарную карточку
2.1.2.2. Особенности, связанные с движением и изменением стоимости основных средств
2.1.2.2.1.Как внести в инвентарную карточку суммы ремонта, модернизации и т.д. для налогового учета
2.1.2.2.2.Как внести в инвентарную карточку суммы ремонта, модернизации и т.д. для бухгалтерского учета
2.1.2.2.3. Передача основных средств между подразделениями и МОЛ
2.1.2.2.4.Массовое перемещение ОС
2.1.2.2.5. Как изменить группу ОС в налоговом учете в случае неправильного отнесения ОС к группе. 28
2.1.2.2.6. Как изменить группу ОС в бухгалтерском учете при расчете амортизации налоговым методом
2.1.2.2.7. Как поставить ОС на консервацию
2.1.2.2.8. Изменение кодов норм амортизации для нематериальных активов в налоговом и бухгалтерском учете и непроизводственных ОС в налоговом учете
2.1.2.2.9. Как указать в инвентарной карточке перечень составных частей ОС
2.1.2.2.10. Как указать в инвентарной карточке наличие драгметаллов в ОС
2.1.2.2.11. Как указать в инвентарной карточке наличие ремонтов ОС
2.1.3.Акты ликвидации
2.1.3.1. Как оформить акт ликвидации ОС
2.1.3.1.1. Различия при заполнения актов ликвидации для основных средств групп 1, 2, 3, нематериальных активов и непроизводственных основных фондов
2.1.3.1.2. Выбытие основных средств 1 группы в налоговом учете
2.1.3.1.3. Выбытие основных средств 2 и 3групп в налоговом учете
2.1.3.1.4. Выбытие нематериальных активов и непроизводственных основных фондов в налоговом учете
2.1.3.2. Как удалить акт ликвидации ОС
3. Проведение индексации ОС в системе
3.1. Проведение индексации ОС в системе по налоговому учету
3.2. Проведение индексации ОС в системе по бухгалтерскому учету
4. Получение выходных документов
4.1. Начисление амортизации по налоговому учету
4.1.1.Проверка правильности вхождения сумм по прибывшим и выбывшим ОС в амортизационные отчисления по налоговому учету
4.2. Начисление амортизации по налоговому учету с использованием групповых карточек
4.3.Начисление амортизации нематериальных активов
4.4. Начисление амортизации ОС по бухгалтерскому учету
4.4.1. Начисление амортизации ОС по сроку службы
4.4.2. Начисление амортизации ОС прямолинейным методом от первоначальной стоимости
4.4.3. Начисление амортизации ОС налоговым методом
4.5. Закрепление ОС за материально-ответственными лицами
4.6. Закрепление ОС за подразделениями
4.7. Закрепление ОС по видам ОС
4.8. Реестр прихода ОС
4.9. Реестр выбытия ОС
4.10. Реестр перемещений ОС
4.11. Реестр изменения стоимости ОС
4.12. Реестр изменения группы ОС
4.13. Ведомость наличия драгметаллов в основных средствах
4.14. Учет наличия драгметаллов в ликвидированных основных средствах
4.15. Расчет ведомости сумм текущего и капитального ремонтов
4.16. Расчет износа и движения ОС для бюджетных организаций
4.17. Журнал-ордер и ведомость к нему
Работа начинается с заполнения актов приемки-передачи ОС. Через акты приемки-передачи вводится как информация об имеющихся основных средствах на момент ввода системы в эксплуатацию, так и информация о вновь прибывших ОС в период эксплуатации системы.
На основании актов приемки система автоматически в момент ввода актов формирует инвентарные карточки. Как уже говорилось ранее, через инвентарные карточки система показывает характеристики основных средств на дату просмотра инвентарных карточек. Как системе удается это сделать? Для того чтобы показывать текущие данные на момент просмотра карточек, система ведет три специальных списка – список изменений стоимости по налоговому учету, список изменений стоимости по бухгалтерскому учету и список внутренних перемещений. В списке изменений стоимости по налоговому учету хранятся все данные об изменении стоимости ОС, износа, группы, кода нормы амортизации (для непроизводственных ОС и нематериальных активов) и даты, когда эти изменения происходили.
В списке изменений стоимости по бухгалтерскому учету хранятся все данные об изменении стоимости ОС, износа, группы по бухгалтерскому учету, типе расчета бухгалтерской амортизации, сроке службы и даты, когда эти изменения происходили. То есть, в этих списках всегда можно проверить, как изменялась стоимость ОС в разные периоды. В список внутренних перемещений заносятся данные, с какого числа и за кем закреплены ОС. Именно из этих списков система берет информацию для показа в инвентарных карточках. Первую запись об основном средстве система заносит в эти списки автоматически в момент заполнения акта приемки-передачи. Остальные записи по изменениям ОС заносит в списки сам бухгалтер при возникновении необходимости.
При оформлении выбытия ОС на основании инвентарных карточек, списков изменений стоимости, внутренних перемещений и данных расчетов амортизации система формирует акты ликвидации.
Акты приемки хранятся в папке "Акты приемки ОС (О1)", инвентарные карточки - в "Инвентарная карточка ОС (О7)", акты ликвидации - "Акт ликвидации ОС (О4)" (“Первичные документы”
“Список документов”).
Для того чтобы иметь возможность ввести в систему акты приемки-передачи, инвентарные карточки и акты ликвидации, нужно сначала:
· Настроить план счетов;
· Заполнить следующие справочники:
- справочники подразделений, материально-ответственных лиц, поставщиков-покупателей;
- справочник классификации ОС (виды ОС).
- справочник норм амортизации по группам для производственных ОС
- справочник норм амортизации по нематериальным активам (этот же справочник используется для ввода норм амортизации для непроизводственных ОС);
Для того чтобы получить документы синтетического учета, нужно:
- ввести начальные суммовые остатки по счетам, на которых ведется учет основных средств;
- для автоматического формирования проводок на основании первичных документов настроить справочник хозяйственных операций;
- настроить справочник допустимых корреспонденций проводок.
Для формирования справочников в системе нужно войти в главном меню в режим "Справочники".
“Справочники” “План счетов”
План счетов используется как при вводе первичных документов (актов приемки-передачи и инвентарных карточек), так и для формирования проводок по данным документам. Поэтому, до начала ввода первичных документов, план счетов должен быть настроен.
Пример настройки плана счетов приводится ниже.
Добавление, редактирование и удаление записей производится с помощью соответствующих режимов в контекстном меню или с помощью горячих клавиш.
Макет для ввода и редактирования выглядит так:
При формировании структуры счетов приходования ОС (10,11,12 счета) разработчики не советуют закреплять аналитические справочники, так как вся аналитическая информация может быть получена в системе на основании первичных документов системы. Ведение аналитической информации на счетах приходования ОС при расчете оборотов и остатков по счетам , оборотного баланса будет только мешать бухгалтеру, особенно, если количество основных средств велико.
“Справочники” “Справочники аналитики”
Этот справочник используется при указании закрепления основных средств за материально-ответственными лицами при вводе первичных документов. В первоначальной настройке системы в списке справочников аналитики уже имеется такой справочник. Для ввода в справочник данных нужно выбрать его в списке справочников аналитики с помощью нажатия левой кнопки мыши или клавиши «Enter», после чего на экране появится либо пустой список, либо список материально-ответственных лиц.
Затем, в появившемся списке с помощью контекстного меню или горячих клавиш можно ввести и отредактировать данные о материально-ответственных лицах - код и фамилию, имя, отчество.
Для сохранения введенных данных нужно нажить кнопку «Сохранить».
Если же справочника материально-ответственных лиц в списке справочников нет, его нужно добавить из режима «Настройки»->»Справочники аналитики».
При этом указывается: 1- код справочника, 2-его название, 3-вид справочника – 1- «простой», в строке «системы» выберите галочкой системы в которых хотите видеть данный справочник (например, для материально ответственных лиц используют один справочник «МОЛ для ТМЦ» как для учета ОС так и для учета ТМЦ).
После этого, способом описанным выше, можно вводить информацию о материально-ответственных лицах в данный справочник. После того как справочник заведен в системе, нужно указать номер данного справочника в режиме «Настройки»->«Параметры системы»-> «Учет основных средств»-> «Справочники».
“Справочники” “Справочники аналитики”
Данный справочник используется при указании закрепления основных средств за подразделениями при вводе первичных документов. Ввод данных производится аналогично вводу справочника материально-ответственных лиц. Также, как и в справочнике материально-ответственных лиц, после ввода справочника в систему, его номер нужно указать в режиме «Настройки» «Параметры системы» «Учет основных средств» «Справочники».
“Справочники” “Справочники аналитики”
Данный справочник используется при указании в первичных документах поставщика ОС или того лица, у которого арендуется основное средство.
Ввод данных производится аналогично вводу справочника материально-ответственных лиц. Если справочника еще нет, то он добавляется в список справочников аналогично справочнику материально-ответственных лиц.
Единственное отличие заключается в том, что при добавлении данного справочника в поле “вид” обязательно должен стоять вид “юридические лица”. При заполнении самого справочника, кроме кода и названия организации, можно указывать ее реквизиты (расчетный счет, адрес и т.д.).
«Справочники» «Классификация ОС»
Данный справочник используется для того, чтобы можно было рассчитывать закрепление ОС по видам. Справочник выглядит так, как показано ниже.
Заполнение справочника ничем не отличается от заполнения других справочников. В макете ввода нужно указать код вида ОС и наименование вида ОС.
«Справочники» «Нормы амортизации по группам»
В этот справочник вводятся квартальные нормы амортизации для групп ОС по периодам. 1 группа - 1,25%, 2 группа - 6,25%, 3 группа - 3,75%, период - 01.07.97 - 31.12.20. В налоговом учете после 01.01.04 для групп были введены новые нормы амортизации. Для удобства ведения учета в системе были введены 11 группа (соответствует 1 группе с 2% амортотчислений), 12 группа( для 2 группы с 10%, амортотчислений), 13 группа (для 3 группы с 6% амортотчислений), 14 группа (для 4 группы с 15% амортотчислений). Если на какой-то период по ОС не нужно начислять амортизацию, для этого в системе введена 5 группа с 0% амортотчислений.
«Справочники» «Нормы амортизации по нематериальным активам»
Этот справочник используется системой для начисления амортизации по нематериальным активам и непроизводственным основным фондам в налоговом учете. Чтобы отличать коды норм амортизации для нематериальных активов и непроизводственных ОС, в системе введено такое правило: для нематериальных активов выделена 6 группа, для непроизводственных ОС – 7 группа. Поэтому, при добавлении записей с кодами норм амортизации по нематериальным активам, для них нужно указывать 6 группу, для непроизводственных ОС – 7 группу.
Он также используется в бухгалтерском учете, если на предприятии выбран прямолинейный метод расчета или расчет по сроку службы (вариант прямолинейного метода). В этом случае в этом справочнике создаются записи для различных сроков службы ОС в месяцах и коды этих записей указываются при заполнении актов приемки в соответствующем поле ввода.
Справочник может иметь, при желании, сложную структуру, но, в большинстве случаев, этим можно не пользоваться. Достаточно создать заголовок для группы записей, например, для нематериальных активов, который будет называться вид. Подвид (т.е. более дробное деление), создавать не надо. Затем для этой группы записей ввести коды норм амортизации. Посмотрим, как это делается.
