Скачать: 

ZP_Spravochnik2.doc

Побудова та принципи функціонування системи

• Безпосередньо розрахунок зарплати;
• Розрахунок нарахувань на зарплату (надалі, будемо називати їх фондами)
• Формування проведень по зарплаті;
• Формування і друк платіжних і розрахунково-платіжних відомостей, різних зведених документів, звітних документів.

Порядок роботи з системою

• Внести дані до штатного розпису.
• Внести дані про надбавки та утримання.
• Ввести табелі на співробітників.
• Вказати системі місяць для розрахунку і місяці для перерахунку в спеціальному режимі.
• Виконати розрахунок заробітної плати і перевірити результати, переглянувши особові рахунки.
• Виконати розрахунок нарахувань на зарплату.
• Сформувати проведення по зарплаті.
• Розрахувати і роздрукувати платіжні і розрахунково-платіжні відомості, зведення.

1. Налаштування системи

«Налаштування» «Налагодження зарплати»

1.1. Формування переліку видів оплати

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку розрахунків»

1.2. Налаштування переліку полів особового рахунку

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку полів ОР»

• Колонка «П/н» - суми, що обкладаються податком з доходів фізичних осіб (у системі надалі будемо називати прибутковим податком);
• Колонка «ПН2» - позначення, що використовується для розрахунку прибуткового податку для деяких полів, які мають особливості в розрахунку;
• Колонка «От» - входження в середні для відпускних;
• Колонка «Го» - входження в середні для держ.обов'язків;
• Колонка «Бол» - входження в середні для лікарняних;
• Колонка «Ал» - суми, з яких утримуються аліменти;
• Колонка «Нач» - суми, що входять в підсумкові суми «всього нараховано» і «всього утримано»;
• Колонка «П/ф» - суми, з яких утримуються пенсійний фонд, фонд страхування від безробіття і профспілкові внески;
• Колонка «Р/у (СП)» - для нарахувань показує суми, що входять в середню для вихідної допомоги, для утримань - суми, що виводяться у платіжній відомості;
• Колонка «СБ/к» - показано поля, суми з яких не повинні перераховуватися на картки, якщо зарплата видається не через касу підприємства;
• Колонка «М/пр» - показує поля, на які нараховується місячна премія поточного місяця, якщо премія нараховується на кілька полів ОР;
• Колонка «М/пр (пр)» - показує поля, на які нараховується місячна премія за результатами минулого місяця, якщо премія нараховується на кілька полів ОР;
• Колонка «Инд» - показує поля, на які нараховується індексація;
• Колонка «Зат» - колонка, яка дозволяє автоматично формувати шифри виробничих витрат для виділення окремих полів ОР, що відносяться на окремі бухгалтерські рахунки, на підставі шифрів виробничих витрат з відповідного довідника;
• Колонка «Спр» - колонка, в якій позначається входження полів у формування форми 1ДФ;
• Колонка «Г/пр» - колонка, яка показує входження до середньої для річної премії;
• Колонка «Суб» - колонка, яка показує входження до розрахунку довідки на субсидію;
• Колонка «П/фс» - колонка для входження полів до звіту з персоніфікації для пенсійного фонду;
• Колонка «П/фс2» - колонка, яка показує, на які поля проводяться нарахування до пенсійного фонду;
• Колонка «Уд» - колонка, яка показує, на які поля ОР нараховується утримання на кілька полів ОР;
• Колонка «С/с» - колонка показує, з яких полів утримується соцстрах;
• Колонка «Ф/з» - колонка, яка показує, на які поля проводяться нарахування до фонду страхування від безробіття;
• Колонка «ФС» - колонка, яка показує, на які поля проводяться нарахування до фонду соцстраху;
• Колонка «ФНП» - колонка, яка показує, на які поля проводяться нарахування до фонду страхування від нещасних випадків;
• Колонка «ФЗП» - колонка, яка показує розподіл нарахувань за складовими фонду оплати праці;
• Колонка «ЗП» - колонка показує, входить поле до ФОП чи ні;
• Колонка «Сравн» - колонка показує, при проведенні перерахунків за минулі місяці проводити порівняння за кодами полів особового рахунку або ще враховувати коди наказів.

1.2.1. Додавання нового поля ОР

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку полів ОР» - «Додати»

• Прибутковий податок
• Пенсійний фонд
• Соц.страх.
• Фонд зайнятості
• Аліменти
• Профспілкові внески
• Допомога на поховання

1. Якщо нарахування входить до середньої зарплати для розрахунку відпускних, потрібно поставити галочку навпроти поля «відпускних».
2. Якщо нарахування входить до середньої зарплати для розрахунку додаткових відпускних, які оплачуються з прибутку підприємства, потрібно поставити галочку навпроти поля «відпускних з прибутку».
3. Якщо нарахування входить до середньої зарплати для розрахунку вихідної допомоги, потрібно поставити галочку навпроти поля «вихідна допомога».
4. Якщо нарахування є премією, що нараховується за результатами роботи минулого місяця, для правильного входження цієї премії до розрахунку середньої зарплати для лікарняного, потрібно поставити галочку навпроти поля «лікарняних (заохоч.випл.)».
5. Якщо нарахування входить до середньої зарплати для розрахунку лікарняного всією сумою, треба поставити галочку навпроти «лікарняних (з 10.2001)».
6. Якщо нарахування є разовою виплатою, яка особливим чином, пропорційно до відпрацьованого часу входить до розрахунку середньої зарплати для лікарняного, потрібно поставити галочку навпроти поля «лікарняних (разові випл.з 2006)».
7. Якщо нарахування входить до середньої зарплати для розрахунку річної премії, треба поставити галочку навпроти поля «річної премії». При цьому звертаємо Вашу увагу на те, що система тільки збирає дані для річної премії. ЇЇ розрахунок окремо налаштовується за додатковою домовленістю з розробником.
8. Якщо нарахування входить до середньої зарплати для розрахунку держ.обов'язків та відрядження, потрібно поставити галочку навпроти поля «держобов'язків».
9. Якщо нарахування входить до середньої зарплати для розрахунку квартальної премії, треба поставити галочку навпроти поля «квартальної премії». Аналогічно, як і для річної премії, система лише збирає дані для квартальної премії. Її розрахунок залежить від специфіки підприємства і налаштовується за додатковою домовленістю з розробником.

• В полі «В нарах.на ЗП для ПФУ» вказується, чи оподатковується нарахування пенсійним фондом. При цьому потрібно вказати, куди в бухгалтерському обліку отримана з цього поля сума фонду буде ставитися - на витрати, на прибуток, за рахунок соцстраху (якщо виплата здійснюється за рахунок соцстраху) або буде братися окремо до розрахунку обмеження зарплати, якщо зарплата перевищує встановлене обмеження (для виплат чорнобильцям, наприклад, чорнобильський відпустка).
• В полі «В нарах.на ЗП для фонда соцстраху» вказується, чи оподатковується нарахування соцстрахом і як воно відображається в бухгалтерському обліку.
• В полі «В нарах.на ЗП для фонда зайн.» вказується, чи оподатковується нарахування фондом страхування від безробіття і як воно відображається в бухгалтерському обліку.
• В полі «В нарах.на ЗП для ФНВ» вказується, чи оподатковується нарахування фондом страхування від нещасних випадків і як воно відображається в бухгалтерському обліку.

1. У полі «Довідка на субс.» потрібно вибрати, чи входить нарахування до уваги довідки на субсидію, і, якщо так, то в яку колонку довідки входить;
2. У полі "Форма 1-ДФ» потрібно вказати код нарахування з довідника кодів, наданому податковою інспекцією для того, щоб система змогла розрахувати форму 1-ДФ;
3. У полі «Персоніфікація» потрібно вибрати, яким чином нарахування відображається в персоніфікації, яка надається у Пенсійний фонд.
4. У полі «Входить в заробітну плату» потрібно вказати, входить нарахування до фонду оплати праці чи ні. Ця інформація використовується в розрахунку зведень із зарплати.
5. У полі «Входження до ФОП» робляться позначки, до якої складової фонду оплати праці відносяться нарахування. Ці позначки потім використовуються при розрахунку статистичних даних по зарплаті.

• Розрахунок надбавки, що нараховується на кілька полів особового рахунку. Наприклад, надбавка за вислугу років нараховується не тільки на оклад, а на оклад і на надбавки до окладу. У цьому випадку використовується поле «Враховувати для доплат, нарахування на декілька полів ОР». У цьому полі ставиться галочка для тих нарахувань, які входять у розрахунок вислуги років (оклад, надбавка за шкідливість і т.д.).
• Розрахунок премії, при якому премія нараховується не тільки на оклад, а на оклад і на надбавки до окладу поточного місяця. У цьому випадку використовується поле «Входить в розрахунок місячної премії в поточному місяці». У цьому полі ставиться галочка для тих нарахувань, які входять у розрахунок премії (оклад, надбавка за шкідливість і т.д.).
• Розрахунок премії, при якому премія нараховується не тільки на оклад, а на оклад і на надбавки до окладу минулого місяця. У цьому випадку використовується поле «Входить в розрахунок місячної премії за минулий місяць». У цьому полі ставиться галочка для тих нарахувань, які входять у розрахунок премії (оклад, надбавка за шкідливість і т.д.).
• Розрахунок індексації зарплати у зв'язку зі зміною індексу інфляції. Для нього в полі «Враховувати в індексації» потрібно вибрати той варіант, яким чином враховується для індексації дане нарахування («не враховується», «враховується (осн.,суміс,неопод.суми)» або «враховується (труд.угода)»). Крім цього, у списку полів ОР повинні бути введені поля ОР «індексація неопод.сум» та «індексація труд.угод», для яких у макеті введення в полі «Враховувати в індексації» повинні бути проставлені відповідні відмітки: «є полем для індексації неопод.сум» або «є полем для індексації труд.угод».
• Розрахунок утримань, що нараховуються на кілька полів особового рахунку. Наприклад, страхування співробітників. У цьому випадку використовується поле «Враховувати для утримання, нарахування на декілька полів ОР». У цьому полі ставиться галочка для тих нарахувань, які входять у розрахунок цього утримання.
• Якщо при перерахуванні зарплати на картку не потрібно перераховувати суми за якимось нарахуванням, то в поле «Перераховано в ощадкасу» не потрібно ставити галочку.
• Оскільки при включенні в середні річних та піврічних премій є особливості, то в полі «Є нарахуванням» потрібно для цих полів вибрати відповідно «річна премія» або «піврічна премія». Для всіх інших полів особового рахунку в цьому полі повинно стояти «Не річна і півріч.премія».

• Розрахунок прибуткового податку для деяких нарахувань має особливості, які потрібно налаштувати, щоб розрахунок виконувався правильно.
  1-ше - особливості оподаткування допомоги на поховання для своїх співробітників. Для даного поля особового рахунку в полі «допомога на поховання» (у 3-тій групі «З поля утримуються») потрібно поставити галочку.
  2-ге - деякі нарахування не повинні враховуватися при нарахуванні соцпільги. Щоб система їх виключала з прибутку в момент визначення, чи покладена співробітнику соцпільга, потрібно в полі «не врах.для соцпільг» (у 3-тій групі «З поля утримуються») потрібно поставити галочку.
  3-тє - коли підприємство платить за навчання співробітників. Для правильного оподаткування для цього поля особового рахунку в полі «Є» потрібно вибрати режим «навч.врах.для соц.пільги».
  4-те - коли підприємство страхує своїх співробітників. Для правильного оподаткування для цього поля особового рахунку в полі «Є» потрібно вибрати режим «страх.не врах.для соц.пільги».
  5-те - оподаткування матеріальної допомоги. Можна вручну відслідковувати, в який момент мат.допомогу потрібно оподатковувати прибутковим податком. Можна цю операцію передати на виконання системою. У цьому випадку для поля «мат.допомога» потрібно в полі «Є» вибрати режим «мат.допомога для розпод.».
  Для всіх інших полів нарахувань в полі «Є» має стояти «не є страх., навч., тр.угод., негрош.випл.».

• Чи входить це поле до «Всього утримано» або воно є довідковим полем. Якщо входить, то потрібно поставити галочку навпроти «входить до «Всього утримано».
• Потрібно вибрати вид утримання в полі «Вид утримання». Система надає список зарезервованих для розрахунків видів утримань. Якщо Ваше утримання не належить до жодного з перерахованих, потрібно вибрати вид «все решта».
• Навпроти поля «Викор.для формув.плат.від-ті» треба поставити галочку, якщо поле з зарезервованих утримань має з'явитися у платіжній відомості.
• Для полів ОР утримання пенсійного фонду, соцстраху та фонду страхування від безробіття навпроти поля «Відрах.з бази для опод.прибутк.податком» повинна стояти галочка. Для інших утримань в цьому полі нічого не повинно стояти.
  ПІДСУМКИ

1.3. Налаштування довідника доплат і утримань

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку доплат/утримань»

• Сумові надбавки, що встановлюються на місяць і не залежні від відпрацьованого часу.
• Сумові надбавки, що встановлюються на період і не залежні від відпрацьованого часу.
• Сумові надбавки на період, що залежать від відпрацьованого часу.
• Процентні надбавки, що встановлюються на період та залежні від відпрацьованого часу.
• Доплати за роботу в нічний, вечірній час та святкові дні.
• Індексація зарплати у зв'язку з підвищенням цін.
• Лікарняні.
• Профспілкова відпустка.
• Прибутковий податок.
• Утримання до фонду страхування від безробіття.
• Утримання до фонду соцстраху.
• Утримання у пенсійний фонд.
• Утримання профспілкових внесків.
• Аліменти, заборгованість з аліментів, заборгованість державі.
• Кредит.
• Позика.
• Перерахування на картку.

У ньому потрібно вказати назву наказу, код наказу, номер за порядком, в полях «Шаблон», «Визначений», «Невидимий» при додаванні звичайного виду наказу нічого не ставимо, в полі «Процедура розрахунку» ставимо необхідну процедуру розрахунку. Якщо на підприємстві використовується відразу декілька видів оплати (окладники, сумісники, відрядники), і співробітникам на різних видах оплати нараховується надбавка однакового типу (наприклад, надбавка за шкідливість), але процедури розрахунку для цих видів оплати різні, то при налаштуванні може бути два шляхи: 1-й - для різних видів оплати зробити різні види наказів та заносити до них співробітників, 2-й - вносити співробітників в один наказ, але вказати системі, що в цьому наказі повинно працювати 2 види розрахунків. Перший шлях трохи простіший в налаштуванні, але вводити співробітників в різні накази не дуже зручно. А другий шлях трохи складніше налаштовувати, однак вводити дані потім простіше. Для реалізації другого шляху в полі «Процедура розрахунку» передбачена можливість вводити мітку розрахунку. Вона пишеться з початку поля англійськими літерами і починається з «:». Ім'я мітки може бути будь-яким, наприклад «: p4». Потім потрібно перейти в режим «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Редагування процедур розрахунків» і вказати для даної мітки назви розрахунків. Як це робиться, буде описано нижче при розгляді цього довідника. У полі «Тип наказу» ставимо назву макета введення. У полі «Поле ОР для ШВВ» ставимо номер поля ОР зі списку полів ОР, якщо при заповненні цього виду наказу потрібно автоматично замінювати останню цифру в ШВВ.

1.4. Формування переліку розрахунків

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку розрахунків»

У полі «Розрахунок» вводиться вид наказу з переліку доплат/утримань. Якщо Ви не пам'ятаєте код наказу, його можна вибрати, натиснувши кнопку праворуч від поля введення. Результат роботи розрахунку записується в полі «Особовий рахунок». Якщо Ви не пам'ятаєте код поля, натиснувши кнопку справа, можна вибрати його із списку. У другому полі «Особовий рахунок2» вводиться ще один код поля ОР для деяких розрахунків, які пишуть результат відразу в два поля (наприклад, для розрахунку нарахувань і утримань «_na_ud»). Після введення всіх полів потрібно натиснути кнопку "Зберегти".

1.5. Формування переліку розрахунків по фондах

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Форм. переліку роз. по фондах»

3. «_cmpfnd».

1.6. Редагування довідника постійних величин

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Редагування довідника констант»

У цьому довіднику зібрані параметри розрахунків, які можуть змінюватися протягом роботи системи на підприємстві у зв'язку зі зміною законодавства або можуть відрізнятися для різних підприємств. Ці постійні величини (будемо надалі називати їх константами) потрібно вчасно змінювати, інакше розрахунки будуть давати неправильні результати. Змінювати значення вже наявних констант можна в режимі головного меню «Довідники» «Постійні величини». Додавати нові константи можна тільки в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Редагування довідника констант». Щоб додати нові константи, потрібно увійти в даному режимі в перегляд списку констант і в контекстному меню вибрати режим «Додати» або натиснути на клавіатурі клавішу «Ins». Після цього на екрані з'явиться макет введення:

У ньому потрібно ввести назву постійної величини, ідентифікатор, який встановлюється розробником, період дії (якщо дата закінчення відразу не відома, то її не ставимо) і значення на зазначений період. Потім натискаємо кнопку «Зберегти». Якщо значення константи зміниться, то його можна змінити або в цьому режимі, або в режимі головного меню «Довідники» «Постійні величини». Зміна значення константи в даному режимі робиться так: потрібно в списку знайти «старий» запис, проставити в ньому дату закінчення, після чого додати новий запис (можна скопіювати зі «старого» запису), в якому ще раз вказати ідентифікатор (той самий, що і в старому записі) константи, новий період і нове значення.

• zan1000 - якщо значення цього параметра = 1, то при утриманні та нарахування внесків до фонду безробіття враховується обмеження зарплати;
• soc1000 - якщо значення цього параметра = 1, то при утриманні та нарахування внесків до фонду соцстраху враховується обмеження зарплати;
• pns1000 - якщо значення цього параметра = 1, то при утриманні та нарахування внесків до пенсійного фонду враховується обмеження зарплати;
• nsl1000 - якщо значення цього параметра = 1, то при нарахуванні внесків до фонду страхування від нещасного випадку враховується обмеження зарплати;
• sum_ogr - величина обмеження зарплати, вище якого внески до фондів не беруться;
• gr_soc - величина зарплати, після якої при утриманні соцстраху застосовується 1% (замість 0,5%);
• cod_soc - код поля особового рахунку з переліку полів ОР, в яке записується довідково сума соцстраху 0,5% для тих, у кого зарплата менше кордону gr_soc, додатково до поля особового рахунку «соцстрах», до якого записується сума утримання в соцстрах для всіх співробітників;
• proc_pns - відсоток утримання пенсійного фонду з зарплати;
• proc_soc - відсоток утримання соцстраху з зарплати вище gr_soc;
• proc_soc1-відсоток утримання соцстраху з зарплати нижче gr_soc;
• proc_zan - відсоток утримання фонду безробіття із зарплати;
• proc_prf - відсоток утримання проф. внесків з зарплати;
• prof_pns - відсоток відрахування в пенсійний фонд;
• prof_pnsi - відсоток відрахування в пенсійний фонд для інвалідів;
• prof_soc - відсоток відрахування до фонду соцстраху;
• prof_zan - відсоток відрахування до фонду безробіття;
• prof_nsl - відсоток відрахування до фонду нещасних випадків.

• datnal - перехід на новий розрахунок прибуткового податку, з 2004 року значення повинне бути = 1;
• minnal - межа суми зарплати, при якій при розрахунку прибуткового податку покладена соц.пільга;
• soclgot - сума соц.пільги;
• procsl - неоподатковуваний відсоток по страховці за рахунок підприємства при розрахунку приб. податку;
• npogr - неоподатковувана сума на поховання свого працівника;
• izmlg  - зміна пільги на дітей; якщо значення = 0, то дається ще одна додаткова пільга в розмірі соцпільги, =1 - не надається додат. пільга;
• izmnx - якщо значення = 1, то при нарахуванні сум майбутніх періодів пільга не надається;
• proc_s - відсоток прибуткового податку з сумісників.
  Для розрахунку індексації

• prmin - величина прожиткового мінімуму для розрахунку індексації;
• pinf - константа, що показує поріг інфляції, після чого починає нараховуватися індексація (значення повинно бути 101);
• kfind - індекс інфляції в %, якщо використовується розрахунок з переліку розрахунків «_indeks»;
• normavir - місячна норма виробітку при розрахунку індексації для відрядників.
  Для розрахунку лікарняного

• Minimum - сума мінімальної зарплати;
• statss - значення = 1 і показує, що в статистиці накопичуються без обмеження суми, що обкладаються соцстрахом;
• blotr - значення = 1, якщо при розрахунку середньої зарплати суму, що перевищує обмеження по зарплаті, в не повністю відпрацьованому місяці потрібно брати пропорційно до відпрацьованого часу незалежно від причини неявки;
• bl2006 - значення завжди повинно бути = 1;
• bl2008 - значення = 1, якщо потрібно включити зміни до розрахунку лікарняних з січня 2008 року (змінений розрахунок за мінімальною ЗП, коли лікарняний переходить на 2 місяці і визначення кількості відпрацьованих на попередньому місці роботи місяців);
• bl0508 - значення = 1, якщо зроблений перехід на новий код статистики з 22 травня 2008 року через нове включення разових виплат.
  Для збору статистики для розрахунку лікарняного

• dnotp — к-сть календарних днів у році за вирахуванням святкових і неробочих днів;
• prkf - якщо значення = 1, при розрахунку відпускних річна премія не множиться на коефіцієнт, що збільшується.
  Для розрахунку аліментів

• proc_nbk - фіксований відсоток банку при виплаті зарплати через картки
• min_sbor - сума мінімального поштового збору
• isminal - якщо значення = 1, враховується, щоб сума аліментів не була менше відсотка від мінімальної з/п.
  Для розрахунку форми 1-ДФ

• bez_kop - округлення (якщо значення = 1, то сума до видачі виходить без копійок і копійки переходять на майбутні періоди);
• kopuv - якщо значення = 1, то для звільнених співробітників суму «до видачі» буде розраховувати до копійок, а для інших працівників сума «до видачі» буде заокруглюватись, як вказано у параметрі «bez_kop».
  Для розрахунків доплати за роз'їзний характер роботи

• sum_rozezd - сума доплати за роз'їзний характер робіт;
• sumrzn - сума доплати за роз'їзний характер робіт, якщо кількість виїздів проставляється в табелі.
  Для розрахунку доплат за нічні, вечірні, святкові при проставленні часу в табелі

• pr_vech - % для вечірніх при розрахунку за табелем;
• pr_prazn - % для святкових при розрахунку за табелем;
• pr_noch - % для нічних при розрахунку за табелем.
  Для розрахунку премії відрядникам за нарядом

• okl - код поля ОР для окладу;
• otpt - код поля ОР для поточних відпускних;
• otpb - код поля ОР для майбутніх відпускних.

1.7. Формування довідника неявок для табелів

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування довідника неявок для табелів»

• Поле «Врах. при розрах.однораз.виплат і премій при розр. лікарняних». При розрахунку сум одноразових виплат, що входять у розрахунок середніх для відпускних, потрібно ввести дві неявки «лікарняні» і «відпускні». Для неявки «лікарняні» вказати в цьому полі «відноситься до лікарняних». Для неявки «відпускні» вказати «відноситься до відпускних». Для решти неявок в цьому полі слід вибрати значення «не враховується».
  Якщо на підприємстві багато співробітників, щоб полегшити введення неявок, можна піти таким шляхом: для неявок по відпускних і лікарняному не проставляти в табелі час. Оскільки дані про відпускні та лікарняні для розрахунку сум відпускних і лікарняних заносяться в спеціальний наказ, то можна ввести накази на відпустку, а потім вибрати в тому ж режимі пункт контекстного меню «Проставити ознаку наявності неявки у табелі». Після цього в табелі на кожного співробітника система проставить, чи був він у відпустці в цьому місяці. При такому налаштуванні для розрахунку статистичних даних у полі «Додається до відпр.часу при розрахунку статист.даних» для цієї неявки потрібно вказати, що час береться з наказу, тобто вибрати в цьому полі значення «є відпусткою і дод.з наказів на відп.».
• Поле «Додається до відпр.часу для розрахунку лікарняних». При розрахунку лікарняних відпрацьований час для середньої зарплати збільшується на час прогулів. Якщо потрібно, щоб система автоматично з табеля витягувала дану неявку й корегувала час для розрахунку лікарняних, потрібно створити неявку «Прогул» і в цьому полі поставити галочку.
• Поле «Для викл.міс.з тих,за які сплач.внески до СС при розрах.лікарняних». Якщо співробітник був повний місяць у відпустці за свій рахунок або був на лікарняному у зв'язку з нещасним випадком на виробництві, то цей місяць не враховується в числі тих, в яких сплачувалися внески в соцстрах. Щоб система автоматично виключала такий місяць, потрібно створити неявку «Відпустка за свій рахунок» або «Травма на виробництві» і в даному полі поставити галочку.
• Поле «Для викл.міс.при розрах.річної премії в розрах.лікарняних». Це поле використовується, якщо потрібно автоматично виключати місяці з розрахункового періоду для розрахунку лікарняного для тих неявок, які тривають повний місяць, тобто таких, як хвороба, відпустка по вагітності та пологах, відпустка по догляду за дитиною до 3-х років. Потрібно створити вищеперелічені неявки і в даному полі поставити галочку. Такі неявки, як відпустка по вагітності та пологах та відпустка по догляду за дитиною до 3-х років, використовуються при розрахунку середньооблікової кількості. Якщо вони будуть вводитися через табель, то в полі вводу «Викл.при розрах. середньообл.к-сті (береться з табеля чи ні)» також має стояти, що час береться з табеля.
• Поле «Для викл.місяця з розрахунку відпускних». Неявка «Відпустка по догляду за дитиною до 3-х років» впливає на розрахунок декількох розрахунків (лікарняних, відпускних, середньооблікової кількості). Тому, якщо потрібно, щоб при наявності цієї неявки автоматично виключався місяць з розрахунку відпускних, потрібно для неї в даному полі поставити галочку.
• Поле «Викл.з календ.днів для розрахунку відпускних». Неявки, що не оплачуються і відбуваються з вини адміністрації або за законом, виключаються із календарних днів, на які ділиться заробіток за 12 місяців при розрахунку відпускних. Щоб система автоматично накопичувала час даних неявок (відпустка з вини адміністрації, весілля, похорон, простій, оплачувана), потрібно створити записи з даними неявками і в цьому полі макета введення поставити галочку.
• Поле «Додається до відпрац.часу при розрахунку статист.даних». На розрахунок середньооблікової чисельності в еквіваленті повної зайнятості впливає час перебування в оплачуваній відпустці, у відрядженні, виконання держобов'язків. Щоб система змогла врахувати час перебування по даних неявках при розрахунку середньооблікової чисельності, потрібно ввести вищезгадані неявки і в даному полі вказати, звідки брати для них час. Неявки по відпускних використовуються при розрахунку разових виплат для лікарняних. За ними час вводиться в табель. Для відряджень і держобов'язків необов'язково брати час з табеля, можна брати його з особових рахунків чи наказів. Спосіб вибору часу вказується в даному полі.

