За замовчуванням в програмі необхідно вручну редагувати сформовані табелі, щоб відобразити неявки працівника (лікарняний, відпустка, прогул і т.д.). Але є можливість налаштування системи таким чином, щоб дані наказів про неявки працівника автоматично враховувалися при формування табелів.
Налаштування системи полягають в наступному:
- встановлення параметрів
«Налаштування» → «Параметри системи» → «Облік заробітної плати» → «Табеля»
Необхідно в параметрах системи поставити галочку в полі «Автоматично формувати табель з урахуванням неявок»:
- налаштування довідника неявок для табелів
«Налаштування» → «Налагодження зарплати» → «Формування довідника неявок для табелів»
В довіднику неявок необхідно додати або відредагувати вже існуючі неявки, вказавши, що дана неявка буде відображатися в рядках табелю (галочка в полі «Відображати в рядку табеля при перегл.») та що необхідно віднімати час цієї неявки із фактичного часу в табелі (галочка в полі «Віднімати із фактичного часу в табелі»):
- налаштування наказів
«Налаштування» → «Налагодження зарплати» → «Формування переліку доплат/утримань»
Необхідно відредагувати накази, в які планується вносити неявки (відпустки, лікарняні і т.п.), таким чином, щоб в полі «Код неявки» був вказаний відповідний код неявки (цей код вказується в режимі «Налаштування» → «Налагодження зарплати» → «Формування довідника неявок для табелів»):
- заповнення календарів
«Довідники» → «Календарі» → «Перегляд списку календарів»
Заповнити необхідні календарі з обов’язковим вказанням кількості годин в кожному із робочих днів, незалежно від того, чи ведеться календар по годинах чи ні.
- встановлення балансу робочого часу для кожної з категорій працівників
«Первинні документи» → «Табелі» → «Норми часу»
Для кожного із видів оплати зробити наступне: розгорнути необхідний період → внести баланс робочого часу на даний місяць, використовуючи відповідний календар:
Після налаштування системи можна переходити до безпосередньої роботи з табелями, а саме:
- формування табелів
«Первинні документи» → «Табелі» → «Формування табелів» → «Повне формування»
Примітка: дану операцію необхідно проводити тільки після того, як в штатному розкладі проведено всі операції з прийняття, звільнення та зміни окладів та тарифних ставок всім співробітникам.
При виконанні даного пункту програма встановить фактично відпрацьований час з урахуванням введених наказів на відпустки, лікарняні, відпустки без збереження заробітної плати. Автоматичні зміни в табелі виконуються тільки для тих рядків, в яких в полі «наявність табелю» встановлено знак «*», «–» або «#». В протилежному випадку табель автоматично не змінюється.
- перегляд та редагування табелів
«Первинні документи» → «Табелі» → «Перегляд наявності табелів»
Відкрити необхідний підрозділ → виділити маркером працівника, якому необхідно відкоригувати табель і вибрати пункт контекстного меню «Редагувати» → зробити необхідні зміни та зберегти табель, натиснувши кнопку «Зберегти».
- вилучення табелів
«Первинні документи» → «Табелі» → «Перегляд наявності табелів»
Якщо виникне необхідність в вилученні табелів та створенні їх «з чистого листа», то це можна зробити в даному режимі наступним чином: відмітити галочками ті табелі, які необхідно вилучити → пункт контекстного меню «Вилучити» → натиснути кнопку «Продовжити» → вказати пароль: 2617655 → після цього наново сформувати табелі (в режимі «Первинні документи» → «Табелі» → «Формування табелів» → «Повне формування» або «Формування за таб.№»).
