За каждой папкой первичных документов в системе закреплена хозяйственная операция с перечнем соответствующих ей шаблонов проводок, которые могут быть сделаны для первичных документов из данной папки. Чтобы пользователь мог сформировать проводки на основании первичных документов, в каждом всплывающем меню в папке имеется специальный режим «Проводки...», «Формирование проводок» или «Быстрое формирование проводок (без проверок)». Этот режим вызывает шаблоны проводок для данной папки и подставляет в них информацию из первичного документа. Проведенные документы выделяются голубым цветом. Формировать проводки можно как по отдельному документу, так и по нескольким отмеченным одновременно. Все сформированные проводки попадают в журнал регистрации проводок, который является общим для всех подсистем системы “Дебет Плюс”.
Рис. 1. Формирование проводок.
Режим «Формирование проводок». При формировании проводок по одному документу, каждую формируемую по документу проводку нужно будет подтвердить клавишей [Enter]. Перед подтверждением проводку можно отредактировать. Если формирование происходит по нескольким документам одновременно, то на экран будут выводится только те проводки, для формирования которых в первичном документе не достаточно информации. Режим удобен, когда в процессе формирования нужно отредактировать проводку.
Режим «Быстрое формирование проводок (без проверок)». При формировании проводок система не выводит на экран каждую формируемую проводку даже если для корректного формирования не достаточно информации. Режим удобен для формирования проводок по нескольким документам одновременно. Формирование проводок происходит быстрее чем в предыдущем случае.
Просмотреть проводки, сформированные по первичному документу, можно как из журнала регистрации проводок («Первичные документы», «Журнал регистрации проводок»), так и из папки первичных документов, выделив необходимый документ маркером и одновременно нажав клавиши [Alt] + [P] (латинский алфавит) или в контекстном меню выбрать «Показать», «Показать проводки» или «Поиск проводок».
Режим «Показать проводки». Показывает проводки по документу, на котором установлен маркер. Для просмотра проводок по другому документу достаточно установить на него маркер. На данном этапе для выбранного документа можно отредактировать существующие проводки, добавить недостающие или удалить лишние.
Режим «Поиск проводок». Показывает проводки только по выбранному документу.
Удалить проводки можно воспользовавшись режимом «Проводки...», «Удаление проводок». Удалять проводки можно по одному или по нескольким документам одновременно.
Если Вы вводите первичные документы (приходные и расходные накладные), не делая проводок, система осуществляет только количественный учет. Для того, чтобы производился суммовой учет и были сделаны соответствующие бухгалтерские проводки по каждому документу, необходимо их сформировать. До тех пор, пока Вы их не сформируете, они не появятся в балансе и в соответствующих журналах-ордерах, оборотных ведомостях и пр.