Система «Дебет Плюс –Ресторан» предназначена для автоматизации ведения складского и бухгалтерского учета в организациях типа быстрого питания, кафе, барах, ресторанах.
Система поддерживает следующие возможности:
- ведение многоуровневого справочника номенклатуры
-
ведение неограниченного количества рецептов
-
ведение карт-замен и товаров-аналогов
-
ведение нескольких типов меню (прайс-листов)
-
автоматизация подбора и списания ингредиентов для проданных блюд
-
анализ движения и остатка товаров на складах
-
анализ продаж приготовленных блюд
-
анализ рентабельности проданных блюд
-
анализ количества израсходованных ингредиентов
-
синхронизация с front-office
Содержание
1. Начало работы
2. Ведение справочников в системе «DebetPlus-Ресторан»
2.1. Справочник кассиров
2.2. Кухни и залы
2.3. Номенклатура
2.4. Ингредиенты (Рецепты)
3. Работа с прайс-листами (Меню)
4. Приходные накладные
5. Документы перемещения
6. Синхронизация с front office «Система Ресторан»
7. Работа с чеками (создание расходных накладных и накладных списания)
8. Расценивание расходных документов
9. Приходование недостающих продуктов или подбор на других складах
10. Отчеты
10.1. Ведомость остатков
10.2. Оборотная ведомость
10.3. Выборка по отпуску (по перемещению, по приходу, по списанию)
10.4. Приготовление блюд
10.5. Расходы ингредиентов
11. Инвентаризация
12. Настройка синхронизации
13. Рекомендации
Для начала работы необходимо запустить меню Первичные документы–>Ресторан. Запустится панель «Ресторан», на которой отображены основные позиции для работы в данной подсистеме.
Пункты меню на панели «Ресторан» объединены в группы:
Отчеты – в этом разделе собраны различные виды отчетов, которые дадут представление о движении товара за любой период, об остатках на определенный момент, о перечне приготовленных блюд и истраченных ингредиентов и т.п.;
Документы – здесь собраны самые необходимые документы, используемые для ввода первичной информации;
Справочники – желательно заполнить в первую очередь, а затем можно будет дополнять их в процессе ввода документов;
Синхронизация – раздел предназначен для настройки синхронизации с front office «Система Ресторан» и для проведения непосредственно синхронизации справочников и импорта чеков из front office «Система Ресторан» в «DebetPlus-Ресторан».
Панель «Ресторан», как и любые другие вкладки и панели в «DebetPlus-Ресторан», легко перемещается в окне системы.
Для запуска расчета ведомости или синхронизации, открытия справочника или папки документов достаточно один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по соответствующей кнопке панели «Ресторан».
Для некоторых отчетов система предложит ввести параметры отбора информации, например, как в Ведомости остатков:
Алгоритм ввода и обработки первичной информации в модуле «Ресторан» выглядит следующим образом:
В справочник кассиров вносятся кассиры, а также материально ответственные лица для ТМЦ. Добавить кассира можно через контекстное меню «Добавить» или с помощью кнопки «Insert» на клавиатуре.
Чтобы просмотреть справочник кассиров (МОЛ), нужно на панели «Ресторан» нажать на кнопку «Кассиры» в группе «Справочники».
В случае, если Вы используете front office «Системы Ресторан», то содержимое справочника кассиров загружается из front office «Системы Ресторан» в данный справочник.
Перечень кухонь и залов ведется в «DebetPlus-Ресторан» в справочнике «Подразделения». Чтобы просмотреть справочник, нужно на панели «Ресторан» нажать на кнопку «Кухни/Бары» в группе «Справочники».
При редактировании/добавлении подразделения нужно на вкладке «Расширения» указать является ли подразделение кухней и/или залом.
Перечень ингредиентов и блюд ведется в «DebetPlus-Ресторан» в справочнике «Номенклатура». Чтобы просмотреть справочник, нужно на панели «Ресторан» нажать на кнопку «Номенклатура» в группе «Справочники». Или через главное меню программы Справочники -> Номенклатура.
Справочник «Номенклатура» является иерархическим. Для добавления группы/подгруппы используйте пункт контекстного меню «Добавить группу».
На вкладке «Умолчания» можно задать значения атрибутов, которыми будут инициализироваться новые элементы номенклатуры при добавлении их в эту группу (значения можно менять для конкретной номенклатуры). А именно единицы измерения, дополнительная единица измерения, тип (ТМЦ/Услуга). На вкладке «Изображения» можно указать имя файла с изображением для группы (импортируется в front office «Система Ресторан»).
