Система "Дебет плюс V12" может быть использована для ведения простого количественного учета, без бухгалтерии.
-
Установите систему Дебет плюс V12.
-
Система поставляется с настройкой для Украины. Если вы находитесь в Украине, то вам ничего делать не надо и можно просто перейти к следующему пункту. Если в вашей стране НДС не равен 20%, то нужно предварительно указать требуемый процент НДС в параметрах системы (Настройки\Параметры системы).
-
Запустите систему, нажмите кнопку «начать работу», и на появившейся панели выберите подсистему «Учет ТМЦ». Для работы подсистемы могут понадобится атрибуты нашей организации. Их можно заполнить в меню\Справочники\Свои организации. Там уже есть одна строка организации. Ее нужно отредактировать. Если у вас несколько организаций с которых вы хотите выписывать накладные, то нужно добавить необходимые организации. Более подробно на этом останавливаться не будем.
-
В меню «Первичные документы» выберите строку «папки документов» (или нажмите первую кнопку на панели инструментов).
Папки «Приход ТМЦ» и «Реализация ТМЦ» - это как раз и есть те папки, в которые система Дебет плюс V12 будет складывать приходные и расходные накладные. Щелкнем правой кнопкой мыши по пиктограмме папки Приход ТМЦ и выберем режим «Документы».
Как видим, список накладных пуст. Нажмите клавишу Insert, чтобы вызвать режим добавления накладной или в контекстном меню, вызванным правой клавишей мыши, выберите режим «Добавление». Появится макет ввода приходной накладной
Растяните его на экране так, чтобы было видно все поля ввода. Посмотрим на макет ввода. В левой части находятся поля для ввода бухгалтерского счета, на который будут приходоваться ТМЦ. Потом мы покажем как отключить эти поля ввода если они вам не нужны, а пока поставим счет=20 субсчет=201 и щелкнем мышью на кнопку поля ввода поставщика. Появится такая картинка
Выберем нужную организацию из списка и нажмем Enter или нажмем клавишу Insert для добавления новой организации. В последнем случае появится такое окно для ввода данных по организации.
Для работы системы достаточно ввести полное название контрагента и нажать кнопку «Сохранить». Номер контрагента система предложит сама. Менять этот номер, как правило, не нужно. Однако для того, чтобы иметь более полную информацию по клиенту рекомендуется вводить дополнительную информацию. Это можно легко сделать, переключая нужные закладки. Если у вас долговременное сотрудничество с контрагентом, то рекомендуется заполнять закладку Контактные лица, т.к. эта информация используется потом в CRM модуле.
После сохранения атрибутов организации вы попадете в справочник организаций подобный приведенному на рис. 5. Нужно нажать Enter или сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши, чтобы данная организация отобразилась в макете ввода накладной.
Заметим, что поле в ввода организаций можно вводить или номер организации в справочнике или любой контекст из названия организации. После задержки в 2 секунды система выведет список организаций содержащих указанный контекст. Если только одна организация будет содержать заданный контекст она автоматически будет выбрана в поле ввода.
Система Дебет плюс V12 имеет широкие возможности для поиска информации, однако в эту тему мы углубляться не будем. Отметим лишь что контекстный поиск вызывается клавишей F7 или Ctrl+F. Полнотекстовый поиск вызывается простым набором нужного контекста прямо в списке. Окно контекстного поиска выглядит следующим образом.
Окно полнотекстового поиска выглядит так.
Для использования смотрите подсказки при наведении курсора мыши на соответствующие кнопки.
Вернемся к вводу накладной рис. 4. После указания поставщика нужно заполнить поля «подразделение» и «МОЛ» (материально ответственное лицо). Если в справочнике подразделений (МОЛ) находится только одна запись, то система будет подставлять эту запись автоматически, не требуя выбора из справочника. Если же у вас несколько подразделений или складов то нужно нажать кнопку справа от соответствующего поля ввода и добавить подразделение в справочник. В этом случае система при последующих добавлениях накладных оставит поле подразделений пустым требовать выбора подразделения из справочника.