Как добавить норму амортизации для нематериальных активов и непроизводственных основных фондов:
Добавление может состоять из 2 этапов:
1 этап. Добавить в данный справочник записи по видам основных средств «Нематериальные активы» и «Непроизводственные ОС», если таких записей в справочнике нет;
2 этап. Добавить для каждого такого вида коды норм амортизации.
Для ввода записей по видам ОС нужно выполнить такие действия:
1. Находясь в разделе «Справочники», необходимо выбрать режим «Нормы амортизации по нематериальным активам» .
2. Нажатием клавиши [Enter] вызвать всплывающее меню.
3. Выбрать в нем режим "Добавить".
4. В появившемся макете заполнить соответствующие поля:
1. Вид. Проставляется “.”;
2. Подвид. Проставляется “.”; (В простом случае не проставляется)
3. Код вида ОС. Проставляется обозначение вида цифрами (любой свободный номер);
4. № вида ОС. Проставляется арабскими цифрами порядковый номер вида;
5. Подвид ОС. Проставляется арабскими цифрами номер, соответствующий римскому обозначению вида, (в простом случае – «0»).
6. Название вида/подвида ОС. Проставляется название вида (текст).
После того как добавлен новый вид ОС, для него вводятся коды норм амортизации и значения норм амортизации. Для этого нужно:
1. Стоя на записи данного вида ОС, вызвать всплывающее меню.
2. Выбрать в нем режим “Список норм амортизации”.
3. Нажать клавишу [Enter]. В появившемся меню выбрать режим “Добавить”, после чего на экране появится макет ввода:
В макете ввода указывается код нормы амортизации. Если подвид не был указан, то код нормы амортизации может быть любым свободным числом. Если был указан подвид, то код должен быть шестизначный, первые две цифры - арабское обозначение, введенное в поле “Подвид ОС” записи вида ОС). Затем указывается название, процент отчислений на полное восстановление (для налогового учета), группу ОС, срок службы в месяцах (для бухгалтерского учета). Для непроизводственных основных фондов нужно проставить группу № 7, для нематериальных активов - группа № 6 .
Обратите внимание, что для непроизводственных основных фондов и нематериальных активов для налогового учета вводится годовая норма амортизации.
Настройки""Параметры системы"
После того как сформированы справочники аналитики, нужно указать в параметрах подсистемы номера этих справочников.
· Подразделения - указать № справочника подразделений (по умолчанию используется 10);
· МОЛ - указать № справочника материально-ответственных лиц (по умолчанию используется 11);
· Драгметаллы, составные части - указать № соответствующих справочников.
После настройки справочников необходимо выставить дополнительные настройки для учета основных средств. Для этого выделите пункт «Учет основных средств». Откроется новая закладка, в которую нужно внести данные.
· Размер необлагаемого минимума -17;
· Дата выведения остатков по бух.учету — ставится, если при расчете амортизации по бух.учету рассчитывается по сроку службы с использованием 1-го метода (см.ниже);
· Процент НДС — 20;
· Тип расчета амортизации по бух. учету — поставьте цифру соответствующую типу расчета амортизации. Типы амортизации по бух.учету смотрите в пункте «Типы расчета амортизации по бух.учету»;
· Расчет по подразделениям — касается только бух. учета если нужно видеть информацию по подразделениям — поставьте ''v''.
· «1» – по сроку службы. При использовании этого метода для ОС определяется срок службы в месяцах, начиная от даты ввода в эксплуатацию. Сумма амортизации получается путем деления первоначальной или балансовой стоимости за вычетом ликвидационной стоимости на количество оставшихся на момент расчета амортизации месяцев эксплуатации ОС. Определение, от какой стоимости для каждого ОС делается расчет определяется так: в параметрах подсистемы «учет основных средств» устанавливается дата выведения остатков по бух. учету, и для тех ОС, у которых дата ввода в эксплуатацию меньше даты перехода на ведение бух.учета, расчет амортизации ведется от балансовой стоимости, для вновь прибывших – от первоначальной стоимости. В случае модернизации или ремонта ОС срок службы ОС остается неизменным.
· «2» – прямолинейный метод от первоначальной стоимости. При использовании этого метода для ОС также определяется срок службы в месяцах, начиная от даты ввода в эксплуатацию. Но при этом не устанавливается конечный срок службы ОС, сумма амортизации получается путем деления первоначальной стоимости за вычетом ликвидационной стоимости на количество месяцев, указанных в „сроке службы”.
· «3» – налоговый метод с расчетом помесячно. Для нематериальных активов должна быть проставлена группа 6. Принцип расчета, как в налоговом учете, но периодом расчета является не квартал, а месяц.
· «4» – налоговый метод с расчетом поквартально. Для нематериальных активов должна быть проставлена группа 6. Данный метод отличается от предыдущего тем, что расчет, как и в налоговом учете, делается поквартально. Месячная сумма амортизации получается путем деления полученной суммы квартальной амортизации на «3».
· «5» –по сроку службы от балансовой стоимости. Принцип расчета аналогичен первому методу. Отличие в том, что расчет всегда ведется от балансовой стоимости и остатки для начала ведения бухгалтерского учета вводятся в списке изменений стоимости, как обычная запись по изменению стоимости, но в поле «причина изменения» ставится тип «изменение метода б/у».
· «6»- по сроку службы в случае выведения остатков в списке изменения стоимости. Принцип расчета полностью совпадает с 1-м методом, но остатки для начала ведения бухгалтерского учета вводятся в списке изменений стоимости, как обычная запись по изменению стоимости, но в поле «причина изменения» ставится тип «изменение метода б/у».
· «7» – по сроку службы от первоначальной стоимости. Принцип расчета аналогичен первому методу. Отличие в том, что расчет всегда ведется от первоначальной стоимости и остатки для начала ведения бухгалтерского учета вводятся в списке изменений стоимости, как обычная запись по изменению стоимости, но в поле «причина изменения» ставится тип «изменение метода б/у».
«Первичные документы» «Начальные суммовые остатки» «Ввод/изменение по счету»
Начальные остатки для синтетического и аналитического учета вводятся в систему один раз в момент ввода ее в эксплуатацию. Бухгалтеру не нужно каждый квартал или месяц переформировывать остатки в системе. Это делается только по желанию или по мере необходимости.
Ввод суммовых остатков устроен в системе таким образом, что вводить суммы остатков нужно только по самому нижнему уровню детализации счета. Итоговые суммы вводить не обязательно. Система рассчитает их сама и покажет на экране результат. Если результаты совпадут с Вашими документами, их можно будет сохранить. Если нет, то нужно будет исправить ошибки в суммах нижнего уровня и повторить расчет итоговых сумм.
Процедура ввода начальных остатков выглядит таким образом:
1. После выбора режима ввода остатков система запросит дату, на которую будут вводиться остатки и номер счета. Таким образом, остатки вводятся по каждому счету отдельно.
2. После того, как Вы укажете номер счета, система проверит, были ли ранее введены остатки на эту дату по этому счету. Возможны такие ситуации:
- На эту дату по этому счету ранее уже были введены остатки. В этом случае, система покажет список уже введенных остатков, и его можно будет пополнять или редактировать.
- На эту дату по этому счету остатки еще не вводились. В этом случае система создаст список, в который будет перенесена структура этого счета из плана счетов. При этом процедура ввода начальных остатков будет зависеть от этой структуры следующим образом:
· если за счетом не закреплены справочники аналитики, то суммы остатков нужно будет вводить путем редактирования записей, созданных системой;
· если за счетом закреплены справочники аналитики, то суммы остатков по этим аналитическим разрезам нужно будет вводить путем добавления новых записей.
Рассмотрим теперь, как заполняется макет для ввода начальных остатков.
Для ввода остатка по счету, субсчету или статье нужно выполнить такие действия:
- Подвести маркер к интересующей Вас записи и нажать клавишу [Enter];
- В появившемся на экране меню следует выбрать операцию редактирования суммы и нажать [Enter], после чего ввести сумму остатка. Заметим, что не допускается одновременное введение дебетового и кредитового остатка по статье. Либо первый остаток, либо второй должен быть нулевым.
Для того чтобы ввести остатки по статьям аналитического учета из справочников аналитики, нужно:
- Установить маркер на запись по счету (субсчету), за которым закреплены аналитические справочники, и по которому Вы собираетесь вводить суммы остатков, и нажать клавишу [Enter];
- В появившемся на экране меню следует выбрать режим “Добавить“. После этого на экране появится макет для ввода.
[1] - Поля «счет» и «субсчет». При выборе режима добавления в макет перенесутся данные о счете (субсчете), на который указывал маркер. При этом система проверит, все ли поля заполнены (если у счета есть субсчета, то система проверит, введен ли в поле «субсчет» номер субсчета, а, если введен, имеется ли он в плане счетов). Если номер субсчета указан правильно, то курсор будет сразу установлен в поле «Аналитика 1»;
[2] - Поле «Аналитика 1». При вводе кода аналитического учета система проверит его на наличие в соответствующем справочнике. Если код не будет найден, система даст возможность выбрать его из справочника. Для этого нужно подвести маркер к выбранной записи из справочника и нажать [Enter]. Если нужного кода нет в справочнике, то его можно добавить, нажав клавишу [Insert];
[3] - Поля «Аналитика 2» и «Ан. 3» заполняются аналогично 1-му коду;
[4] - Поля «Сумма: дебет» и «Сумма: кредит». В записи остатков по коду аналитического учета только одна из этих двух сумм может быть ненулевой;
[5] - Справа от поля «Сумма: кредит» расположено поле для ввода сокращенного названия валюты суммы. Если сумма вводится в национальной валюте, то это поле можно не заполнять. Если в другой валюте, то в этом поле должно быть указано сокращенное наименование этой валюты. Система проверит это название на наличие в справочнике видов валют. Если оно не будет найдено, система предложит выбрать его из списка или, если нужного названия нет, добавить его в список видов валют, не выходя из режима ввода остатка;
[6] - Справочная сумма.
Если при добавлении записи были допущены ошибки, то их можно исправить с помощью режима “Редактирование“. Для этого нужно подвести маркер к ошибочной записи и нажать клавишу [F4], или нажать клавишу [Enter] и выбрать в меню данный режим. При этом правила ввода остатков остаются аналогичными добавлению записи.
Если нужно удалить ошибочную запись, то необходимо подвести к ней маркер и нажать клавишу [Del], или нажать клавишу [Enter] и выбрать режим “Удаление“.
После того, как вы введете все остатки, нужно проверить их корректность и вычислить итоговые суммы. Для этого во всплывающем меню следует выбрать операцию “Проверка корректности“. Система рассчитает итоги по счетам и субсчетам. Если за счетом (субсчетом) было закреплено более одного справочника аналитики, то система подобьет итог по аналитическим кодам верхнего уровня. Остатки на уровне 1-го справочника аналитики будут свернуты. Если по счету введены остатки в разных валютах, итог по этому счету будет рассчитан путем перевода всех сумм в национальную валюту по курсу на дату ввода остатков, введенному в справочник «Курсы валют». Если суммы остатков по счету введены в одной валюте, то итоговая запись по счету будет создана в той же валюте.