Для добавления номенклатуры в определённую группу необходимо, стоя на выбранной группе или на номенклатуре в этой группе, нажать кнопку «Insert» на клавиатуре или выбрать контекстное меню «Добавить».
Код номенклатуры предлагается следующий по порядку в данной группе.
Наименование. Введите наименование
Единица измерения, выберите единицу измерения из предложенного списка (можно дополнить справочник недостающими единицами измерения).
Вид номенклатуры – «ТМЦ».
При выборе вида номенклатуры «Услуга» не будет вестись учет остатков на складе по данной позиции.
На вкладке «Дополнительно» можно заполнить информацию по дополнительным и справочным единицам измерения, выбрать разрез ведения учёта и задать значения по умолчанию.
Цена реализации будет автоматически переноситься в справочник «Меню» при его формировании.
Цена поставщика отображается при формировании приходной накладной.
На закладке «Расширения» можно отметить ТМЦ, которые будут продаваться без скидки. Если товар не фискальный (не должен выводиться на печать фискальным регистратором), проставьте соответствующую отметку.
Более подробно о заполнении справочника номенклатуры смотрите видеоролик «Справочник номенклатуры : структура и ведение», а также статью на сайте www.debet.kiev.ua
Рецептура блюд ведется в «DebetPlus-Ресторан» в справочнике «Рецепты». Чтобы просмотреть справочник, нужно на панели «Ресторан» нажать на кнопку «Рецепты» в группе «Справочники».
Форма редактирования рецепта:
При создании рецепта нужно указать:
Описание – введите название;
Процедура обработки – поле информационное, заполнять не обязательно;
Является картой замен – поставьте галочку, если создаете карту замены. Карта замены – это автоматическая или ручная замена продуктов с идентичными свойствами при их расходе .
Тип - имеется в веду категория, к которой принадлежит блюдо, например, первое, салаты, соусы и.т.д. Нажмите на кнопку 
, перед Вами откроется справочник «Типы рецептов», который нужно заполнить, двойным щелчком мыши выберите нужную позицию. Данное поле не обязательно для заполнения.
Период действия – можно использовать для сезонных блюд.
Далее нужно заполнить строки рецепта. Рецепт состоит из нескольких строк. Строки могут быть двух типов: расход и приход. Расход — указывается ингредиент, который используется в процессе приготовления. Приход — продукт, который производится с помощью этого рецепта.
Форма редактирования строк рецепта:
Расходной строкой (ингредиентом) может быть либо товар, либо блюдо (полуфабрикат) – выбирается из справочника номенклатуры, либо рецепт либо карта замены – выбирается из справочника рецептов.
Ставим галочку «Основная» на приходную строку для основной номенклатуры, которая производится по рецепту (выходов может быть несколько).
Количество — указывается количество данного ингредиента.
Период — указывается период действия в рецепте этого ингредиента (опционально).
Вид списания – не используется.
Меню в системе «DebetPlus-Ресторан» оформлено в виде прайс-листов.
Для создания нового прайс-листа зайдите в справочник «Меню» на панели «Ресторан».
Откроется вкладка «Перечень прайс-листов».
Нажмите на кнопку «Insert» или контекстное меню «Добавить».
Для каждого подразделения (зала) можно создавать свой тип прайс-листа, который задаётся латинскими буквами.
Дата – период действия меню.
Номенклатура – справочное поле, по умолчанию весь справочник номенклатуры, можно указать группу номенклатуры.
Можно использовать несколько цен для одного наименования (розничная цена, оптовая, учетная и т.д.). В данном случае будем вести по одной цене.
Подразделение – выбираем из списка подразделений с меткой «Зал». Например, «Летнее кафе».
Поля МОЛ, Счет, Субсчет – не заполняем.
В результате добавленное меню появится в общем списке прайс-листов.
Открыть меню можно двойным щелчком мыши или контекстное меню «Открыть прайс-лист». Сейчас оно пустое. Добавим позиции номенклатуры (кнопка «Insert» или контекстное меню «Добавить»).
Нажимаем 
напротив поля «Номенклатура», появится справочник номенклатуры. Двойным щелчком мыши выбираем позицию.
Окно справочника «Номенклатура» при этом автоматически закроется и можно будет далее заполнять форму справочника «Меню».
Поле «Организация» не заполняем.
Подразделение – добавляем подразделение с меткой кухня.
В поле «Цена» по умолчанию добавится цена реализации из справочника номенклатуры.
Нажимаем «Сохранить». И так далее формируем меню.
Не может быть два меню для одного и того же подразделения (зала) на одну дату.
Для облегчения составления меню на следующий период можно копировать прайс-лист со всем его содержимым на новую дату (контекстное меню «Копировать»).