1.8. Ознаки видів оплати для лікарняних

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Ознаки видів оплати для лікарняних»

• 1 - вид оплати ставиться до оплати за окладом;
• 2 - вид оплати ставиться до оплати за погодинною тарифною ставкою;
• 3 - вид оплати ставиться до відрядниках.

Записи в цьому довіднику повинні бути введені для всіх видів оплати, виділених у режимі «Формування переліку розрахунків». У макеті введення потрібно вказати код виду оплати та ознаку, до чого відноситься даний вид оплати.

1.9. Редагування процедур розрахунків

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Редагування процедур розрахунків»

1.10. Налаштування параметрів зарплати

«Налаштування» «Параметри системи»

Для налаштування параметрів зарплати слід перейти в режим «Налаштування» «Параметри системи» - «Облік заробітної плати»:

1.10.1. Загальні налаштування параметрів зарплати

«Налаштування» «Параметри системи» - «Облік заробітної плати»

1.10.2. Параметри наказів

«Налаштування» «Параметри системи» - «Облік заробітної плати» - «Накази»

Аналогічно за замовчанням у полі «Проставляти ШВВ в спрощених відпускних з ШР» стоїть галочка. Це означає, що при занесенні наказів в режимі «Первинні документи» «Спрощені відпускні» ШВВ проставляється автоматично з штатного розкладу. А якщо в цьому рядку галочка не стоїть, то ШВВ, у разі потреби, треба буде вносити вручну.

Якщо в полі «Перерахунок % в наказах індексації при зміненні дати базового запису» поставити галочку, то система автоматично буде перераховувати відсоток індексації у відповідних наказах при зміні дати базового запису. А якщо галочку не ставити, то перерахунок треба буде запускати вручну через пункт контекстного меню «Перерахувати % індексації» в режимі перегляду наказів на індексацію («Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Дозволяє нараховувати індексацію індивідуально»).

1.10.3. Параметри табелів

«Налаштування» «Параметри системи» - «Облік заробітної плати» - «Табелі»

Якщо в полі «У перевірці табелів враховувати годинни» стоїть галочка, то це означає, що при перевірці табелів (в режимі «Первинні документи» «Табелі» «Перевірка наявності табелів») будуть враховуватися години, а якщо галочка не стоїть, то при перевірці наявності табелів будуть враховуватися тільки дні.

1.10.4. Параметри довідників

«Налаштування» «Параметри системи» - «Облік заробітної плати» - «Довідники»

В ньому слід вказати коди довідників аналітики, в які вносяться типи ставок страхового внеску, категорії застрахованих осіб, підстави для обліку стажу окремим категоріям осіб та об'єкти нарахування страхових внесків для коректного введення даних про пенсійне страхування у наказах в штатному розписі.

1.10.5. Параметри зведень

«Налаштування» «Параметри системи» - «Облік заробітної плати» - «Зведення»

При переході в даний режим відкриється наступне вікно:

 

 

Якщо в полі «Відображати повний рік в персоніфікації» поставити галочку, то система буде показувати дані щодо працівника в режимі «Зведення» «Персоніфікація» «Перегляд» за повний рік.

Якщо в цьому пункті меню вибрати підпункт «Ім'я вихідн.файлу 1ДФ (DArrccnn.k)», то з'явиться наступне вікно:

 

 

Ці параметри використовуються при формуванні форми 1-ДФ. Якщо в цьому режимі проставити код області та органу державної податкової служби і натиснути кнопку «Зберегти», то система не буде запитувати Вас про ці параметри при формуванні форми 1-ДФ.

2. Введення первинної інформації в систему

2.1. Список співробітників

«Довідники» «Довідники аналітики» «Персонал (підзвітні особи)»

Список співробітників в системі відіграє важливу роль, тому що в ньому вводяться всі співробітники, яким нараховується заробітна плата. Кожному співробітнику присвоюється унікальний код, який далі будемо називати табельний номер. На цей табельний номер вводитиметься інформація про всі доплати і утримання, що є для співробітника.

 

 

Крім табельного номера, у списку співробітників вводяться всі дані про співробітників, які використовуються в різних розрахунках і відомостях. На наступному рисунку представлений шаблон введення інформації про працівника:

 

 

Щоб система змогла розраховувати лікарняні, у списку працівників потрібно зробити додаткове налаштування, щоб для кожного співробітника можна було вказувати, чи він сплачував внески в соцстрах на попередній роботі. Після того, як налаштування зроблене (робиться один раз), можна заходити в перегляд довідника персоналу в даному режимі і вводити інформацію про співробітників. Налаштування робиться в режимі «Налаштування» «Довідники аналітики». У ньому потрібно створити такі розширення до довідника:

1. Розширення з ім'ям «VZNSS», що позначає, чи була сплата страхових внесків за 6 місяців до дати прийому на роботу. Тип розширення - логічний (так, ні). Для співробітників, які відпрацювали понад 6 місяців на одному підприємстві, можна дане поле в розширеннях не заповнювати. Для нових співробітників його заповнювати потрібно, тому що інакше в системі не матиме даних про сплату страхових внесків. Це розширення використовувалося в 2007 році.

2. З 2008 року в системі є можливість більш детального обліку кількості місяців сплати внесків в соцстрах. Для цього потрібно додати ще два розширення до довідника персоналу:

• «MVZNSS» - ціле число, що позначає кількість місяців, за які людина сплатила внески в соцстрах на попередній роботі;
• «UCHPRIN» - тип «так/ні», позначає, чи враховувати при підрахунку

кількості місяців, за які сплачувався соцстрах, місяць прийому на роботу.

Якщо розширень з пункту 2 немає, то система скористається даними з пункту 1.

Для створення цих розширень потрібно виконати такі послідовні дії:

• увійти в режим «Налаштування» «Довідники аналітики»;
• встановити маркер на рядок, що відноситься до довідника персоналу і в контекстному меню вибрати пункт «Розширення довідника»;
• натиснути на клавіатурі клавішу «Ins» або вибрати пункт контекстного меню «Додати»;
• заповнити макет введення.

Розглянемо, як заповнити макет введення для першого розширення до довідника:

 

 

У макеті потрібно поставити галочку в полі «Використовувати», в полі «Мітка» ввести ім'я розширення, ввести назву розширення і вибрати тип поля. Вказати спосіб занесення значень - користувачем. Потім натиснути кнопку «Зберегти». Аналогічно вводяться інші розширення.

Після створення модулів в режимі налаштування довідника персоналу, в макеті введення даних щодо працівника з'явиться додаткова закладка з розширеннями, в якій по кожному співробітнику можна вводити значення для створених розширень.

 

 

2.2. Список посад

«Довідники» «Довідники аналітики» «Посади для ЗП»

Програма поставляється з уже заповненим списком посад. Якщо він недостатньо повний для даного підприємства, то його можна розширити в режимі «Довідники» «Довідники аналітики» «Посади для ЗП», натиснувши клавішу «Ins» або вибравши пункт контекстного меню «Додати» і заповнивши наступний макет:

 

 

2.3. Довідник категорій персоналу

«Довідники» «Довідники аналітики» «Категорії персоналу для ЗП»

Важливе місце при обліку праці і зарплати має поділ персоналу підприємства на категорії за тими функціями, які вони виконують в процесі виробничо-господарської діяльності. Для даної системи такий розподіл буде проявлятися при розрахунку зведень, а також при рознесенні суми ЗП і нарахувань на зарплату за рахунками. Наприклад, можна виділити категорії згідно витратних рахунків, наприклад, рахунок 23, 91 і т.д. і за цими категоріями робити свій набір проведень.

2.4. Довідник постійних величин

«Довідники» «Постійні величини»

Під постійною величиною розуміється числове значення, яке не змінюється протягом тривалого проміжку часу і яке впливає на розрахунок інших величин. Наприклад, до них може відноситися сума мінімальної заробітної плати. Зміна числового значення постійних величин здійснюється стандартним чином (задання дати початку та дати закінчення дії даного числового значення). Сам довідник постійних величин встановлюється розробником під час запуску системи. На наступному рисунку вказано ті постійні величини, значення яких використовуються системою при розрахунку різних доплат і утримань. Розширивши цей довідник (в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Довідник постійних величин»), користувач може пристосувати програму під зміни в законодавстві.

 

 

2.5. Календарі

«Довідники» «Календарі»

Для того, щоб простіше було вводити в систему дані про відпускні та лікарняні, треба створити календар на кожен місяць року, в якому будуть проставлені робочі, святкові і вихідні дні для тих видів оплати, які є на підприємстві. Якщо для різних видів оплати графіки роботи співпадають, то можна створювати один вид календаря. Дані про святкові дні, в момент введення календаря, бухгалтер повинен підкоригувати вручну, тому що в нашій країні є свята, дата яких змінюється для різних років. Введення календаря здійснюється так: у контекстному меню вибираємо режим «Додати» і заповнюємо макет. Спочатку вводимо номер календаря (для зручності можна зробити такий же номер, як і у вида оплати, наприклад, 1000), його назву, і вказуємо, чи буде проводитися розрахунок лікарняних виходячи з годин (якщо на підприємстві лікарняні оплачуються тільки по днях, то в цьому полі галочку не ставимо). Також зазначаємо, чи буде робитися календар у розрізі табельних номерів. Якщо у людей для одного виду оплати або для всього підприємства застосовується один графік роботи, то немає необхідності вводити табель на кожну людину. У цьому випадку галочку теж не ставимо.

 

 

Потім, стоячи маркером на створеному типі календаря, вибираємо в контекстному меню режим "Перегляд списку календарів» і вказуємо період відбору інформації. Після цього в новому вікні вибираємо пункт контекстного меню «Додати» і заповнюємо макет для кожного місяця. У макеті система сама проставить робочі дні (позначення «Р») і вихідні дні (позначення «В»). Святкові дні потрібно підкоригувати вручну (під конкретним числом місяця натиснути на кнопку і вибрати позначення «П»).

 

 

Після того, як всі поля введення заповнені, потрібно натиснути кнопку «Зберегти».

Виправити дані в календарі або видалити непотрібний календар можна за допомогою пунктів контекстного меню «Редагувати» і «Видалити» відповідно.

2.6. Прибутковий податок основний

«Довідники» «Прибутковий податок осн.»

Після прийняття закону про податок на доходи фізичних осіб у цьому довіднику буде всього один рядок:

• Базова сума — 0.
• Базовий податок — 0.
• Відсоток — 15.
• Дата початку — 01.01.07.
• Дата закінчення — порожня.

 

2.7. Довідник тарифів по машинах

«Довідники» «Прибутковий податок осн.»

Використовується для нарахування зарплати водіям. У ньому вказується код машини, назва машини, тариф і період дії тарифу. Цей довідник використовується в подальшому при введенні наказу на розрахунок зарплати водія в режимі «Первинні документи» «Доплати та утримання».

2.8. Поштовий збір для аліментів

«Довідники» «Пошт. збір для аліментів»

Цей довідник використовується при розрахунку аліментів для розрахунку поштового збору за пересилку аліментів. У довіднику вказується шкала, по якій пошта бере збір за пересилання сум, за допомогою пункта контекстного меню «Додати».

 

 

2.9. Електронний збір для аліментів

«Довідники» «Електр. збір для аліментів»

Даний довідник використовується при розрахунку аліментів для розрахунку збору, який бере банк при видачі зарплати через картки за пересилання аліментів. У довіднику вказується шкала, за якою банк бере збір за пересилання сум, за допомогою пункта контекстного меню «Додати».

 

 

2.10. Шкали для пенсійного фонду

«Довідники» «Шкали для пенс.фонду»

Цей довідник використовується при розрахунку пенсійного фонду для окремих категорій співробітників (бюджетників), для яких пенсійний фонд розраховується за шкалою. Принцип введення шкали аналогічний до довідників зборів для аліментів.

2.11. Ощадні каси

«Довідники» «Ощадні каси»

Цей довідник використовується при перерахуванні зарплат на картки при формуванні наказів на співробітників. Номер можна проставити будь-який. Далі вказується розрахунковий рахунок, МФО, код ЄДРПОУ та назва банку (відділення банку).

 

 

2.12. Границі мінімальної зарплати

«Довідники» «Границі мінімальної з/п»

Цей довідник використовується при формуванні статистичного звіту, в якому розраховується, скільки чоловік в які границі заробітної плати потрапляють. Наприклад, можна вказати таку шкалу:

 

 

2.13. Ставки вислуги років

«Довідники» «Ставки вислуги років»

Цей довідник використовується для розрахунку доплати за вислугу років (для старого виду наказу).

Наприклад:

 

 

2.14. Ставки вислуги років для премії

«Довідники» «Ставки вислуги років для премії»

Цей довідник може використовуватися для розрахунку премії, яка залежить від вислуги років (для старого виду наказу).

Наприклад:

 

 

2.15. Довідник розцінок

«Довідники» «Довідник розцінок»

Цей довідник є застрарілим, однак може використовується для розрахунку зарплати за нарядами.

2.16. Довідник індексів споживчих цін

«Довідники» «Довідник індексів спож. цін»

Цей довідник використовується для розрахунку відсотку індексації зарплати в результаті зростання споживчих цін. У ньому помісячно заносяться у відсотках індекси споживчих цін, що публікуються в пресі, на підставі яких у наказі система в момент введення співробітників до наказу розраховує відсоток індексації.

Наприклад:

 

 

2.17. Шифри виробничих витрат

«Довідники» «Шифри виробничих витрат»

Цей довідник використовується на підприємстві для формування проведень по зарплаті, якщо для поділу зарплати по рахунках виробничих витрат не можна скористатися виділенням підрозділів або категорій персоналу. Наприклад, якщо зарплату всіх співробітників якого-небудь підрозділу або категорії можна віднести на один витратний рахунок при формуванні проведень, то вводити шифри виробничих витрат (надалі будемо називати їх ШВВ) немає необхідності. Якщо ж на підприємстві один і той же працівник протягом місяця може працювати на різних роботах, які в бухгалтерському обліку відображаються по різних рахунках, то в цьому випадку потрібно вводити ШВВ. Якщо в систему вводяться ШВВ, то для всіх видів доплат, які можуть бути у співробітників, повинні бути присвоєні ШВВ. Маються на увазі оклади, відрядна зарплата, надбавки, відпускні, лікарняні і т.д. Якщо будь-які доплати йдуть на окремий рахунок у бухгалтерському обліку (наприклад, відпускні або лікарняні), то для них повинні бути виділені окремі ШПЗ, за якими в подальшому можна буде виділити суми для формування проведень. Принцип формування ШВВ такий: співробітнику в штатному розписі присвоюється основний ШВВ, який система автоматично переносить до наказів на надбавки для даного працівника, але цей шифр при необхідності може бути змінений. Крім цього, за допомогою налаштування довідника полів особових рахунків можна зробити так, щоб ШВВ для деяких видів доплат налаштовувалися автоматично.

Щоб було зрозуміло, про що йде мова, розглянемо на невеликому прикладі, яким повинен бути порядок дій з формування ШВВ: припустимо, на підприємстві є цех, на якому зарплата начальника цеху повинна ставитися на 91 рахунок, зарплата робітників - на 23 рахунок. Для того щоб система змогла сформувати проведення, потрібно:

1. виділити, наприклад, такі ШВВ і внести їх в довідник ШВВ:

910 - оклад і надбавки для керівництва

911 - відпускні для керівництва

912 - лікарняні за рахунок підприємства для керівництва

913 - лікарняні за рахунок соцстраху для керівництва

230 - зарплата робітників

231 - відпускні робочих

232 - лікарняні за рахунок підприємства робітників

233 - лікарняні за рахунок соцстраху робочих

2. Для кожного співробітника в штатному розкладі вказати основний ШПЗ (910 або 230).

3. У налаштуванні зарплати у формуванні переліку полів ОР для поля особового рахунку «Профспілковий відпустка» в макеті введення в поле «Код затрат» поставити «1», для поля ОР «Лікарняні за рахунок підприємства» - поставити «2», для поля «Лікарняні за рахунок соцстраху» - поставити «3».

4. У налаштуванні зарплати у режимі «Первинні документи» «Доплати та утримання» знайти накази на відпустку, лікарняні за рахунок соцстраху та за рахунок підприємства і вказати в них код поля ОР з пункту 3.

5. В режимі головного меню «Зведення» «Рознесення по рахунках» «Налагодження» «Налагодження по ШВВ» вказати ШВВ і кореспонденцію рахунків з плану рахунків, на яку повинна буде ставитися сума за вказаним ШВВ.

6. У результаті цих дій система буде в наказах проставляти співробітнику ШВВ зі штатного розпису, якщо в налагодженні наказу не вказано код поля ОР. Якщо цей код буде зазначений (у нашому прикладі для відпускних та лікарняних), то в ШВВ з штатного розпису остання цифра буде замінюватися на код, вказаний у відповідному полі ОР і формуватиметься новий ШВВ, за яким після розрахунку ЗП можна буде сформувати проведення по потрібних рахунках.

 

   2.18. Тарифні ставки

Перебуваючи в підсистемі зарплати, перед заповненням довідника тарифних ставок (меню «Довідники - Довідник тарифних ставок»), потрібно спершу створити і заповнити довідник видів тарифних ставок, для цього відкриваємо меню «Налаштування - Довідники аналітики» і додаємо новий довідник, називаємо його «Типи арифних ставок », тип вказуємо простий, систему можете вказати зарплату або не вказувати взагалі. Після збереження відкриваємо його з допомогою контекстного меню «Перегляд» або в меню «Довідники - Довідники аналітики» і заносимо дані, наприклад:

Потім заходимо в меню «Налаштування — Параметри системи» і в «Облік заробітної плати - Довідники» в параметрі «Типи тарифних ставок» вибираємо доданий раніше довідник:

Після збереження параметрів, можемо заносити дані в довідник тарифних ставок.Для кожного типу тарифної ставки вказуємо розмір ставки і період її дії, наприклад:

Створимо наказ, для цього відкриваємо меню «Налаштування - Налагодження зарплати - Формування переліку доплат / утримань» і у доплатах додаємо або копіюємо на основі існуючого наказу нову доплату, у процедурі розрахунку і тип наказу вказуємо _prk56

Після збереження запис наказу буде зеленого кольору (за замовчуванням він відключений), його потрібно включити за допомогою контекстного меню «Включити доплату (утримання)». Якщо немає відповідного поля особового рахунку для нашої доплати, то додати його в меню «Налаштування - Налагодження зарплати - Формування переліку полів ОС» або відредагуємо поле, яке не використовується. Для розрахунку доплати в меню «Налаштування - Налагодження зарплати - Формування переліку розрахунків» в 9000 папці додаємо розрахунок, в якому вказуємо № по порядку, доплату, яку ми створили і поле особового рахунку:

Після збереження (створені розрахунки за замовчуванням відключені) включаємо наш розрахунок за допомогою контекстного меню «Включити розрахунок», в колонці «Вкл» повинен з'явиться «+».
Тепер ми можемо заносити накази в меню «Первинні документи - Доплати і утримання» в нашу доплату, причому є можливість враховувати час з табеля по годинах або пропорційно відпрацьованому часу..

При виборі тарифної ставки, сума ставки проставляється автоматично орієнтуючись на період наказу, потрібно враховувати, що якщо протягом цього періоду ставка мінялася, то система видасть повідомлення:

У такому випадку потрібно створити декілька наказів відповідно до періодів зміни ставок.

3. Штатний розпис

«Первинні документи» «Штатний розклад»

Після введення довідників можна переходити до введення штатного розпису, який є тією основою, на якій будується вся система розрахунків.

Штатний розпис визначає організаційну структуру підприємства. У ньому відображаються всі переміщення працівників усередині організації, починаючи з моменту прийняття на роботу до моменту звільнення. У штатному розписі повинні відображатися всі зміни, що стосуються окладів, видів оплати (наприклад, якщо співробітник переведений з відрядної оплати на оклад), прийняття нових співробітників на роботу, переведення співробітників з посади на посаду в одному і тому ж підрозділі або в інший підрозділ або їх звільнення. Оскільки таких змін може бути дуже багато, в штатному розписі може бути багато записів за різні періоди, які важко переглядати через їх велику кількість. Тому в системі перегляд штатного розпису відбувається за певний період, який система відразу запитує при вході в даний режим:

 

 

Крім того, якщо на підприємстві працює багато співробітників, то вони, як правило, організаційно діляться по відділах, цехах і т.д.. У штатному розписі в системі теж можна виділити оргструктуру, прийняту на підприємстві. Це дозволяє бухгалтеру швидше і краще орієнтуватися в штатному розписі та вносити до нього зміни. Система дозволяє переглядати штатний розпис співробітників як по всьому підприємству в цілому, так і по окремих його підрозділах. На екрані це виглядає так: зліва знаходиться оргструктура підприємства, яка дозволяє вибрати підрозділ, по якому бухгалтер хоче переглянути штатний розпис:

 

 

Якщо потрібно переглянути штатний розпис по всій організації, то потрібно вибрати в орструктурі запис, що відноситься до організації та встановити на ньому маркер. Якщо потрібно переглянути штатний розпис по підрозділу, потрібно встановити маркер на цей підрозділ. Після цього в правій частині екрану з'являться записи про співробітників, що відносяться до зазначеного маркером підрозділу. Для переходу між записами штатного розпису і оргструктури потрібно користуватися мишею (підвести мишу в потрібну частину екрану і зробити одне клацання лівою кнопкою миші).

Введення штатного розпису починається з введення оргструктури підприємства.

3.1. Формування оргструктури підприємства

«Первинні документи» «Штатний розклад»

Оргструктура створюється один раз і потім може коригуватися у разі потреби. Під час перегляду оргструктури її можна згортати і розгортати. Якщо всередині підрозділу чи організації є ще підрозділи більш низького рівня, то їх можна переглядати, а можна згорнути їх перегляд і залишити тільки підрозділи верхнього рівня. Для цього, якщо всередині підрозділу є підлеглі підрозділи, ліворуч від назви організації або підрозділу з'являється кнопка. При натисканні лівою кнопкою миші на цю кнопку структура підрозділу буде згортатися або розвертатися.

Наприклад, в такому випадку структура згорнута:

 

 

А в такому розгорнута:

 

 

Якщо на запис з назвою організації (підрозділу) натиснути правою кнопкою миші, то з'явиться контекстне меню, в якому можна вибирати дії щодо введення або зміни оргструктури:

 

 

Перед введенням оргструктури необхідно продумати, на які підрозділи буде зручно розбити Вашу організацію. Ця структура потім може знадобитися при формуванні платіжних відомостей та формування проведень по ЗП.

3.1.1. Додавання назви організації

«Первинні документи» «Штатний розклад»

Додавання назви організації проводиться безпосередньо в штатному розписі. Макет для введення має такий вигляд:

 

 

У макет потрібно ввести:

• Найменування.
• Скорочена назва.
• Дата створення.
• Дата ліквідації (вводиться за фактом, на момент введення назви організації - порожня).

3.1.2. Додавання нового підрозділу

«Первинні документи» «Штатний розклад»

Для того, щоб ввести підрозділ нижнього рівня, потрібно встановити маркер на назву організації і в контекстному меню вибрати режим "Додати підрозділ". Макет введення заповнюється аналогічно макету додавання організації:

 

 

Якщо потрібно додати підрозділ усередині іншого підрозділу, потрібно встановити маркер на цей підрозділ і в контекстному меню вибрати режим «Додати підрозділ».

3.1.3. Редагування підрозділу

«Первинні документи» «Штатний розклад»

Виправлення помилок при введенні підрозділу здійснюється за допомогою пункта контекстного меню «Редагувати». У ньому можна виправити назву підрозділу, дату створення і дату ліквідації. Підпорядкованість підрозділу виправити не можна. Для виправлення вкладеності потрібно видалити запис по підрозділу і додати новий.

3.1.4. Видалення підрозділу

«Первинні документи» «Штатний розклад»

Повне видалення підрозділу здійснюється за допомогою пункта контекстного меню «Видалити». Якщо підрозділ введено неправильно (наприклад, не той рівень вкладеності), і при цьому в цей підрозділ ще не були призначені працівники, то його можна видалити і ввести правильно заново. Якщо ж у цей підрозділ вже були введені співробітники, то спочатку потрібно видалити записи на співробітників, і тільки після цього система дасть можливість видалити запис по підрозділу. Якщо ж на співробітників була введена інша інформація (табелі, накази, особові рахунки), то система не дасть видалити ні записи на співробітників, ні записи по підрозділу. Тоді потрібно проставити за записами на співробітника і підрозділ дату закінчення (ліквідації), відкрити з наступного числа це підрозділ правильно і ввести в нього по-новому співробітників. Така операція здійснюється за допомогою пункта контекстного меню «Ліквідувати».

3.2. Формування штатного розпису

«Первинні документи» «Штатний розклад»

Після того, як введена організаційна структура і більше нічого на даному етапі не треба виправляти, можна переходити до введення записів про співробітників в штатний розпис. Це робиться в такий спосіб:

• Встановити маркер на підрозділ, у який будуть вводитися співробітники.
• Система покаже штатний розпис даного підрозділу, і в нього можна буде додавати записи про співробітників або робити виправлення у вже наявних записах.

Розглянемо, які режими є в меню і для чого вони призначені.

3.2.1. Призначити співробітника на посаду

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Призначити...»

Призначення працівника на посаду відбувається за допомогою пункта контекстного меню «Призначити...». Розглянемо, як заповнюються поля макета введення даних:

В ньому є такі поля:

Дата призначення працівника на посаду. Це дата фактичного прийому на роботу для нових співробітників. Це також може бути дата останньої зміни окладу або посади перед тим, як дані вводяться в систему. Якщо ці дані невідомі, то це дата введення системи в експлуатацію.

Дата звільнення працівника з посади. Це дата звільнення працівника з посади при переведенні на іншу посаду або «повному» звільненні.

Створити вакансію.

Посада. Код посади, на яку призначається співробітник. Код посади міститься в довіднику посад (в режимі головного меню «Довідники» «Довідники аналітики» «Посади для ЗП») і вже звідти переноситься в штатний розпис. Щоб потрапити до довідника посад, потрібно натиснути на кнопку поряд з полем вводу для коду посади, а потім встановити маркер на потрібній посаді і два рази клацнути правою кнопкою миші.

Оклад і Аванс. У ці поля вводяться відповідні значення. Якщо співробітник знаходиться на погодинній тарифній ставці або на відрядній оплаті, то в поле "Оклад" проставляється погодинна тарифна ставка.

ШВВ - шифри виробничих витрат використовуються при рознесенні зарплати по рахунках. Шифри виробничих витрат використовуються для рознесення зарплати по рахунках витрат у тому випадку, якщо всередині підприємства немає строгого розподілу приналежності кожного підрозділу або категорії до певного витратного рахунку або самі шифри надаються вищестоячою організацією.

Табельний номер співробітника. Табельний номер міститься в довіднику співробітників (в режимі головного меню «Довідники» «Довідники аналітики» «Персонал для ЗП») і вже звідти переноситься в штатний розпис. Щоб потрапити до довідника персоналу, потрібно натиснути на кнопку поряд з полем вводу табельного номеру, а потім встановити маркер на потрібному співробітнику і два рази клацнути правою кнопкою миші.

