РЕГИСТРАЦИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация первичных документов является средством получения информации о состоянии взаиморасчетов с государством и сторонними организациями и ведется в журналах регистрации первичных документов.

Пользователь должен задать, какие журналы он хочет вести и документы каких папок будут регистрироваться в каждом из журналов. В дальнейшем эта информация может использоваться для связи первичных документов из различных подсистем, в функциях пользователя (для получения сумовых характеристик) и для ведения налогового учета.

ТЕРМИНОЛОГИЯ

РЕГИСТРАЦИЯ первичных документов - процесс занесения регистрационной записи в журнал регистрации первичных документов.

РЕГИСТРАЦИОННАЯ ЗАПИСЬ - строка журнала регистрации первичных документов, в которой содержится информация о документе в целом (реестр, номер, дата); сторонней организации, которой выписан документ; суммовых характеристиках документа. В подсистеме "Учет ТМЦ" для каждого документа (платежного поручения, кассового ордера и т.п.) можно задать пономенклатурную развертку прихода\расхода денег. Регистрационная запись изменяется при изменении первичного документа по правилам, задаваемым для папки этго документа в справочнике схем регистрации.

СХЕМА РЕГИСТРАЦИИ ПАПКИ ПД - задаваемый пользователем алгоритм формирования регистрационной записи, который может иметь свои особенности у каждой папки документов. Позволяет извлекать из документа ряд данных и записывать их в регистрационную запись. В дальнейшем эти данные могут использоваться для различных целей (получения сумм для проводок по связанным документам; получения выходных документов и т.п.). Схемы регистрации настраиваются в справочнике схем регистрации ПД.

СПРАВОЧНИК СХЕМ РЕГИСТРАЦИИ ПД - определяет перечень журналов регистрации, которые ведутся в системе; для каждого журнала задает, документы каких папок будут в нем регистрироваться; для каждой папки указывает схему регистрации входящих в него документов.

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ первичных документов - журнал, содержащий регистрационные записи. Позволяет просмотреть документооборот со сторонними организациями в разрезе журнала регистрации; связать ряд первичных документов в покупку/продажу (счет-фактуру - платежное поручение - накладную); cгруппировать первичные документы в договора; задать пономенклатурную развертку прихода\расхода денег.

ПРОДАЖА - характеризует состояние взаиморасчетов с государством при получении/передаче средств сторонней организации. Регистрируется по факту возникновения налоговых обязательств и завершается при закрытии взаиморасчетов по акту получения/передачи средств.

ДОГОВОР - соглашение о сотрудничестве со сторонней организацией, в рамках которого системой поддерживается ведение документооборота. Обьединение документов в договора позволяет отслеживать задолженость своей\сторонней организации в рамках каждого договора.

ОБЩАЯ СХЕМА РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПД

Для использования механизма регистрации необходимо решить, какие журналы регистрации необходимы для ведения учета, какие документы и как должны отражаться в каждом из журналов регистрации. Затем необходимо соответствующим образом настроить справочник схем регистрации ПД. Потом необходимо занести в реестры первичные документы (при этом соответствующие записи заносятся в журналы регистрации). Дальнейшая работа происходит непосредственно в журнале регистрации. Она заключается в связывании первичных документов в покупку\продажу\договор; задании пономенклатурной развертки для первичных документов, не относящихся к подсистеме "Учет ТМЦ"; получении выходных документов (книг продаж\покупок, ведомости 16, ...). После того, как выполнена работа в журнале регистрации, можно переходить к формированию проводок по документам.

Таким образом, алгоритм работы включает в себя:
- настройку справочника схем регистрации
- занесение ПД в реестры
- связывание ПД между собой из журнала регистрации
- получение выходных документов
- формирование проводок

Смотри также:

Справочник схем регистрации Переменные регистраций