Управление списком организаций

«Справочники» / «Справочники аналитики» / «12. Контрагенты»

При работе со списком организаций используются стандартные операции: добавление, копирование, редактирование, просмотр и удаление.

Все они, за исключением последнего вызывают появление карточки организации, описанию которой посвящен пункт «Заполнение карточки организации».

Кроме стандартных операций, записи о контрагентах можно включать, выключать, переносить в тот или иной справочник организаций, а также отмечать как неиспользуемые. Режим «Не использовать» позволяет сохранять запись о контрагенте, с которым прекратилось сотрудничество по каким-либо причинам, при этом оставляя возможность восстановить информацию, не прибегая к восстановлению из архива. Поскольку удаление контрагента, по которому фиксировались взаимодействия, через режим «Удалить» может повлечь искажение информации в документах за прошлые периоды, лучше воспользоваться режимом «Не использовать».

Для применения режимов «Включить в справочник», «Перенести в справочник», «Выключить из справочника» или «Не использовать» к записи о контрагенте выделите маркером одну запись или несколько, отметив их галочками, и воспользуйтесь соответствующим пунктом контекстного меню:

«Включить в справочник» - запись об организации будет добавлена в выбранный справочник, при этом она останется в тех справочниках, в которые была включена ранее.

«Перенести в справочник» - запись об организации будет перенесена из справочника, в котором находится, в выбранный справочник.

«Выключить из справочника» - запись об организации будет выключена из справочника, в котором сейчас находится, при этом она останется в тех справочниках, в которые была включена ранее.

«Не использовать» - запись об организации не будет отображаться в списке используемых записей о контрагентах и при добавлении различных документов. Такая запись будет выделяться цветом в списке соответствующего справочника:

Чтобы неиспользуемые записи не отображались в списке справочников организаций, выберите пункт контекстного меню «Скрыть не используемые»:

Чтобы просмотреть неиспользуемые записи, выберите пункт контекстного меню «Показать неиспользуемые»,а чтобы обратно использовать запись о контрагенте, выделите ее маркером и выберите пункт контекстного меню «Использовать».

ПРИМЕЧАНИЕ: Режимы «Включить в справочник», «Перенести в справочник» и «Выключить из справочника» также можно применить к определенному контрагенту, открыв его карточку, используя пункты контекстного меню «Редактировать» или «Сводная информация». На вкладке «Справочники» нужно просто отметить галочками те справочники, к которым данный контрагент относится, и сохранить изменения путем нажатия на кнопку «Сохранить».

Если используемая карточка контрагента не будет включена ни в один справочник, тогда ее можно найти в полном справочнике организаций («0. Полный справочник»). Для корректного отображения записей об организациях при добавлении документов и уже добавленных документах необходимо определиться с настройками параметров системы.

Смотрите также:

Установка параметров справочников

Оптимизация поиска и отбора информации одной или группы организаций