Вид оплати. Під видом оплати мається на увазі той тип оплати, на якому знаходиться співробітник, наприклад, почасова оплата, відрядна, відрядно-преміальна, погодинна тарифна ставка і т.д. Якщо Ви не пам'ятаєте код виду оплати, потрібно натиснути на кнопку поряд з полем вводу вида розрахунку, встановити маркер на потрібному виді оплати і два рази клацнути правою кнопкою миші.

Код категорії. Категорії містяться в довіднику категорій (в режимі головного меню «Довідники» «Довідники аналітики» «Категорії персоналу для ЗП») і вже звідти переноситься в штатний розпис. Щоб потрапити до довідника категорій, потрібно натиснути на кнопку поряд з полем вводу для коду категорії, встановити маркер на потрібній категорії і два рази клацнути правою кнопкою миші.

Код кваліфікації (звання). Кваліфікації (звання) містяться в довіднику кваліфікацій (в режимі головного меню «Довідники» «Довідники аналітики» «Кваліфікації (звання)») і вже звідти переноситьмя в штатний розпис. Щоб потрапити до довідника кваліфікацій (звань), потрібно натиснути на кнопку поряд з полем вводу для коду кваліфікації, встановити маркер на потрібній категорії і два рази клацнути правою кнопкою миші.

Табл. прибуткового податку:
1 - таблиця прибуткового податку для основних співробітників;
2 - таблиця для сумісників.

Пенсіонер й Інвалід. В цих полях вказується, чи є працівник пенсіонером або інвалідом за допомогою відмітки галочкою відповідного поля.

Випробувальний термін. В цьому полі вказується випробувальний термін.

Підстава. В цьому полі вказується підстава прийому працівника на роботу.

Тип запису:

«Прийом на роботу». Якщо працівник тільки приймається на роботу, то в цьому полі ставиться галочка. Ця ознака є важливою при формуванні форми 1-ДФ;

«Звільнення». Якщо працівник звільняється, то в цьому полі ставиться галочка. Ця ознака є важливою при формуванні форми 1-ДФ;

«Службовий запис». У процесі роботи часто виникає ситуація, коли працівникові після звільнення здійснюються будь-які перерахунки заробітної плати. Для цього співробітника беруть на 1 день і розраховують виплати. Ця ознака є важливою для формування звітів, тому що цей запис не повинен враховуватися при розрахунку середньооблікової і облікової чисельності.

«Не враховувати в обліковій кіл-сті штатних співробітників». У цьому полі треба поставити галочку, якщо співробітник іде в декрет, і забирати її, коли співробітник повертається з декрету.

3.2.2. Призначити масово

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Призначити масово...»

Призначення працівників на однакові посади в одному підрозділі з однаковим окладом відбувається за допомогою пункта контекстного меню «Призначити масово...».

У даному режимі, як і в режимі «Призначити...», вказується код посади, код категорії, вид оплати, оклад, аванс, дата прийому на роботу, таблиця прибуткового податку і т.д. Відмінність полягає лише у введенні табельних номерів. Якщо в режимі «Призначити...» вводиться табельний номер тільки одного співробітника, то в режимі «Призначити масово...» зазначаються відразу кілька співробітників. Це робиться так: після того, як заповнені всі поля макету (крім табельного номеру), потрібно натиснути кнопку «Зберегти». Після цього на екрані з'явиться список співробітників. За допомогою галочок потрібно відзначити співробітників, які будуть призначатися на посаду, після чого натиснути на клавіатурі клавішу «Enter». Після цього в штатному розписі з'являться записи про всіх обраних співробітників.

3.2.3. Редагувати наказ на призначення

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Редагувати наказ на призначення»

Якщо при введенні даних на співробітника в режимі «Призначити...» були допущені деякі помилки, їх можна виправити за допомогою пункта контекстного меню «Редагувати наказ на призначення». Для цього потрібно встановити в штатному розписіі маркер на потрібному співробітнику і вибрати вищевказаний пункт. Далі змінити в макеті помилково введені реквізити. Принцип введення даних такий, як і в режимі «Призначити...», але тут не можна змінити код посади і табельний номер. Якщо код посади або табельний номер ввели неправильно, але запис щодо працівника до штатного розпису тільки вводиться та інша інформація ще не вводилася (накази, табелі), то можна видалити цей запис і ввести новий через режим «Призначити...». Якщо інша інформація вже вводилася і робився розрахунок зарплати, то потрібно закрити цей запис на співробітника і ввести новий. Після виправлення помилок потрібно натиснути кнопку «Зберегти».

За допомогою цього наказу можна також звільнити співробітника. При цьому потрібно заповнити дату звільнення і поставити тип запису «Звільнення».

3.2.4. Звільнити співробітника

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Звільнити...»

Звільнення співробітника відбувається за допомогою пункта контекстного меню «Звільнити...». Потрібно встановити маркер на записі про співробітника, якого потрібно звільнити, після цього вибрати зазначений вище режим. Якщо цей режим використовується для звільнення співробітника, то потрібно ввести дату звільнення, поставити галочку в полі «Не враховувати соцпільги», щоб у місяці звільнення при розрахунку прибуткового податку не враховувалася соцпільга, якщо працівник пропрацював менше 15 днів у місяці звільнення. Якщо цей режим використовується для того, щоб перевести працівника на іншу посаду або відкрити на співробітника новий запис у штатному розписі, то в полі «Не враховувати соцпільги» галочку ставити не треба.

3.2.5. Редагувати наказ на звільнення

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Редагувати наказ на звільнення...»

Якщо співробітник був звільнений за допомогою режиму «Звільнити...», то виправити дату звільнення або поле «Не враховувати соцпільги» можна за допомогою пункта контекстного меню «Редагувати наказ на звільнення...». Якщо співробітник був звільнений через режим «Редагувати наказ на призначення» і при цьому був зазначений тип запису «Звільнення», то відредагувати дату звільнення теж можна за допомогою даного режиму.

3.2.6. Перевести на посаду

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Перевести...»

Переведення працівника на нову посаду відбувається за допомогою пункта контекстного меню «Перевести...». При цьому потрібно встановити маркер на запис штатного розпису, з якою буде переводитися співробітник, і вибрати в сконтекстному меню даний режим. Після цього потрібно вказати останню дату роботи на цій посаді, новий підрозділ і код нової посади, на яку переводиться співробітник, новий вид оплати, новий оклад, аванс, ШВВ і т.д. Після цього слід натиснути клавішу «Зберегти».

У результаті роботи цього режиму система закриє попередній запис штатного розпису і відкриє новий запис на співробітника. При цьому не тільки відкриється новий запис на співробітника в штатному розписіі, але для цього співробітника перевідкриються накази на доплати, які залежать від відпрацьованого часу. Це дуже зручно в тому випадку, якщо, наприклад, співробітнику збільшується оклад і при цьому для нього залишаються всі надбавки, наявні до підвищення окладу. Якщо ж працівника переводять в інший підрозділ і при цьому у нього вже не буде тих надбавок, які були в попередньому підрозділі, то зручніше звільнити працівника з посади за допомогою режиму «Звільнити» (вказати в цьому режимі дату звільнення, поле «Не враховувати соцпільгу» не заповнювати) і призначити його на посаду в новому підрозділі за допомогою режиму «Призначити...».

3.2.7. Відкрити штатний розпис з нової дати

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Відкрити ШР з нової дати (зміна окладу)»

Якщо виникла ситуація, коли потрібно збільшити оклад не одному співробітнику, а всім працівникам одночасно, то для цього зручно скористатися даним режимом. Для цього потрібно галочкою відмітити тих працівників, яким потрібно змінити оклад і вибрати пункт контекстного меню «Відкрити ШР з нової дати (зміна окладу)».

Після цього система запитає підтвердження здійснення операції:

Якщо хочете продовжити, відповідайте «Так», після чого система запросить пароль для здійснення операції:

Пароль – 2617655. Введіть його і натисніть «Ок».

Якщо пароль введено правильно, система запитає, чи збільшити оклад на відсоток від попереднього окладу:

Якщо всім зазначеним працівникам зарплата підвищується однаково (наприклад, на 10%), то зручно скористатися даною можливістю системи, в цьому випадку слід натиснути «Так», після чого ввести відсоток підвищення:

Те ж саме система запитає про аванс.

Можна також збільшити відразу аванс на той же відсоток, що і оклад, або виправити його вручну.

Потім система запитає:

При відкритті нових записів штатного розпису треба обов'язково відповісти «Так».

Після цього система попросить вказати дату, з якої буде відкриватися новий штатний розклад:

Введіть дату та натисніть "Ок".

Після цього система запитає, чи потрібно перевідкривати накази. Оскільки накази на надбавки, які залежать від відпрацьованого часу, відносяться до конкретних записів штатного розпису, то, оскільки після збільшення окладів співробітникам закриваються старі записи штатного розпису і відкриваються нові, потрібно так само вчинити і з наказами на надбавки - закрити записи на накази, що відносяться до старих записів штатного розпису і відкрити нові записи на накази. Щоб полегшити роботу бухгалтера по перевідкритті наказів, система може закрити старі накази і відкрити нові сама в режимі контекстного меню «Відкрити ШР з нової дати (зміна окладу)». Для цього на запитання системи потрібно відповісти «Так».

Після того виконання розрахунків для всіх зазначених співробітників система закриє старі записи і відкриє нові.

Якщо Ви не вводили відсоток підвищення окладів у момент роботи режиму по перевідкритті штатного розпису, то система в нові записи штатного розпису перенесе оклади та аванси з попередніх записів, і ці оклади та аванси потрібно буде змінити вручну. Для цього можна використовувати режими «Проставити оклад», «Змінити оклад на %», «Змінити аванс на %».

3.2.8. Проставити оклад

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Проставити оклад»

Цей режим дозволяє змінити оклад у записі штатного розпису без використання режиму «Редагувати наказ на призначення». Він заощаджує час на виправлення окладу, якщо всі інші реквізити у записі штатного розпису введено. Перед роботою цього режиму потрібно відзначити тих співробітників, для яких будуть здійснюватися зміни, а потім вибрати в контекстному меню режим «Проставити оклад». Він проставить зазначеним співробітникам ту суму окладу, яка буде вказана в макеті введення, наприклад:

Якщо натиснути на кнопку «Ок», то у відмічених співробітників оклад зміниться на введену суму:

3.2.9. Змінити оклад на % і Змінити аванс на %

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Змінити оклад на %» («Змінити аванс на %»)

Перед використанням цих режимів також потрібно відзначити галочками тих співробітників, для яких будуть робитися зміни. Режим контекстного меню «Змінити оклад на%» змінить оклади для зазначених співробітників на той відсоток, який буде вказано в макеті введення. Режим контекстного меню «Змінити аванс на %» змінить аванси для зазначених співробітників на той відсоток, який буде вказано в макеті введення, наприклад:

3.2.10. Масове проставлення ШВВ і Проставлення ШВВ в наказах по значенню з ШР

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Масове проставлення ШВВ» («Проставлення ШВВ в наказах по значенню з ШР»)

Бувають ситуації, коли після того, як на підприємстві вже впроваджена програма з обліку заробітної плати і всі дані про співробітниках введені, змінюється принцип відображення зарплати по бухгалтерських рахунках і потрібно скористатися веденням шифрів виробничих затрат.

Для полегшення праці бухгалтера по введенню ШВВ в цьому випадку корисно скористатися даними режимами. Режим «Масове проставлення ШВВ» дозволяє присвоїти вказаний в макеті ШВВ одночасно декільком співробітникам.

До вибору цього режиму відзначте в штатному розписі співробітників, яким потрібно присвоїти однаковий ШВВ, виберіть цей режим у контекстному меню, введіть потрібний код ШВВ в макет введення і натисніть «Ок».

Режим «Проставлення ШВВ в наказах по значенню з ШР» дозволяє проставити ці ШВВ з штатного розпису в наказах на доплати для всіх співробітників, чим суттєво полегшить роботу бухгалтера.

3.2.11. Повна інформація по співробітнику

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Повна інформація по співробітнику»

Даний режим дозволяє в одному місці побачити відразу всю інформацію про співробітника, яка є по ньому в системі обліку заробітної плати - від штатного розпису, наказів і табелів до особових рахунків і даних про нарахування до фондів на заробітну плату. Це дуже зручно при пошуку помилок або в тому випадку, якщо потрібно знайти якусь інформацію щодо працівника. Не треба заходити в різні режими меню, все можна переглянути в одному цьому режим:

3.2.12. Показати історію

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Показати історію»

Даний режим дозволяє переглянути всі зміни в штатному розписі (ШР) для одного співробітника, що є в системі. Він зручний в роботі, оскільки, працюючи з ШР, який заданий за певний період, Ви не можете побачити зміни в ШР по співробітнику за інші періоди. А за допомогою пункта контекстного меню «Показати історію» Ви зможете побачити всі зміни в ШР по співробітнику, не виходячи з ШР і не вказуючи новий період.

4. Введення доплат і утримань на співробітників

«Первинні документи» «Доплати і утримання»

4.1. Загальна організація робіт з наказами

«Первинні документи» «Доплати і утримання»

На підставі штатного розпису система розраховує суми окладу та оплати за погодинною тарифною ставкою. Крім них система може розраховувати деякі інші надбавки, доплати і утримання з працівників.

Для того, щоб система могла розраховувати доплати й утримання на співробітників, їх потрібно внести до відповідних наказів. Якщо на підприємстві є доплати або утримання, які не розраховуються системою, то їх можна вводити у вигляді готових розрахованих сум в спеціально призначені для цього види наказів. Зауважимо, що користувач може внести будь-яку доплату або утримання через режим «Введення готових сум», але пріоритет введення через накази полягає в тому, що система сама проводить розрахунок і відображає результат, а при введенні даних через введення готових сум бухгалтер сам повинен розрахувати і лише тоді внести його готовою сумою.

У даному випадку ми вважаємо, що накази у нас вже налаштовані, і нам треба тільки занести до них співробітників.

4.1.1. Перегляд списку співробітників по виду наказу

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Перегляд списку доплат/утримань»

Щоб переглянути список співробітників по виду наказу, потрібно виділити маркером необхідний вид наказу і вибрати пункт контекстного меню «Перегляд списку доплат/утримань»:

Списки показуються за вказаний період. Система запитує цей період перед тим, як показати список. Якщо у вказаному Вами періоді співробітники до наказів даного виду не були введені, то система покаже порожній список.

Наприклад:

4.1.2. Додавання співробітників до наказів

«Первинні документи» «Доплати та утримання»

У системі є два типи введення співробітників до наказів. Це масове введення та індивідуальне.

Якщо в доплатах чи надбавках однакова сума, відсоток або вони нараховуються за один і той же період відразу декільком співробітникам, то можна не вводити інформацію на кожного співробітника окремо, а відразу на декількох. Це здійснюється в режимі масового введення співробітників до наказів. Для цього спочатку вводиться загальна інформація, а потім в штатному розписі відзначаються співробітники, яким має бути нарахована доплата (надбавка) або з яких має утримуватися певна сума.

Щоб скористатися можливістю масового введення співробітників по виду наказу, потрібно виконати такі дії:

• встановити маркер на запис з потрібним видом наказу;
• вибрати в контекстному меню режим «Додавання доплат/утримань»;
• заповнити макет введення.

В режимі перегляду списку співробітників по виду наказу можна вводити лише (!) індивідуальні накази.

Якщо суми або відсоток доплат/утримань відрізняються у всіх співробітників, а також якщо в наказі має бути присутня інша інформація, що є різною для всіх співробітників, то введення даних до наказів здійснюється через індивідуальний режим.

Щоб скористатися можливістю індивідуального введення співробітників по виду наказу, потрібно виконати такі дії:

• встановити маркер на запис з потрібним видом наказу;
• вибрати в контекстному меню режим «Перегляд списку доплат/утримань»;
• у новому вікні натиснути клавішу «Enter» або вибрати режим контекстного меню «Додати»;
• заповнити макет введення.

Подивимося тепер більш детально, як здійснюється додавання масового та індивідуального наказів. Принцип додавання однаковий для всіх типів наказів.

4.1.2.1. Масове додавання наказів

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Додавання доплат/утримань»

Даний режим можна використовувати тільки в тому випадку, якщо Ви не перебуваєте в режимі перегляду списку наказів на доплати/утримання, тобто, якщо Ви знаходитеся в режимі «Первинні документи» «Доплати та утримання». Після встановлення маркера на обраний Вами вид наказу потрібно вибрати режим контекстного меню «Додавання доплат/утримань»:

Далі в макеті, що з'явився, слід заповнити необхідні реквізити:

Після того, як всі поля макета заповнені (зазвичай, це - період дії наказу, сума або відсоток доплати або утримання), потрібно натиснути на кнопку «Зберегти». Потім відкриється діалогове вікно зі штатним розписом організації, в якому слід відмітити галочками співробітників, що відносяться до даного виду наказу. Відмітити співробітників галочками можна за допомогою миші або клавіші «+» («Ctrl»+«+» - щоб відмітити всіх співробітників), а прибрати галочки - за допомогою миші або ж клавіші «-» («Ctrl»+«-» - щоб зняти галочки з усіх співробітників).

Для того, щоб зазначені співробітники були занесені до наказу, потрібно натиснути кнопку «Зберегти» у вікні зі штатним розписом. Для відмови або продовження введення співробітників до наказу потрібно натиснути кнопку «Скасувати». На цьому процес введення масового наказу завершено.

4.1.2.2. Додавання індивідуального наказу

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Перегляд списку доплат/утримань» - «Додати»

Індивідуальні накази відрізняються від масових тим, що система в макеті введення відразу запитує табельний номер співробітника, на якого створюється наказ. Щоб додати індивідуальний наказ, слід перейти в режим перегляду списку наказів необхідного виду («Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Перегляд списку доплат/утримань») і натиснути на клавішу «Insert» або вибрати пункт контекстного меню «Додати». Після цього з'явиться макет введення індивідуального наказу:

Спочатку слід вибрати табельний номер співробітника, на якого Ви вводите наказ. Якщо Ви пам'ятаєте табельний номер цього співробітника, то введіть його в поле «Співробітник», якщо не пам'ятаєте, то натисніть кнопку і виберіть співробітника зі штатного розпису. Якщо Ви залишите у полі «Співробітник» значення «0», то після натискання на кнопку «Зберегти» відкриється діалогове вікно зі штатним розписом, в якому потрібно буде вибрати необхідного співробітника. Далі слід ввести період дії та відсоток доплати/утримання.

4.1.3. Виконання спискової операції

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Перегляд списку доплат/утримань» - «Виконання спискової операції»

Для прискорення редагування інформації в наказах на сумові або відсоткові доплати зручно користуватися режимом «Виконати спискову операцію». Він дозволяє відредагувати інформацію відразу для декількох співробітників. Користуватися ним потрібно наступним чином:

1. відібрати записи, в яких будуть проводитися зміни (за допомогою миші або клавіш «+», «Ctrl» +«+», «-», «Ctrl» + «-»);

2. вибрати режим контекстного меню «Виконання спискової операції»;

3. виправити необхідну інформацію за допомогою наступного макету:

В даному макеті потрібно галочкою відмітити поля, які будуть виправлятися, і вказати їх нові значення. Потім натиснути клавішу «Зберегти». Після цього для всіх зазначених записів будуть перезаписані нові дані. При бажанні можна скористатися цим режимом для масового видалення позначених елементів.

4.1.4. Переведення наказів

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Перегляд списку доплат/утримань» - «Переведення наказів»

Якщо випадково співробітників внесли не в той вид наказів, який потрібно (наприклад, замість наказу на доплату за шкідливі умови праці внесли до наказу на надбавку до окладу), але типи наказів однакові (наприклад, наказ на відсоткову надбавку), то можна перенести цих співробітників у правильний вид наказу за допомогою режима контекстного меню «Переведення наказів». Щоб скористатися цим режимом, треба відмітити необхідних співробітників за допомогою клавіш «+», «Ctrl» +«+», «-», «Ctrl» + «-» або мишею і вибрати в контекстному меню режим «Переведення наказів». Після цього на екрані з'явиться список видів наказів, в які можна перенести співробітників:

Потрібно встановити маркер на той вид наказу, в який Ви хочете перевести співробітників, і натиснути клавішу «Enter». Це заощадить час на видаленні співробітників з одного виду наказів та повторного їх введення в інший вид наказу.

4.1.5. Масово проставити ШВВ і Перевірка ШВВ

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Перегляд списку доплат/утримань» - «Переведення наказів»

Якщо на підприємстві робили рознесення по рахунках за допомогою виділення підрозділів і категорій, а потім вирішили перейти на формування проведень за допомогою шифрів виробничих витрат, то режими «Масово проставити ШВВ» і «Перевірка ШВВ» допоможуть прискорити проставлення ШВВ в раніше введених наказах на співробітників. Режим «Перевірка ШВВ» дозволяє проставити шифр виробничих витрат, який зазначений у відповідному за цим наказом записі на співробітника в штатному розписі. Режим «Масово проставити ШВВ» дозволяє у всіх зазначених наказах на співробітників проставити однаковий шифр виробничих витрат.

4.2. Введення співробітників у різноманітні види наказів

«Первинні документи» «Доплати та утримання»

Зупинимося на тих особливості введення окремих видів наказів, які важливі для вводу інформації і подальшого розрахунку зарплати. Почнемо з розгляду наказів на відпускні та лікарняні.

Відразу ж зазначимо, що для розрахунку лікарняних і відпускних потрібні статистичні дані за попередні 6 місяців і 12 місяців відповідно. У момент старту системи цих даних немає, їх потрібно ввести вручну в спеціальному розділі «Статистика». У процесі розрахунку дані будуть накопичуватися автоматично і ручне введення не знадобиться. У цьому розділі ми розглянемо, як правильно ввести накази на відпускні та лікарняні. У розділі «Підсистема ведення статистики» розглянемо, як ввести вручну статистичні дані для розрахунку відпускних і лікарняних.

4.2.1. Накази на відсоткові надбавки і надбавки у вигляді сум

«Первинні документи» «Доплати та утримання»

Якщо декільком співробітникам за один і той же період потрібно нарахувати надбавку в однаковому розмірі, то краще вводити наказ за допомогою режиму масового введення. Для всіх видів відсоткових і сумових надбавок даний спосіб введення обов'язково присутній. Якщо ж дані по надбавках відрізняються, то зручніше вводити дані через індивідуальні накази.

4.2.2. Розрахунок доплат за роботу в нічний, вечірній, святковий час

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Доплати»

Розрахунок цих доплат може бути налаштований в системі двома способами.

1-й спосіб - вводити дані на співробітників через накази. Додавання здійснюється тільки через індивідуальні накази.

У макеті вводу потрібно вказати табельний номер співробітника, дати початку і кінця місяця, за який буде проводитися доплата (дані вносяться помісячно), і кількість днів або годин, за які буде проводитися оплата:

2-й спосіб - вводити кількість днів або годин для оплати через табель відпрацьованого часу на співробітника.

4.2.3. Наказ на відпускні

4.2.3.1. Введення наказів на відпускні

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Відпускні»

Відразу ж зазначимо, що для розрахунку відпускних потрібно мати статистичні дані за попередні 12 місяців від дати початку відпустки. У момент старту системи цих даних немає, їх потрібно ввести вручну в спеціальному розділі «Статистика», про що більш детально ми розповімо далі. У процесі розрахунку дані будуть накопичуватися автоматично і ручне введення не знадобиться. Поки будемо вважати, що статистичні дані у нас вже є.

Розглянемо, як правильно ввести накази для співробітників на відпускні.

Накази на розрахунок відпускних вводяться помісячно. Це важливо для правильного оподаткування перехідних відпусток, тобто відпусток, що перетинають безперервно кілька місяців поспіль. Якщо відпустка перетинає кілька місяців, то потрібно ввести стільки наказів, скільки місяців триває відпустка. При цьому в кожному з цих наказів треба вказати одну й ту ж дату початку відпустки. Крім цього, в макеті вказується дата виплати відпускних. Відпускні будуть виплачені в тому місяці, який вказаний в полі «Міс. сплати відпускних» макета введення:

Зверніть увагу, що відпускний період вказується в межах одного місяця (у даному випадку це липень). Також не забудьте, ввести кількість днів у кожному місяці в спеціально відведене поле, а саме «Кіл. Днів від.(комп) за нак.».

2-й наказ буде мати вигляд:

Зверніть увагу, що в цьому наказі відпускний період вказується на серпень, а дата початку відпустки аналогічна першому наказу.

Примітка: При введенні наказу "Компенсація за невикористану відпустку" у полях "Період з ... до ..." і "Початок відпустки" повинен стояти один і той же місяць нарахування компенсації. Наприклад, потрібно нарахувати компенсацію співробітнику за невикористану відпустку за 2009 рік у березні 2010 року, тоді необхідно додати наказ на компенсацію такого вигляду:

4.2.3.2. Введення наказів на відпускні за допомогою режима «Спрощені відпускні»

«Первинні документи» «Спрощені відпускні»

Як говорилося в попередньому пункті, накази на перехідні відпустки(тобто, якщо відпускний період перетинає безперервно кілька місяців) повинні вводитися помісячно, для того щоб система могла коректно оподаткувати нараховані суми відпускних. Це, звичайно, не дуже зручно для бухгалтерів на підприємствах з великою кількістю працівників. Для полегшення введення інформації по відпускних в системі є режим «Спрощені відпускні», який сам розбиває на помісячні накази відпускний період, зазначений бухгалтером. Для того, щоб цей режим працював, потрібно спочатку зробити налаштування через режим «Первинні документи» «Спрощені відпускні» «Налаштування». Якщо налаштування вже один раз було зроблене, то далі потрібно тільки вводити відпускні через режим «Первинні документи» «Спрощені відпускні» «Занесення наказів».

4.2.3.2.1. Налаштування спрощеного введення відпускних

«Первинні документи» «Спрощені відпускні» «Налаштування»

1. Для того, щоб працював режим спрощеного введення відпускних у меню переліку наказів (в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку доплат/утримань») для кожного виду відпускних повинні бути введені 2 види наказів - на відпускні поточного і майбутнього періодів. Налаштування видів наказів описано в розділі «Налаштування переліку доплат і утримань».

2. Для занесення спрощених відпускних необхідно створити в меню «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку доплат/утримань» наказ для спрощеного введення відпускних, тип наказу: «_otp», процедуру розрахунку можна не вказувати, тому що на основі цього наказу будуть створюватися звичайні накази на відпускні і розрахунок зарплати буде вестися за процедурами, зазначеним у цих звичайних наказах на розрахунок відпускних. Ставимо галочку «Невидимий», тому що спрощені відпускні будуть заноситися не через список доплат / утримань, а за допомогою меню «Первинні документи» «Спрощені відпускні» «Занесення наказів».

3. В режимі головного меню «Первинні документи» «Спрощені відпускні» «Налаштування» на кожен тип відпустки (звичайний, додатковий, чорнобильський, навчальний ...) додаємо запис, в якому вказуємо код наказу поточного місяця, код наказу майбутнього місяця і ставимо ознаку «Враховувати святкові» (якщо ця ознака вказана, то дата закінчення відпустки буде автоматично продовжуватися на кількість святкових днів, що потрапляють в період відпустки). Для цієї операції необхідна наявність довідника календарів у меню «Довідники» «Календарі».

