Главной целью ведения документооборота на предприятии является быстрый доступ к систематизированной информации всех участников документооборота в любой момент. Система документооборота в «Дебет Плюс V12» основана на возможности прикрепления внешних документов (файлов любого формата) и создании документов по шаблонам MS Word.
Внешние документы
Шаблоны MS Word
К любому документу, введенному в систему, можно прикрепить внешний документ – файл любого формата (xls, pdf, doc и т.д.).
Например, отсканированный договор или предварительный вариант договора может быть закреплён за соответствующим документом "Договор". Для этого выделите документ и выберите пункт контекстного меню Прикрепить внешний документ.
Выберите файл, нажмите Открыть.
В появившемся окне заполните поля.
№ документа.Порядковый номер выводится автоматически.
Дата документа.Дата добавления внешнего документа проставляется автоматически.
Шаблон.Автоматически Empty (пустой), т.е. создается не по шаблону (о шаблонах см. раздел Шаблоны MS Word этого документа).
Название файла.Введите название.
Папка.Если хотите сохранить в другой папке, выберите её, нажав кнопку 
.
Контрагент.Проставляется автоматически.
Сумма.Если есть необходимость, заполните сумму по документу.
Комментарии.Тут Вы можете написать свои комментарии к документу.
Если в параметрах системы установлен путь на централизованное хранилище документов, то документ копируется в централизованное хранилище и становится доступным с любого рабочего места. По команде "открыть связанный документ" будет открываться документ из централизованного хранилища.
Если централизованное хранилище не установлено, то сохраняется ссылка на локальный документ. И по команде "открыть связанный документ" будет открываться локальный документ.
Путь к хранилищу документов необходимо указать в меню Настройки->Параметры системы в разделе Система->Директориив поле Документы MSOffice.
Для удобного доступа к внешним документам в список документов можно добавить колонку с кнопкой. В меню Настройки->Параметры запуска в разделе Общиепоставьте «птичку» напротив пункта Показывать колонку ‘Внешние документы’ в списках.
После чего можно будет просмотреть список прикрепленных документов и открыть любой из них, нажав на соответствующую кнопку.
Также внешние документы можно просмотреть через контекстное меню Связанные документы->Просмотр связанных документов или Перейти к связанному.Открыв на просмотр договор, Вы увидите вкладку Внешние документы, нажав на кнопку можно просмотреть прикрепленный внешний документ.
Шаблоны MS Word хранятся в каталоге Debet Plus v12/JDebet/template. Экземпляры документов, созданных по шаблону, хранятся в папке Документы MS Word (WD),которую Вы можете открыть из любой подсистемы через меню Настройки->Папки документов.
Для создания шаблона необходимо создать документ формата MS Word и настроить форму при помощи Текстового поля(панель инструментов Формыв редакторе MS Word).
Вполе Текст по умолчаниювведите переменную.
Произведя настройки шаблона, сохраните его и добавьте в систему, используя меню Шаблоны MS Word и Добавить.
Заполните форму и сохраните.
Теперь можно создавать документы по шаблону. Например, по тому же договору нажимаете Прикрепить внешний документ и в поле Шаблон выбираете только что созданный Шаблон договора подряда.
Если по каким-либо константам документа не будет информации, система предложит заполнить их (ввести значение).
Или же добавьте расширения (пользовательские поля) к данному виду документа для ввода используемой информации.
