Ввод начальных остатков

«Первичные документы» ® «Начальные суммовые остатки» ® «Ввод/изменение по счету»

Начальные остатки для синтетического и аналитического учета вводятся в систему один раз в момент ввода ее в эксплуатацию. Бухгалтеру не нужно каждый квартал или месяц переформировывать остатки в системе. Это делается только по желанию или по мере необходимости.

Ввод суммовых остатков устроен в системе таким образом, что вводить суммы остатков нужно только по самому нижнему уровню детализации счета. Итоговые суммы вводить не обязательно. Система рассчитает их сама и покажет на экране результат. Если результаты совпадут с Вашими документами, их можно будет сохранить. Если нет, то нужно будет исправить ошибки в суммах нижнего уровня и повторить расчет итоговых сумм.

Процедура ввода начальных остатков выглядит таким образом:

1. После выбора режима ввода остатков система запросит дату, на которую будут вводиться остатки и номер счета. Таким образом, остатки вводятся по каждому счету отдельно.

2. После того, как Вы укажете номер счета, система проверит, были ли ранее введены остатки на эту дату по этому счету. Возможны такие ситуации:

- На эту дату по этому счету ранее уже были введены остатки. В этом случае, система покажет список уже введенных остатков, и его можно будет пополнять или редактировать.

- На эту дату по этому счету остатки еще не вводились. В этом случае система создаст список, в который будет перенесена структура этого счета из плана счетов.

При этом процедура ввода начальных остатков будет зависеть от этой структуры следующим образом:

Рассмотрим теперь, как заполняется макет для ввода начальных остатков. Макет для ввода указан на рис. 1.

Для ввода остатка по счету, субсчету или статье нужно выполнить такие действия:

- Подвести маркер к интересующей Вас записи и нажать клавишу [Enter];

- В появившемся на экране меню следует выбрать операцию редактирования суммы и нажать [Enter], после чего ввести сумму остатка. Заметим, что не допускается одновременное введение дебетового и кредитового остатка по статье. Либо первый остаток, либо второй должен быть нулевым (Рис. 1.)

Для того чтобы ввести остатки по статьям аналитического учета из справочников аналитики, нужно:

- Установить маркер на запись по счету (субсчету), за которым закреплены аналитические справочники, и по которому Вы собираетесь вводить суммы остатков, и нажать клавишу [Enter];

- В появившемся на экране меню следует выбрать режим “Добавить“. После этого на экране появится макет для ввода.

Рис. 1. Ввод начальных суммовых остатков.

[1] - Поля «счет» и «субсчет». При выборе режима добавления в макет перенесутся данные о счете (субсчете), на который указывал маркер. При этом система проверит, все ли поля заполнены (если у счета есть субсчета, то система проверит, введен ли в поле «субсчет» номер субсчета, а, если введен, имеется ли он в плане счетов). Если номер субсчета указан правильно, то курсор будет сразу установлен в поле «Аналитика 1»;

[2] - Поле «Аналитика 1». При вводе кода аналитического учета система проверит его на наличие в соответствующем справочнике. Если код не будет найден, система даст возможность выбрать его из справочника. Для этого нужно подвести маркер к выбранной записи из справочника и нажать [Enter]. Если нужного кода нет в справочнике, то его можно добавить, нажав клавишу [Insert];

[3] - Поля «Аналитика 2» и «Ан. 3» заполняются аналогично 1-му коду;

[4] - Поля «Сумма: дебет» и «Сумма: кредит». В записи остатков по коду аналитического учета только одна из этих двух сумм может быть ненулевой;

[5] - Справа от поля «Сумма: кредит» расположено поле для ввода сокращенного названия валюты суммы. Если сумма вводится в национальной валюте, то это поле можно не заполнять. Если в другой валюте, то в этом поле должно быть указано сокращенное наименование этой валюты. Система проверит это название на наличие в справочнике видов валют. Если оно не будет найдено, система предложит выбрать его из списка или, если нужного названия нет, добавить его в список видов валют, не выходя из режима ввода остатка;

[6] - Справочная сумма.

Если при добавлении записи были допущены ошибки, то их можно исправить с помощью режима “Редактирование“. Для этого нужно подвести маркер к ошибочной записи и нажать клавишу [F4], или нажать клавишу [Enter] и выбрать в меню данный режим. При этом правила ввода остатков остаются аналогичными добавлению записи.