После чего цену можно редактировать отдельно в каждой строке. Если цена изменилась по всем позициям на одинаковую сумму или процент, тогда можно провести массовое изменение цены следующим образом:
Отметить интересующие позиции справочника «Меню» (чтобы отметить все, воспользуйтесь сочетанием клавиш «Ctrl» + «+», отменить выделение – «Ctrl» + «-»);
Выбрать контекстное меню «Изменить цену».
Нажать 
и выбирать из списка переменных первую.
Далее дописать «+сумма, на которую изменилась цена продукции».
Или «*процент, на который изменилась цена продукции», например, увеличилась на 20%.
Таким образом Вы измените сумму на число или процент для всего перечня прайс-листа за считанные минуты.
Добавлять позиции в меню из справочника номенклатуры можно массово. Для этого воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Дополнить из справочника номенклатуры».
Отметьте нужные Вам строки справочника «Номенклатура» (или все) и дважды щелкните мышкой по одной из отмеченных строк.
На панели «Ресторан» в группе «Документы» нажмите на кнопку «Приход». Откроется окно «Приход ТМЦ20%».
На верхней панели отображена информация: в какой папке находитесь (Приход ТМЦ (НДС 20%)), метка папки (PN), соответствующий ей номер хоз.операции (1). Можно установить период отображаемых документов, указав дату начала и конца или выбрав в поле «за» варианты отображения (год, месяц, день и т.д.).
Для создания нового документа вызываем контекстное меню «Добавить» (или кнопка «Insert» на клавиатуре). Поля, выделенные цветом – обязательны для заполнения.
Вводить товар можно как по одному, воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Добавление» (Enter -> Добавление) или нажмите кнопку Insert на клавиатуре, так и массово: по справочнику номенклатуры, по ведомости остатков и по прайс-листу.
Откроется форма:
После заполнения сохраните документ.
После того, как были оприходованы продукты на склад, можно переместить их со склада на подразделения (например, кухню или бар).
Находясь в папке приходных накладных, отмечаем нужную накладную в списке и выбираем в контекстном меню пункт «Передача товара на кухню по отпускным ценам» или «Передача товара в бар по отпускным ценам». Созданный документ на основе другого – называется связанным.
Если нужно продукты разбить по подразделениям, то можно создать несколько связанных документов (то есть для каждого подразделения) и удалить ненужные записи из полученных документов, отметив их «птичкой» и нажав комбинацию клавиш «Ctrl»+«Delete».
Можно просмотреть полученные связанные документы. Для этого, стоя на нужной приходной накладной, выберите пункт контекстного меню Связанные документы -> Просмотр связанных документов или перейти к связанному.
В новом окне отобразится список документов, связанных с указанной приходной накладной.
Для запуска синхронизации нажмите на кнопку «Запуск» на панели «Ресторан» в группе «Синхронизация». Появится окно запуска синхронизации.
Перед запуском можно задать такие параметры:
Пароль – если на логин в Postgres указан пароль, здесь нужно его вводить.
Удалять меню. Если будет отметка активна – удалённые позиции справочника «Меню» при синхронизации удалятся из «Системы Ресторан».
Импортировать чеки. Если параметр не установлен, то в процессе обработки будет произведена только синхронизация справочников. Иначе произойдёт ещё и импорт чеков из «Системы Ресторан».
Варианты синхронизации.
1. За период. Нужно ввести дату начала и/или дату конца. При этом будут синхронизироваться элементы справочника, и импортироваться чеки, которые были оплачены в этот промежуток времени.
2. После чека номер. Нужно указать номер чека (по умолчанию последний импортированный чек). При этом также синхронизируются элементы справочников. Будут загружены чеки с номерами больше указанного.
Загруженные ранее чеки обработка не затрагивает, пропуская их.
Для запуска синхронизации нажмите на кнопку «Запуск».
Синхронизация проходит в такой последовательности:
1 Переносятся единицы измерения из «DebetPlus-Ресторан» в «Система Ресторан»
2 Переносятся кассиры из «Системы Ресторан» в «DebetPlus-Ресторан»
3 Переносятся группы номенклатуры из «DebetPlus-Ресторан» в «Систему Ресторан»
4 Переносятся номенклатуры из «DebetPlus-Ресторан» в «Систему Ресторан»
5 Переносятся рецепты из «DebetPlus-Ресторан» в «Систему Ресторан»
6 Переносятся кухни из «DebetPlus-Ресторан» в «Систему Ресторан»
7 Переносятся залы из «DebetPlus-Ресторан» в «Систему Ресторан»
8 Переносятся меню из «DebetPlus-Ресторан» в «Систему Ресторан»
9 Переносятся чеки из «DebetPlus-Ресторан» в «Систему Ресторан»
10. Переносятся чеки возвраты из «DebetPlus-Ресторан» в «Систему Ресторан»
На панели «Ресторан» в группе документы предусмотрены кнопки «Чеки», «Чеки возвраты» и «Чеки отказы» для работы с соответствующими видами чеков.