Имейте ввиду, что тип счета, проставленный в плане счетов, будет влиять на способ вывода остатков на экран. Если счет помечен как активный, то все остатки будут свернуты и приведены к дебетовым. Кредитовые остатки будут показываться в этом случае в дебетовой колонке со знаком минус. Аналогичная картина возникнет, если счет помечен как кредитовый. Если счет помечен как активно-пассивный со свернутым сальдо, все развернутые остатки будут свернуты.
Полученные результаты система сравнивает с введенными цифрами, если итоговые суммы вводились. Записи, в которых расчетные остатки не совпадают с введенными, выделяются цветом. Чтобы увидеть расчетные остатки, нажмите клавишу [—>]. Для возврата к предыдущему экрану достаточно нажать клавишу [<—]. Это сделано потому, что названия счетов не умещаются на одном экране вместе с остатками. Просматривая введенные остатки нижнего уровня, проверьте правильность их ввода. Особенно это нужно, если появились выделенные цветом строки.
Для сохранения сумм расчетных остатков (если информация правильна и получены нужные цифры) нужно нажать клавишу [Enter] и выбрать во всплывающем меню режим “Установить расчетные суммы“.
Для того чтобы окончательно сохранить все остатки, нужно нажать клавишу «ОК». Если по каким - либо причинам Вы не хотите сохранять введенные данные, тогда нажмите клавишу «Отмена».
После того, как остатки по счету были введены, может возникнуть необходимость их отредактировать. Для этого нужно снова выбрать режим “Ввод/изменение по счету“, и указать системе ту же дату и тот же номер счета, что был указан при вводе. В этом случае система выведет на экран те остатки, которые были записаны на заданную дату по заданному счету. Если же Вы введете не ту дату, на которую уже были введены остатки, система снова выведет структуру плана счетов для того, чтобы Вы могли ввести остатки.
Внимание! В этом случае может возникнуть часто встречающаяся на практике ошибка. Если при выходе из режима “Ввод/изменение по счету“ в такой ситуации указать системе, что нужно сохранить данные, то система сохранит нулевые остатки по счету. В этом случае при расчетах может возникнуть ситуация, когда система показывает остатки на конец одного периода и дает нулевые остатки на начало следующего за ним периода. В этом случае нужно проверить правильность ввода начальных остатков и удалить такие нулевые остатки.
Для того чтобы иметь возможность удалить неправильно введенные остатки по всему счету (чаще всего, необоснованно введенные нулевые остатки) и для того чтобы иметь возможность просмотреть в одном списке остатки по всем счетам, в системе существует режим “Просмотр списка остатков“. Он позволяет просмотреть данные за любой период. Внешний вид данного списка начальных остатков изображен ниже.
Обратите внимание на такой важный момент ввода остатков. Нельзя вводить остатки по одному счету одновременно с нескольких машин. Остатки по одному счету должны вводиться только с одного компьютера, иначе данные будут записаны только с компьютера, который был последним в очереди на сохранение введенных остатков.
После того как сформированы справочники, можно переходить к формированию первичных документов и проводок.
Для ввода первичных документов в системе предусмотрена система, так называемых, папок. Папка документов в системе по своей сущности похожа на те папки, в которые раскладываются бумажные копии документов. Кроме удобства поиска в системе нужной информации в отдельно заведенных папках, документы, которые относятся к одной папке, имеют также одинаковый принцип формирования проводок. При правильной настройке все вместе это позволяет ускорить и облегчить ввод первичных документов и автоматизировать процесс формирования проводок, прочем проводки можно формировать не по каждому документу, а по нескольким отмеченным в папке документам. Поэтому, прежде чем переходить к вводу первичных документов, нужно настроить по ним папки и макеты проводок, которые в системе называются хозяйственными операциями. Это делается в режиме главного меню «Настройки/Папки документов». Система поставляется с первоначальной настройкой папок, которая, в большинстве случаев, может подойти пользователям. Поэтому, в данном руководстве пользователя будем считать, что папки документов для ведения учета основных средств уже настроены и перейдем непосредственно к рассмотрению работы с самими первичными документами.
«Первичные документы» «Список документов»
В списке актов приемки можно просмотреть все основные средства, введенные в систему, независимо от того, имеются они в наличии на момент просмотра или нет, по стоимости приобретения или ввода остатков в систему. После выбора режима главного меню «Список документов», на экране появится список такого вида:
В левом окне экрана выводится список видов документов. В правом окне экрана показываются папки документов по выбранному виду документов. Вид документов выбирается путем установки на него маркера в левом окне экрана. Для того чтобы просмотреть документы из папки, нужно в правом окне установить маркер на требуемую папку и в контекстном меню выбрать режим «Документы». На экране появится список документов с датами приемки из периода, показанного в верхней части окна в поле «Период». Чтобы просмотреть документы за другой период, нужно изменить дату окончания периода и нажать кнопку «Применить». В нашем примере список актов приемки показан на дату 31.03.2009.
Работа по вводу первичных документов в систему начинается с актов приемки-передачи. Hа основе актов приемки-передачи формируются инвентарные карточки.
С актами приемки-передачи из списка можно производить следующие операции: просматривать уже введенные, добавлять новые, исправлять ошибки или удалять ненужные акты (в случае, если акт в систему был введен ошибочно и по данному ОС не рассчитывалась амортизация. Во всех остальных случаях «ненужное» ОС рекомендуется ликвидировать), печатать отдельные акты или список актов приемки-передачи.
В списках актов приемки доступны стандартные для системы “Дебет Плюс” системы поиска, отбора актов приемки по различным критериям.
«Первичные документы» главного меню «Список документов» «Акты приемки»
Находясь в списке документов “Акты приемки”, нужно нажать клавишу [Ins] и в появившемся макете заполнить следующие поля:
[1] - Номер акта и дата акта. Указывается числовой номер акта и дата его оформления. Если это новое основное средство, то ставим реальную дату приема ОС. Если же Вы вносите остатки, например на 01.04.07, то дату акта необходимо указать – 31.03.07, для того, чтобы амортизация по налоговому учету или по налоговому методу в бухгалтерском учете по этому ОС считалась со следующего расчетного периода;
[2] - ОС производственного назначения. Вводится ".", если заводится акт на ОС производственного назначения 1, 2, 3, 4 группы. Если же основное средство было приобретено после 01.01.04 г., то проставляем 11 (отвечает 1-й группе, только с новыми коэффициентами), 12 (2-я) , 13 (3-я) соответственно;
[3] - ОС непроизводственного назначения. Вводится ".", если ОС непроизводственного назначения, в системе обозначается 7 группой;
[4] - Нематериальный актив. Вводится “.”, если вводится в эксплуатацию нематериальный актив. Система автоматически проставляет 6 группу;
[5] - Нематериальный актив в 4 группе. Вводится “.”, если заводится акт на нематериальный актив в 4 гр.;
[6] - Начальный остаток. Вводится “v”, для того, чтобы выделить ОС на момент запуска системы Дебет Плюс;
[7] - Ликвидированный (остаток). Вводится “v”, если на момент занесения в систему ОС ликвидировано (продано) по меньшей стоимости, чем балансовая, и оставшуюся сумму необходимо амортизировать;
[8] - Кто сдает. В это поле вводится код контрагента, у которого арендуется или кому передается ОС. Если это собственное ОС, то в данное поле вводится “0”;
[9] - Поставщик. В это поле вводится код поставщика, у которого было приобретено ОС;
[10] - Код цеха (участка, линии). Необходимо ввести код из справочника подразделений. Если Вы укажете в данном поле "0" или код, которого нет в справочнике, то на экране появится список подразделений. В нем можно выбрать нужное подразделение или добавить новое;
[11] - Код материально-ответственного лица (МОЛ). Необходимо ввести код из справочника МОЛ. Если Вы укажете в данном поле "0" или код, которого нет в справочнике, то на экране появится список материально-ответственных лиц. В нем можно выбрать нужного сотрудника или добавить нового;
[12] - Группа по амортизации в б/у по налоговому методу. Используется в том случае, когда ведется бухгалтерский учет по налоговому методу, в окошке проставляем группу 1, 2, 3, 4, 11, 12, 13;
[13] - Дебет - счет, субсчет, код анал.учета; Кредит - счет, субсчет, код анал.учета. Затратные счета. В этих полях вводится корреспонденция счетов, которая будет участвовать в проводке;
[14] - Наименование ОС. Вводится название основного средства, которое ставится на баланс;
[15] - Инвентарный номер. При введении инвентарного номера заполняется справочник «список диапазона инвентарных номеров», где необходимо добавить диапазон номеров, например: с 001 по 100 это станки, с 101 по 200 – здания, потом при выборе нужного диапазона добавляем инвентарный номер. Отдельный диапазоны выделять не обязательно, можно сделать один, если на предприятии немного основных средств;
[16] - Предыдущий номер. На данный момент не используется;
[17] - Комплект. Иногда возникает ситуация, когда один и тот же инвентарный номер нужно амортизировать по двум нормам (часть до 01.01.2004г. и часть после). В таком случае заполните справочник комплектов ОС (это можно сделать непосредственно из акта приемки ОС) и на один и тот же инвентарный номер создайте два акта приемки с разными комплектами. В остальных случаях поле комплект не заполняется.
[18] - Группа. Проставляется автоматически для ОС непроизводственного назначения и нематериальных активов. Для остальных выбираем из справочника «норм амортизации по группам» в который можно попасть при нажатии кнопки в окошке;
[19] - Код нормы амортизационных отчислений. Используется, если вводится ОС непроизводственного назначения, нематериальный актив;
[20] - Первоначальная стоимость уч. (н/у). На данный момент не используется, нужно оставлять «0»;
[21] - Первоначальная стоимость для амортизации (н/у). Необходимо указать первоначальную стоимость ОС;
[22] - Первоначальная стоимость (б/у). Необходимо указать первоначальную стоимость ОС;
[23] - Сумма НДС. Выдается автоматически;
[24] - Износ налоговый. Проставляем величину износа ОС по налоговому учету, если он есть на момент создания акта приемки-передачи;
[25] - Износ бухгалтерский. Проставляем величину износа ОС по бухгалтерскому учету, если он есть на момент создания акта приемки-передачи;
[26] - Количество. Проставляем количество, чаще всего вводится значение «1» или 0 (для тех, кто заводит отдельный акт приемки на каждое ОС). Если пользователь решил завести групповой акт приемки на ОС (т.е. один акт на несколько ОС), то в это поле нужно обязательно проставить количество ОС, принимаемое на учет. Разработчик не советует пользоваться групповыми карточками при не очень большом количестве ОС. Они себя оправдывают только в случае очень больших баз (десятки тысяч ОС) и наличии одинаковых ОС, которые приходуются в одно время и с которыми выполняются однотипные операции. Например, оприходовали одновременно несколько десятков одинаковых ОС по одной цене и через некоторое время ликвидировали или передали другому подразделению. Если возникает ситуация, например, когда почти каждый квартал одно ОС продали по цене выше балансовой стоимости, другое ликвидировали, затем еще продали по другой цене и т.д., то лучше заводить отдельные акты приемки на каждое ОС, иначе через несколько кварталов будет уже очень тяжело вручную проверить, какая балансовая стоимость получается у оставшихся ОС после нескольких таких разноплановых выбытий ОС.
