Заполнение карточки организации

Для того,чтобы добавить запись об организации в систему, необходимо заполнить соответствующую карточку контрагента (выбрав пункт главного меню «Справочники» / «Справочники аналитики» / «12. Контрагенты» или же в режиме выбора организации из списка при добавлении любого вида документов).

Добавление карточки контрагента вызывается с помощью кнопки на панели инструментов или же пункта контекстного меню «Добавить». Сама карточка имеет следующий вид:

В ней есть такие поля:

«№» - в этом поле указывается номер организации в списке контрагентов;

«Название» - в этом поле указывается полное название организации;

«Сокращенное название» - в этом поле указывается сокращенное название организации (это поле заполнять необязательно);

«Вид деятельности» - в этом поле указывается вид деятельности организации (это поле заполнять необязательно);

«Категория лица» - в этом поле указывается категория организации: юридическое или физическое лицо.

Также в карточке контрагента есть пять вкладок: «Банковские счета», «Адреса», «Другие реквизиты», «Контактные лица» и «Справочники».

Во вкладке «Банковские счета» указываются банковские счета организации, а также ЕГРПОУ, индивидуальный налоговый номер и номер свидетельства регистрации (если необходимо). У организации может быть один банковский счет или несколько. Чтобы добавить запись о банковском счете, нажмите на кнопку на панели инструментов или выберите пункт контекстного меню «Добавить». Затем заполните появившийся макет добавления:

В нем нужно указать валюту, МФО и название банка, а также счет. МФО и название банка можно не вводить вручную, а просто нажать на кнопку напротив поля «МФО» и выбрать необходимый банк из справочника банков двойным щелчком левой кнопкой мыши. Также в макете добавления банковского счета есть поле «Текущий», в котором нужно поставить галочку, если у организации есть несколько банковских счетов и данный счет Вы хотите выделить как основной. После заполнения всех необходимых полей нажмите на кнопку «Сохранить».

В карточке контрагента текущий счет будет выделяться голубым цветом:

ПРИМЕЧАНИЕ: Если Вы добавите несколько банковских счетов и укажите один из них текущим (основным), то система сама будет проставлять этот (текущий) счет во всех документах (в которых должны быть заполнены банковские реквизиты). Если же Вы добавите несколько банковских счетов и не укажите, какой из них текущий, то Вам нужно будет постоянно выбирать в документах банковские реквизиты вручную.

Во вкладке «Адреса» указываются контактные данные организации, а именно: телефон, факс, полный почтовый адрес (фактический), юридический адрес, электронная почта и веб-страница:

ПРИМЕЧАНИЕ: При вводе данных о полном почтовом адресе организации важен порядок заполнения полей: сначала нужно указать страну, потом область, затем район и в последнюю очередь населенный пункт.

Если Вы напишите адрес веб-страницы организации в поле «Веб страница» и потом нажмете на кнопку справа от этого поля, то, при условии наличия связи с интернетом, перейдете на введенную страницу. Аналогично после заполнения поля «Электронная почта» можно, нажав на кнопку , написать письмо (предварительно настроив электронную почту в системе — смотрите пункт «Настройка почтового клиента»).

Во вкладке «Другие реквизиты» можно указать номер и название органа государственной налоговой службы, вид налогообложения, дополнительные реквизиты и т.д.:

ПРИМЕЧАНИЕ: Вид налогообложения в поле «Налог на прибыль» используется в некоторых проводках и формах печати.

Если данная организация является филиалом или дочерним предприятием Вашего контрагента, то Вы можете указать головную (материнскую) организацию в поле «Предшественник» с помощью кнопки .

Поле «Внешний ИД.» является служебным полем и используется для синхронизации с другими программами.

В поле «Примечание» Вы можете записать любую дополнительную информацию об организации.

Во вкладке «Контактные лица» можно указать контактные лица организации. Для того, чтобы добавить контактное лицо, нажмите на кнопку на панели инструментов или выберите пункт контекстного меню «Добавить» и заполните появившийся макет добавления:

В нем можно указать ФИО, должность, телефон, адрес электронной почты, ИНН, пол, дату рождения, а также ответственное лицо (менеджера) - сотрудника Вашей организации, который работает с введенным представителем данной организации.

Также в макете добавления есть информационные поля: «Отправлять рекламу», «Уведомлять о задолженности» и «Уведомлять по др.вопросам» (в этом поле Вы можете указать, о каких конкретно вопросах нужно уведомлять данное контактное лицо).

Если Вы поставите галочку в поле «Отправлять бух.документы», то в режиме потоковой печати можно будет автоматически отправлять по электронной почте документы, выведенные на печать, данному контактному лицу (по адресу, указанному в поле «Электронная почта»).

В поле «Примечание» Вы можете указать любую дополнительную информацию о данном контактном лице.

После заполнения всех необходимых полей нажмите на кнопку «Сохранить».

Во вкладке «Справочники» перечисляются все справочники контрагентов и стоят галочки напротив тех справочников, в которые включена данная организация:

Если Вы хотите включить данного контрагента в какой-либо справочник, то просто поставьте галочку напротив нужного справочника.

ПРИМЕЧАНИЕ: Все контрагенты обязательно должны быть включены в справочник «Контрагенты»!

После заполнения всех необходимых данных в макете добавления контрагента нажмите на кнопку «Сохранить».