Подсистему "Учет заработной платы" можно условно разделить на такие разделы:

- Настройка зарплаты

-формирование списка полей лицевых счетов;

-формирование перечня приказов на доплаты и удержания;

-формирование перечня видов оплат сотрудников и перечня расчетов надбавок и удержания для введенных видов оплат

- режимы для ввода исходной информации:

- режимы для расчета заработной платы и просмотра результатов:

- Формирование проводок по результатам расчета зарплаты:

- Формирование различных отчетов (персонификация, 1-ДФ и др,);

Прежде чем приступать к вводу исходной информации в систему и выполнять расчеты, должна быть произведена настройка системы под специфику Вашего предприятия.

Внимание! Соблюдайте порядок ввода исходной информации в систему для получения правильных результатов. Осуществлять ввод нужно в следующем порядке:

• сформировать справочники: должностей, сотрудников и категорий.

• ввести штатное расписание.

• завести приказы (доплаты и удержания) на сотрудников.

• ввести табеля отработанного времени.

• установить расчетный месяц (т.е. месяц, за который будет проводиться расчет заработной платы)

• после ввода информации можно запускать расчет.

• результаты расчета просматриваются в лицевых счетах.

• рассчитать своды, ведомости, а также сформировать проводки по результатам расчета заработной платы.

Сформировать справочники

 

"Справочники" "Справочники аналитики" "Персонал"

Список сотрудников в системе играет важную роль, поскольку содержит информацию, необходимую для формирования штатного расписания, отдельных расчетов (например, для расчета отпускных) и выходных документов (платежные ведомости, расчетные листки). Каждый сотрудник имеет свой отличительный признак, который присваивается ему в начале его работы и не изменяется для него до тех пор, пока он работает на данном предприятии. Этот отличительный признак – уникальный номер, который в дальнейшем будем называть табельным номером. При формировании списка сотрудников в него заносится запись о сотруднике, которая содержит такую информацию о нем:

1. табельный номер сотрудника;
2. фамилия, имя, отчество;
3. индивидуальный номер (идентификационный код);
4. дата приема на работу;
5. дата для расчета надбавки за выслугу лет;
6. домашний адрес, № телефона.
7. Паспортные данные.
   

 

В списке можно добавлять новые записи о сотрудниках, редактировать или удалять уже имеющиеся записи. Этот список можно также пополнять в момент ввода штатного расписания.

 

Список должностей

 

"Справочники" "Справочники аналитики" "Должности"

Список должностей, является основой для формирования штатного расписания. В нем перечисляются все должности, имеющиеся на предприятии.

Для добавления должности нужно заполнить следующие поля :
1. № п/п;
2. Наименование;
3. Сокращенное наименование.

Справочники можно дополнять записями непосредственно при назначении на должность сотрудника в штатном расписании. 

Ввести штатное расписание

 

"Первичные документы" "Штатное расписание"

 

Для ввода сотрудников в подразделение Вам нужно зайти в список сотрудников данного подразделения, установить маркер на наименовании этого подразделения или любого сотрудника из него и во всплывающем меню выбрать режим "Hазначить …..". Рассмотрим, как заполняются поля данного макета для ввода данных.

• 1. Дата назначения сотрудника на должность. В этом поле вводится дата, с которой начинает действовать запись штатного расписания.

  2. Код должности, на которую назначается сотрудник. Код должности содержится в справочнике должностей (Справочники — Справочники аналитики — Должности) и уже оттуда переносится в штатное расписание. Если нужная должность отсутствует, стоя маркером в списке должностей нажмите «Insert», заполните макет и сохраните. Так можно заполнять все справочники, к которым обращается приказ на назначения сотрудника.

  3. Оклад и аванс. В эти поля вводятся соответствующие значения. Если сотрудник находится на часовой тарифной ставке или на сдельной оплате, то в поле "оклад" проставляется часовая тарифная ставка.

  4. Код ШПЗ (шифр производственных затрат) по сотруднику. ШПЗ содержатся в справочнике ШПЗ(Справочники — Справочники аналитики — ШПЗ) и уже оттуда переносится в штатное расписание. Этот справочник используется для формирования проводок по зарплате, если нельзя делать проводки по подразделениям или категориям работников.

  5. Табельный номер содержится в справочнике сотрудников (Справочники — Справочники аналитики — Сотрудники) и уже оттуда переносится в штатное расписание.