Также смотрите видеоролик на сайте www.debet.kiev.ua «Работа с документами»
Если Вы используете front office «Система Ресторан», то чеки в систему нужно загружать, если же нет, то чеки нужно вносить вручную.
Для добавления чека воспользуйтесь контекстным меню «Добавить» или кнопка «Insert» на клавиатуре.
Заполните шаблон:
Организация – из справочника контрагентов выберите покупателя;
Магазин – из справочника подразделений выберите нужное подразделение, например, касса 1;
Кассир – выберите кассира из справочника кассиров (МОЛ для ТМЦ);
Общая сумма чека – заполняется автоматически при добавлении новой строки;
Тип оплаты – выберите форму оплаты, которой рассчитывается клиент. При выборе смешанного типа оплаты сумма вносится в строки Сумма1 и Сумма2. Какую форму оплаты в какую строку вносить выбирается индивидуально.
Для добавления позиций в строке Номенклатура необходимо выбрать товар, это сделать можно несколькими способами:
1) нажмите на кнопку и выберите нужную позицию из справочника номенклатуры или прайс-листа (в зависимости от настроек папок).
2) начните писать код номенклатуры, система будет предлагать варианты по Вашему запросу
3) Начните писать наименование номенклатуры, система также будет предлагать варианты по запросу.
После выбора номенклатуры нажмите кнопку «Сохранить строку» и в документе добавится строка, в которой двойным щелчком мыши можно редактировать отпускную цену, количество и скидку. При повторном нажатии на эту кнопку будет на 1 прибавляться количество и соответственно меняться сумма. Таким же образом добавляются остальные строки. Когда все покупки внесены – нажмите «Выбить чек». На экране появится шаблон для внесения оплаты.
Внесите сумму, полученную от клиента и нажмите сохранить. После этого будет создан документ чек, а строки в этом окне исчезнут и можно вносить позиции для следующего чека, не закрывая это окно.
Когда все чеки внесены, нажмите кнопку «Выйти» для выхода из документа. На экране отобразятся все чеки, которые Вы вносили.
Рассмотрим дальнейший порядок работы с чеками, опишем на примере папки «Чеки»:
1. Зайдите в папку «Чеки»
2. Выделите нужные чеки
3. Запустите пункт контекстного меню «Реализация рецептов (с группировкой)»
В папке «Чеки возвраты» выберите пункт контекстного меню «Возврат реализации (с группировкой)»:
Или в папке «Чеки отказы» - пункт контекстного меню «Списание отказов (с группировкой)»:
После того, как были созданы расходные документы, их нужно расценить (списать существующие товары по рецептам или создать новые рецепты и списать по ним).
Расценивание нужно провести и для документов реализации, и для документов списания.
Документы не расцененные, отмечены ярким цветом.
Для того, чтобы расценить расходные документы выделите нужные документы и запустите соответствующий пункт контекстного меню Сервис–>Расценить документ.
После расценивания расходных документов из продуктов будут созданы блюда (документ «Готовая продукция»), после чего будут созданы связи между рецептами и проданными/списанными блюдами (т.е. между документами «Готовая продукция» и «Расходная накладная»/«Списание»).
Если продуктов на складе не хватило для того, чтобы покрыть расход, тогда нужно оприходовать недостающие продукты или подобрать их на других складах (подразделениях).
Из документа «Готовая продукция» можно создать накладную на перемещение товара по строкам с «отрицательными» остатками (строки с «отрицательными» остатками будут отмечены ярким цветом). Для этого выделите галочками документы «Готовая продукция» и выберите пункт контекстного меню Подобрать недостающие элементы на другом складе.
Система предложит выбрать счет, подразделение и МОЛ:
Подбирать недостающие элементы на складе можно как по учетной цене, так и по розничной. Это настраивается в параметрах папки документов.
Если товар есть на каком-либо складе, то система создаст документ Перемещение товара на нужное Вам подразделение.
Если же такого товара не окажется, тогда воспользуйтесь пунктом контекстного меню Создать приход для недостающих элементов.
При этом строки «Приходной накладной» будут автоматически созданы на основе строк с «отрицательными» остатками документа «Готовая продукция». Вам необходимо заполнить поля Поставщик, Подразделение, МОЛ и Счет.