4.2.3.2.2. Введення наказів в режимі спрощеного введення відпускних

«Первинні документи» «Спрощені відпускні» «Занесення наказів»

Після налаштування можна заносити дані про відпустки співробітників у режимі головного меню «Первинні документи» «Спрощені відпускні» «Занесення наказів» за допомогою пункта контекстного меню «Додати», де потрібно обов'язково вказати табельний номер людини, що йде у відпустку, номер календаря (щоб враховувалися святкові дні і в перенесених наказах було проставлено кількість робочих днів відпустки), місяць виплати (який не може бути більше місяця початку відпустки), дату початку відпустки і кількості днів для потрібного виду відпустки. Після занесення спрощених відпускних, для їх перенесення до стандартних наказів необхідно викликати контекстне меню «Перенесення даних». При закритті списку система запропонує зберегти неперенесені накази, які можна буде редагувати і перенести при наступному відкритті списку. Перегляд перенесених наказів на відпустку здійснюється в режимі «Первинні документи» «Доплати та утримання».

Приклад: людина 1-го січня 2009-го року йде на 30 днів у відпустку і бере ще 5 днів додаткової відпустки (учбової):

Оскільки перше і сьоме січня потрапляють в період відпустки і ці дні, за замовчуванням, є святковими днями, то період відпустки автоматично продовжиться на 2 дні.

30 днів звичайної відпустки система розіб'є на два накази: 29 днів з 1-шого по 31-ше січня і 1 день1-го лютого у відпустці майбутнього періоду:

5 днів додаткової відпустки занесуть до наказу додаткової відпустки майбутнього періоду з 2-го по 6-те лютого:

4.2.4. Наказ на лікарняні (по-середньому за 6 місяців)

4.2.4.1. Введення наказу на оплату періоду тимчасової непрацездатності

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Допомога з тимчасової непрацездатності»

Як і для розрахунку відпускних, для розрахунку лікарняних потрібна статистика за 6 попередніх місяців від дати хвороби. У момент старту системи цих даних немає, їх потрібно ввести вручну в спеціальному режимі головного меню «Статистика». У процесі розрахунку дані будуть накопичуватися автоматично і ручне введення не знадобиться. Накази на лікарняні можна вводити як зі списку видів наказів через режим «Первинні документи» «Доплати та утримання», так і перебуваючи в режимі перегляду списку наказів на лікарняні.

Накази на розрахунок лікарняних вводяться помісячно. Це важливо для правильного оподаткування перехідних лікарняних, тобто лікарняних, що перетинають безперервно кілька місяців поспіль. Якщо лікарняний перетинає кілька місяців, то потрібно ввести стільки наказів, скільки місяців триває лікарняний. При цьому в кожному з цих наказів треба вказати одну й ту ж дату початку хвороби.

Розглянемо на наступному прикладі особливості введення лікарняних у системі. Співробітник приніс лікарняний лист на період з 31.12.09 по 10.01.10. У системі цей лікарняний повинен бути розбитий на два накази - за грудень 2009 року та січень 2010, при цьому перший день непрацездатності в цих двох наказах повинен бути однаковим - 30.12.09.

В наказі вказується табельний номер співробітника і кількість робочих днів хвороби, які повинні бути сплачені і відсоток оплати. Також, у разі необхідності, система дозволяє ввести кількість днів хвороби, для яких має враховуватися коефіцієнт підвищення окладу і величина цього коефіцієнта.

Крім помісячного розбиття лікарняного, при введенні в систему потрібно ще розбити його на лікарняний, що сплачується за рахунок підприємства, і лікарняний, що оплачується за рахунок соцстраху. Це також важливо для оподаткування. Тому, в нашому прикладі, розбиття лікарняного буде ще більш складним, оскільки він має розбиватися на 3 частини і повинен бути введеним в 2 види наказів - два накази на лікарняний за рахунок підприємства (на 1 день в грудні 2009 року та 1 день у січні 2010 року) і один наказ на лікарняний за рахунок соцстраху (на 4 дні в січні 2010 року).

Перший наказ на співробітника має бути введений у виді наказу «Допомога з тимчасової непрацездат. (за рахунок підприємства)» за 31.12.09:

Другий наказ на співробітника має бути введений у виді наказу «Допомога з тимчасової непрацездат. (за рахунок підприємства)» за період з 01.01.10 по 04.01.10:

Третій наказ на співробітника має бути введений у виді наказу «Допомога з тимчасової непрацездатності (соцстрах)» за період з 05.01.10 по 10.01.10:

Допомога по вагітності та пологах також вводиться з розбиттям помісячно. Але, крім цього, оскільки допомога по вагітності та пологах виплачується наперед, в кожному наказі ще потрібно вказати місяць виплати - він вводиться однаковим для всіх наказів на допомогу. Допомогу буде виплачено в тому місяці, який вказаний в даному полі. У нашому прикладі це - січень 2009.

Після того, як лікарняний введений, перебуваючи в режимі перегляду списку наказів на співробітників можна виправляти помилки в раніше введених наказах і видаляти помилкові записи. Для цього потрібно підвести маркер до потрібного запису списку і вибрати в контекстному меню відповідний режим.

4.2.4.2. Введення наказу на оплату періоду тимчасової непрацездатності через режим спрощених лікарняних

«Первинні документи» «Спрощені лікарняні»

Як говорилося в попередньому пункті, накази на перехідні лікарняні (тобто, якщо період хвороби перетинає безперервно кілька місяців) повинні вводитися помісячно і окремо мають виділятися дні лікарняного за рахунок підприємства, для того, щоб система могла коректно податкувати нараховані суми лікарняних і зробити правильні проведення з відображенням лікарняних. Це, звичайно, не дуже зручно для бухгалтерів на підприємствах з великою кількістю працівників.

Для полегшення введення інформації по лікарняних в системі є режим «Спрощені лікарняні», який сам розбиває період хвороби, вказаний бухгалтером, на помісячні накази і на накази за рахунок підприємства і соцстраху. Для того, щоб цей режим працював коректно, потрібно спочатку зробити налаштування через режим «Первинні документи» «Спрощені відпускні» «Налаштування». Якщо налаштування вже один раз було зроблене, то вдруге його робити не потрібно, можна відразу переходити до введення інформації за лікарняними.

Розглянемо спочатку, як робиться налаштування спрощеного введення лікарняних.

4.2.4.2.1. Налаштування спрощеного введення лікарняних

«Первинні документи» «Спрощені лікарняні» «Налаштування»

1. В режимі головного меню «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку доплат/утримань» необхідно створити вид наказу для введення лікарняних без розбиття періоду (надалі будемо називати спрощеним наказом), в який будуть вводитися накази без розбиття на періоди. Тип наказу - «_blnobsh», ідентифікатор наказу (процедуру розрахунку) не ставимо, тому що на основі цього наказу будуть створюватися звичайні лікарняні і розрахунок зарплати буде вестися за їх «рідними» процедурами.

Крім цього виду наказу, у переліку доплат і утримань системи повинні бути введені види наказів на розрахунок лікарняних за рахунок підприємства і за рахунок соцстраху. Якщо лікарняний оплачується тільки за рахунок соцстраху (наприклад, допомога по вагітності та пологах), то тоді наказ для цього виду лікарняного за рахунок підприємства створювати не потрібно.

2. Після того, як всі потрібні види наказів внесені до переліку доплат і утримань системи, переходимо до подальшого налаштування. В режимі головного меню «Первинні документи» «Спрощені відпускні» «Налаштування» додаємо види лікарняних, в які вносимо два коди наказів лікарняних - за рахунок підприємства і за рахунок соцстраху. Якщо нам не потрібен лікарняний за рахунок підприємства (наприклад, для допомоги по вагітності та пологах), то тоді код наказу за рахунок підприємства залишаємо порожнім.

3. Так, як системі потрібно самій за вказаний бухгалтером період лікарняного визначити кількість робочих днів, які припадають на період хвороби, то має бути налаштований календар. Якщо до розрахунку лікарняних календар ще не був створений, його потрібно створити на той період часу, в який будуть заноситися лікарняні, і проставити в ньому святкові, робочі та вихідні дні. Робиться це в режимі головного меню «Довідники» «Календарі».

4. В режимі головного меню «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Редагування довідника констант» додати константу «Кількість днів за рахунок підприємства» (ідентифікатор - dayspidp), значення - 5 днів:

4.2.4.2.2. Введення лікарняних спрощеним способом

«Первинні документи» «Спрощені лікарняні» «Занесення наказів»

У режимі головного меню «Первинні документи» «Спрощені лікарняні» «Занесення наказів» можна додати дані про лікарняні співробітників за допомогою пункта контекстного меню «Додати». Обов'язково для кожного співробітника вказується код календаря та код типу лікарняного (номер запису, який ми додавали в налаштуваннях для даного типу лікарняних). Це необхідно через те, що в системі може бути багато графіків роботи співробітників (від них залежить кількість робочих днів, що потрапляють в період хвороби) і кілька типів лікарняних (лікарняний, допомога по вагітності та пологах, допомога по догляду за хворими і т.д.) . Період заноситься загальний, а система автоматично за календарем розраховує періоди і кількість днів до оплати за рахунок підприємства і за рахунок соцстраху, причому, якщо лікарняний переходить з одного місяця в інший, то він після збереження спрощеного лікарняного розіб'ється на кілька лікарняних, які будуть використовуватися в розрахунку зарплати. Якщо ми заносимо лікарняний як продовження вже раніше введеного лікарняного, тоді в поле «Перший день непрацездатності» ми вказуємо дату першого дня вже введеного раніше лікарняного на даного співробітника і тоді система врахує вже сплачені дні за рахунок підприємства в новому наказі.

Розглянемо приклад: співробітник хворів з 24.04.2009 по 08.05.2009. За рахунок підприємства йому буде створений лікарняний з 24.04.2009 по 28.04.2009 (3 дні до оплати) і лікарняний за рахунок соцстраху з 29.04.2009 по 08.05.2009 (5 днів до оплати), який буде розбитий на 2 лікарняних: з 29.04.2009 по 30.04.2009 (2 дні до оплати) та з 01.05.2009 по 08.05.2009 (4 дні до оплати):

Переглянути ці накази можна в режимі «Первинні документи» «Доплати та утримання», вибравши відповідний тип лікарняних («Допомога з тимчасової непрацездат. (за рахунок підприємства)» або «Допомога з тимчасової непрацездатності (за рахунок соцстраха)»).

В даному прикладі маємо лікарняні за рахунок підприємства:

І за рахунок соцстраха:

Лікарняні, створені на основі спрощеного лікарняного, будуть відображені в списку блакитним кольором. При їх редагуванні буде запропоновано відредагувати спрощений (батьківський) наказ, або безпосередньо сам лікарняний (дочірній).

ВАЖЛИВО: потрібно враховувати, що редагування батьківського наказу створює наново всі дочірні накази, а редагування дочірнього наказу не викликає змін у батьківському. При видаленні батьківського наказу всі дочірні видаляються автоматично.

4.2.5. Доплата за виконання держобов'язків

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Доплата за виконання держобов'язків»

Розрахунок доплати за виконання держобов'язків проводиться по-середньому за 2 попередні місяці. Тому для розрахунку необхідно мати за 2 попередні місяці дані про суми, що входять до розрахунку середньої зарплати, і про відпрацьований час. На початку роботи з системою цих даних немає і їх потрібно внести вручну в режимі головного меню «Статистика». У процесі розрахунку зарплати ці дані будуть накопичуватися автоматично, і вручну їх не треба буде вносити. Якщо є статистичні дані для розрахунку середньої зарплати, то можна вводити накази на співробітників. У наказі потрібно вказати місяць, у якому виконувалися держобов'язки, кількість днів або годин для оплати і відсоток оплати.

4.2.6. Розрахунок відрядних по-середньому

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Відрядні»

Відрядні розраховуються по-середньому за 2 попередні місяці. Тому, для розрахунку необхідно мати дані про суми, що входять до розрахунку середньої зарплати за 2 попередні місяці, і про відпрацьований час. Для розрахунку відрядних беруться ті ж середні, що і для розрахунку доплати за виконання держобов'язків. На початку роботи з системою цих даних немає і їх потрібно внести вручну в режимі головного меню «Статистика». У процесі розрахунку зарплати ці дані будуть накопичуватися автоматично, і вручну їх не треба буде вносити. Розрахунок відрядних можна налаштувати двома способами. Перший - вносити співробітників за допомогою наказів. У цьому випадку в наказі на співробітника потрібно вказати його табельний номер, місяць розрахунку, кількість днів або годин для оплати і відсоток оплати (100%).

Другий спосіб - вносити кількість днів або годин відрядження в табелі при введенні відпрацьованого часу:

4.2.7. Індексація зарплати в зв'язку з підвищенням індекса споживчих цін

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Дозволяє нараховувати індексацію індивідуально»

Цей наказ краще вносити через масове введення. Створюється він обов'язково помісячно. У ньому вказується місяць для розрахунку індексації, а відсоток індексації система розрахує сама для зазначених працівників на підставі штатного розпису, довідника індексів споживчих цін та наказів на постійні надбавки. Алгоритм розрахунку такий: спочатку система шукає в штатному розписі найближче до місяця розрахунку підвищення зарплати, потім в наказах на співробітників система шукає галочку в полі «Врах.для визначення базового місяця для індексації». Це потрібно для тих випадків, коли за штатним розписом зарплата не збільшується, а постійна надбавка прирівнюється до підвищення окладу. Потім система обчислює дату базового запису і на підставі нього розраховує відсоток індексації. Дату базового запису й відсоток індексації можна переглянути в списку наказів по співробітниках.

Таким чином, порядок дій для того, щоб отримати правильні відсотки індексації, повинен бути таким:

1. Якщо є накази на співробітників на постійні надбавки і при цьому не змінювався оклад в штатному розписі, треба відредагувати ці накази так, щоб в полі «Врах.для визначення базового місяця для індексації» стояла галочка:

2. Потрібно виділити маркером наказ на індексацію (в режимі «Первинні документи» «Доплати та утримання» треба виділити вид наказу «Дозволяє нараховувати індексацію індивідуально») і вибрати пункт контекстного меню «Додавання доплат/утримань». Це — масове введення наказу. У ньому потрібно вказати дату початку і кінця місяця розрахунку (накази вводяться помісячно), більше ніяких полів не заповнювати:

3. Потім на екрані з'явиться штатний розпис за період, зазначений у макеті вище. У ньому потрібно відібрати всіх співробітників за допомогою комбінації клавіш«Ctrl»+«+» і натиснути кнопку «Зберегти». Система розрахує кожному співробітнику свій відсоток індексації.

4. Результати масового введення наказу можна переглянути в режимі перегляді списку співробітників по виду наказу («Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Дозволяє нараховувати індексацію індивідуально» пункт контекстного меню «Перегляд списку доплат/утримань»). При цьому система покаже на екрані відсоток індексації і дату базового запису:

5. Можуть бути такі ситуації, коли система не може правильно визначити дату базового запису. У цьому випадку через режим редагування цей запис можна виправити вручну, відзначивши галочкою потрібні записи і вибравши пункт контекстного меню «Перерахувати % індексації»:

6. Якщо користуватися цим розрахунком відсотка індексації, то в переліку доплат/утримань (в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку доплат/утримань») потрібно для наказу по індексації процедуру розрахунку «_indeks» поміняти на «_indspr» (робиться один раз).

7. Для розрахунку індексу потрібно до довідника констант додати константу «pinf» зі значенням 101.

4.2.8. Наказ на надбавку за вислугу років

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Надбавка за вислугу років»

Для того, щоб співробітникові нараховувалася в з/п надбавка за вислугу років, необхідно ввести цього співробітника у відповідний наказ, а саме у наказ «Надбавка за вислугу років». Ви можете заносити співробітників до цього виду наказу масово (в режимі «Первинні документи» «Доплати та утримання» за допомогою пункта контекстного меню «Додавання доплат/утримань») або кожного окремо (в режимі «Первинні документи» «Доплати та утримання» за допомогою пункта контекстного меню «Перегляд доплат/утримань»). Відмінність введення цього наказу від інших полягає лише в наявності додаткового поля «Довідник вислуги», а всі решта поля аналогічні:

Обов'язково треба заповнити в макеті введення поле «Дата введення доплати (утримання)» та поле «Довідник вислуги» (Ви можете ввести декілька довідників аналітики по вислузі років, якщо на Вашому підприємстві шкала відповідності між відсотком надбавки та кількістю років вислуги для певних співробітників відрізняється).

Для перегляду співробітників, які введені до даного виду наказу, в режимі «Первинні документи» «Доплати та утримання» виділіть маркером вид наказу «Надбавка за вислугу років» і виберіть пункт контекстного меню «Перегляд списку доплат/утримань». Далі введіть період відбору інформації. Після цього відкриється вікно зі списком співробітників, які введені до даного наказу за вибраний період:

В стовбці «Вислуга» Ви можете побачити відсоток надбавки за вислугу (на розрахунковий місяць!) і дату вислуги (дата вислуги витягується системою із довідника «Персонал (підзвітні особи)»; якщо ж Ви не вказували дату вислуги при заповненні особистої картки співробітника, то система вважатиме датою вислуги дату прийому на роботу). Якщо Вам потрібно змінити дату вислуги, виділіть маркером необхідного співробітника і виберіть пункт контекстного меню «Редагувати співробітника в довіднику»:

Після цього відкриється особиста картка виділеного співробітника, в якій можна змінити дату вислуги (або інші дані):

Виправивши потрібну інформацію, натисніть на кнопку «Зберегти».

Редагування відсотків вислуги здійснюється в режимі «Довідники» «Довідники аналітики» «Вислуга років» (або інший довідник, що стосується вислуги років).

Важливо: Перш, ніж заносити співробітників до наказу «Надбавка за вислугу років», потрібно заповнити необхідні довідники аналітики, а саме «Вислуга років» (або інший довідник, що стосується вислуги років)!

4.2.9. Наказ на премію за вислугу років

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Премія за вислугу років»

Наказ створюється через режим масового введення. Вказується місяць розрахунку і відзначаються співробітники, в яких визначена дана доплата. Після цього система сама розрахує відсоток доплати на підставі довідника для вислуги років для премії та дати прийому на роботу.

Введення даних здійснюється аналогічно наказу на надбавку за вислугу років. Якщо в списку доплат та утримань немає такого наказу, то його потрібно додати в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку доплат/утримань» (процедура розрахунку — «_prk4v» (загальна процедура), тип розрахунку - «_visl»).

4.2.10. Введення готових сум у поля особового рахунку

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Введення готових сум у поля особового рахунку»

За допомогою цього наказу в системі можна ввести суму, розраховану вручну, будь-якого виду нарахувань або утримань за поточний місяць розрахунку заробітної плати. Додавання співробітників до наказу даного виду проводиться через режим контекстного меню «Додавання доплат/утримань». У цьому режимі можна вводити суми на різних співробітників. Це масове введення, тільки він трохи відрізняється від масового введення, описаного вище. Раніше був описаний режим, який додає до наказу співробітників по одному виду нарахування. У цьому типі масового введення можна вводити суми одній людині або різним людям відразу на різні види нарахувань або утримань. Розглянемо детальніше, як відбувається додавання даного виду наказу.

Після вибору режиму додавання система запросить період, за який вводяться дані. Частіше за все, дані вводяться за один місяць, тому вказуємо перше і останнє число місяця розрахунку, і натискаємо кнопку «Ок».

Після цього з'являється список, у якому потрібно натиснути на клавіатурі клавішу «Insert». Він буде порожнім, якщо за вказаний період ще не вводився ні один запис.

Після натискання клавіші "Insert» активізуються поля введення. Першим система попросить вказати номер поля особового рахунку. Якщо Ви його не пам'ятаєте, то потрібно натиснути мишкою на кнопку праворуч від поля і вибрати в списку, що з'явився те поле особового рахунку, в яке будуть заноситися суми:

Потім потрібно вказати табельний номер співробітника. Якщо Ви не пам'ятаєте табельний номер, натисніть на кнопку праворуч і виберіть співробітника зі штатного розпису:

Потім вказується сума, дата початку та кінця, які не повинні виходити за один місяць, кількість днів або годин, за які нараховується сума (важливо для відпускних та лікарняних), і шифр виробничих витрат, на який відноситься сума (якщо на підприємстві користуються в обліку такими шифрами):

Після цього курсор знову переходить на поле з номером особового рахунку і можна вносити такі ж дані для іншого співробітника. Якщо вже не залишилося даних для введення, потрібно натиснути клавішу "Esc", щоб вийти з цього режиму. Подивитися введені дані можна в режимі контекстного меню «Перегляд списку доплат/утримань».

4.2.11. Введення готових сум в поля особового рахунку за минулі періоди

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Введення готових сум у поля особового рахунку за минулі періоди»

Введення готових сум за минулі періоди використовується, головним чином, при введенні системи в експлуатацію, коли, наприклад, потрібно виконати будь-яке донарахування або провести доутримання за минулий місяць, інформації по якому немає в системі. Можна користуватися цим режимом і в тому випадку, якщо з яких-небудь причин бухгалтер не хоче або не може скористатися автоматичним режимом перерахунку зарплати за попередні місяці, що надається системою. При користуванні цим режимом важливо пам'ятати, що при введенні в даний наказ нарахувань система автоматично не робить по них утримань, тобто бухгалтер вручну повинен ввести не тільки суму нарахувань, а й доутримати різницю в податках по введених сумах нарахувань і ввести їх в цей же вид наказів.

Розглянемо тепер, як ввести інформацію в даний вид наказів. Додавання здійснюється аналогічно наказу на «Введення готових сум у поля особового рахунку», тільки відрізняється від нього введенням дат. Воно побудоване за принципом масового введення до наказу «Введення готових сум у поля особового рахунку». При виборі режиму контекстного меню «Додавання доплат/утримань» система запросить ввести місяць, в якому проводиться донарахування (доутримання). Зазвичай, це - поточний місяць, за який розраховується зарплата.

Потім на екрані з'явиться порожній список, перебуваючи в якому потрібно натиснути на клавіатурі клавішу «Insert» або вибрати пункт контекстного меню «Додати». Після цього відкриється рядок введення:

Першим потрібно вказати номер поля особового рахунку, за яким вводиться доплата або утримання. Якщо Ви не пам'ятаєте цей номер, то натисніть кнопку праворуч від поля введення і виберіть у списку, що з'явиться потрібне поле. Потім вводиться табельний номер співробітника. Якщо Ви його не пам'ятаєте, натисніть кнопку праворуч від поля введення і виберіть співробітника зі штатного розпису. Потім потрібно ввести суму, перше число місяця, за який вноситься нарахування (утримання), кількість днів або годин, за які додається або зменшується сума і шифр виробничих витрат, на який відноситься сума (якщо на підприємстві використовують шифри).

Після цього курсор знову переходить на поле з номером особового рахунку і можна вносити такі ж дані для іншого співробітника. Якщо вже не залишилося даних для введення, потрібно натиснути клавішу "Esc", щоб вийти з цього режиму. Подивитися введені дані можна в режимі контекстного меню «Перегляд списку доплат/утримань». У режимі перегляду записи можна редагувати і видаляти.

4.2.12. Введення готових сум в поля особового рахунку за майбутні періоди

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Введення готових сум у поля особового рахунку за майбутні періоди»

Цей наказ використовується при виплатах, що проводяться наперед, наприклад, при виплаті відпускних за майбутні місяці. У цьому випадку система коректно проведе утримання податків з введеним в цей наказ нарахуванням, окремо з огляду на суми за кожен місяць. Тому, на відміну від наказу «Введення готових сум у поля особового рахунку за минулі періоди», для майбутніх сум не потрібно вручну нараховувати податки (податок з доходів фізичних осіб, пенсійний фонд, соцстрах, фонд безробіття, профспілкові внески) і вносити їх до наказу, система це зробить самостійно. Слід також відзначити, що нарахування за майбутній місяць можна проводити лише в поточному розрахунковому місяці. Система блокує спроби заднім числом провести нарахування за майбутнє. Наприклад, якщо поточний місяць розрахунку - липень, то можна через даний наказ ввести нарахування за серпень і вересень (з виплатою їх у липні). Проте спроба виконати ту ж операцію в серпні буде помилковою, тому що серпень вже не є «майбутнім» і проводити суму, що відноситься до серпня, вже потрібно через наказ «Введення готових сум у поля особового рахунку».

Розглянемо тепер, як ввести інформацію в даний вид наказів. Додавання здійснюється аналогічно наказу на «Введення готових сум у поля особового рахунку», тільки відрізняється від нього введенням дат. Воно побудоване за принципом масового введення в наказ «Введення готових сум у поля особового рахунку».

Розглянемо такий приклад. Припустимо, що Вам потрібно внести до системи і виплатити в березні 2009 року відпускні за квітень 2009 року, розраховані вручну, щодо працівника з табельною номером 3 в сумі 2000 гривень. Введення відбувається таким чином.

При виборі режиму контекстного меню «Додавання доплат/утримань» система попросить ввести період відбору даних. Вводимо перше і останнє число березня 2009 року:

Потім на екрані з'явиться порожній список, перебуваючи в якому потрібно натиснути на клавіатурі клавішу «Insert» або вибрати пункт контекстного меню «Додати». Після цього відкриється рядок введення, у якому спершу потрібно вказати номер поля особового рахунку, за яким вводиться доплата або утримання. Якщо Ви не пам'ятаєте цей номер, то натисніть кнопку праворуч від поля введення і виберіть у списку, що з'явиться потрібне поле. Потім вводиться табельний номер співробітника. Якщо Ви його не пам'ятаєте, натисніть кнопку праворуч від поля введення і виберіть співробітника зі штатного розпису (у нашому прикладі - ). Потім потрібно ввести суму (у нашому прикладі - 2000 грн), перше число місяця, в якому проводиться виплата (у нашому прикладі - 01.03.09), перше число місяця, за який проводиться нарахування (у нашому прикладі - 01.04.09), кількість днів або годин, за які вноситься сума і шифр виробничих витрат, на який відноситься сума (якщо на підприємстві використовують шифри):

Після цього курсор знову перейде на поле введення з номером поля особового рахунку і можна вводити такі записи. Якщо вже нема чого вводити, потрібно натиснути клавішу "Esc", щоб вийти з режиму масового введення. Подивитися введені дані можна з режиму контекстного меню «Перегляд списку доплат/утримань». У режимі перегляду записи можна редагувати і видаляти.

При використанні даного наказу є ще один важливий момент, на який обов'язково потрібно звернути увагу. Суми за майбутні періоди бухгалтеру потрібно вводити двічі! Один раз - у місяці виплати у описуваному тут наказі. Другий раз - у місяці нарахування в наказі «Введення готових сум у поля особового рахунку». Це пов'язано з особливостями оподаткування та відображенням даних сум у системі.