[27] - Аренда. Ставится “v”, если ОС арендовано;
[28] - Шифр зав. Вводится согласно данных поставщика;
[29] - Год выпуска ОС. Указать год выпуска;
[30] - Доработка не нужна. Вводится “v”, если ОС не требует доработки;
[31] - Номер паспорта;
[32] - Введено в эксплуатацию. Та дата, когда реально было введено в эксплуатацию ОС (эта дата может отличаться от даты акта приемки-передачи);
[33] - Нач. расчета амортизации (б/у). Чаще всего пустое поле. В бухгалтерском учете прямолинейным методом и по сроку службы используется, если дата начала начисления амортизации отличается от даты акта приемки и даты ввода ОС в эксплуатацию.
[34] - Срок службы. При выборе ведения учета ОС по бухгалтерскому учету по прямолинейному методу, в этой ячейке проставляется срок службы объекта. При нажатии клавиши с тремя точками мы попадаем в справочник «нормы амортизации по нематериальным активам». Становимся на необходимую строку, [Enter] – список норм амортизации. Из списка выбираем необходимый срок службы. Если его нет, то необходимо добавить. Способ заполнения этого справочника см. ниже;
[35] - Оборудование (код КОФ). Вводится код вида ОС из справочника классификации ОС;
[36] - Ликвидационная стоимость за единицу. Используется в бухгалтерском учете при расчете амортизации;
[37] - Количество для ликвидации. Используется в бухгалтерском учете при расчете амортизации. Равно 0 или 1, если акт приемки вводится на одно ОС.
[38] - Поправочный коэффициент на степень загрузки. Вводится значение «1»;
[39] - Соответствует ли техническим условиям данный объект. Вводится по желанию;
[40] - Где находится ОС в момент приемки. Вводится по желанию;
[41] - Итоги испытаний объекта. Вводится по желанию;
[42] - Краткая характеристика объекта. Вводится по желанию;
[43] - Наличие составных частей. Ставится «v» по надобности;.
[44] - Наличие драг. металлов. Ставится «v» по надобности;
[45] -Тип амортизации б/у.Здесь проставляется номер метода, которым будет рассчитываться амортизация по бухгалтерскому учету для вводимого ОС. Если в этомполе оставить «0», то номер метода будет браться при расчете амортизации из установки параметров подсистемы в режиме «тип расчета амортизации по бухгалтерскому учету». Рассчитывать амортизацию по бухгалтерскому учету в системе можно несколькими методами. См. «Типы расчета амортизации по бух.учету»
Если для разных ОС нужно одновременно использовать несколько методов, то можно поступать так: для самого большого количества ОС, которое использует одинаковый метод, в данном поле оставить «0» и ввести номер метода в параметрах подсистемы. Для остальных ОС явно ввести номер метода в данное поле.
После сохранения, система предложит автоматически создать инвентарную карточку. Просто выберите клавишей [Enter] из предложенного списка папку для хранения инвентарной карточки.
Если при заполнении макета были допущены ошибки, то их можно исправить с помощью режима "Редактировать". Для удаления ошибочной записи нужно использовать режим "Удалить". Для ввода большого количества однотипных записей, отличающихся лишь некоторыми реквизитами, используется режим "Копировать". При этом копируется запись, на которую указывает маркер.
«Первичные документы» главного меню «Список документов» «Инвентарная карточка»
Инвентарная карточка заводится системой автоматически на основе введенного ранее акта приемки основных средств. Просмотреть ее можно в разделе “Первичные документы “ из режима “Список документов”-> "Инвентарная карточка". Список инвентарных карточек показывает только ОС, имеющиеся в наличии на дату просмотра списка по стоимостям, имеющимся на момент просмотра (с учетом стоимости ремонтов, модернизаций, индексаций и т.д.). Период для просмотра инвентарных карточек устанавливается и меняется аналогично актам приемки.
Внимание! Так как формируется инвентарная карточка системой автоматически на основании актов приемки, то из списка ее можно только редактировать, просматривать и печатать. Можно также напечатать список всех инвентарных карточек. Все дальнейшие изменения (изменение стоимости, внутренние перемещения, ликвидация и др.) осуществляются в инвентарных карточках. Для этого, находясь в папке "Инвентарные карточки", выберите маркером нужный объект, нажмите [Enter] и подтвердите [Enter]-ом дальнейшее действие. Саму инвентарную карточку редактировать нельзя.
Если же пользователю нужно отследить всю траекторию изменения первоначальной стоимости ОС, то это можно сделать из режима "Изменение стоимости по налоговому учету" и «Изменение стоимости по бухгалтерскому учету». Для отслеживания траектории передачи ОС между подразделениями и материально-ответственными лицами используется «Список внутренних перемещений».
Инвентарная карточка является отражением данных об ОС, имеющихся на какую-то конкретную дату. В самой инвентарной карточке эти данные не хранятся, так как в процессе эксплуатации ОС могут много раз менять свою стоимость и материально-ответственное лицо. Кроме этого, стоимость ОС в налоговом и бухгалтерском учете также может отличаться. Поэтому, для хранения данных о стоимостях ОС и их перемещениях за весь период эксплуатации используются три специальных списка: «Изменение стоимости по налоговому учету», «Изменение стоимости по бухгалтерскому учету», «Список внутренних перемещений».В этих списках для каждого ОС хранится стоимость ОС, сумма износа и местоположение на каждый период времени с тех пор, как ОС было принято на учет. Благодаря этому, на любую дату можно восстановить все данные об ОС, что часто помогает при различных сверках. Также, можно рассчитать амортизацию и закрепление ОС за материально-ответственными лицами за любой период времени.
Поэтому, в инвентарной карточке данные из указанных выше списков не редактируются, остальные данные можно исправлять. Добавлять отдельно от акта приемки инвентарную карточку нельзя. Если, по каким либо причинам, инвентарная карточка оказалась удаленной, ее можно восстановить - поднимите на редактирование акт приемки и сохраните его заново.
Для редактирования инвентарной карточки нужно, находясь в списке инвентарных карточек, нажать клавишу [Enter]. Во всплывающем меню выбрать режим “Редактировать”.
Макет для редактирования инвентарной карточки выглядит таким образом:
Поля аналогичны полям в акте приемки и заполняются точно также. Однако есть несколько полей, которых нет в акте приемки. Во-первых, в инвентарной карточке имеется поле „дата выбытия”. В него проставляется дата акта ликвидации при ликвидации ОС. В инвентарной карточке эту дату можно просмотреть и отредактировать в случае необходимости. Во-вторых, здесь есть поля для вывода внутренних перемещений ОС между МОЛ и подразделениями.
- войти в список инвентарных карточек и установить маркер на нужную карточку;
- в контекстном меню выбрать режим «Изменение стоимости по налоговому учету», после чего на экране появится список изменения стоимости, в который нужно будет добавить новую запись. Проще всего ее добавить с помощью режима «Копировать». Для этого нужно, находясь в соответствующем списке, установить маркер на запись с незакрытой датой окончания и выбрать режим копирования, после чего заполнить макет ввода:
В нем обязательно указывается причина изменения стоимости (чтобы система правильно рассчитала сумму износа на дату внесения изменений), группу ОС, сумму изменения первоначальной стоимости, дату, с которой производится изменение. Дата окончания периода должна быть пустой. Поле «изменение износа при корректировках» используется для исправления ошибок при расчете амортизации. С его помощью можно изменить балансовую стоимость и износ без изменения первоначальной стоимости. При вводе данных об изменении стоимости ОС это поле заполнять не нужно. Затем вводится корреспонденция счетов. Если новая запись добавляется с помощью режима «Копировать», то корреспонденция счетов будет взята с копируемой записи и менять ее нужно только в случае необходимости.
Для тех, кто все-таки захочет использовать групповые карточки, в поле «Количество» нужно обязательно проставлять количество ОС на момент изменения стоимости. Поля «Количество ликвид.ОС для нач.аморт.» и «Перв.стоим.ликв.ОС для нач.ам.» используются системой при формировании актов ликвидации ОС с групповых карточек. Данные из этих полей использует расчет амортизации по налоговому учету «Расчет при использовании групповых карточек».
После ввода всех реквизитов нужно нажать кнопку «Сохранить». В процессе сохранения записи система сама закроет предыдущую запись и откроет новую с указанной в макете ввода даты.
- войти в список инвентарных карточек и установить маркер на нужную карточку;
- в контекстном меню выбрать режим «Изменение стоимости по бухгалтерскому учету», после чего на экране появится список изменения стоимости, в который нужно будет добавить новую запись. Проще всего ее добавить с помощью режима «Копировать». Для этого нужно, находясь в соответствующем списке, установить маркер на запись с незакрытой датой окончания и выбрать режим копирования, после чего заполнить макет ввода:
В макете ввода нужно указать:
· дату внесения изменений (дата окончания должна быть пустой),
· группу ОС (аналогично налоговому учету, чтобы отличать нематериальные активы и, если учет ведется с помощью налогового метода, чтобы рассчитывать амортизацию ),
· сумму изменения стоимости,
· код срока службы и срок службы ОС в месяцах (если расчет амортизации ведется по сроку службы или прямолинейным методом),
· тип расчета амортизации . Описание методов амортизации приведено в описании актов приемки ОС. сумму износа на момент внесения изменений;
· Поле «изменение износа при корректировке» используется аналогично тому, как описано в налоговом учете, если амортизацию по бухгалтерскому учету начисляется налоговым методом. Для остальных методов это поле не используется.
· причину изменения;
· количество – это поле обязательно вводить только при ведение групповых инвентарных карточек ОС.
· корреспонденцию счетов.
· После того как введены все реквизиты, нужно нажать кнопку «Сохранить». В процессе сохранения записи система сама закроет предыдущую запись и откроет новую с указанной в макете ввода даты.
Передача ОС производится аналогично, только нужно в контекстном меню выбрать режим «Внутренние перемещения». После этого установить маркер на запись с открытой датой окончания и выбрать режим «Копировать». В появившемся макете указать табельный номер нового материально-ответственного лица, код подразделения, куда перемещается ОС, и код подразделения, откуда перемещается ОС. После этого указать период действия и новый счет для отнесения затрат. Затем нажать кнопку «Сохранить».
В процессе сохранения записи система сама закроет предыдущую запись и откроет новую с указанной в макете ввода даты.
Если нужно одновременно передать на другое подразделение сразу все ОС из подразделения или от материально-ответственного лица, удобно пользоваться данным режимом. После его выбора система предложит заполнить следующий макет ввода:
В нем нужно указать, откуда передаются ОС и куда, и дату передачи. После нажатия кнопки „Сохранить” на экране появится список ОС, которые подлежат передаче. Нужно отметить те ОС, которые будут передаваться, после чего в контекстном меню нужно выбрать режим „Переместить ОС”.
После этого система переведет все указанные ОС с указанного МОЛ и подразделения на новое подразделение или МОЛ.