Если нужно удалить ошибочную запись, то необходимо подвести к ней маркер и нажать клавишу [Del], или нажать клавишу [Enter] и выбрать режим “Удаление“.

После того, как вы введете все остатки, нужно проверить их корректность и вычислить итоговые суммы. Для этого во всплывающем меню следует выбрать операцию “Проверка корректности“. Система рассчитает итоги по счетам и субсчетам. Если за счетом (субсчетом) было закреплено более одного справочника аналитики, то система подобьет итог по аналитическим кодам верхнего уровня. Остатки на уровне 1-го справочника аналитики будут свернуты. Если по счету введены остатки в разных валютах, итог по этому счету будет рассчитан путем перевода всех сумм в национальную валюту по курсу на дату ввода остатков, введенному в справочник «Курсы валют». Если суммы остатков по счету введены в одной валюте, то итоговая запись по счету будет создана в той же валюте.

Имейте ввиду, что тип счета, проставленный в плане счетов, будет влиять на способ вывода остатков на экран. Если счет помечен как активный, то все остатки будут свернуты и приведены к дебетовым. Кредитовые остатки будут показываться в этом случае в дебетовой колонке со знаком минус. Аналогичная картина возникнет, если счет помечен как кредитовый. Если счет помечен как активно-пассивный со свернутым сальдо, все развернутые остатки будут свернуты.

Полученные результаты система сравнивает с введенными цифрами, если итоговые суммы вводились. Записи, в которых расчетные остатки не совпадают с введенными, выделяются цветом. Чтобы увидеть расчетные остатки, нажмите клавишу []. Для возврата к предыдущему экрану достаточно нажать клавишу []. Это сделано потому, что названия счетов не умещаются на одном экране вместе с остатками. Просматривая введенные остатки нижнего уровня, проверьте правильность их ввода. Особенно это нужно, если появились выделенные цветом строки.

Для сохранения сумм расчетных остатков (если информация правильна и получены нужные цифры) нужно нажать клавишу [Enter] и выбрать во всплывающем меню режим “Установить расчетные суммы“.

Для того чтобы окончательно сохранить все остатки, нужно нажать клавишу «ОК». Если по каким - либо причинам Вы не хотите сохранять введенные данные, тогда нажмите клавишу «Отмена».

После того, как остатки по счету были введены, может возникнуть необходимость их отредактировать. Для этого нужно снова выбрать режим “Ввод/изменение по счету“, и указать системе ту же дату и тот же номер счета, что был указан при вводе. В этом случае система выведет на экран те остатки, которые были записаны на заданную дату по заданному счету. Если же Вы введете не ту дату, на которую уже были введены остатки, система снова выведет структуру плана счетов для того, чтобы Вы могли ввести остатки.

Внимание! В этом случае может возникнуть часто встречающаяся на практике ошибка. Если при выходе из режима “Ввод/изменение по счету“ в такой ситуации указать системе, что нужно сохранить данные, то система сохранит нулевые остатки по счету. В этом случае при расчетах может возникнуть ситуация, когда система показывает остатки на конец одного периода и дает нулевые остатки на начало следующего за ним периода. В этом случае нужно проверить правильность ввода начальных остатков и удалить такие нулевые остатки.

Для того чтобы иметь возможность удалить неправильно введенные остатки по всему счету (чаще всего, необоснованно введенные нулевые остатки) и для того чтобы иметь возможность просмотреть в одном списке остатки по всем счетам, в системе существует режим “Просмотр списка остатков“. Он позволяет просмотреть за любой, сколь угодно большой, период. Внешний вид данного списка начальных остатков изображен на Рис. 2

Рис. 2. Список начальных суммовых остатков

Обратите внимание на такой важный момент ввода остатков. Нельзя вводить остатки по одному счету одновременно с нескольких машин. Остатки по одному счету должны вводиться только с одного компьютера, иначе данные будут записаны только с компьютера, который был последним в очереди на сохранение введенных остатков.

После того как сформированы справочники, можно переходить к формированию первичных документов и проводок.

Смотри также:




Ввод первичных документов

Акт приемки-передачи ОС