Режим индексации предназначен для переоценки (индексации) первоначальной стоимости и износа основных средств.
Если в Вашей системе отсутствует режим "индексация" в разделе
"первичные документы" главного меню, обратитесь к разработчику по поводу обновления версии системы.
Если в Вы приобрели систему "Дебет плюс" с упрощенным Учетом ОС, то индексация производится вручную.
Процедура индексации заключается в следующем. Для каждого ОС находится первоначальная стоимость и рассчитывается износ на дату индексации. Затем первоначальная стоимость и рассчитанный износ на дату индексации умножаются на коэффициент индексации. Коэффициент индексации для каждого ОС должен быть введен пользователем.
Износ рассчитывается с учетом поправочных коэффициентов к нормам амортизации. Если в поправочных коэффициентах к нормам амортизации указано, что амортизация за некоторый месяц раcсчитывается с коэффициентом 0.25, то это будет учтено в общей сумме износа данного
ОС. Если для некоторого месяца поправочный коэффициент к нормам амортизации отсутствует, то амортизация за этот месяц будет начислена в полном объеме и в общую сумму износа данного ОС амортизация за этот месяц будет включена с коэффициентом 1.
В процессе индексации можно выделить три основных этапа:
1. составить список ОС, которые индексируются;
2. проставить коэффициент индексации напрротив каждого ОС;
3. запустить режим "Выполнить индексацию"
Формирование базы данных индексируемых ОС осуществляется в процессе выполнения модификации структур данных системы "Учет основных средств". Если Вы впервые выполняете индексацию ОС, запуск режима "Обновление структур" (из меню "Настройка") является обязательным.
Затем нужно создать перечень индексируемых ОС на дату индексации с помощью режима "Сформировать список индексируемых ОС".
Если индексация уже проводилась хотя бы однажды, то модификацию структур выполнять не нужно, достаточно выполнить режим "Сформировать список индексируемых ОС".
Если при создании списка индексируемых ОС у Вас осталиcь коэффициенты из индексации на другую дату, во избежание ошибок рекомендуется войти в режим просмотра всех ОС, отобрать все записи (
<Ctrl>+<+>) и установить для них коэффициент индексации равным 1.
После того как список сформирован, его можно просмотреть с помощью режима "Просмотр списка индексируемых ОС". При просмотре списка индексируемых ОС на экране появляется следующая информация об основных средствах : наименование ОС, инвертарный №, дата поступления, первоначальная стоимость и износ ОС на данный момент и коэффициент индексации.
При выборе пункта меню "Сформировать список индексируемых ОС" система запрашивает дату и происходит расчет износа ОС на 1-е число месяца введенной даты. Например, если в качестве даты индексации вводится 01.04.96, то система формирует перень ОС и расчитывает суммарный износ ОС, включая сумму амортизационных отчислений за март. В список индексирумых ОС включаются основные средства, которые поступили не позже 31 марта и убыли не раньше 1 апреля (т.е. имелись в наличии в ночь с 31.03.96 на 01.04.96).
Просматривать сформированный список ОС можно либо полностью, либо по видам ОС. Проставлять коэффициенты индексации можно в любом из указанных случаев. Однако выполнение заключительного шага ( расчет индексации, просмотр результатов, печать ведомости индексации и изменение стоимости ОС) возможно только из общего списка ОС.
Если Вы, после того как сформирован список ОС для индексации, задним числом изменили базу ОС ( оприходовали, ликвидировали ОС или удалили информацию по ОС), то для перенесения соответствующих изменений в список индексируемых ОС, нужно запустить режим
"Сформировать список индексируемых ОС" на дату индексации. Запуск этого режима не изменит коэффициентов индексации для тех ОС, которые остаются в этом списке. Для вновь поступивших ОС в этот список будут добавлены записи с коэффициентом индексации, равным 1. Для ликвидированных ОС записи будут удалены из списка.