Изменение группы делается 1-м числом квартала, в котором это изменение будет происходить. Для изменения нужно:
- войти в список инвентарных карточек и установить маркер на нужную карточку;
- в контекстном меню выбрать режим «Изменение стоимости по налоговому учету», после чего на экране появится список изменения стоимости, в который нужно будет добавить новую запись. Проще всего ее добавить с помощью режима «Копировать». Для этого нужно, находясь в соответствующем списке, установить маркер на запись с незакрытой датой окончания и выбрать режим копирования, после чего заполнить макет ввода:
В появившемся макете в поле „причина изменения” обязательно выбрать „изменение группы”, после чего указать новое значение группы и дату ввода изменения (1-е число квартала расчета амортизации). После этого в поле «износ» система рассчитает износ ОС на момент изменения группы. После ввода всех данных нужно нажать кнопку «Сохранить».
Для метода с помесячным расчетом (тип расчета амортизации „3”) изменение группы делается первым числом месяца расчета амортизации, в котором должны отразиться изменения. Для поквартального расчета (метод расчета „4”) изменение группы делается 1-м числом квартала. В остальном все действия делаются аналогично налоговому учету.
В этом случае используется прием изменения группы. Для ОС, на которые не должна начисляться амортизация, в системе выделена 5 группа. Для консервации ОС нужно сделать изменение группы 1-м числом квартала, группа, которая устанавливается для ОС – «5». При этом в поле износ нужно указать износ, который имеется у ОС на момент консервации. Если нужно ОС снова ввести в эксплуатацию., нужно снова сделать изменение группы и указать ту группу, к которой должно относиться ОС при начислении амортизации по налоговому учету. При этом также должен быть указан износ в соответствующем поле ввода.
В системе возможно изменение кодов норм амортизации только для нематериальных активов и непроизводственных основных фондов.
Для этого нужно войти в список инвентарных карточек, установить маркер на нужное ОС, и в контекстном меню выбрать соответствующий режим для изменения стоимости ОС. В появившемся списке нужно добавить новую запись на основное средство. Как уже говорилось ранее, лучше воспользоваться режимом „Копировать”. В добавляемой записи нужно указать новое значение кода нормы амортизации. Также нужно проставить в поле «дата начала» дату, с которой должно начать действовать изменение. Дата окончания должна быть пустой. После того как макет будет заполнен, система закроет предыдущую запись на основное средство в этом списке и откроет новую с указанной даты.
Есть 2 способа указания составных частей для ОС. 1-й способ – с использованием справочника составных частей, 2-й способ – без использования этого справочника.
1-й способ.(«Первичные документы» «Список документов» «Инвентарная карточка» «Составные части»).
Сначала нужно проверить, заведен ли в справочниках аналитики соответствующий справочник. Номер этого справочника должен быть указан в параметрах подсистемы в соответствующем поле. Если такой справочник есть, то, находясь в режиме просмотра данного справочника из справочников аналитики, нужно перечислить все составные части для ОС. Только после этого можно переходить ко вводу этих кодов с список составных частей ОС. Чтобы ввести записи непосредственно в список составных частей, нужно войти в список инвентарных карточек, установить маркер на нужное ОС, нажать [Enter] и во всплывающем меню выбрать режим «Составные части». После этого система покажет все записи, относящиеся к данному основному средству. Чтобы добавить составные части ОС в данный список, нужно заполнить макет:
В нем указываются такие данные:
1. Код составной части из справочника. Если система не найдет код в справочнике составных частей, то она не даст вводить информацию дальше. Если найдет, то в поле “название” система подставит название указанной составной части ОС;
2. Количество данной части в комплекте.
После ввода данных нужно нажать кнопку «Сохранить».
2-й способ. («Первичные документы» «Список документов» «Инвентарная карточка» «Составные части»).
Не указывать в параметрах подсистемы номер справочника для составных частей. В этом случае в макет ввода можно будет вводить ту информацию, которую Вы захотите. Система не будет проверять ее на наличие в справочнике.
Работа аналогична 1-му способу добавления составных частей. При этом во всплывающем меню инвентарной карточки нужно выбирать режим «Драгоценные металлы».
При работе со списками изменений стоимости в системе вводятся изменения стоимости, связанные не только с ремонтами ОС, но и с индексацией, модернизацией и т.д. Если на предприятии важно отслеживать, какие виды ремонтов и в какое время проводились для ОС, в системе есть специальный список «Ремонты по б/у», в котором хранится вся информация за весь период эксплуатации ОС. Для ввода данных в этот список нужно заполнить макет такого вида:
В нем указывается сумма ремонта, вид ремонта, дата проведения ремонта. Для сохранения данных нужно нажать кнопку «Сохранить».
«Первичные документы» «Список документов» «Акт ликвидации»
Акты ликвидации на ОС формируются из списка инвентарных карточек. После того как акты ликвидации созданы, их можно просмотреть в системе с помощью списков актов ликвидации. Отредактировать, удалить, просмотреть и напечатать акты ликвидации также можно только из списка актов ликвидации.
Как и инвентарные карточки, в списке показываются ОС, у которых дата выбытия меньше или равна дате окончания периода просмотра.
Оформление актов ликвидации основных средств производится из списка инвентарных карточек. Для ликвидации ОС необходимо:
- войти в список инвентарных карточек;
- установить маркер на инвентарную карточку данного ОС;
- выбрать во всплывающем меню режим "Ликвидация" ;
На экране появится макет для ввода акта ликвидации, в который перенесутся необходимые данные из инвентарной карточки.
В макете сначала нужно заполнить такие поля:
1. «Акт №» - номер акта ликвидации ОС;
2. Дата - дата выбытия объекта;
3. Причина ликвидации - выберите причину ликвидации объекта;
4. Полная ликвидация ОС – нужно поставить «v» для тех, кто заводит на каждое ОС свою инвентарную карточку. Для тех, кто использует групповые карточки, и нужно ликвидировать только часть ОС, которые поставлены на учет, «v» в это поле ставить не нужно, но нужно обязательно в поле «количество» поставить то количество ОС, которое снимается с учета одним способом (ликвидация с сохранением амортизации балансовой стоимости, по балансовой стоимости и т.д.).При этом предполагается, что в поле «количество» в инвентарной карточке правильно указано общее количество ОС, имеющихся в учете на момент ликвидации.
После этого нужно заполнить оставшиеся поля макета.
При выбытии ОС, относящихся ко 2 или 3 группе, в налоговом учете используется поле “сумма реализации”, при выбытии ОС, относящихся к 1 группе - “Балансовая стоимость 1 гр.”, для нематериальных активов и непроизводственных ОС – поле «износ».
При заполнении акта ликвидации для ОС 1 гр. в поле "Сумма реализации" можно указать сумму реализации без НДС, которая будет использоваться при формировании проводок;
Для правильного начисления амортизации при реализации, ликвидации и вынужденной замене ОС, относящихся к 1 группе, используется поле “Балансовая стоимость 1 гр.", в которое система рассчитывает и подставляет сумму балансовой стоимости ОС на момент ликвидации. Таким образом Вам не нужно вручную рассчитывать и вводить сумму балансовой стоимости на момент ликвидации. Для этого достаточно установить курсор на этом поле и нажать клавишу [Enter].
В поле "Износ" проставляется "0".
Для начисления амортизации ОС 2 и 3 гр система использует информацию, введенную в поле «Сумма реал. /комп.(гр.2,3)»;
- при реализации ОС в этом поле ставится сумма реализации без НДС. При расчете амортизации на эту сумму будет уменьшена балансовая стоимость соответствующей группы;
- для начисления амортизации при ликвидации ОС, а также вынужденной замене без компенсации, балансовая стоимость группы не изменяется, поэтому в поле "Сумма реализации" ставится “0”;
- при вынужденной замене с выплатой компенсации в это поле ставится сумма компенсации, на которую будет уменьшена стоимость группы 2, 3;
В поле “Балансовая стоимость 1 гр. проставляется "0";
В поле "Износ" проставляется "0".
При заполнении акта ликвидации для нематериальных активов и непроизводственных основных фондов система использует информацию введенную в поле "Износ".
В поле "Сумма реализации" можно указывать сумму реализации без НДС, которая может использоваться при формировании проводок;
При реализации, ликвидации и вынужденной замене нематериальных активов и непроизводственных основных фондов, используется поле “Износ", в которое система рассчитывает и подставляет сумму износа на момент ликвидации. Это поле заполняется системой автоматически. Для этого достаточно установить курсор на этом поле и нажать клавишу [Enter];
В поле "Балансовая стоимость 1гр." проставляется "0".
Для начисления амортизации по бухгалтерскому учету при прохождении поля «Износ по бухучету» система рассчитывает износ по бухгалтерскому учету в зависимости от того, какой метод используется для данного ОС и показывает рассчитанную сумму износа. В случае необходимости эту сумму можно откорректировать вручную.
После занесения всех реквизитов система проставит в инвентарной карточке ликвидированного объекта дату выбытия и автоматически создаст в папке "Акты ликвидации" соответствующий акт ликвидации.
Как уже говорилось ранее, акты ликвидации можно удалить только из списка актов ликвидации. В списке нужно найти акт, подлежащий удалению, и выбрать в контекстном меню режим «Удалить». При удалении акта ликвидации система убирает в инвентарной карточке дату выбытия ОС. Кроме этого, во всех списках изменения стоимости и внутренних перемещений она также убирает дату ликвидации. Поскольку этот режим затрагивает много списков, после выполнения данного режима лучше пройти по всем спискам и убедиться, что операция прошла корректно.
«Первичные документы» «Индексация по налоговому учету» «Формирование»
Для проведения индексации нужно выбрать данный режим. После этого система запросит дату, на которую нужно проводить индексацию.
После ввода даты система сделает следующий запрос:
В этом случае нужно поставить «+» и нажать кнопку «ОК». После этого индексироваться будут все ОС, по которым рассчитывается амортизация по налоговому учету, даже если этих ОС уже нет на учете.
Затем система произведет расчет первоначальной стоимости и износа ОС на указанную дату и покажет на экране список для индексации ОС:
Ликвидированные ОС, на которые продолжает начисляться амортизация, будут отмечены в списке в колонке «Ликв». Те ОС, которые выбыли из группы на консервацию, будут отмечены в колонке «Выб.из гр.» и показана дата выбытия. Это сделано, чтобы можно было проверить те данные, которые рассчитает система. Кроме этого, для проверки правильности сформированных данных в контекстном меню есть режим «Просмотреть результаты сверки износа с таблицей индивидуальной амортизации». После того как в данном списке никаких различий не будет, можно переходить непосредственно к расчету индексации.
На следующем шаге нужно отметить те ОС, для которых будут вводиться одинаковый коэффициент индексации, и выбрать в контекстном меню режим «Редактировать коэффициент». Появится макет, в котором нужно указать коэффициент и нажать кнопку «ОК». Система сама принудительно проставит «0» для записей по ОС с 5 группой (т.е. для ОС, находящихся на консервации) и для записей по ОС, выбывающим из группы. Для остальных она проставит указанный коэффициент.
Затем нужно выбрать в контекстном меню режим «Выполнить индексацию». После этого выбрать режим «Просмотреть результаты расчета». На экране появится список проиндексированных ОС с указанием стоимости и износа ОС до индексации и после нее.
