"Первичные документы""Начальные
суммовые остатки"
"Ввод/изменение
по счету"
Необходимость ввода начальных остатков по счетам возникает только при старте системы. После этого в процессе работы система строит начальные и конечные остатки за любой период из существующего начального остатка и введенных проводок. Бухгалтеру не нужно каждый квартал или месяц переформировывать остатки в системе. Это делается только по желанию или по мере необходимости.
Ввод суммовых остатков устроен в системе таким образом, что вводить суммы остатков нужно только по самому нижнему уровню детализации счета. Итоговые суммы система рассчитает сама и покажет на экране результат. Если результаты совпадут с Вашими документами, то их можно будет сохранить. Если нет, то нужно исправить ошибки в суммах нижнего уровня и повторить расчет итоговых сумм.
Результат ввода начальных остатков отличается для активных, пассивных и активно-пассивных счетов (информация о виде счета берется из плана счетов):
если пользователь попытается для активного счета ввести кредитовое сальдо, то система перебросит его в дебет со знаком "-";
если пользователь попытается для пассивного счета ввести дебетовое сальдо, то система перебросит его в кредит со знаком "-";
при вводе начального остатка для активно-пассивных счетов с развернутым сальдо нельзя ввести развернутое сальдо для самого нижнего уровня счета. Например, если в структуре счета выделены счет-субсчет-статья, то развернутое сальдо можно ввести только по субсчету и счету. Для статей сальдо сворачиваются.
После выбора режима ввода/изменения остатков по счету система запросит дату, на которую будут вводиться остатки и номер счета. Таким образом, остатки вводятся по каждому счету отдельно.
После того, как Вы укажите номер счета, система проверит, были ли ранее введены остатки на эту дату по этому счету. Возможны такие ситуации:
На эту дату по этому счету введены остатки. В этом случае система покажет список уже введенных остатков и его можно пополнить или отредактировать
На эту дату по этому счету остатки еще не вводились. В этом случае система создаст список, в который будет перенесена структура этого счета из плана счетов с нулевыми суммами.
Если за счетом не закреплены справочники аналитики, то суммы остатков нужно будет вводить путем редактирования записей, созданных системой. (Пример 1)
Если за счетом закреплены справочники аналитики, то суммы остатков нужно будет вводить путем добавления новых записей. (Пример 2)
Рассмотрим теперь на примерах, как вводятся остатки для счетов с разной структурой:
Пример 1. Введем остатки по счету за которым не закреплены справочники аналитики. Для примера возьмем 10-й счет "Основные средства".
Структура счета выглядит следующим образом (рис. 1):
Рис. 1. Структура 10-го счета "Основные средства".
Поскольку счет не делится на статьи, то остатки будем вводить по субсчетам. Для этого установите курсор на нужной записи и при помощи клавиши [F4] или контекстного меню поднимите её на редактирование. Далее заполните экранную форму (Рис. 2):
Рис. 2. Ввод суммовых остатков.
Поля счет и субсчет будут заполнены автоматически. Вам нужно указать сумму по дебету или кредиту (в зависимости от вида счета). Нельзя заполнять оба поля. Поле "Организация" заполняется если Вы ведете учет нескольких своих организаций в одной базе (по умолчанию в этом поле будет стоять текущая организация и при необходимости Вы можете её изменить). Точно также отредактируйте остальные субсчета.
Пример 2. Введем остатки по счету за которым закреплены справочники аналитики. Для примера возьмем счет 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Данный счет делится на два субсчета 631: "Расчеты с отечественными партнерами" и 632: "Расчеты с иностранными партнерами". За субсчетами закреплены две аналитики: справочник контрагентов и договора.
Для ввода остатков установите маркер на нужный субсчет, в контекстном меню выберите режим "Добавить" и заполните экранную форму (рис. 3):
Рис. 3. Ввод суммовых остатков.
Здесь кроме счета и субсчета нужно указать две аналитики, в нашем случае код контрагента и номер договора. Если по контрагенту несколько договоров, то нужно добавить строку для каждого договора по которому есть остатки. Поле "Организация" заполняется если Вы ведете учет нескольких своих организаций в одной базе (по умолчанию в этом поле будет стоять текущая организация и при необходимости Вы можете её изменить). Если при добавлении записи были допущены ошибки, то их можно исправить с помощью режима контекстного меню "Редактировать" или клавиши [F4]. Для удаления ошибочной записи нажмите клавишу [Del] или в контекстном меню выберите "Удалить".
Когда остатки по всем субсчетам введены нужно рассчитать итоговые суммы. Для этого в контекстном меню выберите "Установить расчетные суммы". Система рассчитает итоги по счету и выведет их на экран (Рис.4)
Рис. 4. Итоговые суммы по счетам.
Если по счету введены остатки в разных
валютах, итог по этому счету будет рассчитан путем перевода всех сумм
в национальную валюту по курсу на дату ввода остатков. Курс валют
система берет из справочника "Курсы валют" ("Справочники"
"Курсы валют").
Когда остатки по счету введены нажмите кнопку "Сохранить" для сохранения остатков или "Отмена" если по какой-либо причине Вы не хотите сохранять введенные данные. Может возникнуть необходимость отредактировать введенные остатки. Для это снова выберите режим "Ввод/изменение по счету" и укажите ту же дату и тот же номер счета для которого вводились остатки. В этом случае система выведет на экран введённые Вами остатки. Если же Вы введёте дату на которую остатки не вводились, то система выведет на экран структуру счета с нулевыми суммами.
Если Вы хотите выйти из режима ввода остатков без сохранения, то нажмите "Отмена". Если нажать "Сохранить", то система сохранит нулевые остатки по счету. В этом случае при расчетах может возникнуть ситуация, когда система показывает остатки на конец одного периода и дает нулевые остатки на начало следующего за ним периода. В этом случае нужно проверить правильность ввода начальных остатков и удалить такие нулевые остатки. Удаление ошибочно сохранённых остатков делается в режиме просмотра списка остатков (См. соответствующий раздел справки).
Нельзя вводить остатки по одному счету с нескольких компьютеров одновременно, иначе данные будут записаны только с компьютера, с которого остатки сохранили последними.
Если Вам необходимо внести остатки по какому-либо субсчету, например по 201-му, то нужно вносить остатки по всем субсчетам 20-го счета, иначе система посчитает что они нулевые и это приведет к некорректному формированию оборотных ведомостей.
Смотри также:
Видеоролики: