Содержание

Добавление папок для договоров

Добавление прикрепленного документа к договору

Просмотр текущей информации по договору

Создание договора по шаблону

Создание шаблона MS Word

В системе «Дебет Плюс V12» есть возможность ведения реестра договоров. Благодаря этому реестру можно увидеть не только перечень всех введенных договоров в систему, но и все документы (выставленные счета, оплаты, задолженности и т.д.) по конкретному договору.

Добавить новый и посмотреть список договоров можно через меню «Первичные документы»   «Договора».

Виды договоров:

 «Договора для работы с контрагентами» - это папка, в какую можно вносить договора, оплаты по которым получает Ваша организация.

«Хозяйственные договора» - это договора с поставщиками, услуги которых оплачиваете Вы.

 «Договора (простые)» - это учет простых договоров в которых заполняется №, дата, название и контрагент.

Добавление папок для договоров

Для каждого вида договора Вы можете создавать папки. Для этого воспользуйтесь пунктом меню «Настройки»   «Папки документов»

В списке документов выделите маркером соответствующий вид документа и, воспользовавшись кнопкой « Insert » или контекстным меню в правом поле экрана, добавьте новую папку. Заполните название и сокращенное название,  поставьте галочку «Использовать». В итоге получите такой результат:

Для того чтобы добавить договор в систему зайдите в нужную папку для договоров и нажмите кнопку "Insert ". На экране появится шаблон для заполнения.

Внесите всю необходимую информацию по данному договору: проставьте номер, дату, период действия договора, номер контрагента (если Вы не помните номер, выберите его из справочника с помощью кнопки , подразделение и ответственного сотрудника . «Состояние договора» и «Тип договора» Вы можете выбрать из соответствующего справочника (нажмите на кнопку . Если нужных Вам значений в этих справочниках нет – добавьте их вручную с помощью контекстного меню или кнопки "Insert "

Бывают ситуации, когда договор в систему вводится не сразу, но работы и оплаты по нему есть. В таком случае, чтобы система вела все расчеты правильно и Вы видели достоверную информацию по договору, необходимо при вводе договора в систему заполнить «Начальное сальдо» (выполнено и оплачено).

Добавление прикрепленного документа к договору

В системе «Дебет Плюс V12»есть функция прикрепления внешнего документа. С помощью этой функции можно  отсканированный договор или любой другой документ закрепить за конкретным договором. Это позволяет в любой момент без лишних усилий открыть прикрепленный документ на просмотр. Сохранять прикрепленные документы можно в любом формате и в любом количестве.

Для того чтобы прикрепить внешний документ к договору, выделите в контекстном меню пункт «Прикрепить внешний документ» и укажите путь на конкретный файл. Договор с прикрепленным файлом можно узнать по специальному знаку

Просмотреть прикрепленные документы можно из открытого документа: перейдите на вкладку «Внешние документы», нажмите на кнопку

Или с закрытого – нажмите на значок - появятся пути по каждому прикрепленному файлу, нажмите на нужный Вам файл.

Если Вы работаете в сетевой версии, прикрепленные документы нужно сохранять на сервере в общем для всех каталоге, например, «docs». Создайте на сервере в папке «DebetPlusV12» папку «docs» и укажите на этот каталог путь в «Параметрах системы» (пункт меню «Настройки» «Параметры системы», откройте вкладку «Система» «Директории» в строке «Документы MS Office» пропишите путь на созданную Вами папку). После этой настройки прикрепленные файлы автоматически будут копироваться в Ваш каталог «docs» на сервере и будут доступны для просмотра всем пользователям системы «Дебет Плюс V12» в любой момент времени.

В случае, если путь на общий каталог не настроен, то сохраняется ссылка на локальный документ, то есть просмотреть этот внешний документ можно только с компьютера на котором его создавали.

Для облегчения визуального восприятия, все договора, в зависимости от состояния, отличаются цветами:

1) светло - желтый - это закрытый договор. Те договора, период действия которых уже закончился или Вам не нужно видеть их в полном списке, можно закрыть вручную с помощью контекстного меню «Закрыть договор». Открывается договор тем же способом: контекстное меню «Открыть договор». В обычном режиме система показывает  только открытые договора, для того, чтобы просмотреть «закрытые», выберите в контекстном меню «Закрытые», если нужен список всех договоров - выберите «Развернуть».

2) серый – выполненные работы по данному договору  оплачены или договор оформлен без указания суммы;

3)белый – договор действует, по нему ведутся оплаты;

4) оранжевый – период действия договора закончился, но он не закрыт вручную;

5) желтый – в течение месяца договор закончит действовать.

Просмотр текущей информации по договору

Для того чтобы через реестр договоров можно было просмотреть текущую информацию по конкретному договору, необходимо во всех документах относящихся к определенному договору указывать его номер.

Таким образом, если правильно заполнять всю информацию в документах, то без лишних усилий можно просмотреть текущие состояния выполненных работ по данному договору или контрагенту в разрезе всех договоров с ним.

«Показать документы по договору» при выбре этого пункта контекстного меню, систама покажет все документы по выделенному договору. Для просмотра документа выберите в контекстном меню «просмотр документа», для редактирования - «поиск документа» - система откроет папку, в которой был создан этот документ и разрешит вносить изменения.

«Акт сверки по текущему контрагенту» и «Акт сверки по всем контрагентам» отображает взаиморасчеты с контрагентами за выбранный Вами период.

Через пункт контекстного меню «Документы» можно просмотреть документы по данному договору, по контрагенту или же все документы, которые зарегистрированы в журнале CRM по всем контрагентам.

Такую информацию, как сумма, % выполненных и оплаченных работ, обороты, дата последней оплаты, остатки по договору и много другой информации можно увидеть находясь в паке с договорами использовав полосу прокрутки.

Создание договора по шаблону

В системе «Дебет Плюс V12» есть возможность создавать договора по шаблону. Использование этой функции удобно в том случае если Вы вносите однотипные договора по каким-то признакам (своя организация, контрагент, предмет договора и.т.д.). Добавьте договор, заполните все поля шаблона и сохраните его. В контекстном меню выберите пункт «Сервис»/ «Сохранить как шаблон»

Система попросит указать название данного шаблона

Теперь, чтобы добавить договор по шаблону в контекстном меню выберите «Создать по шаблону» и нужный Вам шаблон.