Для записи результатов индексации в список изменений стоимости по налоговому учету существует 2 варианта, Какой из них выбрать – зависит от бухгалтера. Рассмотрим оба варианта и их отличия:
1-й вариант:
Индексируются как имеющиеся в наличии на момент индексации ОС, так и уже ликвидированные ОС, на которые продолжает начисляться амортизация.
Первоначальная стоимость увеличивается на величину изменения балансовой стоимости. Запись сумм индексации по имеющимся в наличии ОС и по ликвидированным ОС производится отдельными режимами. Для записи данных в список изменения стоимости по существующим ОС нужно воспользоваться режимом контекстного меню «Записать изменения в справочник по балансовой стоимости для сущ.ОС(индексация)». Для записи данных по ликвидированным ОС нужно воспользоваться режимом «Записать изменения в справочник по балансовой стоимости для ликвидированных ОС».
Для записи сумм индексации для существующих ОС нужно выполнить такую последовательность действий: если все данные устраивают, необходимо отметить все ОС в списке индексации и в контекстном меню выбрать указанный выше режим записи в список изменения стоимости. Чтобы убедиться в том, что система отработала правильно, нужно зайти в список изменений стоимости и проверить некоторые записи по усмотрению пользователя. Если все нормально, можно переходить к записи сумм индексации по ликвидированным ОС.
Чтобы занести данные по индексации для ликвидированных ОС, предварительно перед индексацией нужно создать через акты приемки инвентарные карточки на каждую группу выбывших ОС с нулевой первоначальной стоимостью и износом. После того как карточки будут существовать, можно будет на них записать суммы индексации по ликвидированным ОС для каждой группы. Для этого в контекстном меню используется режим «Записать изменения в справочник по балансовой стоимости для ликв.ОС». При этом для каждой группы система запросит инвентарный номер, на который она сможет записать сумму индексации.
2-й вариант:
В этом случае индексируются только ОС, имеющиеся в наличии на момент индексации. При записи результатов индексации в список изменения стоимости по налоговому учету увеличивается первоначальная стоимость, износ и прописывается поле „изменение износа” для изменения балансовой стоимости ОС после индексации. Запись выполняется с помощью режима контекстного меню «Записать изменения в справочник по первоначальной стоимости и износу (дооценка)».
Для записи сумм индексации нужно выполнить такую последовательность действий: если все данные устраивают, необходимо отметить все ОС в списке индексации и в контекстном меню выбрать указанный выше режим. Чтобы убедиться в том, что система отработала правильно, нужно зайти в список изменений стоимости и проверить некоторые записи по усмотрению пользователя.
При выборе обоих вариантов записи в список изменения стоимости система запросит дату внесения изменений. Дата внесения изменений должна быть такой, чтобы они могли отразиться в следующем квартале расчета амортизации. Например, если индексация проводится на 01.01.09, то дата внесения изменений в справочник изменений стоимости – 30.12.08. При этом старые записи в системе закроются 30.12.08, а новые откроются с 31.12.08.
«Первичные документы» «Индексация по бухгалтерскому учету» «Формирование»
Для проведения индексации нужно выбрать данный режим. После этого система запросит дату, на которую нужно проводить индексацию.
Затем система сделает такой запрос:
Нужно нажать кнопку «Да». Затем система произведет расчет первоначальной стоимости и износа ОС на указанную дату и покажет на экране список для индексации ОС:
На следующем шаге нужно отметить те ОС, для которых будут вводиться одинаковый коэффициент индексации и выбрать в контекстном меню режим «Редактировать коэффициент». Появится макет в котором нужно указать коэффициент и нажать кнопку «ОК».
Затем нужно выбрать в контекстном меню режим «Выполнить индексацию». Затем выбрать режим «Просмотреть результаты расчета». На экране появится список проиндексированных ОС с указанием стоимости и износа ОС до индексации и после нее.
Если все данные устраивают, нужно отметить все ОС в списке и в контекстном меню выбрать режим «Записать изменения в справочник».
При выборе данных режимов система запросит дату внесения изменений. Дата внесения изменений должна быть такой, чтобы они могли отразиться в следующем квартале расчета амортизации. Например, если индексация проводится на 01.01.09, то дата внесения изменений в справочник изменений стоимости – 30.12.08. При этом старые записи в системе закроются 30.12.08, а новые откроются с 31.12.08.
«Отчеты» «Амортизация по налоговому учету» ”Расчет»
Для расчета амортизационных отчислений для всех групп ОС, за исключением нематериальных активов и непроизводственных ОС, используется режим "Амортизация по налоговому учету" “Расчет”.
Расчет производится поквартально. В результате расчета система получает 2 варианта расчетов:
1-й – групповой расчет амортизации для всех групп, кроме первой;
2-й - индивидуальный расчет амортизации по каждому ОС.
Данные из 1-го варианта используются для составления отчетности. Просмотреть их можно из режима “Просмотр”. В процессе расчета система сохраняет полученные суммы в специальной таблице, которую можно просмотреть в режиме «Таблица расчета амортизации». В ней сохраняется весь процесс расчета амортизации: показываются суммы балансовой стоимости, взятые из предыдущего квартала, суммы прибытия и выбытия ОС в расчетном квартале, суммы амортизации и износа. Просмотреть данные из таблицы расчета амортизации за предшествующие кварталы можно в любой момент без повторного выполнения расчета амортизации.
Данные для 2-го варианта расчета являются справочными и используются системой для формирования актов ликвидации (отсюда берется балансовая стоимость для ликвидируемого ОС) и некоторых выходных документов. Просмотреть сумму амортизации и износа по каждому ОС можно из режима “Просмотр по каждому ОС“. В процессе расчета система также сохраняет эти данные в специальной таблице, которую можно просмотреть в режиме «Таблица расчета индивидуальной амортизации». В ней сохраняется весь процесс расчета амортизации по каждому ОС: показывается суммы балансовой стоимости, взятые из предыдущего квартала, суммы прибытия и выбытия ОС в расчетном квартале, суммы амортизации и износа. Просмотреть данные из таблицы расчета индивидуальной амортизации за предшествующие кварталы можно в любой момент без повторного выполнения расчета амортизации.
Для получения данных по 2-му варианту расчетов (т.е. по каждому ОС индивидуально независимо от группы), имеется 2 режима:
· не показывать отрицательные балансовые стоимости по проданным ОС;
· показывать отрицательные стоимости по проданным ОС.
Первый режим сохраняет данные по каждому ОС только для тех ОС, которые имеются в наличии или ликвидированы (проданы), но по ним осталась балансовая стоимость, которая продолжает амортизироваться. Если в каком-то квартале на предприятии имела место продажа ОС по цене, выше балансовой стоимости, то общая балансовая стоимость группы (из 1-го варианта расчетов) в следующем квартале расчета амортизации будет меньше суммы балансовых стоимостей ОС в индивидуальном расчете (2-й вариант расчетов) на сумму превышения цены продажи над балансовой стоимостью.
Если на предприятии таких продаж не было, то балансовые стоимости групп в обоих вариантах будут совпадать.
Второй режим, кроме данных из 1-го режима, показывает суммы по тем ОС, которые проданы по цене выше балансовой стоимости. Для таких ОС балансовые стоимости будут отрицательными (сумма превышения цены продажи над балансовой стоимостью) и суммы амортизации будут соответственно, тоже отрицательными. В этом случае общая балансовая стоимость группы (из 1-го варианта расчетов) будет совпадать с суммой балансовых стоимостей ОС в индивидуальном расчете (2-й вариант расчетов).
Какой режим расчета амортизации по каждому ОС выбирать, зависит только от пользователя. Единственное, что требуется – с режимом нужно определиться в момент начала работы с системой и пользоваться им всегда. Если пользоваться то одним режимом, то другим, система не сможет давать правильные результаты.
Рассмотрим теперь, что нужно сделать, чтобы рассчитать амортизацию в системе. После выбора режима главного меню «Расчет», на экране появится окно с запросом даты расчета и режима расчета.
В качестве даты нужно указать первое число квартала, за который необходимо получить данные по начислению амортизации. Режим выбирается с помощью кнопки со стрелкой в окне «Режим расчета». Затем нужно нажать кнопку «Сохранить».
После этого на экране появится запрос, пересчитывать амортизацию для всех инвентарных номеров или только для какого-то конкретного. Это сделано для того, чтобы, в случае необходимости, можно было пересчитать данные только по одному инвентарному номеру задним числом за любой прошлый квартал, не затрагивая всех остальных основных средств.
Если расчет идет по всем инвентарным номерам, нужно нажать кнопку «ОК», если нет - ввести инвентарный номер и только после этого нажать «ОК».
Сразу после окончания расчета на экране появится групповой расчет амортизации. Результаты расчета имеют такой вид:
Эти результаты можно потом отдельно, не пересчитывая амортизацию, просмотреть в режиме «Просмотр».
Для просмотра индивидуальных данных нужно выйти из режима «Просмотр» и войти в режим «Просмотр по каждому ОС». Результаты расчета имеют такой вид:
Внимание! Если, по каким-либо причинам, нужно перерасcчитать амортизацию за какой-нибудь прошлый квартал, то перерассчитать амортизацию нужно также за все последующие кварталы, за которые уже в системе имеются данные.
Печати всех результатов расчетов производятся из просмотра с помощью соответствующей формы печати из режима контекстного меню «Печать».
«Отчеты» «Амортизация по налоговому учету» «Таблица расчета амортизации»
Таблица расчета амортизации может быть использована для проверки правильности расчета амортизационных отчислений по налоговому учету, поскольку здесь можно просмотреть стоимость прибывших и выбывших основных средств по группам за предыдущий квартал, которая берется для расчета амортизации. Суммы по группам, указанные в графе "Прибыло" должны совпадать с результатами расчета реестра прихода за соответствующий период, суммы указанные в графе "Выбыло" - с результатами расчета реестра выбытия по колонке «сумма из актов ликвидации» ("Реестр прихода" и "Реестр выбытия" находится в режиме "Отчеты" главного меню системы).
Кроме таблицы по группам, система сформирует еще одну таблицу с аналогичными данными для каждого ОС («Отчеты» «Амортизация по налоговому учету» «Таблица расчета индивидуальной амортизации»).
В этой таблице аналогично таблице группового расчета амортизации, можно проверить правильность сумм прибытия и выбытия ОС.
«Отчеты» «Амортизация по налоговому учету» ”Расчет при использовании групповых карточек»
Данный расчет можно использовать тем предприятиям, которые пользуются ведением групповых карточек ОС. Для остальных нужно использовать режим «Расчет».
Результаты расчета можно просмотреть через режим «Просмотр». Для просмотра амортизации по каждому ОС в этом расчете используется 2 списка «Просмотр по каждому ОС» для ОС, имеющихся в наличии и «Просмотр по каждому ОС для ликвидированных ОС». Соответственно для ликвидированных ОС добавляется своя «Таблица индивидуальной амортизации для ликвидированных ОС».
«Отчеты» «Амортизация н/активов»
Режимы из данного пункта главного меню используются для расчета амортизации нематериальных активов.