  6. Код вида оплаты. Под видом оплаты подразумевается тот тип оплаты, на котором находится сотрудник, например, повременная оплата, сдельная, сдельно-премиальная, часовая тарифная ставка и т.д. (содаржится в «перечне расчетов ЗП» и формируется в момент настройки ЗП)

  7. Код категории для сотрудника. Категории содержатся в справочнике категорий (Справочники — Справочники аналитики — Категории) и уже оттуда переносится в штатное расписание.

  8. Таблица подоходного налога: 1- таблица подоходного налога для основных сотрудников, 2 - таблица для совместителей.

  9. Не учитывать необлагаемый минимум при расчете подоходного налога – ставится галочка при увольнении сотрудника или при назначении для того что бы не предоставилась соцльгота.

  10. Признак записи "Прием на работу". Если сотрудник только принимается на работу, то в это поле ставится "+". Этот признак важен при формировании справки 8-ДР.

  11. "Служебная запись". В процессе работы часто возникает ситуация, когда сотруднику после увольнения производятся какие-либо перерасчеты заработной платы. Чтобы система могла понять, кому делаются такие начисления (поскольку при увольнении запись штатного расписания на сотрудника уже закрыта), в штатное расписание вводится специальная запись на такого сотрудника на один день с нулевым окладом в том месяце, в котором делается такой перерасчет. Чтобы система могла отличить такую запись от нормальных записей штатного расписания при формировании справки 8-ДР, в это поле ставится "+".

Подсистема ведения табелей

 

"Первичные документы" "Табеля"

Порядок работы с табелями

1. Ввести нормы времени по всем видам окладов: режим "Нормы времени"

2. Произвести проверку наличия табелей: режим "Проверка наличия табелей"

3. Просмотреть и проверить табеля: режим "Просмотр наличия табелей"

Введение шаблонов табелей

 

"Первичные документы" "Табеля" "Нормы времени"

Для удобства нормы продолжительности рабочего времени сгруппированы по годам. Группа для следующего года будет создана автоматически. Для этого достаточно в шаблоне добавления нормы времени указать новую дату (например 01.01.2007).

 

По каждому виду оплат добавляются нормы продолжительности рабочего времени (дни/часы), а также заполняются ячейки "всего дней/часов".

Проверка наличия табелей

 

"Первичные документы" "Табеля" "Проверка наличия табелей"

 

Этот режим присваивает норму и фактически отработанное время ("всего" из шаблона «нормы времени») для каждого сотрудника. Он также разбивает для сотрудника расчетный месяц на периоды с учетом периодов приказов на этого сотрудника, зависящих от отработанного времени. Если сотрудник по штатному расписанию отработал весь месяц, надбавки на него тоже заведены на весь месяц, то этому сотруднику присваивается табель по-умолчанию из списка «нормы времени» по его виду оплаты. В других случаях система табель не присваивает и его нужно ввести вручную на каждый период, который система определила для сотрудника. При этом норма времени ставится одна и та же для всех частей табеля по сотруднику (это норма дней и часов за месяц), отработанное время ставится для каждого периода времени свое.

Просмотр наличия табелей

 

"Первичные документы" "Табеля" "Просмотр наличия табелей"

В этом режиме можно: просмотреть результаты табелирования, добавить недостающие табеля, отредактировать уже существующие. Обратите внимание на колонку "Существование табеля" специальные обозначения подскажут наличие табеля или причину его отсутствия.

Специальные обозначения наличия табелей:

* - табель присвоен по умолчанию;
? - вид оплаты в штатном расписании не соответствует общему списку виду оплат;
# - шаблон за текущий месяц отсутствует;
+ - табель введен/редактирован вручную;
- - по умолчанию табель отсутствует и отработаное время надо поставить вручную. Это происходит если с штатным расписанием сотрудника, на протяжении месяца, происходят какие либо изменения: увольнение, изменение должности оклада и т. д. 

 

Редактирование табелей

 

Выделить маркером запись по сотруднику [Enter] - "Добавление/Редактирование табеля" - в окне всего проставить фактически отработанное время.

Установить месяц для расчета зарплаты.

Для этого нужно зайти в режим "Расчеты" - "Отбор месяцев для расчета" и включить тот месяц, за который будет рассчитана заработная плата.

 

Запуск расчет заработной платы.

После установки месяца расчета можно запустить расчет заработной платы и фондов на нее

 

- „Расчеты” –„Полный расчет З/П”;

- „Расчеты” –„Расчет фондов”;).

Результат расчета зарплаты можно просмотреть в лицевых счетах сотрудников:

 

Первичные документы - Лицевые счета

Первичные документы - Лицевые счета по фондам

Что бы получить сводную информацию о рассчитаной заработной плате по всей организации зайдите в пункт меню «Своды – своды по лицевым счетам».