Учет договоров в «Дебет Плюс V12»

 

Добавление папок для договоров

Добавление прикрепленного документа к договору

Просмотр текущей информации по договору

Создание договора по шаблону

Создание шаблона MS Word

 

         В системе «Дебет Плюс V12» есть возможность ведения реестра договоров. Благодаря этому реестру можно увидеть не только перечень всех введенных договоров в систему, но и все документы (выставленные счета, оплаты, задолженности и т.д.) по  конкретному договору.

Добавить новый и посмотреть список договоров можно через меню «Первичные документы»  «Договора».

Виды договоров:

         «Договора для работы с контрагентами» - это папка, в какую можно вносить договора, оплаты по которым получает Ваша организация .

         «Хозяйственные договора» - это договора с поставщиками, услуги которых оплачиваете Вы.

         «Договора (простые)» - это учет простых договоров в которых заполняется №, дата, название и контрагент.

 

 

Добавление папок для договоров

 

Для каждого вида договора Вы можете создавать папки. Для этого воспользуйтесь пунктом меню «Настройки»  «Папки документов»

 

 

В списке документов выделите маркером соответствующий вид документа и, воспользовавшись кнопкой «Insert» или контекстным меню в правом поле экрана, добавьте новую папку. Заполните название и сокращенное название,  поставьте галочку «Использовать». В итоге получите такой результат:

 

 

Для того чтобы добавить договор в систему, зайдите в нужную папку для договоров и нажмите кнопку «Insert». На экране появится шаблон для заполнения.

 

        

Внесите всю необходимую информацию по данному договору: проставьте номер, дату, период действия договора, номер контрагента (если Вы не помните номер, выберите его из справочника с помощью кнопки ), подразделение и ответственного сотрудника. «Состояние договора» и «Тип договора» Вы можете выбрать из соответствующего справочника (нажмите на кнопку ). Если нужных Вам значений в этих справочниках нет – добавьте их вручную с помощью контекстного меню или кнопки «Insert».

 

 

Бывают ситуации, когда договор в систему вводится не сразу, но работы и оплаты по нему есть. В таком случае, чтобы система вела все расчеты правильно и Вы видели достоверную информацию по договору, необходимо при вводе договора в систему заполнить «Начальное сальдо» (выполнено и оплачено).

 

Добавление прикрепленного документа к договору

 

В системе «Дебет Плюс V12» есть функция прикрепления внешнего документа. С помощью этой функции можно отсканированный договор или любой другой документ закрепить за конкретным договором. Это позволяет в любой момент без лишних усилий открыть прикрепленный документ на просмотр. Сохранять прикрепленные документы можно в любом формате (doc, xls, pdf…) и в любом количестве.

Для того чтобы прикрепить внешний документ к договору, выделите в контекстном меню пункт «Прикрепить внешний документ» и укажите путь на конкретный файл. Договор с прикрепленным файлом можно узнать по специальному знаку .

 

 

Просмотреть прикрепленные документы можно из открытого документа: перейдите на вкладку «Внешние документы»  нажмите на кнопку

 

 

Или  с закрытого – нажмите на значок  - появятся пути по каждому прикрепленному файлу, нажмите на нужный Вам файл.

 

 

 Если Вы работаете в сетевой версии, прикрепленные документы нужно сохранять на сервере в общем для всех каталоге, например, «docs». Создайте на сервере в папке «DebetPlusV12» папку «docs» и укажите на этот каталог путь в «Параметрах системы» (пункт меню «Настройки»  «Параметры системы»  откройте вкладку «Система»  «Директории» в строке «Документы MS Office» пропишите путь на созданную Вами папку). После этой настройки прикрепленные файлы автоматически будут копироваться в Ваш каталог «docs» на сервере и будут доступны для просмотра всем пользователям системы «Дебет Плюс V12» в любой момент времени.

 

        

В случае, если путь на общий каталог не настроен, то сохраняется ссылка на локальный документ , то есть просмотреть этот внешний документ можно только с компьютера на котором его создавали.

Для облегчения визуального восприятия, все договора, в зависимости от состояния, отличаются цветами:

1)          светло - желтый – это закрытый договор. Те договора, период действия которых уже закончился или Вам не нужно видеть их в полном списке, можно закрыть вручную с помощью контекстного меню «Закрыть договор». Открывается договор тем же способом: контекстное меню «Открыть договор». В обычном режиме система показывает  только открытые договора, для того чтобы просмотреть «закрытые»,  выберите в контекстном меню «Закрытые», если нужен список всех договоров - выберите «Развернуть».

 

2) серый – выполненные работы по данному договору  оплачены или договор оформлен без указания суммы;

3)белый – договор действует, по нему ведутся оплаты;

3) оранжевый – период действия договора закончился, но он не закрыт вручную;

4) желтый – в течение месяца договор закончит действовать.

 


Просмотр текущей информации по договору

 

Для того чтобы через реестр договоров можно было просмотреть текущую информацию по конкретному договору, необходимо во всех документах относящихся к определенному договору указывать его номер.

 

 

Таким образом, если правильно заполнять всю информацию в документах, то без лишних усилий можно просмотреть текущие состояния выполненных работ по данному договору или контрагенту в разрезе всех договоров с ним.

