Все накладные вводятся в главном меню "Первичные документы" в разделе "Список документов". В появившемся окне выбираем необходимый вид документа одним щелчком мыши, например "Приходование ТМЦ (PN) ". С правой стороны появится список папок, который соответствует данному виду документа. Двойным щелчком мыши выбираем нужную папку. Нажимаем [Enter] и выбираем режим "Добавление" и [Enter]. На экране появиться макет накладной на приходование ТМЦ.
В появившемся макете ввода расходной накладной нужно заполнить следующие поля (рис. 1):
Рис.1 Макет для ввода
расходндй накладной.
1 - Номер документа. Возможна как ручная, так и автоматическая нумерация документов (система сама определит, какой был последний номер и присвоит добавляемой расходной накладной следующий по порядку номер).
2 - Дата. Дата документа (по умолчанию система установит дату на момент заполнения документа, пользователь может изменить дату).
3 - Валюта. Указывается сокращенное название валюты из справочника «Виды валют». По умолчанию устанавливается национальная валюта (пустое поле).
4 - Подразделение. Указывается наименование (номер) склада или участка, с которого отпускаются ТМЦ.
5 - МОЛ. Указывается материально-ответственное лицо, с которого отпускаются ТМЦ.
6 - Отпущено. Указывается код организации из справочника контрагентов, которой отпускаются ТМЦ. Если Вы знаете номер контрагента в справочнике, то поставьте его вручную или нажмите расположенную в конце поля кнопку [...], и программа выведет на экран перечень поставщиков-покупателей. Воспользуйтесь системой поиска, чтобы найти нужного покупателя, выделите его маркером и нажмите клавишу [Enter]. При этом код и нименование контрагента проставятся в соответствующее поле. Если контрагент не заведен в справочник - его нужно туда ввести. Процесс ввода смотрите в описании создания накладной на приходование товаров;
7 – Через. Указывается материально-ответственное лицо, которому отпускаются ТМЦ.
9 – По доверенности №. Указывается номер доверенности и дата доверенности.
10- если накладная будет заполняться с помощью прайс-листа, и Вы пользуетесь возможностью системы вести несколько прайс-листов (более подробное описание работы с прайс-листами см. в соответствующем разделе), то в поле Тип прайс-листа нужно указать, какой тип прайс-листа будет использоваться в данной накладной.
После этого переходим к вводу номенклатурных позиций.
1. Ввод по номенклатурным номерам.
Для ввода номенклатуры в накладную нужно в поле строк накладной нажать клавишу [Ins] или воспользоваться контекстным меню. После этого на экране появится макет для ввода (Рис.2):
Рис. 2. Ввод строки накладной.
Ввести номенклатуру аналогично заполнению
приходной накладной. Ввести количество ТМЦ. Если будет введено
нулевое количество, система переспросит, действительно ли вводится
нулевое количество, или Вы просто ошиблись. Если Вы уверены в
правильности ввода, ответьте на вопрос системы "Да", и у
Вас будет возможность продолжать ввод. Если Вы ответите "Нет",
то система останется в этом поле ввода и попросит указать правильное
значение. Затем вводится учетная цена ТМЦ. Система поддерживает
пять возможностей выбора учетной цены: ручной способ, способ FIFO,
способ LIFO, «только отложенное расценивание», «ручной
способ для средней цены». Выбор учетной цены может
производиться несколькими способами. Способ ввода зависит от
установленных в папке параметров (Подробно об установке параметров
папки документов смотрите в разделе «Настройка папок
пользовательских документов»). Аналогично добавить все строки
накладной. Когда все поля и строки расходной накладной будут
заполнены, документ необходимо сохранить (установить курсор
мыши на экранной кнопке «Сохранить»
и нажать левую клавишу мыши).
После сохранения документ появится в общем списке.
Для редактирования, добавления с копированием и удаления документа нужно установить маркер напротив нужного документа, нажать [Enter] и выбрать в меню соответствующий режим.
Если пользователю нужно оформить документ, похожий на какой-нибудь из оформленных ранее, он может воспользоваться режимом “Копирование” (нажатие одновременно [Alt +Insert] или при помощи контекстного меню) и в появившемся макете исправить только необходимые ячейки. После сохранения создается новый документ.
Массовый ввод по справочнику номенклатуры. См. Раздел «Ввод приходной накладной»
Массовый ввод по ведомости остатков.
1) В контекстном меню выберите "Массовый ввод по ведомости остатков", "Расчет" или "Просмотр" если Вы только что выполняли расчет ведомости. Система рассчитает ведомость на указанную дату и соответственно указанным вами параметрам расчета (например, по конкретному МОЛ, подразделению или по указанной цене).
Рис.
3. Массовый ввод по ведомости остатков.
2) Выбор номенклатурных позиций происходит аналогично массовому вводу по справочнику номенклатуры.
3) Если необходимо перенести в накладную все ТМЦ из ведомости остатков, то выделите все строки ведомости нажатием комбинации клавиш [Ctrl] + [+], затем в контекстном меню выберите «Добавить выбранные в накладную». Система перенесет в накладную только строки, которые соответствуют ТМЦ без учета итоговых строк.
4. Массовый ввод по прайс-листу. См. «Ввод приходной накладной».
Итоговую сумму по документу и сумму НДС система посчитает автоматически. После добавления всех строк накладной можно переходить к её сохранению. Если в накладной была допущена ошибка, то её можно отредактировать. Для этого станьте на ней маркером и нажмите клавишу [F4] или воспользуйтесь контекстным меню. Для удаления накладной станьте на ней курсором и нажмите клавишу [Del] или воспользуйтесь контекстным меню.