Під час введення нарахувань до наказу за майбутні місяці в розрахунковому місяці суми відіб'ються із зазначенням того місяця, за який вони нараховуються. В місяці нарахування в той момент, коли він вже стане поточним розрахунковим, при розрахунку зарплати ці суми відіб'ються в особовому рахунку зі знаком «-». Це потрібно для правильного оподаткування нарахованих сум. Тому бухгалтеру потрібно в місяці нарахування увійти до наказу «Введення готових сум у поля особового рахунку» і ще раз ввести суми, які відбилися з мінусом, до наказу зі знаком «+».

У нашому прикладі в квітні 2009 року потрібно буде увійти до наказу «Введення готових сум у поля особового рахунку», вказати період введення - квітень 2009 року:

Потім потрібно ввести наказ на співробітника, у якому вказати поле «відпускні», ввести суму - 2000,00 грн, дату початку - 01.04.2009, дату кінця - 30.04.09, кількість днів — 22:

Особові рахунки після розрахунку зарплати у нашому прикладі за березень і квітень будуть мати приблизно такий вигляд:

Особовий рахунок за березень 2009

Оклад 1200,00

Відпускні 2000,00 в 03 за 04 (з наказу за майб.міс.)

Всього нараховано 3200,00

Прибутковий податок 180,00

Прибутковий податок 300,00в 03 за 04

Пенсійний фонд 24,00

Пенсійний фонд 40,00 в 03 за 04

………………………….

Особовий рахунок за квітень 2009

Відпускні 2000,00(з наказу за поточ.міс.)

Відпускні -2000,00в 03 за 04 (з нак. за майб.міс.в березні)

Всього нараховано 0,00

Прибутковий податок 300,00

Прибутковий податок -300,00 в 03 за 04

Пенсійний фонд 40,00

Пенсійний фонд -40,00 в 03 за 04

………………..

4.2.13. Розрахунок податку з доходів фізичних осіб

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Пільги з прибуткового податку (пільги на дітей — кіль-сть дітей)» («Пільги з податку з 01/04/04»)

Для розрахунку податку з доходів фізичних осіб у системі використовуються два накази - наказ на пільги на дітей та інші пільги. У базовому налаштуванні, з яким поставляється система, ці накази вже налаштовані, тому в них просто потрібно внести співробітників, якщо в них є пільги при розрахунку даного податку. Вносити накази на пільги для співробітників можна за допомогою масового введення, не входячи до списку наказів даного виду, і за допомогою індивідуального введення в режимі перегляду списку наказів.

У наказі на пільги на дітей вказується період, на який надається пільга, і кількість дітей.

В інший наказ (у системі він називається «Пільги з податку з 01/04/04») вносяться у відсотках розміри пільг для інвалідів, чорнобильців і т.д. (150 або 200), які збільшують розмір соцпільги при розрахунку податку. Тут також потрібно вказати період дії пільги і код пільги для розрахунку форми 1-ДФ (за кодуванням відповідно до інструкції щодо заповнення цієї форми).

Якщо за якийсь період не потрібно нараховувати соцпільгу співробітнику при розрахунку податку з доходів фізичних осіб, то в цьому наказі потрібно вказати відсоток «0».

Зі списку наказів на співробітників можна редагувати дані і видаляти непотрібні записи.

4.2.14. Розрахунок утримання в фонд безробіття

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Наказ дозволяє не утримувати фонд зайнятості»

Для того, щоб з працюючих пенсіонерів не бралося дане утримання, потрібно внести співробітника у відповідний наказ (він налаштований розробниками і поставляється з базовим налаштуванням системи) і вказати період, за який не потрібно утримувати внесок до фонду безробіття. Дату закінчення можна не ставити, тоді наказ діятиме з початку місяця весь час до тих пір, поки не буде проставлена дата закінчення:

В режимі перегляду списку наказів на співробітників можна редагувати дані і видаляти непотрібні записи.

4.2.15. Розрахунок профспілкових внесків

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Наказ дозволяє не утримувати профспілкові внески»

Якщо на підприємстві утримуються профспілкові внески, але з окремих співробітників не треба їх утримувати, потрібно внести даних співробітників до наказу «Наказ дозволяє не утримання профспілкові внески», який вже налаштований розробниками і поставляється в базовому налаштовуванні системи.

У наказі вказується період, за який не треба утримувати профвнески і відзначаються співробітники, для яких буде діяти цей наказ.

Зі списку наказів на співробітників можна редагувати дані і видаляти непотрібні записи.

Якщо на підприємстві не утримують взагалі профспілкових внесків, то в налагодженні зарплати в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку полів ОР» включіть поле «профспілкові внески» або в довіднику констант в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Редагування довідника констант» для константи «proc_prf» встановіть значення «0».

4.2.16. Нарахування авансу

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Аванс»

Цей наказ по своїй структурі трохи відрізняється від усіх інших наказів. За допомогою даного наказу формуються відомості на видачу авансу, видаткові ордери або списки на перерахування авансу на картки. Потім в процесі розрахунку заробітної плати суми з цього наказу переносяться в особові рахунки. Тому, якщо співробітник фігурував у авансовії відомості, але аванс не отримав, то потрібно внести відповідні коректування в цей наказ.

Суми авансів при розрахунку авансової відомості переносяться зі штатного розпису. Для того, щоб розрахувати авансову відомість, потрібно в списку видів наказів знайти наказ «Аванс», підвести до нього маркер і в контекстному меню вибрати режим «Додавання доплат/утримань». Система запросить ввести місяць розрахунку:

Введіть його й натисніть кнопку «Ок». Після цього система запитає, чи проводити розрахунок авансової відомості:

Для підтвердження натисніть кнопку «Так». Якщо Ви вже раніше розраховували авансову відомість, то система видасть попередження і знову запитає, чи потрібно перезаписувати наявні результати даними з штатного розпису:

Якщо так, то потрібно знову натиснути кнопку «Так».

Потім система запросить, чи включати до відомості співробітників з нульовою сумою авансу (тобто тих співробітників, у яких в штатному розписі сума авансу не проставлена):

Якщо так, то потрібно знову натиснути кнопку «Так».

Система почне здійснювати розрахунок. Після того, як розрахунок зроблений, його результати можна переглянути за допомогою пункта контекстного меню «Перегляд списку доплат/утримань». На екрані зліва буде показана оргструктура підприємства, а праворуч - співробітники і суми авансу:

Дані можна проглядати як по всій організації, так і по окремих підрозділах. Для цього потрібно просто маркером вказати потрібний підрозділ. Дані про аванси можна редагувати або видаляти з відомості. Після того, як всі дані виправлені, їх можна роздрукувати або робити передачу даних на картки. Передача даних на картки відрізняється для різних банків і робиться під вимоги конкретного замовника. Тому тут ми не будемо описувати процес експорту, він буде індивідуально пояснений користувачам системи.

4.2.17. Утримання аліментів

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Утримання аліментів»

Наказ на утримання аліментів вводиться через індивідуальні накази. У макеті вводу потрібно вказати табельний номер співробітника, з якого будуть утримуватися аліменти, номер справи, відсоток утримання, сума (якщо встановлена судом), період утримання, прізвище, ім'я та по-батькові одержувача, адресу одержувача, а також дані про збір за перерахування аліментів. Якщо аліменти не пересилаються поштою або через банк, то потрібно поставити галочку в полі «Не брати поштовий збір». Якщо з суми аліментів береться фіксований відсоток збору за перерахування, то цей відсоток потрібно поставити в полі «Поштовий збір». Якщо ж збір перераховується поштою, або банк за свої послуги бере збір залежно від суми, то в полі «Поштовий збір» треба поставити «0», і в наступному полі - «Варіанти шкали збору»-вибрати один з варіантів - «поштовий збір за шкалою» (якщо пересилання йде через пошту) або« електронний збір за шкалою» (якщо зарплата перераховується на картки). При цьому повинні бути заповнені довідники зборів для аліментів у розділі головного меню «Довідники».

Подивитися введені накази можна в режимі перегляду:

Крім цього, в даному режимі після того, як пройде розрахунок зарплати, можна сформувати реєстр на утримання аліментів та утримання приватним особам. Для цього в контекстному меню потрібно вибрати режим «Розр.реєстру алім.(збір в окрем.полі ОР)» або режим «Розр.реєстру алім.(збір в тому ж полі ОР)»:

Вибір режиму залежить від процедури розрахунку аліментів і того, як відображається в особовому рахунку сума збору за перерахування аліментів. А саме, якщо в особових рахунках є поля «Аліменти» і «Поштовий збір», наприклад:

Потрібно вибрати «Розрахунок реєстру аліментів (збір в окремому полі ОР)»; якщо в особових рахунках є тільки поле «Аліменти» і не має поля «Поштовий збір», наприклад:

Потрібно вибрати «Розрахунок реєстру аліментів (збір в тому ж полі ОР)».

Далі система запросить ввести місяць розрахунку:

Після цього відкриється список реєстру за вибраний місяць:

У режимі перегляду можна відібрати за допомогою клавіші «+» або миші записи, які повинні потрапити в окремий реєстр, натиснути клавішу «F5», щоб на екрані залишилися тільки вибрані записи і вибрати в контекстному меню режим «Друк списку реєстра»:

Вибрати потрібну друковану форму та отримати реєстр. Потім знову натиснути клавішу «F5», щоб повернутися в перегляд загального списку, відібрати інші записи і знову повторити всі дії.

Якщо Ви вже розраховували реєстр за певний місяць, то для перегляду списку реєстра треба вибрати режим «Перегляд реєстру» і ввести цей місяць.

4.2.18. Утримання за виконавчими листами на користь приватних осіб

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Утримання за виконавчими листами на користь приватних осіб»

Цей наказ використовується для перерахування сум приватним особам. Суми перерахування обчислюються як відсоток від зарплати. Наказ вводиться аналогічно наказу на утримання аліментів.

4.2.19. Утримання заборгованості за виконавчими листами на користь приватних осіб

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Утрим.заборгов.за викон.листами на користь приватних осіб»

Макет введення схожий на введення наказу на утримання аліментів, але, крім відсотка утримання, ще вказується сума заборгованості:

Дата закінчення відразу не ставиться. Система сама перестане утримувати заборгованість після того, як вся сума заборгованості буде погашена. Якщо ж працівник звільнився, а заборгованість погасити ще не встиг, то тоді потрібно увійти до редагування наказу і проставити в даті закінчення останнє число місяця, в якому працівник звільнився.

Після розрахунку зарплати за поточний місяць можна увійти до списку наказів даного виду. У ньому можна редагувати дані, видаляти непотрібні записи, а також вибрати в контекстному меню режим «Редагування сум утримань», щоб переглянути суму заборгованості та суму утримання за поточний місяць і всі попередні місяці:

Список сум утримань має такий вигляд:

Також, зі списку наказів на заборгованість за виконавчими листами приватним особам можна сформувати реєстр перерахувань. Дії аналогічні тому, що описано в наказі «Утримання аліментів».

4.2.20. Утримання за надану позику

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Утримання за надану позику»

Інформація про утримання за позикою вводиться через індивідуальні накази за допомогою пункта контекстного меню «Додавання доплат/утримань»:

У макеті введення вказується табельний номер співробітника, сума позики, планова сума утримання за місяць та дата початку. Дата закінчення відразу не ставиться. Система сама перестане утримувати позику, після того, як вся сума позики буде погашена. Якщо ж працівник звільнився, а позику погасити ще не встиг, і вносить суму заборгованості не через зарплату, то тоді потрібно увійти до редагування наказу і проставити в даті закінчення останнє число місяця, в якому працівник звільнився.

Після розрахунку зарплати за поточний місяць можна увійти до списку наказів даного виду:

У списку можна редагувати дані, видаляти неправильно введені записи, а також вибрати в контекстному меню режим «Редагування сум утримань», щоб переглянути і відредагувати (у разі необхідності) суму заборгованості та суму утримання за поточний місяць (лише після розрахунку зарплати!).

Список для перегляду і редагування сум утримання заборгованості має такий вигляд:

Щоб відредагувати суму утримання, потрібно підвести мишу до потрібної суми, натиснути правою кнопкою миші і вибрати в контекстному меню режим «Редагувати». Після цього можна виправити суму. Коли Ви ввели потрібну суму, натисніть клавішу «Enter».

Якщо працівник звернувся з проханням у поточному розрахунковому місяці утримати суму, що відрізняється від розрахункової (наприклад, хоче погасити відразу всю заборгованість), то це можна зробити 2 способами:

1. в режимі контекстного меню «Редагування сум утримань» потрібно знайти запис щодо працівника за поточний місяць і відредагувати суму утримання. Після цього знову потрібно запустити розрахунок зарплати.

2. до розрахунку зарплати, перебуваючи в списку наказів на позику, вибрати в контекстному меню режим «Генерування сум утримань», вказати місяць для розрахунку, після чого система розрахує за вказаний місяць решту суми заборгованості за позикою та суму утримання. Потім в режимі «Редагування сум утримань» потрібно знайти запис щодо працівника за поточний місяць і відредагувати суму утримання. Після цього знову потрібно запустити розрахунок зарплати.

4.2.21. Утримання за наданий кредит

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Утримання за наданий кредит»

Наказ аналогічний наказу на утримання позик.

4.2.22. Перерахування з/п в ощадкасу (на картку)

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Перерахування з/п в ощадкасу (на картку)»

Зараз даний наказ використовується, в основному, для перерахування зарплати на картки. У макеті вводу потрібно вказати табельний номер співробітника, відсоток перерахування (100%, якщо перераховується вся зарплата), дату початку перерахування, дату закінчення (залишаємо порожньою, поки співробітник працює на підприємстві). У полі «на особ/рахунок» пишемо код картки, в поле «на ім'я» - прізвище, ім'я, по-батькові співробітника, в полі «Ощадна каса №» - номер банку, який був занесений в довідник ощадкас. Якщо номер не пам'ятаємо, натискаємо кнопку праворуч і вибираємо потрібний рядок зі списку.

Після того, як виконається розрахунок зарплати, суми перерахувань можна переглянути зі списку наказів в режимі контекстного меню «Перегляд сум утримань». З перегляду сум утримань робиться експорт даних у форматі, який надається банком. Ця операція робиться індивідуально для кожного замовника, тому тут ми не будемо її описувати. Також звідси робиться друк реєстру перерахувань до банку. Форма реєстру також підлаштовується під конкретного замовника.

5. Підсистема ведення статистики

Ця підсистема містить наступні підрозділи:

• Введення статистки для нарахування лікарняних;
• Введення статистки для нарахування відпускних і держобов'язків;
• Введення статистики для нарахування річної премії (розрахунок річної премії в базове налаштування не входить).

Для розрахунку відпускних потрібні дані про суми, що входять до розрахунку середньої заробітної плати, кількості календарних днів для розрахунку відпускних, дані про вимушені відпустки з ініціативи підприємства, дані про місяці, що виключаються з розрахунку відпускних за останні 12 місяців до дати початку відпустки.

Для розрахунку держобов'язків і відрядних потрібні дані за 2 попередні місяці про суми, що входять у розрахунок середніх зарплат, і про відпрацьований час.

Для цього в розділі «Статистика» є спеціальний режим «Середні для відпускних і держобов'язків», а також режим «Коефіцієнти для відпускних».

• Введення статистики для нарахування відпускних і гособязанностей складається з:
• Введення сум помісячно для обчислення середньої зарплати;
• Введення відпрацьованого часу помісячно для обчислення середньої зарплати (для держобов'язків);
• Включення місяців для розрахунку відпускних;
• Введення помісячно кількості календарних днів, що використовуються при розрахунку середньої зарплати для відпускних;
• Введення даних про неявку (для розрахунку відпускних).

5.1. Статистика для лікарняних

«Статистика» «Середні для лікарняних»

Як відомо, лікарняні розраховуються по-середньому за 6 попередніх місяців від дати початку хвороби. Тому, для того, щоб система змогла правильно розрахувати суму лікарняного, вона повинна мати дані про суми, що входять до розрахунку середньої зарплати, і про відпрацьований час за 6 попередніх місяців до місяця розрахунку. На початку роботи з системою цих даних ще немає, тому їх можна ввести вручну за допомогою спеціального розділу головного меню «Статистика». В процесі проведення розрахунків зарплати ці дані накопичуються і вводити їх вручну вже не треба.

5.1.1. Режим «Введення сум»

«Статистика» «Середні для лікарняних» «Введення сум»

Цей режим використовується для введення сум заробітної плати, що входять до розрахунку середньої зарплати, за 6 попередніх місяців для розрахунку лікарняних. При виборі цього режиму на екрані з'явиться макет:

Спочатку вводиться табельний номер і вибирається код середнього. Для тих, хто тільки починає роботу з системою, потрібно вводити суми на код середнього «Для доплати по лікарняному (З 22.05.08)». При розрахунку зарплати система також буде накопичувати суми на цей код. Розрахунок сум на цей код враховує всі зміни, що відбулися в законодавстві в 2008 році.

Дані про суми вводяться щомісяця у зворотному порядку (починаючи від дати, найближчої до розрахунку зарплати). Після введення першого дати потрібно натиснути на клавіатурі клавішу «Enter».

Після того, як всі суми введені, потрібно натиснути клавішу «Зберегти», і введена інформація щодо працівника занесеться в статистику. Після цього система готова до введення даних по наступному співробітнику. Введіть в полі «Табельний номер» значення «0» і натисніть кнопку справа від даного поля для вибору наступного співробітника. Якщо далі не потрібно продовжувати введення, необхідно натиснути на клавіатурі клавішу «Esc».

Для відмови від занесення інформації, а також для виходу з режиму введення даних в статистику, потрібно натиснути клавішу «Скасувати».

Крім введення сум на вказаний вище код середнього, потрібно також ввести суми заробітної плати, з яких утримувалися внески в соцстрах без обмеження. Ці суми вводяться на код «Соцстрах для розрах. лікарн. (З 2007)».

Процедура введення аналогічна описаній вище. Макет вводу має вигляд:

5.1.2. Режим «Введення відпрацьованого часу»

«Статистика» «Середні для лікарняних» «Введення відпрацьованого часу»

Цей режим використовується для введення даних про відпрацьований час, що використовується при розрахунку середньої заробітної плати, за 6 попередніх місяців для розрахунку лікарняних. При виборі цього режиму на екрані з'явиться макет:

Спочатку вводиться табельний номер. Дані про час вводяться помісячно у зворотному порядку (починаючи від дати, найближчої до розрахунку зарплати). Після введення першого дати потрібно натиснути на клавіатурі клавішу «Enter».
Спочатку вводиться кількість днів і годин за нормою, потім кількість відпрацьованих за місяць днів і годин. У колонках «днів» і «годин» для середніх вноситься кількість відпрацьованих днів і годин з урахуванням прогулів. Якщо прогулів немає, то кількість днів і годин відпрацьованих і для середньої зарплати збігається. Після того, як весь час введено, потрібно натиснути клавішу «Зберегти». Після цього система готова до введення даних по наступному співробітнику. Якщо далі не потрібно продовжувати введення, необхідно натиснути на клавіатурі клавішу «Esc».

Для відмови від занесення інформації, а також для виходу з режиму введення даних в статистику, потрібно натиснути клавішу «Скасувати».

5.1.3. Режим «Включення місяців по сплаті внесків до СС»

«Статистика» «Середні для лікарняних» «Включення місяців по сплаті внесків до СС»

З 2008 року, якщо співробітник був повний місяць у відпустці за свій рахунок, то цей місяць виключається з числа місяців, в яких сплачувалися внески в соцстрах. Виключити такий місяць вручну можна за допомогою даного режиму.

У макеті потрібно вказати табельний номер співробітника. Потім дані про виключення місяців вводяться щомісяця у зворотному порядку (починаючи від дати, найближчої до розрахунку зарплати). Після введення першого дати потрібно натиснути на клавіатурі клавішу «Enter».

Галочкою треба відзначити ті місяці, які включаються. Якщо взагалі не входити в цей режим, то система вважає, що всі місяці включаються до розрахунку як ті, в яких сплачувалися внески в соцстрах.

Макет введення виглядає так:

Для збереження даних потрібно натиснути кнопку «Зберегти». Після цього система буде готова до введення даних по наступному співробітнику. Для відмови від подальшого вводу потрібно натиснути на клавіатурі клавішу «Esc».

Для того, щоб система робила автоматичне виключення місяців, мають бути зроблені окремі налаштування зарплати, а саме треба в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку розрахунків» включити розрахунок «20 Включення місяців у розрахунок лікарняних» і налаштувати в довіднику неявок для табелів неявку по лікарняному в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування довідника неявок для табелів».

5.1.4. Режим «Коефіцієнти для лікарняних»

«Статистика» «Коефіцієнти для лікарняних»

Цей режим використовується, якщо, згідно законодавства, потрібно застосувати коефіцієнти підвищення зарплати, що входять до розрахунку середньої зарплати.

5.2. Статистика для відпускних і держобов'язків

«Статистика» «Середні для відпускних і держ.обов'язків»

5.2.1. Режим «Введення сум»

«Статистика» «Середні для відпускних і держ.обов'язків» «Введення сум»

Для розрахунку відпускних в систему повинна бути введена інформація про суми, що входять до розрахунку середньої зарплати, за попередні 12 місяців від місяця початку відпустки. Даний режим використовується для введення помісячно таких сум.

Принцип введення даних аналогічний роботи в режимі «Введення сум» (у розділі 5.1. «Статистика для лікарняних»). Потрібно тільки вказати інший код середнього. Код середнього - для розрахунку відпускних.

Для розрахунку держ.обов'язків і відрядних в систему повинна бути введена інформація про суми, що входять до розрахунку середньої зарплати, за попередні 2 місяці від місяця розрахунку. Даний режим використовується для введення помісячно таких сум.

Принцип введення даних аналогічний роботи в режимі «Введення сум» (у розділі 5.1. «Статистика для лікарняних»). Потрібно тільки вказати інший код середнього. Код середнього - «Для доплати за держ. і заг. зобов.»:

5.2.2. Режим «Введення відпрацьованого часу»

«Статистика» «Середні для відпускних і держ.обов'язків» «Введення відпрацьованого часу»

Для розрахунку держ.обов'язків і відрядних в систему повинна бути введена інформація не тільки про суми, що входять до розрахунку середньої зарплати, а й про відпрацьований час за попередні 2 місяці від місяця розрахунку. Даний режим використовується для введення помісячно відпрацьованого часу.

Принцип введення даних аналогічний роботі в режимі «Введення відпрацьованого часу» (у розділі 5.1. «Статистика для лікарняних»). У колонки «Відпрацьовано» і «Для середніх» вводяться однакові дані:

5.2.3. Календарні дні для відпускних

«Статистика» «Середні для відпускних і держ.обов'язків» «Календарні дні для відпускних»

Цей режим використовується для того, щоб порахувати середню зарплату для нарахування відпускних. Сюди вводиться помісячно кількість календарних днів у місяці (за винятком святкових і неробочих днів), на які буде ділитися сума при обчисленні середньоденного заробітку. У макеті вводу потрібно вказати 1-е число місяця і кількість календарних днів за мінусом святкових і вихідних. Цей довідник використовується для тих працівників, які відпрацювали на підприємстві менше 12 місяців. Для решти в довіднику постійних величин вводиться константа «dnotp» для кількості календарних днів у році, на яку ділиться сума при розрахунку середньої заплати (значення - 355 або 356). Краще відразу на початку року ввести дані помісячно за весь рік.

Після вибору цього режиму система попросить вказати період для перегляду. Введіть необхідний період. Потім на екрані з'явиться список. У ньому за допомогою клавіші «Insert» або пункта контекстного меню «Додати» можна додати записи для кожного місяця на рік:

Спочатку потрібно ввести перше число місяця. Потім курсор перейде на поле «Кількість днів». Після введення кількості днів треба натиснути на клавіатурі клавішу «Enter». Редагувати записи можна за допомогою пункта контекстного меню «Редагувати» або подвійного натискання лівої кнопки миші.

5.2.4. Дані про неявки

«Статистика» «Середні для відпускних і держ.обов'язків» «Дані про неявки»

Цей режим потрібен в тому випадку, якщо на підприємстві співробітники йшли у відпустку за свій рахунок з ініціативи підприємства. У цьому випадку потрібно в даному режимі ввести в систему кількість днів відпустки за свій рахунок в тому місяці, коли даний відпустку мав місце. Макет введення виглядає так:

Спочатку потрібно ввести табельний номер. Потім треба ввести в потрібному місяці кількість днів і натиснути кнопку «Зберегти». Для відмови від введення потрібно натиснути клавішу «Esc».

5.2.5. Режим «Коефіцієнти для відпускних»

«Статистика» «Коефіцієнти для відпускних»

Цей режим використовується, якщо, згідно законодавства, потрібно застосувати коефіцієнти підвищення зарплати, що входить до розрахунку середньої зарплати.

За замовчуванням множитись на коефіцієнт для відпускних будуть тільки ті місяці, які менше дати вказаної для конкретного коефіцієнта, причому якщо в довіднику коефіцієнтів буде кілька записів, місяці яких будуть менше місяця початку відпустки, то ці коефіцієнти будуть перемножуватися між собою. Наприклад, є відпустка у людини у жовтні, і в довіднику коефіцієнтів 2 записи: 1.1 - вересень, 1.2 - липень, то в цьому випадку до дванадцяти місяців статистики, на основі яких буде розраховуватися відпустка будуть застосовані наступні коефіцієнти:
01.09.2010 - 1
01.08.2010 - 1.1
01.07.2010 - 1.1
01.06.2010 - 1.32
01.05.2010 - 1.32
01.04.2010 - 1.32
01.03.2010 - 1.32
01.02.2010 - 1.32
01.01.2010 - 1.32
01.12.2009 - 1.32
01.11.2009 - 1.32
01.10.2009 - 1.32
Але існує можливість вводити коефіцієнти на кожен місяць і при збігу місяця коефіцієнта з місяцем початку відпустки застосовувати цей коефіцієнт для всієї статистики, для цього в меню "Налаштування - Налагодження зарплати - Редагування довідника констант" необхідно додати константу koef_otp зі значенням 1, дату початку вказуєте меншу, ніж дата відпустки, дату кінця залишаєте порожньою: якщо Ви будете використовувати константу, то коефіцієнт буде використовуватися тільки один, а саме той, місяць якого співпаде з місяцем початку відпустки.
 

5.3. Статистика для премій

«Статистика» «Премії»

5.3.1. Премія за результатами роботи за рік

«Статистика» «Премії» «Премії для середніх» «Перегляд сплач.річних премій»

Цей режим використовується для введення сум премій за підсумками роботи за рік. Ця премія в розмірі 1/12 щомісячно додається до суми для розрахунку середньої зарплати при розрахунку відпускних. Оскільки при обліку річної премії в розрахунку середньої зарплати є така особливість, то додавати її до сум у режимі «Введення сум» не потрібно. Вона вводиться в даному режимі всією сумою, а при розрахунку відпускних система сама буде обчислювати 1/12, яку потрібно додавати до помісячних сум.