Если товар оприходован не на тот склад, с которого должен списаться, то необходимо провести повторный подбор недостающих элементов на другом складе. При этом система автоматически расценит документ «Готовая продукция», а также автоматически расценит (проставит новые учетные цены) соответствующий документ «Расходной накладной» или накладной «Списание».
Отчёт «Ведомость остатков» отображает остатки товаров и материалов на указанную дату. Можно указать номенклатуру или несколько позиций номенклатуры, подразделение, МОЛ, поставщика и счет.
Результатом являются остатки по номенклатуре общие, в разрезе подразделения и партий.
Активизировав строку отчёта – можно посмотреть ведомость движения по номенклатуре. Также можно выбрать различные варианты упорядочивания и итогов (контекстное меню / Сортировка и итоги / выберите нужную Вам сортировку).
Для расчета оборотной ведомости заполните шаблон, в котором отберите критерии расчета (дата, номенклатура, подразделение, МОЛ, Счет, Поставщик).
Результатом отчёта «Оборотная ведомость» являются остатки (сальдо) на начало, обороты и остатки (сальдо) на конец в разрезе номенклатуры и партий.
В контекстном меню можно вызвать «Ведомость движения» и «Карточку складского учета».
Отбирает проданные товары за период.
Если два раза щелкнуть мышкой по «не итоговой» строке, откроется соответственный документ, в который можно внести изменения и сохранить.
В этом расчете Вы увидите перечень блюд, которые были приготовлены за данный период.
Данная выборка рассчитывается аналогично выборке по отпуску: заполните шаблон, в котором указываете период, номенклатуру и т.д.
Выборка по готовой продукции. Перечень ингредиентов, которые ушли на приготовление блюд за данный период.
Рассмотрим, как осуществить инвентаризацию ТМЦ средствами системы «DebetPlus-Ресторан».
Для того, чтобы открыть папку с инвентаризационными карточками нажмите на кнопку «Инвентаризация» в группе «Документы» панели «Ресторан».
Для добавления нового документа воспользуйтесь контекстным меню «Добавление» (или кнопка на клавиатуре «Insert»). В результате на экране появится форма инвентаризационной карточки:
Выберите подразделение, МОЛ и счет. Можно счет и не выбирать, тогда загрузятся остатки по всем счетам.
Выберите тип загрузки остатков «По партиям» или «По номенклатуре».
Для загрузки остатков воспользуйтесь контекстным меню «Загрузить остатки».
Поскольку выбран тип «По партиям», то мы можем наблюдать несколько строк с одной и той же номенклатурой и с разными остатками, которые соответствуют партиям товара.
Выделите строку, количество товара в которой необходимо изменить, и нажмите кнопку «F4» (по умолчанию). В колонке «Количество» появится курсив; передвигаться по строкам можно нажимая кнопку «Enter» на клавиатуре.
После внесения всех необходимых изменений нажмите «Сохранить».
В списке документов появится строка нового документа. Обратите внимание на колонки «Списание» и «Приход». Если по данному документу были созданы документы на списание или приход товара, то в соответствующей колонке будет стоять соответствующая отметка.
Далее для создания документов «Приходная накладная» или «Списание» воспользуйтесь контекстным меню «Приход для инвентаризации» или «Списание для инвентаризации» соответственно.
В результате появится экранная форма создаваемого документа (в данном случае «Приход ТМЦ»). Далее нужно указать папку для сохранения и в случае создания приходной накладной выбрать поставщика, после чего нажмите «Сохранить».
Для настройки синхронизации с «Системой Ресторан» нажмите на кнопку «Настройка» на панели «Ресторан» в группе «Синхронизация». Откроется окно установки параметров.
В поле «Сервер» указывается имя или IP-адрес компьютера, на котором находится база «Системы Ресторан».
База данных – имя базы данных Postgres.
Логин – имя пользователя для подключения к СУБД Postgres. По умолчанию: «postgres» (без кавычек, в нижнем регистре).
Если в процессе запуска расчета или ввода какой-либо информации в Дебет произошел сбой сети и процесс пришлось принудительно сорвать или выключился компьютер, то в таком случае настоятельно рекомендуем произвести следующие действия.
Меню Выходные документы/Выборки/Проверки/Проверка строк со ссылкой на несуществующие документы. Если в базе есть строки, по которым нет документов, то они отобразятся в списке. Выделите все строки (комбинация «Ctrl»+«+») и удалите их (комбинация «Ctrl»+«Delete»).
Такую процедуру не помешает делать один раз в пару недель.