Режим «Расчет». Этот режим использует данные налогового учета из «списка изменений стоимости по налоговому учету». Для расчета берутся ОС, для которых указана 6 группа (в системе выделена 6 группа, чтобы отличать нематериальные активы от производственных ОС). Расчет амортизации нематериальных активов производится, исходя из годовой нормы амортизации, код которой проставляется в списке изменений стоимости в поле «код нормы амортизации».
После выбора данного режима система запросит параметры расчета. Расчет производится помесячно. Нужно указать первое число месяца, за который нужно рассчитать амортизацию, режим расчета итогов (их можно делать по счетам списания затрат, по счетам приходования ОС и по кредиту счетов приходования ОС). Режим расчета итогов зависит от настройки плана счетов и потребностей пользователя. После этого указывается счет/субсчет/статья приходования нематериальных активов. Если нужно рассчитать по всем счетам/субсчетам/статьям, то в поле «счет» оставляем «0» и нажимаем кнопку «Сохранить». Если нужен расчет по конкретному счету/субсчету/статье, то нужно их указать в поле «Счет». Если Вы не помните структуру счета, его можно выбрать из плана счетов путем нажатия кнопки справа от полей для ввода счета.
Просмотреть результаты расчета можно из режима «Просмотр». Список расчета амортизации имеет такой вид:
Из режима просмотра можно напечатать список амортизации по выбранной печатной форме из режима контекстного меню «Печать».
Режим «Расчет по сроку службы». Этот режим также использует данные налогового учета из «списка изменений стоимости по налоговому учету», но рассчитывает амортизацию, исходя из месяцев срока службы, указанных в «списке изменений стоимости по бухгалтерскому учету». Такой режим сделан по просьбе пользователей. Каким режимом лучше воспользоваться, каждый пользователь решает для себя сам.
Просмотреть результаты расчета можно из режима «Просмотр».
«Отчеты» «Амортизация по сроку службы»
Режимы из данного пункта главного меню используются для расчета амортизации ОС по бухгалтерскому учету на основании срока службы, указываемого в месяцах.
Повторим, что в системе имеется несколько вариантов расчета амортизации по сроку службы.
· 1 –й метод. При использовании этого метода для ОС определяется срок службы в месяцах, начиная от даты ввода в эксплуатацию. Сумма амортизации получается путем деления первоначальной или балансовой стоимости за вычетом ликвидационной стоимости на количество оставшихся на момент расчета амортизации месяцев эксплуатации ОС. Определение, от какой стоимости для каждого ОС делается расчет определяется так: в параметрах подсистемы «учет основных средств» устанавливается дата перехода на ведение бухгалтерского учета, и для тех ОС, у которых дата ввода в эксплуатацию меньше даты перехода на ведение бух.учета, расчет амортизации ведется от балансовой стоимости, для вновь прибывших – от первоначальной стоимости. В случае модернизации или ремонта ОС срок службы ОС остается неизменным. Этот метод был реализован в момент введения новых стандартов бухгалтерского учета для предприятий, которые уже использовали нашу систему для расчета налоговой амортизации и переходили на ведение бухгалтерского учета основных средств. Для предприятий, только начинающих работу с системой, разработчик советует использовать методы 2, 5 и 7, которые будут описаны ниже.
· 2-й метод. Прямолинейный метод от первоначальной стоимости. При использовании этого метода для ОС также определяется срок службы в месяцах, начиная от даты ввода в эксплуатацию. Но при этом не устанавливается конечный срок службы ОС, сумма амортизации получается путем деления первоначальной стоимости за вычетом ликвидационной стоимости на количество месяцев, указанных в „сроке службы”.
· 3-й метод. Налоговый метод с расчетом помесячно. Для расчета этим методом в поле «группа» для всех ОС должны быть проставлены группы. Для нематериальных активов должна быть проставлена группа 6. Принцип расчета, как в налоговом учете, но периодом расчета является не квартал, а месяц.
· 4-й метод. Налоговый метод с расчетом поквартально. Для расчета этим методом в поле «группа» для всех ОС должны быть проставлены группы. Для нематериальных активов должна быть проставлена группа 6. Данный метод отличается от предыдущего тем, что расчет, как и в налоговом учете, делается поквартально. Месячная сумма амортизации получается путем деления полученной суммы квартальной амортизации на «3».
5 –й метод. По сроку службы от балансовой стоимости. Принцип расчета аналогичен первому методу. Отличие в том, что расчет всегда ведется от балансовой стоимости и остатки для начала ведения бухгалтерского учета вводятся в списке изменений стоимости, как обычная запись по изменению стоимости, но в поле «причина изменения» ставится тип «изменение метода б/у».
6-й метод. По сроку службы в случае выведения остатков в списке изменения стоимости. Принцип расчета полностью совпадает с 1-м методом, но остатки для начала ведения бухгалтерского учета вводятся в списке изменений стоимости, как обычная запись по изменению стоимости, но в поле «причина изменения» ставится тип «изменение метода б/у». На параметр „дата перехода на ведение бух.учета” этот метод не реагирует. Этот метод может использоваться предприятиями, использующими 1-й метод, если, по каким-либо причинам, нужно еще раз вывести остатки по бухгалтерскому учету на дату, которая не совпадает с параметром подсистемы «учет основных средств» «дата перехода на ведение бухгалтерского учета».
7 –й метод. По сроку службы от первоначальной стоимости. Принцип расчета аналогичен первому методу. Отличие в том, что расчет всегда ведется от первоначальной стоимости и остатки для начала ведения бухгалтерского учета вводятся в списке изменений стоимости, как обычная запись по изменению стоимости, но в поле «причина изменения» ставится тип «изменение метода б/у».
Каким вариантом расчета пользоваться, пользователь выбирает для себя сам.
Расчеты по всем методам производятся помесячно на основании данных бухгалтерского учета из «списка изменений стоимости по бухгалтерскому учету». Для расчета берутся ОС, для которых в поле «тип расчета амортизации» в списке изменений стоимости по бухгалтерскому учету указан выбранный метод или в этом поле стоит «0», но в параметрах подсистемы «тип расчета амортизации по бух.учету» стоит выбранный метод.
Режим «Расчет» используется для всех ОС, кроме нематериальных активов (т.е.для всех ОС, у которых группа не равна 6). После выбора данного режима система запросит параметры для расчета:
Нужно указать первое число месяца расчета, режим расчета амортизации и режим расчета итогов.
В качестве режимов расчета амортизации можно выбирать такие:
- Расчет (станд.в системе) – имеется ввиду метод «1»
- От балансовой стоимости - имеется ввиду метод «5»
- От первоначальной стоимости- имеется ввиду метод «7»
- Комбин.в завис.от даты смены метода расчета - имеется ввиду метод «6».
- В качестве режимов расчета итогов могут быть такие:
- По счетам списания затрат
- По счетам приходования ОС
- По кредиту счетов приходования ОС.
- После выбора всех параметров нужно нажать кнопку «Сохранить».
Режим «Просмотр» используется для просмотра результатов из режима «Расчет». Из этого режима по различным печатным формам можно распечатать список расчета амортизации из режима контекстного меню «Печать».
Режим «Расчет по нематериальным активам». Принцип расчета такой же, как и в режим «Расчет», но в списке амортизации показываются только нематериальные активы (т.е. ОС, у которых группа равна 6).
Режим «Просмотр» используется для просмотра результатов из режима «Расчет по нематериальным активам»
Режимы «Перенести данные в бух.учет», «Проставить первоначальную стоимость», «Вывести остатки по бух.учету» используются только для тех предприятий, которые вели в системе только налоговый учет, а затем решили в какой-то момент вести и бухгалтерский учет. Данные служебные режимы позволяют вывести начальные остатки для бухгалтерского учета на основании имеющихся данных налогового учета. Поскольку, в настоящий момент вряд ли существуют предприятия, ведущие только налоговый учет, на описании данных режимов мы подробно останавливаться не будем.
Режим «Просмотр таблицы расчета амортизации». Результаты расчетов амортизации ОС сохраняются в таблице расчета амортизации. Это дает возможность просмотреть результаты расчетов прошлых периодов без дополнительного запуска расчета амортизации. Данные из этого метода в таблице в поле «тип расчета» помечены цифрой, соответствующей методу расчета .
«Отчеты» «Амортизация прямолин.от первон.стоим.»
Режимы из данного пункта главного меню используются для расчета амортизации ОС по бухгалтерскому учету. Расчет производится помесячно на основании данных бухгалтерского учета из «списка изменений стоимости по бухгалтерскому учету». Для расчета берутся ОС, для которых в поле «тип расчета амортизации» в списке изменений стоимости по бухгалтерскому учету указан метод «2» и в поле «срок службы» указано количество месяцев, на которое рассчитан срок службы ОС. Как уже говорилось ранее, сумма амортизации получается путем деления первоначальной стоимости за вычетом ликвидационной стоимости на количество месяцев, указанных в сроке службы ОС.
Режим «Расчет» используется для всех ОС, кроме нематериальных активов (т.е.для всех ОС, у которых группа не равна 6). После выбора данного режима система запросит параметры для расчета:
Нужно указать первое число месяца расчета, режим расчета итогов и счет приходования ОС.
В качестве режимов расчета итогов могут быть такие:
-по счетам списания затрат
-по счетам приходования ОС
-по кредиту счетов приходования ОС.
Для расчета по всем счетам приходования ОС ничего вводить не нужно. Для расчета по конкретному «счету/субсчету/статье» нужно их ввести. Для выбора их из плана счетов можно воспользоваться кнопкой справа от поля ввода.
После выбора всех параметров нужно нажать кнопку «Сохранить».
Режим «Просмотр» используется для просмотра результатов из режима «Расчет»
Режим «Расчет по нематериальным активам». Принцип расчета такой же, как и в режим «Расчет», но в списке амортизации показываются только нематериальные активы (т.е. ОС, у которых группа равна 6).
Режим «Просмотр» используется для просмотра результатов из режима «Расчет по нематериальным активам»
Режим «Просмотр таблицы расчета амортизации». Результаты расчетов амортизации ОС сохраняются в таблице расчета амортизации. Это дает возможность просмотреть результаты расчетов прошлых периодов без дополнительного запуска расчета амортизации. Данные из этого метода в таблице в поле «тип расчета» помечены цифрой «2».
Режим «Расчет» используется для метода «3» – налогового метода с расчетом помесячно. Как уже говорилось ранее, принцип расчета у него такой же, как и в налоговом учете, но периодом расчета является не квартал, а месяц.
После выбора данного режима нужно указать параметры расчета: первое число месяца расчета и режим расчета итогов:
В качестве режимов расчета итогов могут быть такие:
- по счетам списания затрат;
- по счетам приходования ОС
После выбора всех параметров нужно нажать кнопку «Сохранить».
Режим „ Расчет поквартально” используется для метода „4” - налогового метода с расчетом поквартально. Как уже говорилось ранее, данный метод отличается от предыдущего тем, что расчет, как и в налоговом учете, делается поквартально. Месячная сумма амортизации получается путем деления полученной суммы квартальной амортизации на «3». Как и при помесячном расчете, после выбора данного режима нужно указать первое число месяца, за который нужно рассчитать амортизацию, и режимы расчета итогов.