При вході в даний режим система спочатку запросить період для перегляду сум премій. Після того, як на екрані з'явиться список записів, для додвання нового запису в контекстному меню виберіть режим «Додати» або натисніть клавішу «Insert». З'явиться макет, в якому потрібно вказати табельний номер співробітника, рік, за який виплачується премія, сума премії і місяць виплати премії:

5.3.2. Перегляд виплаченої матеріальної допомоги

«Статистика» «Премії» «Премії для середніх» «Перегляд сплач.мат.допом»

Цей режим використовується для накопичення сум матеріальної допомоги протягом року, щоб при розрахунку прибуткового податку система сама відстежувала, яка частина виплаченої матдопомоги є неоподатковуваною, а яка оподатковується. При вході в даний режим система спочатку запросить період для перегляду сум матеріальної допомоги. Після того, як на екрані з'явиться список записів, для додавання нового запису потрібно вибрати пункт контекстного меню «Додати» або натиснути клавішу «Insert». З'явиться макет, який виглядає так:

У ньому потрібно вказати табельний номер співробітника, суму матдопомоги і місяць виплати премії.

5.3.3. Інтервали сталості преміальної системи

«Статистика» «Премії» «Інтервали сталості преміальної системи»

Можна не вводити дані про співробітників. Якщо даних немає, то система вважає, що при розрахунку суми річної премії, що входить до розрахунку середньої зарплати, враховується весь попередній рік.

5.3.4. Включення місяців для обліку премій

«Статистика» «Премії» «Включення місяців для обліку премій»

З 2008 року при розрахунку лікарняних за певного переліку причин неявок на роботу - хвороба, відпустка по вагітності та пологах, відпустка по догляду за дитиною до 3-х років - за умови, що працівник був відсутній повний місяць, ці місяці виключаються з розрахункового періоду. Виключити такі місяці можна за допомогою даного режиму.

У макеті потрібно вказати табельний номер співробітника, а потім дані про включення місяців для обліку премій, причому ці дані вводяться щомісяця у зворотному порядку (починаючи від дати, найближчої до розрахунку зарплати). Після введення першої дати потрібно натиснути на клавіатурі клавішу «Enter».

Галочкою потрібно відзначити ті місяці, які включаються. Якщо взагалі не входити в цей режим, то система вважатиме, що всі місяці включаються до розрахункового періоду.

Для збереження даних потрібно натиснути кнопку «Зберегти». Після цього система буде готова до введення даних за наступним співробітником. Для відмови від подальшого вводу потрібно натиснути на клавіатурі клавішу «Esc».

Для того, щоб система робила автоматичне виключення місяців, мають бути зроблені окремі налаштування зарплати, а саме треба в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку розрахунків» включити розрахунок «20 Включення місяців у розрахунок лікарняних» і налаштувати в довіднику неявок для табелів відповідні неявки (в яких в макеті введення треба поставити галочку в полі «Для викл.міс.при розрах.річної премії в розрах.лікарняних») в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування довідника неявок для табелів».

6. Підсистема ведення табелів

«Первинні документи» «Табелі»

Для того, щоб система могла розрахувати суми окладу та різних доплат, крім штатного розпису і наказів на доплати, необхідно внести інформацію про відпрацьований час (в табелях). Табеля вносяться останніми, після введення штатного розпису і наказів, оскільки інформація, внесена до штатного розпису та накази на доплати, які залежать від відпрацьованого часу, впливає на процес табелювання співробітників.

Якщо працівник звільнений або прийнятий на роботу всередині місяця, або надбавки встановлені не на весь місяць, то це впливає на періоди, які система встановлює для табелювання. У цьому випадку система розбиває табель по одному співробітнику на кілька періодів, і цим людям табелі обов'язково потрібно буде ввести вручну. Щоб полегшити роботу бухгалтера, тим працівникам, хто повністю відпрацював за штатним розписом весь місяць і надбавки для яких діють протягом усього місяця, система привласнить час зі списку норм часу для кожного виду розрахунку. Тому норми часу вводяться найпершими.

6.1. Норми часу по видах оплати

«Первинні документи» «Табелі» «Норми часу»

Після вибору цього режиму система спочатку покаже список видів оплати, що є на підприємстві.

Потрібно виділити маркером той вид оплати, для якого буде вводиться норма відпрацьованого часу за місяць розрахунку, і в контекстному меню вибрати режим «Додати» або натиснути клавішу «Insert». Макет введення виглядає так:

У ньому вказується місяць, за який вводиться шаблон, а також норма часу в днях і в годинах, а також кількість відпрацьованого часу в днях і в годинах. Для того, щоб переглянути результати введення, потрібно встановити маркер на вид оплати і натиснути ліву кнопку миші на кнопці, розташованій ліворуч від назви виду оплати. Якщо в системі занесені норми часу за кілька років, то після натискання цієї кнопки на екрані з'явиться список років, за які внесені дані.

Щоб відредагувати введену норму відпрацьованого часу за місяць, потрібно виділити маркером потрібний запис і вибрати відповідний режим у контекстному меню.

6.2. Формування табелів

«Первинні документи» «Табелі» «Формування табелів» «Повне формування табелів»

Цей режим кожному працівникові встановлює в рамках розрахункового місяця періоди для табелювання і привласнює норму часу, якщо це можливо (тим працівникам, в яких почасова оплата праці, необхідно вручну проставити фактично відпрацьований час).

Крім того, Ви можете сформувати табелі не для всіх співробітників одразу, а для одного чи декількох. Для цього використовується режим «Первинні документи» «Табелі» «Формування табелів» «Формування за таб.№». При переході в даний режим система запросить ввести місяць, за який Вам потрібно сформувати табелі. Після цього необхідно вибрати один з трьох варіантів розрахунку:

• «По табельному номеру» - для формування табеля одного співробітника (сам конкретний табельний номер вибирається в полі «Таб.№:»);
• «По співробітникам з штатного розкладу» - для формування табелів декількох співробітників, які вибираються зі штатного розпису шляхом позначення галочками;
• «По співробітникам з буферу» - для формування табелів декількох співробітників, які вибираються з буферу шляхом позначення галочками.

Після вибору потрібного варіанту натисніть на кнопку «Зберегти».

6.3. Перегляд наявності табелів

«Первинні документи» «Табелі» «Перегляд наявності табелів»

Результати роботи розрахунку формування табелів можна переглянути в даному режимі.

Перегляд наявності табелів дозволяє побачити загальну картину після того, як відпрацює розрахунок формування табелів. Табелі можна проглядати як по всій організації в цілому, так і по окремому підрозділу. Для цього, після вибору цього режиму, на екрані зліва з'явиться вікно з оргструктурою підприємства, а праворуч - вікно з даними по табелях. Для перегляду даних по підрозділу потрібно виділити його маркером. Після цього в правому вікні відобразиться інформація про табелях для співробітників, що відносяться до зазначеного підрозділу.

Для кожного запису за табелем співробітника розрахунок з формування табелів присвоює спеціальні позначення, за якими можна зрозуміти, для кого з працівників система не змогла створити коректний табель (проставити фактично відпрацьований час в табелі), а кому присвоюється час з довідника норм часу. Якщо система не змогла створити співробітникові коректний табель, то його потрібно виправити вручну за допомогою пункта контекстного меню «Редагувати». Такий табель виділяється червоним кольором, причому якщо по підрозділу наявний хоча б один некоректний табель, то назва такого підрозділу буде виділяється також червоним кольором. Якщо по підрозділу всі табелі коректні і в них не робилися виправлення, то назва такого підрозділу буде виділена голубим кольором, а якщо по підрозділу всі табелі коректні і в них робилися виправлення, то назва такого підрозділу не буде виділена кольором:

Також виправити табель потрібно тим співробітникам, які були у відпустці, на лікарняному, у відрядженні або виконували держ.обов'язки, навіть якщо система присвоїла їм норми часу. Для цього потрібно встановити маркер на необхідний запис і в контекстному меню вибрати режим «Редагувати». Після цього на екрані з'явиться макет для заповнення. У макеті норма часу повинна бути введена і в днях, і в годинах. Відпрацьований час можна вводити тільки в днях. Крім відпрацьованого часу, якщо налаштовані розрахунки в налагодженні зарплати, можна вводити час для розрахунку доплат за нічні, вечірні, святкові, класність, шкідливість, відрядні. Також можна вводити дані про неявку (відпускні, лікарняні, відпустка за свій рахунок і т.д.). При цьому перед початком введення табелів перелік неявок повинен бути налаштований в довіднику «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування довідника неявок для табелів», який описаний у налаштуванні зарплати. Для введення часу про неявку потрібно підвести мишу до поля в стовбці «Кількість днів» або «Кількість годин» для потрібної неявки і натиснути ліву кнопку миші. Після цього активізується поле введення. Потрібно ввести значення і натиснути на клавіатурі клавішу «Enter».

Після того, як введені всі дані, потрібно натиснути кнопку «Зберегти». Для відмови від збереження даних потрібно натиснути кнопку «Скасувати».

6.4. Перевірка табелів

«Первинні документи» «Табелі» «Перевірка табелів»

Після того, як вже була розрахована зарплата, Ви можете перевірити, чи правильно були сформовані табелі. Принцип перевірки такий: система порівнює фактично відпрацьований час плюс час відсутності (неявок) з нормою часу за певний місяць. Тому необхідно чітко вказати системі, яка неявка відноситься до лікарняного, відпускних чи відряджень. У режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку полів ОР» потрібно обов'язково вказати ознаку входження у ФОП:

Крім того, щоб система могла коректно порівнювати підсумковий час, слід вести всі дані або в годинах, або в днях (оскільки якщо відрядні Ви будете вести в годинах, а лікарняні — в днях, то система не зможе коректно додати час відсутності по цих неявках). Щоб враховувати дані погодинно, слід в режимі «Налаштування» «Параметри системи» - «Облік заробітної плати» - «Табелі» поставити галочку в полі «В перевірці табелів враховувати години».

Для безпосередньо перевірки табелів перейдіть в режим «Первинні документи» «Табелі» «Перевірка табелів» «Розрахунок». Система запросить ввести місяць, за який Вам необхідно перевірити правильність сформованих табелів. Після цього відкриється наступне вікно:

Якщо табель сформовано правильно, то відповідний запис не буде виділятися кольором, якщо по певному табелю система виявила, що норму часу недопрацьовано, то відповідний запис буде виділятися голубим кольором, якщо ж перепрацьовано — то червоним. Щоб виправити неправильно сформовані табелі, слід перейти в режим «Первинні документи» «Табелі» «Перегляд наявності табелів».

7. Розрахунок заробітної плати

Розрахунок зарплати складається з наступних кроків:

• Вказати системі місяць, за який буде розраховуватися зарплата.
• Запустити режим розрахунку зарплати.
• Перевірити результати розрахунку.
• Запустити розрахунок нарахувань на заробітну плату.
• Перевірити результати розрахунку.
• Запустити розрахунок рознесення по рахунках.
• Перевірити сформовані проведення і перенести їх у журнал реєстрації проведень.
• Надрукувати відомості на видачу зарплати або сформувати дані для перерахування зарплати на картки.

7.1. Встановити місяць для розрахунку ЗП

«Розрахунки» «Відбір місяців для розрахунку»

У цьому режимі системі вказується, за який місяць (або місяці) буде розраховуватися зарплата. Один поточний місяць для розрахунку в системі називається розрахунковим або базовим. Поточний місяць розрахунку визначається системою самостійно, виходячи із системної дати, встановленої на комп'ютері, за мінусом 19 днів від цієї дати. Наприклад, листопад буде вважатися розрахунковим місяцем до 19 грудня. З 20 грудня до 19 січня розрахунковим місяцем вже буде грудень, тобто, з 20 числа кожного місяця розрахунковий місяць буде змінюватися системою автоматично. Таке зміщення в датах зроблене з урахуванням термінів здачі звітів по зарплаті. При бажанні, ці дати можуть бути змінені бухгалтером в спеціальному режимі головного меню «Налаштування» «Параметри системи» - «Облік заробітної плати» - «День закриття розрахункового місяця» / «Розрахунковий місяць».

Ви можете ввести розрахунковий місяць у полі «Розрахунковий місяць», тоді день закриття (різниця між поточною датою на Вашому комп'ютері і першим числом розрахункового місяця) система внесе сама. Аналогічно, якщо Ви введете день закриття розрахункового місяця, то розрахунковий місяць система внесе сама.

Якщо при розрахунку зарплати за попередні місяці протягом року були допущені помилки, то виправити їх можна двома способами:

1. перерахувати зарплату за місяці, в яких виявлено помилки, за допомогою системи;

2. перерахувати помилкові суми вручну і ввести їх в дані за поточний розрахунковий місяць за допомогою наказу «Введення готових сум за минулі періоди».

Детальніше про те, як вводити інформацію до наказу «Введення готових сум за минулі періоди», описано в розділі 4. «Введення доплат і утримань на співробітників». Тому зараз детальніше зупинимося на автоматичному перерахунку зарплати, який виконує сама система.

Процес роботи з виправлення помилок у минулих місяцях полягає в наступному: бухгалтер повинен виправити вихідну інформацію за той місяць, в якому він виявив помилку. Це може бути редагування або штатного розпису, або наказів, або табелів. При цьому потрібно пам'ятати таку особливість при роботі зі штатним розписом і наказами: не можна просто редагувати дані в записах, потрібно закривати старі записи і відкривати нові. Пояснимо вищесказане на прикладі. Припустимо, співробітник був прийнятий на роботу з 01.02.09 на роботу з окладом 2000 гривень. При цьому до штатного розпису на нього був заведений відповідний запис. З 01.07.09 йому був підвищений оклад до 2500 гривень, але при розрахунку зарплати за липень 2009 року ця зміна окладу не була врахована, тобто зарплату співробітникові розрахували, виходячи з окладу 2000 гривень. У серпні 2009 року бухгалтер виявив помилку і повинен перерахувати зарплату цього співробітника за липень 2009 року і донарахувати йому різницю. Для цього потрібно внести в системі коригування до штатного розпису. Але не можна увійти в штатний розпис, знайти в ньому запис з окладом 2000 гривень і просто виправити оклад на 2500 гривень. Якщо так зробити і запустити перерахунок зарплати, наприклад, за червень 2009 року, то система і за червень 2009 донарахує різницю, хоча її можна донараховувати тільки за липень 2009. Тому бухгалтер повинен в старому записі поставити дату кінця дії окладу 2000 гривень - 30.06.2009, і створити новий запис на співробітника в штатному розписі з датою початку - 01.07.09 і окладом 2500 гривень. Аналогічно треба діяти і з наказами. Якщо в наказі на доплату або утримання, які встановлюються на період, потрібно з якогось числа змінити суму або відсоток, то потрібно проставити дату закінчення дії наказу зі старою сумою і додати наказ з новою сумою чи відсотком від дати, коли були зроблені зміни.

Тільки у випадку, коли виправлення вихідної інформації проводяться за описаними вище правилами, система може правильно розрахувати різниці по нарахуванням або утриманням. При цьому доутримувати податки не треба, система все зробить сама і відобразить всі виправлення в поточному розрахунковому місяці із зазначенням того місяця, за який ці виправлення виникли. Якщо ж технологія виправлення первинної інформації у вже розрахованих місцях не дотримувалася, то краще вручну розрахувати всі різниці за нарахуваннями, розрахувати з них податки, ввести цю інформацію вручну в поточний розрахунковий місяць і запустити тільки розрахунок зарплати за розрахунковий місяць.

Припустимо, що в нас уже введена вся початкова інформація і нам потрібно виконати розрахунок зарплати. Для вказівки системі місяців для розрахунку зарплати входимо в режим «Розрахунки» «Відбір місяців для розрахунку». На екрані з'явиться список місяців, за які вже було проведено розрахунок зарплати. Потрібно додати сюди запис про новий розрахунковий місяць. Натискаємо на клавіатурі клавішу «Insert» і вказуємо в макеті перше число місяця розрахунку і натискаємо кнопку «Зберегти»:

Запис додається до списку з позначкою «Відключений». Щоб система виконала розрахунок за цей місяць, потрібно його включити. Для цього потрібно виділити маркером доданий запис і в контекстному меню вибрати режим «Включити».

Після цього, якщо місяць є розрахунковим, на екрані з'явиться повідомлення «Розрахунок».

Якщо потрібно перерозрахувати зарплату за будь-який інший минулий місяць, то потрібно встановити на ньому маркер і теж у контекстному меню вибрати режим «Включити». На екрані з'явиться позначка «Перерахунок». Якщо не потрібно робити перерахунок за якийсь місяць, біля якого не стоїть позначка «Відключений», то потрібно встановити на нього маркер і в контекстному меню вибрати режим «Вимкнути».

Після того, як всі місяці для розрахунку зарплати вказані, можна переходити до безпосереднього розрахунку зарплати.

7.2. Розрахунок ЗП

«Розрахунки» «Повний розрахунок ЗП»

Після вибору цього режиму система запитає, чи дійсно Ви за вказані місяці хочете провести розрахунки:

Якщо так, то потрібно натиснути кнопку «Так». Після цього система попередить, що розрахунок краще проводити після закриття всіх вікон системи:

Якщо Ви хочете продовжити розрахунок зарплати, натисніть кнопку «Так».

Розрахунок зарплати виконається відразу за всі місяці, зазначені в режимі відбору місяців («Розрахунки» «Відбір місяців для розрахунку»). Розрахунок проводиться відразу по усіх співробітниках підприємства. Система побудована таким чином, щоб максимально швидко розраховувати зарплату по великій кількості співробітників, так що час, який витрачає система на розрахунок всіх співробітників, дуже незначно відрізняється від часу, необхідного на розрахунок зарплати одного співробітника.

Результати можна переглянути в режимі «Первинні документи» «Особові рахунки».

Крім того, Ви можете розрахувати зарплату лише по одному або декількох співробітниках. Для цього використовується режим «Розрахунки» «Розрахунок з/п за таб.№ », при вході в який система запросить ввести табельний номер одного співробітника або вибрати декількох в штатному розписі чи буфері:

Далі процедура роботи така ж, як і при повному розрахунку зарплати.

7.3. Особові рахунки співробітників

«Первинні документи» «Особові рахунки»

Особові рахунки співробітників в системі є тим документом, який з'являється тільки після розрахунку зарплати. До моменту розрахунку зарплати в системі є тільки початкова інформація - штатний розпис, накази, табелі. Як вже описувалося вище, переглянути всю цю інформацію щодо працівника в одному місці можна зі штатного розпису за допомогою пункта контекстного меню «Повна інформація по співробітнику». Після розрахунку зарплати в особових рахунках з'являються результати розрахунків на підставі цієї вихідної інформації.

В особових рахунках перевіряються результати розрахунку. Якщо знайдені якісь помилки у вихідній інформації, їх потрібно виправити і знову запустити розрахунок зарплати. Після цього знову відкрити особові рахунки і подивитися результат розрахунку.

Оскільки в поточному місяці можуть виплачуватися суми і за минулі, і за майбутні місяці, кожна сума супроводжується датою (місяцем) виплати та датою (місяцем) нарахування. Якщо дата виплати та дата нарахування співпадають з поточним місяцем, то ці дати не відображаються, щоб не загромаджувати екран надлишковою інформацією. Терміни виплати та нарахування потрібні, зокрема, для правильного розрахунку податків та інших утримань, тому що оподатковуватися у поточному місяці має лише сума нарахувань за поточний місяць, окремо від сум, виплачених за минулі та майбутні місяці.

Особовий рахунок має такий вигляд:

У лівому вікні екрана показані табельні номери та прізвища співробітників. У правому вікні відображається особовий рахунок того співробітника, на якого вказує маркер в лівому вікні. Щоб переглянути особовий рахунок за наступним співробітником, потрібно в лівому вікні вказати на нього маркером. Це можна робити або за допомогою лівої кнопки миші, або за допомогою клавіш «↑», «↓». Якщо Ви хочете перевірити особовий рахунок конкретного працівника, і пам'ятаєте його табельний номер або прізвище, то потрібно, перебуваючи в лівому вікні, почати набирати на клавіатурі табельний номер або початок прізвища. Маркер автоматично перейде на знайденого співробітника.

7.4. Накази по співробітнику і Список наказів

«Первинні документи» «Накази по співроб.» («Список наказів»)

Для перевірки результатів розрахунку зарплати зручно користуватися режимами «Накази по співроб.» або «Список наказів». Ці режими дозволяють відібрати накази по працівнику за всіма видами наказів. Якщо в режимі «Доплати і утримання» накази розбиті на види, один і той самий працівник може перебувати в списках на різні види наказів та бухгалтер не може пам'ятати, де саме він знаходиться, то в зазначених вище режимах можна зібрати інформацію про всі накази по співробітнику в одному списку і перевірити, чому співробітнику нараховувалася та чи інша доплата або утримання.

Якщо вибрати режим «Первинні документи» «Список наказів», то спочатку на екрані з'явиться список по всім співробітниках і всіх наказах, які є в системі:

У цьому списку можна вказати табельний номер конкретного співробітника та період, за який Ви хочете переглянути накази. Після цього натиснути кнопку «Застосувати». Система покаже всі накази на співробітника із зазначенням суми (відсотку), періоду дії наказу, назви наказу та коду. На підставі цих даних в режимі «Доплати і утримання» можна зайти до наказу потрібного вигляду і виправити дані, якщо це необхідно.

Режим «Первинні документи» «Накази по співроб.» схожий до режиму «Первинні документи» «Список наказів», але у ньому відбирається інформація лише за один місяць і лише по одному співробітнику, які вводяться при вході в даний режим:

Введіть необхідний місяць (цифрою) і табельний номер співробітника. Потім натисніть кнопку «Зберегти». Після цього відкриється вікно зі списком наказів по вибраному співробітнику за вибраний місяць:

7.5. Розрахунок фондів

«Розрахунки» «Розрахунок фондів»

Після того, як всі особові рахунки перевірені, можна робити розрахунок нарахувань на заробітну плату (далі будемо називати цей розрахунок розрахунком фондів). Він повинен бути попередньо налаштований. Розрахунок фондів, як і розрахунок зарплати, робиться по кожному співробітнику. Якщо за вже розраховані раніше місяці робився перерахунок зарплати, то і нарахування на зарплату теж повинні бути перераховані. Система робить такий перерахунок автоматично на підставі даних з особових рахунків.

Розрахунок фондів робиться за ті місяці, які вказані в режимі для розрахунку зарплати «Відбір місяців для розрахунку».

Для тих, хто вже користувався розрахунком зарплати, але не користувався розрахунком фондів, у системі передбачена можливість почати користуватися цим розрахунком з будь-якого місяця. Для цього потрібно виконати таку послідовність дій:

• якщо перерахунки за минулі місяці не робилися, то можна просто запустити розрахунок фондів за поточний розрахунковий місяць;
• якщо в момент розрахунку зарплати робиться перерахунок за якийсь минулий місяць, а розрахунок фондів за цей місяць раніше не робився, то потрібно виконати такі дії:

1. за допомогою зміни кількості днів закриття розрахункового місяця в режимі «Налаштування» «Параметри системи» - «Облік зарплати» - «День закриття розрахункового місяця» зробити місяць з перерахункового розрахунковим;

2. залишити у відборі місяців для розрахунку тільки цей місяць і запустити розрахунок фондів;

3. якщо перерахунок зарплати робиться за кілька місяців, то зазначені вище пункти застосувати до кожного такого місяця по черзі;

4. знову зробити розрахунковим поточний місяць і у відборі місяців для розрахунку зарплати вказати всі місяці, за які виправлялися помилки, як перерахункові;

5. запустити розрахунок фондів.

Розглянемо приклад. Припустимо, що 3 січня 2009 року ми розраховуємо зарплату за грудень 2008 року. Припустимо також, що в грудні 2008 року робиться перерахунок за листопад 2008 року, але розрахунком фондів в листопаді не користувалися і особових рахунків по фондах за листопад 2008 року немає. Щоб система правильно донарахувала фонди за листопад 2008, потрібно виконати такі дії:

• Міняємо в параметрах системи день закриття розрахункового місяця з 19 на 36.
• Заходимо у відбір місяців для розрахунку, відключаємо всі місяці, включаємо тільки листопад 2008, при цьому навпроти нього повинна з'явитися позначка «Розрахунок».
• Запускаємо розрахунок фондів.
• Повертаємося в параметри системи і міняємо день закриття розрахункового місяця з 36 на 19.
• Знову йдемо у відбір місяців для розрахунку і включаємо листопад 2008 та грудень 2008 року. Тепер в рядку з листопадом 2008 має бути позначка «Перерахунок», а з груднем 2008 - позначка «Розрахунок».
• Запускаємо розрахунок фондів.

7.6. Особові рахунки по фондах

«Первинні документи» «Особові рахунки по фондах»

Результат розрахунку фондів можна переглянути в даному режимі. Порядок перегляду такий же, як і для особових рахунків співробітників.

7.7. Рознесення по рахунках

«Зведення» «Рознесення по рахунках»

Після того, як розрахунок зарплати і розрахунок фондів завершені, потрібно рознести нараховану зарплату за бухгалтерськими рахунками, тобто сформувати проведення по заробітній платі, які будуть перенесені в загальний журнал реєстрації проведень.

Базове налаштування проведень для невеликого підприємства поставляється з системою, яке можна змінювати під свої вимоги. До розрахунку рознесень бухгалтер повинен її переробити для свого плану рахунків і ведення бухгалтерського обліку на своєму підприємстві.

Налаштування проведень може бути зроблене таким чином:

• На підставі прив'язки рахунків до підрозділам.
• На підставі прив'язки рахунків до категорій персоналу.
• На підставі комбінації 2-х згаданих вище підходів.
• На підставі введення шифрів виробничих витрат, якщо зазначені вище підходи не задовольняють вимогам ведення бух.обліку на підприємстві.

7.7.1. Налаштування рознесення по рахунках

«Зведення» «Рознесення по рахунках» «Налагодження» «Налагодження»

В даному режимі можна налаштовувати проведення з прив'язкою до підрозділів і категорій. Проведення не робляться щодо кожного співробітника, так, як для підприємств з великою кількістю співробітників формування проведень на кожного співробітника безпідставно збільшує обсяг баз даних. Проведення по окремих співробітниках робляться тільки для таких утримань, як аліменти та позика, де важливо відстежувати інформацію про розрахунки по кожному співробітнику.

Таким чином, в макеті обов'язково потрібно вказати кореспонденцію рахунків (рахунки повинні відповідати плану рахунків), найменування операції (буде переноситися в текст проведення), відсоток (завжди значення «100» - якщо використовується розрахунок фондів, якщо не використовується - для проведення по фондах ставиться відсоток відповідно до законодавства , для інших проведень - значення «100»), код категорії персоналу, для якої діє ця кореспонденція (якщо категорії не виділені, то ставиться значення «0»), поле особового рахунку зі списку полів особового рахунку, код підрозділу («0» - якщо для всіх підрозділів). Для інвалідів та інших працівників у налаштуванні рознесення за рахунками повинен бути свій комплект проведень. Поле «Враховувати границю 1000 грн.» не потрібно заповнювати, якщо Ви користуєтеся розрахунком фондів. Якщо не користуєтеся, то потрібно ставити галочку в цьому полі для проведень по фондах (пенсійний фонд, соцстрах і т.д.):

Поля «Проведення в розрізі таб. №», «Таб. № по дебету», «Таб. № з розшир. довід. персоналу» можна використовувати тільки, як було сказано вище, для утримань аліментів, позик і подібних до них. Для таких проведень не робляться два комплекти - для інвалідів і не інвалідів. Здійснюється одне проведення, у налаштування якого в полі «Інваліди» галочка не ставиться. Якщо заповнюються поля «Проведення в розрізі таб. №», «Таб. № по дебету», «Таб. № з розшир. довід. персоналу», тоді в полях «Категорія» і «Підрозділ» повинні стояти значення «0».

