Формирование проводок

Проводка в системе ничем не отличается от обычного понятия проводки. Известно,что все подсистемы работают на единой информационной базе проводок. Ее можно просмотреть из режима «Журнал регистрации проводок». Проводки, сделанные в одной подсистеме, тут же видны во всех остальных подсистемах. Просматривать проводки можно за любой период времени. Период для просмотра проводок можно указывать явно перед каждым запросом данного режима. Можно в режиме "Установка параметров" указать, что запрашивать даты не надо и там же установить период просмотра. В этом случае журнал регистрации проводок будет показываться за этот установленный период.

Проводки могут попадать в журнал регистрации проводок несколькими способами:

  1. вручную из журнала регистрации проводок;
  2 . путем переноса созданных системой временных проводок после выполнения операции закрытия счетов или расчета курсовых разниц;
  3. путем подтверждения первичного документа, введенного в систему.

Рассмотрим каждый из этих способов.

Добавление проводок в журнал регистрации проводок вручную

   Для начала, нужно войти в просмотр списка проводок за тот период, за который будут добавляться проводки. Если при просмотре будет установлен один период, а добавляться проводка будет за другой период, то добавленная проводка не появится на экране, и может создаться впечатление, что она не была занесена в систему. Это впечатление обманчиво. Поэтому, чтобы такой ситуации не возникло, правильно устанавливайте период для просмотра журнала регистрации проводок.
Для добавления проводки нужно нажать клавишу [Insert] или во всплывающем меню выбрать режим "Добавление". Для копирования – [Alt]+[Insert] или во всплывающем меню выбрать режим "Копирование". Если в момент ввода проводки в любом из режимов Вы захотите отказаться от ее сохранения, то нужно нажать клавишу [Esc].
При заполнении макета в проводке указываются:
  [1] - номер документа (это может быть номер порождающего документа, например, номер платежного поручения или накладной);
  [2] - вид документа (не обязательно заполнять, можно указать вид документа – платежное поручение, накладная);
  [3] - дата проводки;
  [4] - содержание проводки (текст, описывающий назначение проводки);
  [5] - корреспонденцию счетов;
  [6] - сумму проводки;
  [7] - сокращенное наименование валюты проводки (если проводка делается в национальной валюте, то можно оставлять это поле пустым).
  [8] - справочную сумму проводки; 
 [9] - сокращенное наименование валюты справочной суммы;

Макет для проводки имеет следующий вид:

<<рисунок>>

Разработчиками предусмотрено несколько уровней контроля за заполнением макета:
- контроль даты проводки; - контроль ввода корреспонденции счетов; - контроль на допустимость корреспонденции счетов; - контроль ввода валюты.
Что представляет собой контроль даты проводки? При вводе даты система сверяет ее с тем периодом, за который просматривается журнал регистрации проводок. Если дата проводки находится за пределами периода, то система выдает сообщение и уточняет, правильно ли это. Если да, то она дает вводить информацию дальше, если нет, то остается в поле «дата» и Вы изменяете введенную дату на правильную.
Как происходит контроль ввода счетов и проверка допустимости проводки?
При вводе в проводку корреспонденции счетов, система сверяет введенные данные со структурой плана счетов и требует указать данные по всем уровням детализации счета. Как видно на макете, по дебету и кредиту проводки заведены поля для ввода номера счета, субсчета, статьи или трех кодов из справочников аналитического учета. Система не заставляет проходить по всем этим полям, если в плане счетов для счета не заведена такая сложная структура.
То есть, если, например, в плане счетов за счетом закреплены только субсчета, то система запросит только номер счета и субсчета, после чего перейдет на другие поля ввода (если вводился счет по дебету, то на кредит, если вводился счет по кредиту, то на сумму). Если за счетом (субсчетом) закреплен справочник аналитики, то после правильного ввода номера счета (субсчета) система сразу перейдет на поле ввода кода из спраовчника аналитики, минуя статью.
Если Вы попытаетесь ввести информацию не по всем уровням детализации счета (например, если за счетом закреплены субсчета, а Вы пытаетесь ввести только номер счета, не вводя номер субсчета), то система не даст возможности выйти из полей ввода корреспонденции счетов, пока Вы не введете нужное значение. Если Вы не помните номера счетов, субсчетов, статей или коды в справочниках аналитического учета, система даст возможность выбрать их из плана счетов или из соответствующего справочника аналитики.
Например, нам нужно ввести по дебету счет 20, за которым закреплены 5 субсчетов, а за субсчетами закреплено по одному справочнику аналитики. После того как Вы введете в поле для счета число 20, система перейдет на поле ввода для субсчета. Если Вы не помните номер субсчета, введите в этом поле «0» или любое число, которого нет в плане счетов. После этого система покажет на экране план счетов. Найдите в нем нужный субсчет 20 счета, подведите к нему маркер и нажмите [Enter]. Значение субсчета перенестся в поле ввода. Если же нужного субсчета не оказалось в плане счетов, его можно добавить из проводки. Для этого необходимо нажать клавишу [Insert] и в появившемся макете ввода записи плана счетов добавить нужную Вам запись. После заполнения макета произойдет автоматическая подстановка субсчета в проводку (такие действия аналогичны для счетов и статей). После того как введен субсчет, курсор перейдет на поле ввода справочника аналитики. Если Вы не помните код из этого справочника, то введите в поле ввода «0» или любой код, которого заведомо нет в справочнике. После этого система покажет на экране записи из справочника аналитики, среди них выберите необходимую, подведите к ней маркер и нажмите клавишу [Enter]. Код из выбранной записи перенестся в поле ввода. Если же нужного кода не оказалось в справочнике, его можно добавить из проводки. Для этого необходимо нажать клавишу [Insert] и в появившемся макете ввода записи справочника аналитики добавить нужную Вам запись. После заполнения макета произойдет автоматическая подстановка кода в проводку. Правильный ввод всех уровней детализации счета очень важен, поскольку он влияет на правильный расчет остатков по счетам. Особенно важно это для активно-пассивных счетов, поскольку расчет остатков по ним построен таким образом, что проводки, введенные не по всем уровням детализации, игнорируются в момент расчета развернутых сальдо.
Например, на счете выделены субсчета и статьи. Статьи являются нижним уровнем детализации счета. При расчете остатков по субсчету система суммирует остатки по статьям, входящим в данный субсчет, и записывает итоги в запись субсчета, затирая те суммы, которые были занесены непосредственно на субсчет. При обнаружении таких ошибок в момент расчета сальдо система будет выдавать сообщения, указывая номер счета и субсчета. Проводки по таким счетам (субсчетам) нужно будет проверить и исправить. Для облегчения поиска некорректных проводок в разделе "Сервис" главного меню предусмотрена операция "Проверка проводок". Эта операция проверяет все счета в проводках на их наличие в плане счетов и на наличие проводок непосредственно на счета (субсчета) со сложной внутренней структурой.
После того как введена корреспонденция счетов, система проверяет наличие такой корреспонденции в справочнике допустимых проводок. Если она не находит корреспонденцию, система дает сообщение:

Если Вы захотите, чтобы эта проводка стала допустимой, Вам достаточно нажать клавишу [Enter], проводка попадет в список допустимых проводок, и можно будет перейти к заполнению следующих полей ввода. Если Вы нажмете любую другую клавишу, то система вернет Вас к вводу корреспонденции счетов. Как происходит контроль ввода наименования валюты проводки? Если в поле валюты не вводить данные, а просто нажать клавишу [Enter], то будет считаться, что проводка введена в национальной валюте. Если нужно ввести проводку в другой валюте, следует ввести ее сокращенное наименование. Если оно не будет найдено, то система даст возможность выбрать его из справочника видов валют. Для этого нужно будет подвести к выбранной записи маркер и нажать [Enter]. Если нужной валюты не окажется в справочнике, ее можно добавить, нажав клавишу [Insert] и заполнив появившийся макет ввода. Данные из этого макета перенесутся в проводку.

Добавление проводок в журнал регистрации через выполнение операции закрытия или расчет курсовых разниц.

Операция закрытия представляет собой автоматическоое формирование проводок по списанию остатков с одного счета на другой счет по некоторым заложенным разработчиком правилам. Например, в конце отчетного периода списание затрат на реализацию. Расчет курсовых разниц представляет собой автоматическое формирование проводок по начислению курсовых разниц. Оба расчета построены одинаковым образом: заводится специальный справочник настройки, в котором указывается, с каких счетов на какие должны списываться суммы, и на основании которого система формирует корреспонденцию счетов. Результаты расчетов не сразу попадают в журнал регистрации проводок. Сначала они находятся в отдельных списках. В этих списках можно просмотреть результаты расчетов, и только после того, как результаты Вас устроят, перенести их в журнал регистрации проводок с помощью режима из всплывающего меню «Перенести проводки в общий список».

Добавление проводок через подтверждение первичных документов.

Как Вы уже, наверное, поняли, все первичные документы хранятся в папках, за папками закреплены образцы проводок, которые должны делаться на основании первичных документов из папок. Чтобы сформировать проводки на основании первичных документов, нужно выполнить такие действия: - выбрать нужную папку документов. Для подсистемы «Свод бухгалтерского баланса» список папок просмотривается из режима «Хозяйственные операции», для остальных подсистем – из режима «Список документов». - Установить маркер на выбранную папку и нажать клавишу [Enter]. После этого система запросит период, за который Вы хотите просмотреть документы. - Находясь в режиме просмотра списка документов из папки, нажать клавишу [Enter] и во всплывающем меню выбрать режим “Формирование проводок”. После этого система будет показывать на экране проводки, сформированные в том порядке, в котором они находятся в хозяйственной операции. Если в проводке заполнены все поля ввода, то нажиме клавишу [PageDn], и в система покажет на экране следующую проводку из операции. Если образцы проводок в операции настроены так, что для всех полей в проводке система может взять данные из первичного документа, то можно формировать проводки не по одному документу, а по группе документов одновременно. Для этого нужно выполнить такие действия: - Отметить с помощью клавиши [+] (дает возможность отметить один документ) или комбинации клавиш [Ctrl]+[+] (дает возможность отметить сразу все документы) документы, по которым нужно сформировать проводки; - Нажать клавишу [Enter] и во всплывающем меню выбрать режим «Формирование проводок». Если все поля заполнены, то система выполнит проводки без дальнейшего Вашего участия. Если нет, то она будет останавливаться и дозапрашить недостающие данные.