 

«Показать документы по договору», при выбре этого пункта контекстного меню, систама покажет все документы по выделенному договору. Для просмотра документа выберите в контекстном меню «просмотр документа», для редактирования - «поиск документа» - система откроет папку, в которой был создан этот документ и разрешит вносить изменения.

 

«Акт сверки по текущему контрагенту» и «Акт сверки по всем контрагентам» отображает взаиморасчеты с контрагентами за выбранный Вами период.

Через пункт контекстного меню «Документы» можно просмотреть документы по данному договору, по контрагенту или же все документы, которые зарегистрированны в журнале CRM по всем контрагентам.

         Такую информацию как сумма, % выполненных и оплаченных работ, обороты, дата последней  оплаты, остатки по договору и много другой информации можно увидеть находясь в паке с договорами использовав полосу прокрутки.

 

 

Создание договора по шаблону

 

В системе «Дебет Плюс V12» есть возможность создавать договора по шаблону. Использование этой функции удобно в том случае, если Вы вносите однотипные договора по каким-то признакам (своя организация, контрагент, предмет договора и.т.д.). Добавьте договор, заполните  все поля шаблона и сохраните его. В контекстном меню выберите пункт «Сервис»/ «Сохранить как шаблон»

 

Система попросит указать название данного шаблона

         Теперь, чтобы добавить договор по шаблону в контекстном меню выберите  «Создать по шаблону» и нужный Вам шаблон.

 

Создание шаблона MS Word

 

Как правило, в организации есть определенные шаблоны договоров по которым она работает.  Для того чтобы упростить  процесс оформления договора в формате *.doc, можно создать шаблон в MS Word с определенными переменными (номер, дата договора, своя организация, контрагент, предмет, сумма договора) и с введенного в систему договора вывести на экран/сохранить/распечатать  договор с подставленными данными.

Рассмотрим подробнее.

Шаг 1.

Создайте шаблон договора в формате *.doc в папке template (диск:\DebetPlusV12\JDebet\template)

Шаг 2.

Откройте этот шаблон через OpenOffice и проставьте переменные.

Как поставить переменные:

Меню «Вставка/Поля/Дополнительно»(версия OpenOffice 3.1)

Появится окошко в котором нужно выбрать тип поля «Поле ввода»

Поле подсказка можно оставить пустым или заполнить по вашему усмотрению. Далее нажмите «Вставить». В окне «Поле ввода» укажите переменную или выражение, которая вытянет нужное значение.

 

Список выражений:

tdog(HID_DOG,'FDOG_NUM') – номер договора

format(‘dd mmm yyyy’,HDAT) – дата договора

tforg(‘TXT’,HORG0) –название вашей организации

tforg(‘TXT’,HCLCOD) – название контрагента

format(‘#,00’,HSUM) – сумма договора

TMoney(HSUM) – сумма договора прописью

HREM - комментарии

После того, как внесли все переменные,  сохраните и закройте документ.

Шаг 3

Добавьте шаблон в Дебете.

Меню «Настройки / Папки документов» в списке документов выделите Документы MS Word (WD).  Для добавления шаблона в контекстном меню выберите пункт «Шаблоны MS Word».

Заполните поля.  Название шаблона – произвольное название

                            Создается по шаблону – Empty

                            Скопировать готовый файл – укажите путь на файл, в котором прописывали переменные.

После сохранения шаблона, через OpenOffice откроется для редактирования файл (шаблон договора) на который указали путь. Можно внести нужные коррективы (в текст или переменные) и сохранить документ.

Для того, чтобы с любой папки договоров с контрагентами можно было открыть договор по шаблону, необходимо настроить связку документов «Документы MS Word (WD)» - «Договора для работы с контрагентами (DOG_CL)». С версии программы 12.0.10 такая связка в программе настроена, которая называется «Создать договор по шаблону», если Вы устанавливали версию ниже 12.0.10, такую связку нужно настроить самостоятельно.

Настройка переменных должна выглядеть так:

Подробнее о том, как создавать и настраивать связки между документами см. инструкцию «Связанные документы».

Шаг 4

Завершающий этап нашей работы. Выделив курсором мыши договор, в контекстном меню выберите пункт «Создать договор по шаблону» (если связку между документами «Документы MS Word (WD)» - «Договора для работы с контрагентами (DOG_CL)» настраивали сами, то в контекстном меню нужно выбрать название этой связки).

Далее нужно дозаполнить  следующий шаблон. Если Вы правильно настроили схему связанных документов, то система автоматически заполнит поля: № документа, дата документа, контрагент, договор, сумма, комментарии (предмет договора). Так как у вас может быть несколько разных шаблонов, то в строке «Шаблон» необходимо из предложенного списка шаблонов указать на нужный вам шаблон (см. шаг 3). «Название  файла» - это название под которым сохранится этот документ в папке с прикрепленными документами (см. пункт «Добавление прикрепленного документа к договору»)

После нажатия кнопки «Сохранить» на экран выведется договор с заменой переменных на значения.

После сохранения документа  этот файл автоматически становится прикрепленным к данному договору, его можно открыть для просмотра/печати в любое время из папки Договора для работы с контрагентами.