Налаштування проведень по фондах має особливості в залежності від того, використовується розрахунок фондів чи ні.

Якщо розрахунок фондів використовується, то в списку полів особового рахунку для них формуються поля, у які записується результат розрахунку фондів, і ці поля з точки зору налаштування рознесення по рахунках нічим не відрізняються від полів особового рахунку для заробітної плати. При розрахунку фондів система формує два типи результатів - безпосередньо суми нарахувань на зарплату по кожному фонду і базу нарахувань для кожного фонду. Тому при формуванні проведень можна йти двома шляхами - робити проведення на підставі сум до фондів або бази для цих сум. Якщо використовувати готові суми фондів щодо кожного співробітника, то можуть виникнути помилки з округленням. Якщо йти цим шляхом, то в налагодженні рознесення в полі «Відсоток» завжди ставиться значення «100». Якщо відштовхуватися від бази, то в поле «Відсоток» потрібно вказувати той відсоток відрахувань, що встановлений законодавством. Інші поля заповнювати не треба.

На наступному малюнку зображено налаштування проведення на суму відрахування до пенсійного фонду:

Якщо в полі «Поле ОР» вибрати поле «База для пенсійного фонду», то в полі «Відсоток» потрібно поставити відсоток, що діє в даний момент. При зміні відсотків з відрахувань до фондів потрібно переналаштувати рознесення. У першому випадку переналаштовуються константи в розрахунку фондів і редагувати налаштування рознесення не треба.

Якщо розрахунок фондів не використовується, то в налагодженні рознесення під час налаштування проведень по фондах потрібно буде зробити стільки проведень із зазначенням відсотка відрахувань, на скільки полів особового рахунку нараховується даний фонд. Наприклад, на підприємстві нараховуються оклад і премія. Обидва ці нарахування оподатковуються пенсійним фондом. Значить, у налаштуванні рознесення по рахунках потрібно додати два записи (на нарахування на оклад і премію) із зазначенням потрібного відсотка і галочкою у полі «Враховувати границю 1000 грн». Ці два записи мають бути зроблені для інвалідів і не інвалідів. Таким чином, потрібно додати 4 записи тільки на пенсійний фонд. Цей шлях збільшує кількість записів у налаштуванні рознесення. Тому розробники рекомендують користуватися розрахунком фондів, тоді трудоємність налаштування рознесення істотно знижується.

Для того, щоб полегшити введення рознесення по рахунках, у контекстному меню є режим «Копіювання відмічених записів». Розглянемо, що можна зробити за допомогою даного режиму.

При копіюванні записів можна поміняти кореспонденцію рахунків, а можна залишити таку ж. Наприклад, якщо на деякі поля нараховуються одні й ті ж фонди, можна скопіювати проведення для одного фонду для інвалідів (не інвалідів), поміняти кореспонденцію та відсоток і отримати проведення для іншого фонду.

Цей режим також зручний, якщо, наприклад, сформували проведення для не інвалідів, а потім потрібно весь такий же комплект проведень зробити для інвалідів. Після визначення з кореспонденцією рахунків система запитає, формувати проводки для інвалідів чи ні.

7.7.2. Налаштування рознесення по рахунках по шифрах виробничих витрат

«Зведення» «Рознесення по рахунках» «Налагодження» «Налагодження по ШВВ»

Даний режим налагодження рознесення використовується, якщо поділ на підрозділ і категорії не може задовольнити потреби підприємства в формуванні проведень по зарплаті. Наприклад, працівник числиться в підрозділі, зарплата якого відноситься на один рахунок, але його можуть посилати на роботи в інший підрозділ, зарплата якого відноситься на інший рахунок. Про те, як сформувати шифри виробничих витрат, описано в пункті 2.17. «Шифри виробничих витрат». Проведення з використанням ШВВ теж робляться не стосовно кожної людини, а групуються по ШВВ.

Припустимо, що шифри в нас уже сформовані, тому можна переходити до налаштування рознесення по рахунках за ШВВ. Це налаштування відрізняється від попереднього налаштування рознесення тим, що тут не виділяються підрозділи і категорії. Також, це налаштування призначене тільки для нарахувань, тому що ШВВ застосовуються тільки до нарахуваннь. Для формування проведень по утриманнях потрібно використовувати попередній режим для налаштування рознесення по рахунках (в режимі «Зведення» «Рознесення по рахунках» «Налагодження» «Налагодження»). Для кожного шифру виробничих витрат вказується кореспонденція рахунків, текст проведення, відсоток і проставляється поле «Інваліди». Однакові копії проведень робляться для інвалідів і не інвалідів. Інші поля не заповнюються.

Нарахування фондів на зарплату теж відбувається двома способами. Перший - якщо використовується розрахунок фондів, другий - якщо не використовується розрахунок фондів.

Якщо не використовується розрахунок фондів, то для кожного ШВВ потрібно зробити проведення по нарахуванню тих фондів, які передбачені законодавством. При цьому вказується ШВВ, кореспонденція рахунків, текст проведення і відсоток відрахування у фонди.

Якщо використовується розрахунок фондів, то система розіб'є відрахування до фондів пропорційно ШВВ, які зазначені в особових рахунках. Для того, щоб система змогла відрізнити нарахування до фондів із якогось поля ОР від суми самого поля, потрібно присвоїти їм різні шифри. Ці розрізнені шифри система може сформувати самостійно. Щоб система змогла це зробити, потрібна попереднє налаштування. Аналогічно тому, як було описано в пункті 2.17. «Шифри виробничих витрат», потрібно виділити ШВВ для фондів.

Наприклад, можна було б виділити такі ШВВ:

ШВВ для зарплати (для керівництва)

• 910 - оклад і надбавки для керівництва
• 911 - відпускні для керівництва
• 912 - лікарняні за рахунок підприємства для керівництва
• 913 - лікарняні за рахунок соцстраху для керівництва

ШВВ для фондів (для керівництва)

• 914 - пенсійний фонд
• 915 - фонд страхування від безробіття і т.д.

ШВВ для зарплати (для робітників)

• 230 - зарплата робітників
• 231 - відпускні робітників
• 232 - лікарняні за рахунок підприємства робітників
• 233 - лікарняні за рахунок соцстраху робітників

ШВВ для фондів (для робітників)

• 234 - пенсійний фонд
• 235 - фонд страхування від безробіття і т.д.

Потім у налаштуванні зарплати в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку полів ОР» для поля особового рахунку «пенсійний фонд» в макеті введення в поле «Код затрат» треба поставити значення «4», для поля «фонд безробіття» - «5».

У результаті такого налаштування при розрахунку фондів система сформує унікальні ШВВ для нарахувань на зарплату, які можна потім використовувати в налагодженні рознесення за рахунками для формування проведень.

Для того, щоб полегшити введення рознесення по рахунках, у контекстному меню є режим «Копіювання відзначених записів». Цей режим зручно використовувати, щоб зробити однакові комплекти проведень для інвалідів і не інвалідів. Для цього у відповіді на перше питання потрібно проставити «+»:

У відповіді на наступне питання також потрібно поставити «+».

7.7.3. Налаштування рознесення по рахунках по шифрах виробничих витрат і полях особового рахунку

«Зведення» «Рознесення по рахунках» «Налагодження» «Налагодження по ШВВ+поля ОР»

Даний режим налагодження рознесеннч є вдосконаленою формою рознесення по ШВВ. Якщо на підприємстві багато ШВВ, то для автоматичного поділу всієї нарахованої зарплати по шифрах з'являється багато додаткових ШВВ (як у попередньому прикладі), так, як будь-яке нарахування, для якого в рознесенні по рахунках буде виділятися окрема кореспонденція рахунків, повинно бути позначено унікальним ШВВ. Довідник ШВВ при цьому істотно збільшується. Для великих підприємств зручно користуватися режимом рознесення по рахунках по шифрах виробничих витрат і полях особового рахунку. У ньому кореспонденція рахунків прив'язується не тільки до ШВВ, а й до ШВВ для конкретної категорії (якщо для всіх категорій, тоді значення - «0») і конкретного поля ОР.

Якщо взяти приклад з налаштування рознесення по ШВВ з попереднього пункту, то виділення ШВВ в даному випадку буде мати такий вигляд:

• 910 - оклад і надбавки для керівництва
• 230 - зарплата робітників

У налаштуванні рознесення по рахунках для формування проведень по фондах потрібно буде ввести зазначені вище ШВВ і поля ОР, які будуть ставитися до конкретного фонду. Виділення інших нарахувань (лікарняних, відпускних) можна робити і так, як описано в попередньому розділі, і так, як описано тут для фондів.

Для того, щоб полегшити введення рознесення по рахунках, у контекстному меню є режим «Копіювання виділених записів». Розглянемо, що можна зробити за допомогою даного режиму.

При копіюванні записів можна поміняти кореспонденцію рахунків, а можна залишити таку ж. Наприклад, у даній налаштуванні один і той же ШВВ встановлюється для нарахувань і фондів, що утримуються з цих нарахувань. Можна зробити проведення для одного ШВВ, а потім скопіювати їх з іншою кореспонденцією для іншого ШВВ. У цьому випадку потрібно на перше запитання, чи залишати кореспонденцію рахунків, ввести «-».

Цей режим також зручний, якщо, наприклад, сформували проведення для не інвалідів, а потім потрібно весь такий же комплект проведень зробити для інвалідів. Після визначення з кореспонденцією рахунків система запитає, формувати проведення для інвалідів чи ні.

Після відповіді на питання про інвалідів система запитає, чи змінювати ШВВ:

і, якщо міняти, попросить ввести новий ШВВ:

Після відповідей на ці питання в різних комбінаціях можна сформувати різні проведення істотно швидше, ніж вводити кожне проведення вручну.

7.7.4. Розрахунок рознесення по рахунках

«Зведення» «Рознесення по рахунках» «Рознесення» «Розрахунок рознес.» («Розрахунок по ШВВ», «Розрахунок по ШВВ+поля ОР»)

Якщо налаштування рознесення зроблене, то після розрахунку зарплати і фондів можна переходити до розрахунку рознесення. Слід запускати той режим, який відповідає Вашому налаштуванню рознесення («Розрахунок рознес.», «Розрахунок по ШВВ», «Розрахунок по ШВВ+поля ОР»). При виборі режиму розрахунку рознесення система попросить вказати місяць, за який робиться розрахунок. Введіть необхідний місяць і натисніть кнопку «Ок».

7.7.5. Перегляд рознесення

«Зведення» «Рознесення по рахунках» «Рознесення» «Перегляд»

Після розрахунку рознесення потрібно вибрати режим перегляду, що відповідає здійсненому розрахунку (знаходиться нижче режиму розрахунку). Система запросить ввести місяць, після чого на екрані з'являться сформовані проведення:

Якщо всі проведення Вас влаштовують, їх можна перенести у загальний журнал реєстрації проведень за допомогою режиму контекстному меню «Перенести проведення в список».

8. Вихідні документи

Після того, як результати розрахунку зарплати Вас задовольнять, можна переходити до розрахунку вихідної інформації - різних зведень. Вони, на підставі інформації в особових рахунках, видають зведені дані щодо нарахувань і утримань у розрізі підрозділів (або всієї організації в цілому) та категорій. Ці розрахунки знаходяться в режимі головного меню «Зведення». У системі можна розрахувати наступні зведення:

• зведення по особових рахунках,
• зведення по видах нарахувань і утримань,
• зведення за категоріями працівників.

8.1. Зведення по особових рахунках

8.1.1. Зведення по особових рахунках - розрахунок

«Зведення» «Зведення по особових рахунках» «Розрахунок»

Розрахунок зведень по особових рахунках дає підсумкові суми по всіх нарахуваннях і утриманнях у розрізі всієї організації і місяців виникнення сум. Розрахунок робиться помісячно. Після вибору цього режиму головного меню система запросить місяць, за який Вам необхідно робити розрахунок. Розрахунок збирає інформацію з особових рахунків. Після того, як розрахунок відпрацює, на екрані відразу ж з'являться результати розрахунку.

Перебуваючи у перегляді результатів розрахунків, можна з будь-якого виду нарахувань і утримань продивитися, з яких сум (по співробітниках) складається та чи інша підсумкова сума. Для цього потрібно встановити маркер на полі особового рахунку і вибрати в контекстному меню режим «Вибірка по полях ОР»:

Після цього відкриється вікно з деталізованою розшифровкою підсумкової суми по виділеному полю ОР:

Крім того, Ви можете розрахувати зведення по особових рахунках по підрозділах за допомогою режима головного меню «Зведення» «Зведення по особових рахунках» «Розрахунок по підрозділах». Після вибору цього режиму система запросить ввести місяць для розрахунку зведення і вибрати необхідний підрозділ:

Виділіть маркером небхідний підрозділ і клацніть два рази лівою кнопкою миші (або ж натисніть клавішу «Enter»), після чого відкриється вікно з підсумковими сумами по всіх нарахуваннях і утриманнях у розрізі місяців виникнення сум по виділеному підрозділу:

Аналогічно можна з будь-якого виду нарахувань і утримань продивитися, з яких сум (по співробітниках) складається та чи інша підсумкова сума за допомогою пункта контекстному меню «Вибірка по полях ОР».

8.1.2. Зведення по особових рахунках - перегляд

«Зведення» «Зведення по особових рахунках» «Перегляд»

Якщо розрахунок зведень по особових рахунках був раніше виконаний, але з якихось причин Ви вийшли з перегляду результатів, можна розрахунок ще раз за той же місяць не робити. Досить увійти в режим головного меню «Зведення» «Зведення по особових рахунках» «Перегляд» і вказати місяць, за який потрібно переглянути результати.

8.2. Зведення по фондах

«Зведення» «Зведення по особових рахунках»

8.2.1. Зведення по фондах - розрахунок

«Зведення» «Зведення по фондах» «Розрахунок»

Даний звід показує підсумкові суми по нарахуваннях на зарплату у розрізі фондів і місяців виникнення цих сум на підставі особових рахунків по фондах. Розрахунок робиться помісячно. Після вибору режиму головного меню «Зведення» «Зведення по фондах» «Розрахунок» система запросить ввести місяць, за який потрібно зробити розрахунок. Після виконання розрахунку система відразу ж покаже результати:

Перебуваючи у режимі перегляду результатів розрахунків, можна з будь-якого фонду переглянути, з яких сум (по співробітниках) складається та чи інша підсумкова сума. Для цього потрібно встановити маркер на потрібному рядку і вибрати в контекстному меню режим «Вибірка по полях ОР»:

8.2.2. Зведення по фондах - перегляд

«Зведення» «Зведення по фондах» «Перегляд»

Якщо розрахунок був раніше виконаний, але з якихось причин Ви вийшли з перегляду результатів, можна розрахунок ще раз за той же місяць не робити. Досить увійти в режим головного меню «Зведення» «Зведення по фондах» «Перегляд» і вказати місяць, за який потрібно переглянути результати.

8.3. Зведення по організації

«Зведення» «Зведення по організації»

Зведення по особових рахунках розраховуються відразу по всій організації. При необхідності, у системі можна розрахувати зведення про нарахування і утримання у розрізі підрозділів, категорій (або їх комбінації). Для цього використовується режим головного меню «Зведення» «Зведення по організації». Спочатку система запросить ввести місяць для розрахунку. Після вибору місяця розрахунку на екрані з'явиться оргструктура підприємства. Тут можна вибрати, як рахувати зведення - по всій організації в цілому або по окремому підрозділу. Для цього потрібно підвести маркер до назви потрібного підрозділу (організації) і викликати контекстне меню, в якому слід вибрати потрібний режим розрахунку:

При виборі режиму «Зведення по видам нарахувань» система покаже такі ж підсумки, як і в режимі «Зведення по особових рахунках», але їх можна зробити по окремому підрозділу:

При виборі режиму «Зведення по категоріям робіт» система покаже підсумки по підрозділу в розрізі категорій і полів особового рахунку.

При виборі режиму «Зведення по нарахуванню та утриманню» система покаже підсумки по підрозділу по нарахуваннях і утриманнях:

При виборі режиму «Звед.по нарах.і утрим.по кат.» система покаже підсумки по підрозділу в розрізі нарахувань (утримань) і категорій:

При виборі режиму «Зведення по утриманню» система покаже підсумки по підрозділу в розрізі утримань:

При виборі режиму «Зведення по ШВВ» система покаже підсумки по підрозділу в розрізі шифрів виробничих витрат (якщо на підприємстві ведеться облік за допомогою таких шифрів):

8.4. Платіжна відомість

«Зведення» «Платіжна відомість»

Під час розрахунку зарплати формуються платіжні відомості, розрахункові листки і розрахунково-платіжні відомості.

Платіжні відомості містять обмежену кількість полів (усього нараховано, всього утримано, до видачі і, можливо, деякі утримання), розрахунково-платіжні відомості - всі поля особового рахунку (нарахування та утримання), які були нараховані співробітникам у цьому місяці.

8.4.1. Платіжна відомість - розрахунок

«Зведення» «Платіжна відомість» «Розрахунок платіжної відомості»

Після входу в цей режим система спочатку запросить ввести місяць, за який буде формуватися платіжна відомість. Після цього на екрані з'явиться оргструктура підприємтсва. Можна переглянути та надрукувати платіжні відомості та розрахункові листки як по всій організації, так і по окремих підрозділах. Для цього потрібно підвести маркер до потрібного підрозділу і вибрати в контекстному меню режим «Розрахунок платіжної відомості». Після закінчення розрахунку на екрані з'явиться платіжна відомість:

Для друку платіжної відомості в контекстному меню є кілька варіантів друку. Бухгалтер може вибрати той, що підходить йому. Можна роздрукувати розрахункові листки, в яких міститься інформація з особових рахунків.

8.4.2. Платіжна відомість - перегляд

«Зведення» «Платіжна відомість» «Перегляд»

Якщо платіжна відомість вже була розрахована, а Ви з якихось причин вийшли з перегляду, то можна не розраховувати її ще раз, а відразу увійти в режим перегляду. Система запросить ввести місяць, після чого покаже на екрані розраховану раніше відомість.

8.4.3. Розрахунково-платіжна відомість - розрахунок

«Зведення» «Платіжна відомість» «Розрахунок розрахунково-платіжної відомості»

Після входу в цей режим система спочатку запросить місяць, за який буде формуватися відомість. Після цього на екрані з'явиться оргструктура підприємства. Можна переглянути та надрукувати платіжні відомості та розрахункові листки як по всій організації, так і по окремих підрозділах. Для цього потрібно підвести маркер до потрібного підрозділу і вибрати в контекстному меню режим «Розрахунок розр.-плат. відомості». Після закінчення розрахунку на екрані з'явиться розрахунково-платіжна відомість, в якій будуть відображені всі нарахування та утримання за вибраний місяць по співробітниках:

Для друку розрахунково-платіжної відомості потрібно в контекстному меню вибрати режим «Друк» «Друк списку з форми», а в цьому режимі вже вибрати той варіант друку, який Вам потрібен.

8.5. Отримання форми 1-ДФ

«Зведення» «Форма 1ДФ»

8.5.1. Наказ на формування форми 1-ДФ

«Первинні документи» «Доплати та утримання» «1-ДФ»

Даний наказ формується на підставі особових рахунків в момент підготовки звіту до податкової інспекції 1-ДФ. У цьому звіті повинні міститися поквартальні дані про нараховані та отримані доходи співробітниками підприємства.

Розрахунок форми 1-ДФ розбитий на дві частини: на підготовчу частину, в якій з особових рахунків по співробітниках помісячно вибираються дані, необхідні для розрахунку форми 1-ДФ, і заключну частину, яка дозволяє отримати форму 1-ДФ в остаточному вигляді, придатному до здачі.

Підготовча частина здійснюється в наказі «1-ДФ». У режимі перегляду списку наказів по співробітниках (наказ попередньо налаштовується) проводиться завантаження даних з особових рахунків.

При вході в режим перегляду списку наказів потрібно вказати перше і останнє число кварталу, за який завантажуватиметься інформація. Потім у контекстному меню потрібно вибрати режим «Вивантаження даних з особових рахунків»:

Вивантаження проводиться щомісячно. Спочатку система запросить ввести місяць нарахування:

Потім запросить ввести перше число кварталу:

Потім система запитає, чи була виплачена зарплата у кварталі розрахунку:

Якщо так, то потрібно натиснути кнопку «Так».

Потім система запитає, чи був перерахований податок з доходів фізичних осіб у кварталі розрахунку:

Далі система запропонує провести розрахунок по конкретних підрозділів. У разі розрахунку по всій організації - натисніть «ні».

Після відповідей на ці питання система виконає розрахунок, в результаті якого всі нарахування будуть розбиті згідно кодування, прийнятого при складанні форми 1-ДФ.

Так робиться і для наступних 2-х місяців кварталу. В результаті будуть сформовані списки по кожному працівнику по розрахункових місяцях.

Якщо щось потрібно підправити, це робиться в режимі перегляду списку за допомогою редагування або видалення записів.

На підставі цих списків у режимі зведень система сформує остаточний вигляд форми 1-ДФ.

8.5.2. Наказ на формування форми 1-ДФ для приватних підприємців

«Первинні документи» «Доплати та утримання» «ПП для 1-ДФ»

У формі 1-ДФ потрібно показувати не тільки дані про зарплату співробітників, що працюють на підприємстві, але і про суми, перераховані приватним підприємцям. Для занесення цих сум використовується даний наказ.

У макеті вводиться індивідуальний податковий номер, нараховані та виплачені суми, нарахований і виплачений податок з доходів фізичних осіб, код нарахування і дату кварталу, в якому проведені виплати.

8.5.3. Розрахунок форми 1-ДФ

«Зведення» «Форма 1ДФ» «Розрахунок»

Якщо наказ для форми 1-ДФ заповнений, то можна переходити до остаточного формування форми 1-ДФ в даному режимі.

Для того щоб розрахунок зміг обчислити дані для довідки, потрібно виконати такі умови:

• повинно бути виконане відповідне налаштування заробітної плати: необхідно налаштувати параметри поля «Форма 1-ДФ» в полях особових рахунків. Для цього в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку полів ОР» у полі «Форма 1-ДФ» потрібно вказати ознаку доходу для кожного поля особового рахунку:
  
• в штатному розписі на всіх записах з прийому, звільнення співробітників і службових записів повинні бути проставлені відповідні позначки;
• необхідно заповнити атрибути керівників.

Якщо всі налаштування виконані, то переходимо безпосередньо до розрахунку даної форми.

Після вибору режиму «Зведення» «Форма 1ДФ» «Розрахунок» спочатку вказуємо дату початку кварталу:

Після цього на екрані з'явиться орг.структура підприємства. У програмі є можливість робити розрахунок форми 1ДФ по підрозділах або по всій організації. Виділіть маркером потрібний рядок і, скориставшись контекстним меню, натисніть «Розрахунок форми 1ДФ»:

Система запитає «Враховувати в розрахунку відсутніх в наказах 1-ДФ?»:

Результати розрахунку мають такий вигляд:

В даний розрахунок можна також вносити корективи. Після редагування сум необхідно перерахувати підсумки. За допомогою контекстного меню розрахунок можна роздрукувати і вивантажити в dbf-файл для здачі в податкову. Детальніше про формування форми 1-ДФ дивіться відеоролик «Розрахунок форми 1-ДФ».

8.6. Персоніфікація

8.6.1. Персоніфікація щомісячна

«Зведення» «Персоніфікація» «Розрахунок помісячний таблиці 5», «Розрахунок помісячний таблиць 6 та 7», «Розрахунок помісячний таблиці 8»

В першому випадку розраховується 5-а таблиця, до якої потрапляють прийняті та звільнені в розрахунковому місяці співробітники. Зміни ідентифікаційних кодів або прізвищ поки системою не відслідковуються.

При використанні пункту «Розрахунок помісячний таблиць 6 та 7» після розрахунку відкривається таблиця 6, таблицю 7 та додаткову 7-му можна продивитись за допомогою відповідних пунктів меню. Якщо в 6-й таблиці присутні записи з подвоєними ідентифікаційними номерами, які в системі відображаються червоним кольором та галочкою в окремій колонці (така ситуація можлива, якщо сумісників заводити на окремий табельний номер, що не рекомендується, або ж знову прийнятий на новий табельний номер протягом місяця звільнений раніше співробітник), тоді необхідно викликати контекстне меню «Згорнути по ідентифікаційному номеру». В разі необхідності можна редагувати вже існуючі записи або додавати нові.

Між таблицями 6 та 7 існує перевірка: розрахуйте таблиці та , знаходячись в таблиці 6, скористайтесь пунктом контекстного меню «Перевірити суми по 6 та 7 таблицям».

При використанні пункту «Розрахунок помісячний таблиці 8» після розрахунку відкривається 8-ма таблиця (підстави для обліку стажу окремим категоріям осіб). Також можна продивитись результати розрахунку за допомогою відповідного пункту меню.

Експорт даних персоніфікації здійснюється для кожної таблиці за допомогою контекстного меню «Експорт даних персоніфікації», файли експорту необхідно зберегти в окрему папку для подальшого імпорту їх в програму «АРМ Звіт страхувальника» або «БЕСТ-ЗВІТ» (версія не нижче 8.83.000). Увага, 7 та 7 додаткова таблиці експортуються з однаковими іменами, тому 7 додаткову треба зберігати окремо від інших, інакше вона замінить 7. Докладніше про розрахунок персоніфікації читайте в «Инструкции по помесячной персонификации».

 

8.6.2. Персоніфікація щорічна

«Зведення» «Персоніфікація» «Розрахунок (враховувати суми по місяцю нарахування)» («Розрахунок (враховувати суми по місяцю виплат)»)

Даний режим використовується для того, щоб зробити до пенсійного фонду дані про нараховану заробітну плату, суму нарахувань на зарплату і суми утримань з працівників у пенсійний фонд. У режимі «Зведення» «Персоніфікація» «Розрахунок (враховувати суми по місяцю нарахування)» суми, донараховані за минулі періоди, вказуються в місяці їх виникнення, в режимі «Зведення» «Персоніфікація» «Розрахунок (враховувати суми по місяцю виплат)» - у місяці виплати.

Після вибору одного з режимів система запросить ввести період розрахунку і ті дані, які необхідні для отримання інформації у вигляді, якиц вимагається пенсійним фондом.

Після відповіді на всі питання система розраховує дані. Вони будуть показані помісячно з підбиттям підсумків за період розрахунку. При необхідності їх можна відредагувати або видалити.

Після того, як всі дані Вас влаштують, їх можна експортувати в програму пенсійного фонду у форматі, зазначеному пенсійним фондом (імпортувати у програму пенсійного фонду). Роздруківка даних здійснюється з програми пенсійного фонду. Детальніше про розрахунок персоніфікації дивіться відеоролик «Персоніфікація».