Для добавления строки накладной нужно стать в поле ввода строк накладной и нажать клавишу «Insert». Появится окошко для ввода строки накладной следующего вида:
Первое поле - это номер строки накладной. Оно используется только для упорядочения строк в накладной. Далее идет поле «серийный номер». Если вы не ведете ТМЦ по серийным номерам, то просто оставьте его пустым. Мы будем предполагать именно этот случай.
Далее идет поле из справочника номенклатуры. Описание работы со справочником номенклатуры- довольно обширная тема. Поэтому расскажем как пользоваться справочником номенклатуры лишь вкратце, помня о том, что мы рассматриваем «простой» учет ТМЦ. Нажмем на кнопку в поле ввода номенклатуры. Появится справочник номенклатуры.
Справочник номенклатуры можно поддерживает как иерархическую структуру (дерево). Поэтому в нем есть записи двух типов: записи наименований групп ТМЦ и собственно записи ТМЦ. Для добавления записи каждого из этих типов предусмотрена отдельная строчка в контекстном меню: «добавить группу» и «добавить ТМЦ». Если вас не интересует группировка ТМЦ, то можно просто добавлять записи ТМЦ одну за другой. Система будет просто предлагать очередной номер, а пользователь должен указать наименование и единицу измерения. Остальные поля заполнять не обязательно.
Обратите внимание на поля «Ведется по поставщикам» и «Ведется по приходам». Если проставлена галочка «Ведется по поставщикам» система одинаковый товар, полученный от различных поставщиков, ведет отдельно. Т.е. отдельно считает остатки и приходы расходы даже если номенклатура одинакова. Если включен режим «Ведется по приходам» то, система одинаковый товар, полученный по разным накладным (партиям) даже от одного поставщика ведет отдельно.
Еще одно важное поле – это «Вид ТМЦ» Если в поле «Вид ТМЦ» будет указана услуга, то остатки по этой позиции вестись не будут, т.к. сложно сказать сколько консультаций или ремонтов сейчас присутствует на складе. Соответственно услуга может выписываться если остаток по ней нулевой.
Рассмотрим случай, когда нам нужен справочник номенклатуры с группами.
Запись корневой группы с текстом «справочник номенклатуры» всегда присутствует в справочнике номенклатуры. Добавление группы производиться из контекстного меню с помощью режима «добавить группу». При это группа будет добавлена в группу на которой находится текущая запись справочника номенклатуры. Если вы хотите добавить группу первого уровня «канцтовары» то текущая запись справочника номенклатуры должна находиться на записи «Справочник номенклатуры». Если же вы хотите добавить подгруппу «Карандаши» в группу «Канцтовары», то вам нужно находиться на записи группы «Канцтовары».
После того как введены группы добавление записей ТМЦ происходит по тем же правилам – для добавления ТМЦ в группу нужно чтобы текущая запись находилась в рамках этой группы.
Для пользователей других систем отметим, что цена номенклатурной позиции в справочнике номенклатуры не присутствует, т.к. номенклатура это отдельная сущность и она существует сама по себе.
Вернемся к вводу строки приходной накладной. После ввода номенклатуры нужно ввести цену и количество остальные поля заполнять не обязательно. Далее нажимаем «сохранить» на строке накладной, а затем на кнопку «сохранить накладной. Можно себя поздравить вы ввели первую накладную. Если нужно ввести больше строк в накладную то это делается аналогично описанному ранее. Если нужно добавить еще накладные нажимайте клавишу «Insert», находясь в списке накладных, и вводите на здоровье.
Чтобы посмотреть, что у нас получилось рассчитаем оборотно сальдовую ведомость.
Для этого нужно выбрать режим меню\Выходные документы\Оборотно-сальдовая ведомость\расчет. Появится макет ввода для отбора информации.
Макет ввода предлагает широкие возможности для отбора информации. Например, если указать конкретную номенклатуру или группу в качестве критерия отбора, то будет рассчитана оборотка только по этой номенклатуре или номенклатурной группе. Пустое поле ввода означает, что расчет будет производится по всем номенклатурам. Аналогично отбор может быть произведен по цене, поставщику и т.п.
Вернемся к нашему примеру. В первом поле («Итоги по») можно выбрать способ упорядочения оборотно-сальдовой ведомости. Например по складам в разрезе номенклатур или по номенклатурам в разрезе складов и т.п. Т.к. у нас рассматривается простой учет выберем упорядочение по номенклатурам, а в качестве периода выберем текущий месяц. Нажмем клавишу «ОК» и получим следующую картину.