Режим «Просмотр» используется для просмотра результатов расчета обоими методами.
Режим «таблица расчета амортизации». Все результаты расчетов за все месяцы каждым методом сохраняются в специальной таблице, которую можно просмотреть за любой прошедший период.
«Отчеты» «Закрепление ОС за МОЛ»
Данный документ показывает, какие ОС, по какой первоначальной стоимости и с каким износом закреплены за конкретным материально-ответственным лицом. Расчет можно делать на основании данных как налогового, так и бухгалтерского учета. Кроме этого, расчет можно проводить как по всем ОС, так и по материальным и нематериальным активам отдельно.
На основании данного документа в системе производится формирование ведомостей по инвентаризации ОС. Для получения данных ведомостей нужно войти в просмотр результатов расчета по конкретному материально-ответственному лицу и выбрать в списке печатных форм форму печати для инвентаризационных ведомостей.
Режим «Расчет». Для расчета нужно из главного меню войти в режим "Закрепление ОС за МОЛ", выбрать группу для которой будет производиться расчет Закрепления ОС за МОЛ: основные средства, производств. ОС, нематериальные активы а затем - "Расчет". На экране появится запрос параметров расчета. В нем нужно указать первое число месяца расчета и поставить «птичку», если нужно брать данные из бухгалтерского учета.
После ввода всех реквизитов нужно нажать кнопку «Да».
Результаты расчета можно просматривать в режимах «Просмотр» и «Просмотр по МОЛ».
Режим «Просмотр» позволяет просматривать результаты расчета по всем мат.- ответственным лицам.
Результаты расчета закрепления ОС за МОЛ имеют такой вид:
Режим «Просмотр по МОЛ» позволяет просмотреть результаты расчета по отдельному МОЛ. Для этого нужно указать того материально-ответственного, по которому необходимо просмотреть результаты. После выбора данного режима на экране появится список материально-ответственных лиц. Нужно выбрать МОЛ маркером в списке, нажать [Enter] и выбрать пункт контекстного меню «Список ОС».
Из режимов просмотра результатов расчета их можно напечатать с помощью различных печатных форм из режима контекстного меню "Печать".
«Отчеты» «Закрепление за подразделениями»
Данный документ используется для получения данных о закреплении ОС за подразделениями. Расчет производится отдельно для материальных и нематериальных активов на основании бухгалтерского и налогового учета. Принцип работы аналогичен работе с закреплением ОС за материально- ответственными лицами.
Для расчета нужно из главного меню войти в режим "Закрепление ОС за подразделениями", выбрать а затем - "Расчет". На экране появится просьба задать дату для проведения расчета. Расчет проводится за тот месяц, на который указывает дата расчета.
Просматривать результаты расчета можно в трех разрезах: по всем подразделениям, только итоговые записи или по конкретному подразделению.
«Отчеты» «Закрепление по видам ОС»
Данный режим используется для получения распределения ОС по видам с указанием первоначальной стоимости и износа на момент расчета. Эти данные используются при составлении бухгалтерской отчетности.
Для расчета нужно из главного меню войти в режим "Закрепление ОС по видам ОС", а затем - "Расчет". На экране появится просьба задать параметры расчета. Принцип работы аналогичен работе с закреплением ОС за материально- ответственными лицами.
Просматривать результаты расчета можно с помощью режима "Просмотр", напечатать - с помощью режима "Печать".
«Отчеты» «Реестр прихода ОС»
Этот режим позволяет увидеть поступление основных средств по налоговому или бухгалтерскому учету за период, который будет указан пользователем.
После выбора режима „Расчет” система попросит указать параметры расчета.
Сначала нужно указать режимы итогов, При нажатии кнопки справа на экране появятся возможные варианты итоговых записей. Нужно выбрать один из них.
Затем указать период расчета и на основании какого учета делать расчет – налогового или бухгалтерского. После этого нажать кнопку „Да”.
Затем система попросит указать счет по которому будет проводится расчет.
Введите „0” или номер счета и нажмите кнопку „ОК”.
Результаты расчета можно просмотреть и напечатать в режиме «Просмотр».
«Отчеты» «Реестр выбытия ОС»
Этот режим позволяет увидеть выбытие основных средств по налоговому или бухгалтерскому учету за период, который будет указан пользователем. Как и для реестра прихода, для расчета нужно указать вариант создания итоговых записей, период расчета и тип учета – налоговый или бухгалтерский.
Результаты расчета можно просмотреть в режиме «Просмотр». Из этого же режима можно напечатать реестр выбытия ОС.
«Отчеты» «Реестр перемещений ОС»
Этот режим позволяет увидеть передвижение основных средств между подразделениями за период, который будет указан пользователем, и их первоначальную стоимость на дату перемещения.
После выбора режима «Расчет» нужно указать вид итоговых записей и период расчета:
Все документы можно распечатать из режима "Просмотр". Результаты расчета имеют такой вид:
«Отчеты» «Реестр изменения стоимости ОС»
Этот режим позволяет увидеть ОС по налоговому или бухгалтерскому учету, которые были модернизированы за указанный пользователем период и сумму модернизации как по каждому ОС, так и по всем ОС в целом.
После выбора режима «Расчет», как для предыдущих реестров, нужно указать параметры расчета: вид итогов, период и тип учета – налоговый или бухгалтерский.
Просмотреть и распечатать результаты расчета можно из режима «Просмотр». Результаты расчета имеют такой вид:
«Отчеты» «Реестр изменения группы ОС»
Этот режим позволяет увидеть ОС по налоговому или бухгалтерскому учету, у которых были изменены группы за указанный период. После выбора режима «Расчет», как для предыдущих реестров, нужно указать параметры расчета: вид итогов, период и тип учета – налоговый или бухгалтерский.
Просмотреть и распечатать результаты расчета можно из режима «Просмотр». Данные расчета выводятся в таком виде:
«Отчеты» «Драгметаллы»
Данный режим позволяет получить ведомость наличия в ОС драгметаллов с итогами по материально-ответственным лицам. После выбора режима «Расчет» система попросит указать дату, на которую нужно показать наличие драгметаллов.
Затем нужно указать код МОЛ, по которому нужно рассчитать ведомость, или „0”, если ведомость нужно получить по всем МОЛ:
После того как на экране появятся результаты расчета, нужно в контекстном меню выбрать режим «Сортировка и итоги» и выбрать там необходимый режим.
После этого на экране появится окончательный вариант рассчитанной ведомости. Он выглядит так:
Ведомость из просмотра можно напечатать по выбранной форме.
«Отчеты» «Драгметаллы в ликвидированных ОС»
Данный режим нужен для контроля наличия и сдачи драгметаллов в ОС, снятых с учета.
После того как на основное средство, в котором имеются драгметаллы, заведен акт ликвидации, информация о наличии драгметаллов попадает в отдельный список, который можно просмотреть из режима „Драгметаллы в ликвидированных ОС”->„Перечень ОС”. В этом же списке для каждого ОС и вида драгметалла проставляется код материально-ответственного лица, которое будет отвечать за сдачу драгметаллов. Делается это через режим „Редактировать” с помощью макета такого вида:
После того как драгметаллы сданы, в этом же списке нужно отредактировать запись и проставить дату сдачи в поле „дата окончания”.
После занесения всех данных в список, можно рассчитывать ведомость
наличия в снятых с учета ОС драгметаллов с итогами по материально-ответственным лицам. Делается это в режиме «Расчет». С ним нужно работать аналогично ведомости драгметаллов в имеющихся ОС.
Кроме ведомости, можно выполнить расчет наличия и движения драгметаллов, подлежащих сдаче, в режиме «Расчет оборотов». Результаты расчета будут иметь такой вид:
«Отчеты» «Ремонты»
Данный расчет позволяет собрать общие данные по предприятию за любой период времени, какую сумму предприятие потратило на текущие и капитальные ремонты. В режиме «Расчет сумм капитального и текущего ремонтов» позволяет получить ведомость в таком виде:
«Отчеты» «Для бюджетных организаций»
Все расчеты которые производятся в пункте меню «Отчеты» описаны выше, относятся к не бюджетным организациям. Для бюджетных организаций имеются свои особенности в ведении учета основных средств, которые нашли отражение в расчетах, имеющихся в данном пункте главного меню. Рассмотрим, какие система позволяет получать расчеты для бюджетных организаций.
Расчет амортизации основных средств с двумя видами итогов – по счетам ведения затрат и счетам приходования ОС.
После выбора одного из вариантов расчетов система попросит указать дату расчета. После ввода даты система начнет выполнять расчет, результаты которого можно просмотреть в режиме «Просмотр» и напечатать по выбранной форме.
Ведомость движения ОС в разрезе материально-ответственных лиц с помощью режима «Обороты ОС по МОЛ».
После выбора режима «Расчет» система запросит период расчета.
После указания периода нужно нажать кнопку „ОК”. В результате расчета на экране появится ведомость, в которой будет показано наличие ОС на начало периода, прибытие, выбытие и наличие ОС на конец периода. Итоги сформированы по материально-ответственным лицам.
Находясь в просмотре ведомости, ее можно напечатать по выбранной форме.
Ведомость движения ОС в разрезе счетов с помощью режима «Обороты ОС по счетам».
После выбора режима «Расчет» система запросит период расчета.
После указания периода нужно нажать кнопку „ОК”. В результате расчета на экране появится ведомость, в которой будет показано наличие ОС на начало периода, прибытие, выбытие и наличие ОС на конец периода. Итоги сформированы по счетам приходования ОС
Находясь в просмотре ведомости, ее можно напечатать по выбранной форме.
Ведомость движения ОС в разрезе видов ОС с помощью режима «Обороты ОС по видам».
После выбора режима «Расчет» система запросит период расчета.
После указания периода нужно нажать кнопку „ОК”. В результате расчета на экране появится ведомость, в которой будет показано наличие ОС на начало периода, прибытие, выбытие и наличие ОС на конец периода. Итоги сформированы по видам ОС из справочника „Классификация ОС”.
Находясь в просмотре ведомости, ее можно напечатать по выбранной форме.
Закрепление ОС за МОЛ с помощью режима «Закрепление ОС за МОЛ». Данный режим позволяет получить информацию о том, какие материально-ответственные лица за какие ОС отвечают. Сначала режим запросит дату, на которую нужно рассчитать закрепление.
Результаты будут иметь такой вид:
Закрепление ОС за подразделениями с помощью режима «Закрепление ОС за подр». Данный режим позволяет получить информацию о том, за какими подразделениями какие ОС закреплены. Работа аналогична режиму закрепления ОС за МОЛ..
Закрепление ОС по видам с помощью режима «Закрепление ОС по видам». Данный режим позволяет получить данные для отчетности. Работа аналогична режиму закрепления ОС за МОЛ.
«Баланс» «Журналы-ордера»
На основании проводок можно рассчитать журналы-ордера в разрезе счетов, субсчетов, и ведомости к ним. Оформление журналов-ордеров проводится с помощью трех режимов.
Для расчета журнала-ордера нужно указать период для расчета и номер счета.
Для получения ведомости к Журналу–ордеру нужно выбрать :«Журналы-ордера» «Ведомости к журналам-ордерам». Для расчета ведомости нужно указать период для расчета и номер счета.
