Основные операции с папками документов

Введенные первичные документы содержаться в папках, с которыми Вы можете производить различные операции: добавление, редактирование, копирование, просмотр и удаление. Данные операции осуществляются в режиме «Первичные документы» «Список документов» или «Настройки» «Папки документов» при помощи соответствующих пунктов контекстного меню:

или же соответствующих кнопок на панели инструментов:

Рассмотрим подробнее операцию добавления.

Добавление папки документов

Для того, чтобы добавить новую папку документов, нужно выделить маркером необходимый вид документов и нажать на кнопку на панели инструментов или же на клавишу «Insert». После этого откроется следующий шаблон:

В нем есть такие поля:

«Папка документов» - в этом поле автоматически проставляется тип (метка) выбранного вида документа;

«Использовать» - если Вы поставите в этом поле галочку, то в режиме «Первичные документы» «Список документов» данная папка документов будет отображаться, а если не поставите — то не будет отображаться.

Папка:

«Название» - в этом поле указывается название папки документов;

«Сокращенное название» - в этом поле указывается сокращенное название папки документов;

«№ операции» - в этом поле указывается номер хозяйственной операции, которая будет определять номер создаваемой папки документов. Этот номер должен быть уникален для каждой папки внутри одного вида. Любой автоматически присвоенный системой номер пользователь может изменить вручную.

«№ калькуляции» - в этом поле указывается номер калькуляции, которая будет использоваться в данной папке документов.

Нумерация документов:

«Группа нумер. док.» - значение данного поля дает возможность сделать сквозную нумерацию для нескольких папок одного вида. Если данную функцию Вы не используете, оставьте значение «0» по умолчанию. В случае, когда необходимо в нескольких папках проставить сквозную нумерацию, поставьте любую цифру больше нуля (к примеру, «1»). Например, есть пять папок, в двух из них (первая, третья) должна быть сквозная нумерация, а в остальных — последовательная. В 1-ой и 3-ей папке в строке "Группа нумер. док." проставьте значение «1», а во 2-ой, 4-ой, 5-ой — «0». Итак, поставив «1» в 1-ой и 3-ей папках, система, нумеруя документы, обратится к номеру последнего документа, как в папке 1, так и в папке 3, и присвоит новому документу следующий по порядку номер;

«Счетчик нумерации» - это поле обозначает с какого периода будет обновляться нумерация документов. Выберите одно из предложенных значений: с начала года — с каждого нового года нумерация документов будет начинаться со значения «1»; с начала месяца — с каждого нового месяца нумерация документов будет начинаться с «1»; ежедневно - нумерация документов будет начинаться с «1» ежедневно; сплошная нумерация — каждый новый документ будет нумероваться последовательно на протяжении всего времени; выключить автонумерацию — номер документа надо будет проставлять каждый раз вручную;

«Маска номера» - используется для формирования вида номера документа. Например:

Маска

Номер документа

0 (или пусто)

1,2,3,...

00

01,02,03,...

000

001,002,003,...


Использование параметров:

«Параметры системы» - если Вы выберите в этом поле значение «общие», то настройки данной папки будут общими для всех пользователей системы, а если выберите «пользовательские», то — только для данного пользователя;

«Параметры документа» - если Вы выберите в этом поле значение «типа документа», то настройки данной папки будут использоваться для всех папок данного вида документов, а если Вы выберите «папки», то — только для данной папки.

После ввода всех необходимых данных нужно нажать на кнопку «Сохранить».