Для просмотра оборотки в суммах нужно сдвинуть ползунок вправо.
Теперь введем расходную накладную. Для этого снова откроем окно папок документов (меню\Первичные документы\Папки документов).
Сделаем двойной щелчок мыши на пиктограмме рядом с надписью «Реализация ТМЦ» или, выделив строку «Реализация ТМЦ», нажмем правую кнопку мыши и в контекстном меню выберем режим «Документы». Откроется пустая папка с расходными накладными по реализации ТМЦ.
Нажмем клавишу «Insert» для добавления накладной. Получим следующий макет ввода.
Поле «тип прайс-листа» пока оставим в стороне, а что касается остального, отметим следующее. Для расхода ТМЦ нужно указывать тот же счет, субсчет, подразделение, матответственное лицо, на которые осуществлялось приходование ТМЦ. Иначе система скажет, что остатков ТМЦ нет. Т.к расход должен осуществляться с того склада и матответственного лица, на котором эти ТМЦ числятся. Т.к. У нас один склад, одно матответственное лицо, и мы проставляем один и тот же счет приходования (счет=20, субсчет=21), то проблем возникнуть не должно. Для добавления строки расходной накладной нужно нажать клавишу «Insert» в области ввода строк накладной. Выберем в поле номенклатура в качестве ТМЦ карандаш. И нажмем кнопку выбора учетной цены.
В появившемся списке выберем учетную цену. Т.к. карандаш у нас оприходован только по одной учетной цене, то выбор сводится к одной строке и достаточно нажать «Enter». Если бы карандаш числился по нескольким учетным ценам, то нужно было бы выбрать соответствующую строку.
Отметим, что здесь мы рассматриваем самый примитивный ручной режим ввода. Нам это нужно для лучшего понимания того как работает система. Выбор строки можно выполнять автоматически если, находясь в папке документов «реализация ТМЦ» нажать правую кнопку мыши и в контекстном меню выбрать режим «Параметры папки документов». Получим окно для настроек способа работы с данной накладной. В этом окне можно указать, например, как выбирается номенклатура: по справочнику номенклатуры, прайс-листу или ведомости остатков. Можно указать также другие возможности. Если в способе выбора учетной цены указать FIFO, то учетная цена будет выбираться автоматически. Можно разрешить системе выписывать в минус или без указания учетной цены, тогда система не будет контролировать наличие ТМЦ и разрешит выписывать, то что еще не оприходовано.
Не будем углубляться в рассмотрение различных возможностей при выписке расходной накладной, чтобы не отклоняться от нашей главной линии повествования.
Закончим ввод строки расходной накладной и сохраним накладную.
Теперь рассчитаем оборотку. Как мы это уже делали. Если окно с предыдущими результатами расчета оборотки все еще открыто система предупредит о необходимости закрыть окно с результатами предыдущего расчета оборотки. Если выполнить рекомендации системы получим следующую картину.
Для печати документа нужно нажать пиктограмму с принтером непосредственно в режиме редактирования накладной или в списке накладных в контекстном меню выбрать режим « Печать экземпляра документа» и в появившемся списке форм печати выбрать нужную форму и нажать «Enter». Появиться приблизительно такая картинка, которая говорит нам о том, что для печати накладных нужно ввести все атрибуты контрагентов, необходимые для печати накладных.
Если вы используете подсистему ТМЦ просто для контроля количества без печати накладных то, тогда можно и не заполнять атрибуты организаций. Редактор форм печати позволяет сохранять формы печати в форматах PDF, RTF, XLS и т.д. Для этого нужно нажать пиктограмму дискеты в левом верхнем углу окна просмотра печатной формы.
Для печати может использоваться выгрузка документов в пакет OpenOffice. В качестве форм печати могут использоваться шаблоны в формате DOC или XLS. Эти формы в списке выбора форм печати отмечены специальными пиктограммами. В случае использования этих форм пакету OpenOffice следует указать порт, на котором он будет слушать и тот же порт указать в параметрах системы "Дебет плюсV12".