В режиме просмотра списка индексируемых ОС Вы должны проставить коеффициенты индексации. Коэффициент индексации можно поставить либо для одного ОС (запись, на которую указывает маркер), либо для группы отобранных ОС (отмеченных знаком <+>). Для ввода коэффициента индексации нажмите <Enter>, в появившемся меню выберите режим
"Редактировать коэффициент индексации" и в этом режиме введите значение коэффициента индексации.
Для отбора ОС, для которых нужно проставить коэффициенты, Вам доступны все стандартные средства работы со списками, а именно:
- возможность отмечать записи плюсом (клавишами <+> и
<Ctrl>+<+>);
- возможность убрать отметку записей (клавишами <-> и
<Ctrl>+<->);
- отбор записей, которые удовлетворяют условию (клавиша <*> или
<Alt>+<+>);
- просмотр только отобранных записей (клавиша <F5>);
- поиск записи по условию (клавиша <F7>);
- получить итоги по отмеченным записям (клавиша $);
Подробнее о способах отбора записей можно прочитать во введении.
Например, Вам нужно отобрать машины и оборудование, поступившие в эксплуатацию с 01.10.94 до 31.12.94 и установить коэффициент 3.7. Для этого нужно выбрать просмотр индексируемых ОС по видам, найти вид ОС
"машины и оборудование" и войти в список ОС данного вида. Затем нужно нажать <*> и в появившемся макете указать соответствующие критерии отбора (либо по датам прихода, которые соответствуют в системе дате актов приемки ОС, либо по датам ввода в эксплуатацию, которые соответствуют в системе полю в акте приемки "дата ввода в эксплуатацию"). Допустим, что отбор производится по датам прихода. Тогда нужно указать: дата прихода>=01.10.94 и дата прихода<=31.12.94. Для того чтобы посмотреть ОС, которые отобрала система, нажмите клавишу <F5>. Если отобанные ОС Вас устраивают, выберите в меню режим
"Редактировать коэффициент индексации". Введите в макет число 3.7. После этого система присвоит отобранным ОС данный коэффициент. Чтобы убать отметку с записей после ввода коэффициента, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<->. Дальше действуйте аналогично описанному.
Помните, что, если у Вас нет ни одной отобранной записи, то режим
"Редактировать коэффициент индексации" будет действовать только для текущей записи.
После того как коеффициенты проставлены, нужно выполнить расчет индексации с помощью режима "Выполнить индексацию". После запуска этого режима система вычислит новую первоначальную стоимость и новый износ ОС. Для просмотра этой информации нужно войти в режим
"Просмотреть результаты расчета". На этом этапе изменения первоначальной стоимости, связанные с индексацией, еще не занесены в базу основных средств и у Вас есть возможность удалять результаты расчетов и отказаться от проведения индексации или проводить расчеты заново. Удалить результаты расчетов можно с помощью режима "Удаление результатов расчета". После выполнения расчета можно напечатать ведомость индексации с помощью режима "Печать ведомости индексации". Печать ведомости индексации дает возможность еще раз убедиться в правильности расчетов до того, как внесены необратимые изменения в базу основных средств.
При просмотре результатов расчета Вам доступен режим редактирования, который позволяет менять значения первоначальной стоимости и износа до и после индексации.
После того как Вы убедились в правильности полученных результатов, нужно перенести изменения в "Справочник изменений первоначальной стоимости" с помощью режима "Перенести в справочник" из просмотра результатов расчета.
!!! ВНИМАНИЕ !!!
Выполнение данного режима ведет к необратимым изменениям информации, поскольку система не даст дважды перенести в этот справочник изменения на одну и ту же дату. Поэтому, до выполнения этого режима обязательно выполните архивацию информации.
!!! ОБЯЗАТЕЛЬНО СДЕЛАЙТЕ АРХИВ НА ЭТОМ ЭТАПЕ !!!
Следует также отметить, что нельзя проводить индексацию, если уже была проведена индексация за более позднюю дату (нельзя проводить индексацию на 01.03.96, если она уже была проведена на 01.04.96).