8.7. Статистичні дані по зарплаті

«Зведення» «Статистичні дані по зарплаті»

8.7.1. Розподіл працівників по розміру заробітної плати - розрахунок

«Зведення» «Статистичні дані по зарплаті» «Розподіл прац.по розміру зар.плати» «Розрахунок»

Цей режим дозволяє отримати дані для статистичної звітності щодо розподілу суми заробітної плати в межах, що визначаються на момент звіту органами статистичної звітності (другий розділ форми 1-ПВ). Для того, щоб цей режим працював, повинно бути проведене наступне налаштування:

• налаштований довідник «Границі мінімальної зарплати» (в режимі «Довідники» «Границі мінімальної зарплати»);
• у налаштуванні зарплати в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку полів ОР» для кожного поля особового рахунку повинні бути введені дані в полі «Входження до ФОП» макета додавання.

Після того, як зроблене налаштування, в систему введені табелі і є результати розрахунку зарплати - особові рахунки, то можна запускати даний розрахунок статистичних даних. Система запросить ввести місяць, за який потрібно провести розрахунок. Після вказівки місяця система зробить обчислення, в результаті чого з'явиться звіт, в якому видно кількість співробітників, чия зарплата потрапляє в межі, встановлені для здачі звітності. Крім цього, система покаже кількість тих співробітників, які за табелем відпрацювали весь місяць:

8.7.2. Розподіл працівників по розміру заробітної плати - перегляд

«Зведення» «Статистичні дані по зарплаті» «Розподіл прац.по розміру зар.плати» «Перегляд»

Якщо розрахунок розподілу працівників вже було зроблено, і Ви вийшли з перегляду результатів, то не потрібно знову запускати розрахунок. Достатньо увійти в режим перегляду. При цьому система запросить місяць, за який був раніше зроблений розрахунок.

8.7.3. Складові фонду оплати праці - розрахунок

«Зведення» «Статистичні дані по зарплаті» «Складові фонду оплати праці» «Розрахунок»

Цей режим дозволяє отримати дані для складання форми статистичної звітності «Форма 1-ПВ» (1-й розділ). Розрахунок можна робити як помісячно, так і за будь-який період. Щоб розрахунок здійснювався правильно, повинно бути проведене таке ж попереднє налаштування, як і для розрахунку розподілу працівників по розміру заробітної плати:

• Потрібно в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку полів ОР» для кожного поля особового рахунку ввести дані в поле «Входження до ФОП» макета додавання.
• Потрібно в налагодженні зарплати в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування довідника неявок для табелів» для неявок, які додаються при розрахунку середньооблікової чисельності в еквіваленті повної зайнятості (лікарняні, відпускні, кошти на відрядження ...) вказати, звідки брати для них час (з табеля, з особових рахунків або для відпускних - з наказів):

• Потрібно в налагодженні зарплати в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування довідника неявок для табелів» для неявок, які віднімаються при розрахунку середньооблікової чисельності, вказати, брати час за ним з табеля (галочку ставимо) або з особових рахунків (маються на увазі неявки по відпустці, по догляду за дитиною до 3-х років і допомога по вагітності та пологах):

Після того, як налаштування зроблене, можна переходити безпосередньо до розрахунку форми 1-ПВ. Розрахунок розбиває нараховану зарплату за складовими фонду оплати праці:

Крім того, він підраховує показники середньооблікової чисельності, необхідні для заповнення форми 1-ПВ :

Для перевірки розрахунку середньооблікової чисельності в еквіваленті повної зайнятості можна, перебуваючи в режимі перегляду результатів цього розрахунку, викликати контекстне меню й у ньому вибрати режим «Перегляд розр.еквів.повн.зайн.» («Перегляд розрахунку еквівалента повної зайнятості»). Цей режим показує по кожному співробітникові дані, на підставі яких система провела розрахунок:

8.7.4. Складові фонду оплати праці - перегляд

«Зведення» «Статистичні дані по зарплаті» «Складові фонду оплати праці» «Перегляд»

Якщо розрахунок даних для складання форми статистичної звітності «Форма 1-ПВ» (1-й розділ) вже було зроблено (в режимі «Зведення» «Статистичні дані по зарплаті» «Складові фонду оплати праці» «Розрахунок»), і Ви вийшли з перегляду результатів, то не потрібно знову запускати розрахунок. Достатньо увійти в режим перегляду («Зведення» «Статистичні дані по зарплаті» «Складові фонду оплати праці» «Перегляд»).

8.7.5. Зведення по відпрацьованому часу

«Зведення» «Статистичні дані по зарплаті» «Зведення по відпрацьованому часу»

Цей режим дозволяє отримати дані для складання форми статистичної звітності «Звіт про використання робочого часу Форма 3-ПВ». Розрахунок проводиться щомісячно.

8.8. Довідки на субсидію

«Зведення» «Довідки» «Довідки про доходи (на субсидію)»

Даний розрахунок дозволяє отримати довідку на субсидію для окремого співробітника. При виборі цього режиму система запросить ввести період розрахунку і табельний номер співробітника. Якщо Ви його не пам'ятаєте, то табельний номер можна вибрати зі штатного розпису шляхом натискання кнопки праворуч від поля введення:

Після натискання на кнопку «Так» виконається розрахунок. В режимі перегляду довідку на субсидію можна надрукувати:

8.9. Форма 3

«Зведення» «Довідки» «Форма 3»

Цей розрахунок дозволяє одержати дані про зарплату, нараховану за рік, і утриманий прибутковий податок по кожному співробітнику для заповнення річної декларації про доходи.

Для отримання даних безпосередньо для декларації потрібно увійти в режим «Зведення» «Довідки» «Форма 3» «Розрахунок». На екрані з'явиться наступний макет введення:

У ньому потрібно вказати період розрахунку (перше і останнє число року), в полі «Таб.номер співробітника» ввести табельний номер зі штатного розпису (або введіть в цьому полі значення «0» для відбору всіх співробітників). Якщо Ви не пам'ятаєте табельний номер, то можна вибрати працівника зі штатного розпису шляхом натискання кнопки праворуч від поля введення табельного номера. Потім потрібно натиснути кнопку «Зберегти». Після виконання розрахунку на екрані з'являться результати. Надрукувати їх можна за допомогою режиму контекстного меню «Друк» «Друк списку з форми».

Якщо в особових рахунках є інформація про перерахунок прибуткового податку за минулий рік, то потрібно цю інформацію відокремити, щоб система змогла правильно зібрати суму прибуткового податку, утриманого за поточний рік. Для цього є режим «Відбір прибуткового податку попередніх періодів» («Зведення» «Довідки» «Форма 3» «Відбір приб.под.попер.пер.»). У ньому потрібно вказати місяць, в якому відбувався перерахунок, і код поля прибуткового податку, в яке вводилися дані суми. Потім потрібно увійти в режим «Зведення» «Довідки» «Форма 3» «Перегляд приб.под.попер.пер.», і за допомогою клавіші «+» відібрати суми по перерахунку.

8.10. База оподаткування

«Зведення» «База оподаткування»

Даний режим дозволяє відібрати дані, що допомагають при складанні звітів у фонди, і для перевірки сум фондів, що нараховуються системою в рознесення по рахунках. При використанні в рознесенні по рахунках режиму «Розрахунок фондів» така перевірка не потрібна, тому що він розраховує фонди по кожному співробітнику і всі дані для нарахування фондів можна переглянути в особових рахунках по фондах. Якщо використовується рознесення по рахунках без попереднього розрахунку фондів, цей режим може бути корисний, тому що він відбирає за прізвищами тих співробітників, у яких зарплата перевищує обмеження по нарахуваннях в фонди. Також цей режим зручний для виділення у звіті по соцстраху бази для утримання фондів у розмірі 0.5% і виділення суми зарплати працюючих пенсіонерів, яка не оподатковується фондом страхування від безробіття.

Після вибору режиму головного меню «Зведення» «База оподаткування» «Розрахунок» система запросить, які дані Ви хочете отримати і за який місяць. Потрібно вибрати один з режимів і натиснути клавішу «Зберегти».

Якщо розрахунок даних стосовно бази оподаткування вже було зроблено (в режимі «Зведення» «База оподаткування» «Розрахунок»), і Ви вийшли з перегляду результатів, то не потрібно знову запускати розрахунок. Достатньо увійти в режим перегляду (в режимі «Зведення» «База оподаткування» «Перегляд»).

9. Службові функції

У системі передбачено такі службові функції, як архівація та відновлення інформаційних файлів, очищення файлів системи.

9.1. Редагування особових рахунків

«Налаштування» «Редагування результатів» «Редагування особових рахунків»

Інколи може виникнути ситуація, коли потрібно вручну підправити результати розрахунків. Розробники не радять активно користуватися цим режимом, тому що правильним стилем роботи з програмою є знаходження причин, що породили помилки в розрахунках, шляхи їх усунення та отримання правильних результатів шляхом використання розрахунків системи. Це важливо тому, що якщо Ви не знайдете причину і запустите ще раз розрахунок заробітної плати або автоматичний перерахунок за минулий місяць, то, в першому випадку, Ваші зміни просто затруться, у другому випадку - будуть неправильні результати перерахунку.

Після того, як Ви оберете цей режим, система попросить Вас вказати місяць, за який треба редагувати результати. Для редагування або видалення записів потрібно виділити маркером потрібний запис і в контекстному меню вибрати відповідний режим або натиснути клавішу «F4» (для редагування) чи «Delete» (для видалення).

Якщо результати розрахунку були відредаговані вручну, виникає необхідність привести їх у відповідність з платіжною відомістю. Це можна зробити за допомогою режиму головного меню «Зведення» «Платіжна відомість» «Розрахунок платіжної відомості». Після цього можна друкувати платіжні відомості.

9.2. Редагування заборгованості на майбутнє

«Налаштування» «Редагування результатів» «Редагування заборгованості на майбутнє»

У процесі розрахунку заробітної плати у працівників можуть виникати з різних причин суми заборгованості на майбутні періоди. Система запам'ятовує ці суми в спеціальному файлі і звідти переносить їх в особові рахунки того місяця, на який переходить ця заборгованість. Якщо розрахунки були зроблені неправильно, то система не в змозі сама виправити інформацію, перенесену в цей файл, її можна виправити вручну. Це можна зробити за допомогою режиму «Налаштування» «Редагування результатів» «Редагування заборгованості на майбутнє». При вході в даний режим система запросить ввести дату. Вам потрібно ввести перше число місяця, що передує тому місяцю, в якому з'являються ці суми. В усьому іншому порядок роботи аналогічний описаному вище режиму «Редагування особових рахунків».

9.3. Редагування сум минулих періодів

«Налаштування» «Редагування результатів» «Редагування сум минулих періодів»

У процесі автоматичного перерахунку заробітної плати за минулі місяці, система запам'ятовує суми перерахунку в спеціальному файлі і переносить з нього результати перерахунків в поточний розрахунковий місяць. Якщо була некоректно введена інформація або не дотримувався порядок розрахунків, може виникнути ситуація, коли система не в змозі самостійно виправити такі помилки. У цьому випадку виникає ситуація, коли Ви вже поправили вихідну інформацію і всі робите правильно, але система запам'ятала неправильні дані і не може їх виправити сама. Видалити рядки з неправильними результатами перерахунків можна вручну в спеціальному режимі «Налаштування» «Редагування результатів» «Редагування сум минулих періодів». При вході в даний режим система запросить ввести дату. Вам потрібно ввести перше число розрахункового місяця. В іншому порядок роботи аналогічний описаному вище режиму «Редагування особових рахунків».

9.4. Редагування сум майбутніх періодів

«Налаштування» «Редагування результатів» «Редагування сум майбутніх періодів»

Як уже говорилося вище, система дозволяє в поточному місяці нараховувати суми за майбутні періоди (наприклад, при розрахунку відпускних). Суми майбутніх місяців система запам'ятовує в момент розрахунку в окремому файлі. Потім, у тому місяці, за який ці суми були нараховані, в момент розрахунку зарплати вона показує їх зі знаком «-». Якщо були неправильно нараховані суми майбутніх періодів, то система все рівно заносить їх у цей спеціальний файл і не в змозі самостійно відредагувати їх після того, як Ви виправили вихідну інформацію. У режимі «Редагування сум майбутніх періодів» можна переглянути та відкоригувати вручну інформацію про суми майбутніх періодів, які запам'ятала система. Цей режим перебуває у службовому меню, в режимі «Налаштування» «Редагування результатів» «Редагування сум майбутніх періодів». Порядок роботи аналогічний описаному вище режиму «Редагування особових рахунків».

9.5. Редагування сум минулих періодів по фондах

«Налаштування» «Редагування результатів» «Редагування сум мин.пер.по фондах»

У процесі автоматичного перерахунку нарахувань на заробітну плату за минулі місяці система запам'ятовує суми перерахунку в спеціальному файлі і переносить з нього результати перерахунків в поточний розрахунковий місяць. Якщо була некоректно введена інформація або не дотримувався порядок розрахунків, може виникнути ситуація, коли система не в змозі самостійно виправити такі помилки. У цьому випадку виникає ситуація, коли Ви вже поправили вихідну інформацію і все робите правильно, але система запам'ятала неправильні дані і не може їх виправити. Видалити рядки з неправильними результатами перерахунків можна вручну в спеціальному режимі «Налаштування» «Редагування результатів» «Редагування сум мин.пер.по фондах». При вході в даний режим система запросить ввести дату. Вам потрібно ввести перше число розрахункового місяця. Для редагування або видалення записів потрібно виділити маркером потрібний запис і в контекстному меню меню вибрати відповідний режим (редагувати запис можна за допомогою клавіші «F4»).

9.6. Редагування сум майбутніх періодів по фондах

«Налаштування» «Редагування результатів» «Редагування сум майб.пер.по фондах»

Як уже говорилося вище, система при нарахуванні фондів ділить суми в залежності від місяця виникнення (окремо розраховуються фонди за поточним і майбутнім місяцях, а також робляться перерахунки за минулі місяці). Суми майбутніх місяців система запам'ятовує в момент розрахунку в окремому файлі. Потім, у тому місяці, за який ці суми були нараховані, в момент розрахунку вона показує їх зі знаком «-». Якщо були неправильно нараховані суми майбутніх періодів, то система все рівно заносить їх у цей спеціальний файл і не в змозі самостійно відредагувати їх після того, як Ви виправили вихідну інформацію. У режимі «Налаштування» «Редагування результатів» «Редагування сум майб.пер.по фондах» можна переглянути та відкоригувати вручну інформацію про суми майбутніх періодів, які запам'ятала система. Порядок роботи аналогічний описаному вище режиму «Редагування сум минулих періодів по фондах».

9.7. Редагування особових рахунків по фондах

«Налаштування» «Редагування результатів» «Редагування рез. по фондах»

Результати розрахунків нарахувань на заробітну плату (у системі це називається розрахунком фондів) зберігаються в системі по кожній людині помісячно. Інколи може виникнути ситуація, коли потрібно вручну підправити результати розрахунків. Розробники не радять активно користуватися цим режимом, тому що правильним стилем роботи з програмою є знаходження причин, що породили помилки в розрахунках, шляхи їх усунення та отримання правильних результатів шляхом використання розрахунків системи. Це важливо, тому що, якщо Ви не знайдете причину і запустите ще раз розрахунок нарахувань на заробітну плату або автоматичний перерахунок за минулий місяць, то, в першому випадку, Ваші зміни просто затруться, у другому випадку - будуть неправильні результати перерахунку.

Після того, як Ви оберете режим «Налаштування» «Редагування результатів» «Редагування рез. по фондах», система запросить вказати місяць, за який треба редагувати результати. В іншому порядок роботи аналогічний описаному вище режиму «Редагування сум минулих періодів по фондах».

10. Порядок налаштування і введення даних для розрахунку деяких нарахувань

10.1. Схема введення даних для розрахунку відсотка індексації зарплати

1. Якщо користуватися цим розрахунком відсотка індексації зарплати, то в переліку доплат/утримань (в режимі «Налаштування зарплати» «Налагодження зарплати» «Формування переліку доплат/утримань») потрібно для наказу по індексації ім'я розрахунку «_indeks» поміняти на «_indspr».
2. Для розрахунку індексу потрібно до довідника констант додати константу «pinf» зі значенням 101 (в режимі «Налаштування зарплати» «Налагодження зарплати» «Редагування довідника констант»).
3. Заповнити помісячно довідник індексів споживчих цін (у відсотках) у режимі меню «Довідники» «Довідник індексів спож.цін».
4. Якщо є накази на співробітників на постійні надбавки, і при цьому не змінювався оклад в штатному розписі, увійти до перегляду цих наказів в режимі «Первинні документи» «Доплати та утримання» і поставити галочку в полі «Врах.для визн.базового місяця для індексац.» макета додавання.
5. Накази на індексацію створюються щомісячно. Потрібно виділити маркером наказ на індексацію (в режимі) і викликати пункт контекстного меню «Додавання доплат/утримань» (масове введення наказ). У ньому потрібно вказати дату початку і кінця місяця розрахунку (накази вводяться помісячно), більше ніяких полів не заповнювати, відібрати всіх співробітників за допомогою комбінації клавіш «Ctrl»+«+» і натиснути на кнопку «Зберегти». Система сама розрахує кожному співробітнику відсоток індексації.
6. Результати масового введення наказу можна переглянути в режимі перегляді списку співробітників по виду наказу. При цьому система покаже на екрані відсоток індексації і дату базового запису. Можуть бути такі ситуації, коли система не може правильно визначити дату базового запису. У цьому випадку цю дату через редагування можна виправити вручну. Потім слід відзначити галочками виправлені записи і викликати режим контекстного меню «Перерахувати % індексації».

10.2. Схема налаштування і введення даних для розрахунку лікарняних

10.2.1. Алгоритм розрахунку лікарняних з 2007 року

Для розрахунку лікарняного потрібні дані про суми, що входять до розрахунку середньої зарплати (код середньої 14 «для доплати по лікарн.з 02.2006»), і про суми без обмеження зарплати, що оподатковуються соцстрахом (код середньої 15 «соцстрах для розрах.лікарн. (з 2007)» ) та дані про відпрацьований час. Місяць прийняття на роботу, якщо людина прийнята не з першого числа місяця, не включається до розрахунку середньої зарплати. Для кожного з попередніх шести місяців система дивиться на відпрацьований час. Якщо місяць не повністю відпрацьований, то вибирається з статистики сума, оподатковувана соцстрахом без обмеження і сума обмеження. Якщо сума більше суми обмеження, то береться пропорція і множиться на суму з статистики для розрахунку лікарняного. Крім цього, система дивиться за статистикою сум оподатковуваних соцстрахом, скільки місяців сплачувалися внески в соцстрах. Якщо менше шести місяців, то система дивиться в довіднику персоналу дату прийняття на роботу. Якщо це знову прийнятий співробітник, то дивиться на розширення, він платив внески раніше, чи ні. Якщо «старий» працівник, то шукає за 6 місяцями статистики ще 6 місяців. Якщо кількість місяців сплати внесків в соцстрах менше 6, то сума лікарняного обмежується мінімальною зарплатою. Мінімальна зарплата і час для отримання середньої зарплати по мінімальній зарплаті береться за кожен місяць лікарняного.

10.2.2. Зміни в алгоритмі розрахунку лікарняних з 01.01.08 року

Зміни стосуються обчислення кількості місяців сплати внесків в соцстрах і обчислення лікарняного по мінімальній зарплаті.

Система виходить із статистики за 6 місяців до початку лікарняного. Місяць прийняття на роботу, якщо людина прийнятий не з першого числа, не включається до розрахунку середньої зарплати. Система шукає суму, відпрацьований час і чи не виключається місяць з розрахунку середньої зарплати. Якщо не виключається, бере до уваги ці дані. При цьому, якщо місяць не повністю відпрацьований, то вибирається з статистики сума, оподатковувана соцстрахом без обмеження і сума обмеження. Якщо сума більше суми обмеження, то береться пропорція і множиться на суму з статистики для розрахунку лікарняного.

Крім цього, система шукає, чи не виключається місяць з розрахунку кількості повних місяців, за які сплачувалися внески.

• Якщо не виключається, то перевіряє далі.
• Якщо у статистиці за сумами для лікарняного за місяць сума не дорівнює 0, то враховує місяць.
• Якщо дорівнює 0, то дивиться в статистиці на суму, з якої сплачувався соцстрах.
• Якщо сума не дорівнює 0, то враховує місяць.
• Якщо і ця сума дорівнює 0 і місяць виключений, то вважає, що це відпустка за свій рахунок або був лікарняний у зв'язку з нещасним випадком на виробництві.
• Якщо місяць не виключений, то вважає, що це відпустка по догляду за дитиною або лікарняний за повний місяць. В обох цих випадках місяць враховується, тому не уточнює, чому немає сум.
• Якщо система знайшла відпустку за свій рахунок або за весь місяць був лікарняний у зв'язку з нещасним випадком на виробництві, то місяць не враховує.
• Якщо не набралося 6 місяців, то аналізує дату прийняття на роботу.
• Якщо дійшла вже до дати прийому на роботу, то дивиться, скільки місяців сплачувалися внески на старій роботі.
• Якщо два нових розширення порожні, для сумісності з інформацією 2007 дивиться на розширення з міткою MVZNSS (чи сплачувалися внески за 6 місяців на попередній роботі) — детальніше про розширення див. пункт «2.1. Список співробітників».
• Якщо всі розширення порожні, то система бере середню по мінімальній зарплаті.
• Якщо старе розширення заповнено, а нових немає, то вважає, що 6 місяців є.
• Якщо нові заповнені, то додає з них місяці до раніше обчислених.
• Якщо все одно немає 6 місяців, то бере середню по мінімальній зарплаті.
• Якщо не дійшла до дати прийому на роботу, перевіряє останні місяці (12 від дати лікарняного без урахування тих, що брали участь у розрахунку середньої).
• Якщо все одно немає 6 місяців, дивиться на розширення.
• Якщо і з ними не набереться 6 місяців, то бере середню по мінімальній зарплаті.
• Якщо немає ні одного місяця у статистиці, то вважає середню з поточного місяця. При цьому перевіряє розширення.
• Якщо раніше у працівника не було 6 місяців сплати внесків, то вважає середню по мінімальній зарплаті. Мінімальну зарплату й час для здобуття середньої по мінімальній зарплаті бере на дату початку лікарняного.

10.2.3. Зміни в алгоритмі розрахунку лікарняних з 22.05.08 року

З 22.05.08 року у розрахунку лікарняних відбулися зміни в обліку середніх разових виплат. Для цих змін у системі виділено ще один код середньої (17 «для доплати по лікар. (з 22.05.08)»)

10.3. Налаштування для розрахунку лікарняних

• У довіднику постійних величин (в режимі «Налаштування зарплати» «Налагодження зарплати» «Редагування довідника констант») повинні бути введені такі константи:
  а). Константа «statss» = 1. Дата початку — 01.01.07.
  б). Константа «blotr» = 1. Дата початку — 01.01.07.
  в). Константа «bl2006» = 1. Дата початку — 01.01.06.
  г). Константа «bl2008» = 1. Дата початку - 01.01.08, якщо потрібні описані вище зміни з 01.01.08
• Для змін з 22.05.08 потрібно додати:
  а). Константа «nvkb17» = 1 - з тієї дати, коли в системі будуть дані за статистикою на 17 код «для доплати по лікарн.з 22.05.08»
  б). Константа «bl0508» = 1, дата початку - 22.05.08.
• Потрібно в довідник персоналу додати розширення «VZNSS» (тип «так/ні», назва «Чи сплачувалися внески в соцстрах на попер.роботі». Ці дані потрібні тільки для нових співробітників, для тих, хто пропрацював рік і більше, буде аналізуватися статистика.
• Для змін з січня 2008 року потрібно:
  а). Додати два розширення до довідника персоналу: «MVZNSS» - ціле число, що позначає кількість місяців, в яких людина платила внески в соцстрах на попередній роботі; «UCHPRIN» - тип «так /ні», означає, чи враховувати при підрахунку кількості місяців, за які сплачувався соцстрах, місяць прийому на роботу.
  б). Увійти в налагодженні зарплати у довідник неявок для табелів (в режимі «Налаштування зарплати» «Налагодження зарплати» «Формування довідника неявок для табелів»). Він містить перелік неявок для розрахунку зарплати, час за якими потім проставляється в табелях. Навпроти неявок «Відпустка за свій рахунок за заявою» або «Травма на виробництві» потрібно в полі «Для викл.міс.з тих,за якi сплач.внески до СС в розрах.лікарн.» поставити галочку.
  в). У переліку розрахунків потрібно включити процедуру r_plusmv. Для цього потрібно спочатку в режимі «Налаштування зарплати» «Налагодження зарплати» «Формування переліку доплат/утримань» створити наказ з процедурою розрахунку «_plusmv», потім додати його до переліку розрахунків у розділ 9000 (загальні розрахунки) в режимі «Налаштування зарплати» «Налагодження зарплати» «Формування переліку розрахунків». Ця процедура буде вибирати з табеля інформацію по неявках, за якими потрібно виключати місяці з розрахунку середньої зарплати, і виключати місяці з підрахунку кількості місяців, за які сплачувався соцстрах, якщо за цими неявками в табелі будуть проставлені дні. Переглянути результати роботи цієї процедури можна в режимі головного меню «Статистика» «Середні для лікарняних» «Включення місяців по сплаті внесків до СС».
  г). Для виключення місяців з розрахунку середньої зарплати при розрахунку лікарняного використовується процедура r_plus. Якщо є неявки, по яких потрібно виключати місяці з розрахунку середньої зарплати, то для цих неявок в довіднику неявок для табелів потрібно поставити в полі «Для викл.міс.з тих,за якi сплач.внески до СС в розрах.лікарн.» галочку. Процедура буде виключати неявки з розрахунку середньої зарплати, якщо людина по причині відповідної неяки не працювала весь місяць. Результати можна подивитися в режимі «Статистика» «Премії» «Включення місяців для обліку премій». Розробники У 2008 році розділили виключення місяців з розрахунку середньої зарплати і з розрахунку кількості повних місяців, в яких сплачувався соцстрах. Теоретично може виникнути ситуація, коли з розрахунку середньої зарплати потрібно виключати, а з розрахунку кількості місяців не потрібно, або навпаки. В результаті такого поділу ми отримуємо універсальну процедуру.
  д). Якщо на підприємстві немає таких ситуацій, коли потрібно виключати місяці, досить тільки додати константу «bl2008» в режимі «Налаштування зарплати» «Налагодження зарплати» «Редагування довідника констант» і розширення до довідника персоналу.
• Для змін з 22.05.08 потрібно: у пункті головного меню меню «Налаштування зарплати» «Налагодження зарплати» «Формування довідника неявок для табелів» потрібно внести такі зміни: додати неявки для відпускних та лікарняних. Для цих неявок потрібно проставити ознаку в полі «Врах.при розрах.однораз.виплат та премій при розр.лікарняних» (вибрати значення «відноситься до лікарняних» або «відноситься до відпускних») в макеті додавання. Тоді у колонці «Раз.випл.в лік.» напроти лікарняних повинен стояти знак «+», а відпускних - «*»: