Добавление папок для
договоров
Добавление прикрепленного
документа к договору
Просмотр текущей
информации по договору
В
системе «Дебет Плюс V12» есть возможность
ведения реестра договоров. Благодаря этому реестру можно увидеть не только
перечень всех введенных договоров в систему, но и все документы (выставленные
счета, оплаты, задолженности и т.д.) по конкретному договору.
Добавить новый и посмотреть
список договоров можно через меню «Первичные документы» «Договора».
Виды договоров:
«Договора для работы с контрагентами» -
это папка, в какую можно вносить договора, оплаты по которым получает Ваша
организация .
«Хозяйственные договора» - это договора
с поставщиками, услуги которых оплачиваете Вы.
«Договора (простые)» - это учет простых
договоров в которых заполняется №, дата, название и контрагент.
Для каждого вида договора Вы можете создавать
папки. Для этого воспользуйтесь пунктом меню «Настройки» «Папки документов»
В списке документов
выделите маркером соответствующий вид документа и, воспользовавшись кнопкой «Insert» или контекстным меню в правом поле
экрана, добавьте новую папку. Заполните название и сокращенное название, поставьте галочку «Использовать». В итоге
получите такой результат:
Для того чтобы
добавить договор в систему, зайдите в нужную папку для договоров и нажмите
кнопку «Insert».
На экране появится шаблон для заполнения.
Внесите всю необходимую информацию по данному договору: проставьте
номер, дату, период действия договора, номер контрагента (если Вы не помните номер, выберите его из
справочника с помощью кнопки ), подразделение и ответственного
сотрудника. «Состояние договора» и «Тип договора» Вы можете выбрать
из соответствующего справочника (нажмите на кнопку
). Если
нужных Вам значений в этих справочниках нет – добавьте их вручную с помощью
контекстного меню или кнопки «Insert».
Бывают ситуации, когда
договор в систему вводится не сразу, но работы и оплаты по нему есть. В таком
случае, чтобы система вела все расчеты правильно и Вы видели достоверную
информацию по договору, необходимо при вводе договора в систему заполнить
«Начальное сальдо» (выполнено и оплачено).
В системе «Дебет Плюс
V12» есть функция прикрепления
внешнего документа. С помощью этой функции можно отсканированный договор или любой
другой документ закрепить за конкретным договором. Это позволяет в любой момент
без лишних усилий открыть прикрепленный документ на просмотр. Сохранять прикрепленные
документы можно в любом формате (doc, xls, pdf…) и в любом количестве.
Для того чтобы
прикрепить внешний документ к договору, выделите в контекстном меню пункт
«Прикрепить внешний документ» и укажите путь на конкретный файл. Договор с
прикрепленным файлом можно узнать по специальному знаку .
Просмотреть
прикрепленные документы можно из открытого документа: перейдите на вкладку
«Внешние документы» нажмите на кнопку
Или с закрытого – нажмите на значок - появятся пути по каждому прикрепленному
файлу, нажмите на нужный Вам файл.
Если Вы работаете в сетевой версии, прикрепленные
документы нужно сохранять на сервере в общем для всех каталоге, например, «docs». Создайте на сервере в папке
«DebetPlusV12» папку «docs»
и укажите на этот каталог путь в «Параметрах системы» (пункт меню «Настройки» «Параметры системы» откройте вкладку «Система»
«Директории» в строке «Документы MS Office» пропишите путь на созданную Вами
папку). После этой настройки прикрепленные файлы автоматически будут
копироваться в Ваш каталог «docs»
на сервере и будут доступны для просмотра всем пользователям системы «Дебет
Плюс V12»
в любой момент времени.
В случае, если путь на
общий каталог не настроен, то сохраняется ссылка на локальный документ , то
есть просмотреть этот внешний документ можно только с компьютера на котором его
создавали.
Для облегчения
визуального восприятия, все договора, в зависимости от состояния, отличаются
цветами:
1)
светло
- желтый – это закрытый договор. Те договора, период действия которых уже
закончился или Вам не нужно видеть их в полном списке, можно закрыть вручную с
помощью контекстного меню «Закрыть договор». Открывается договор тем же
способом: контекстное меню «Открыть договор». В обычном режиме система показывает только открытые договора, для того чтобы
просмотреть «закрытые», выберите в
контекстном меню «Закрытые», если нужен список всех договоров - выберите
«Развернуть».
2) серый – выполненные
работы по данному договору оплачены или
договор оформлен без указания суммы;
3)белый – договор
действует, по нему ведутся оплаты;
3) оранжевый – период
действия договора закончился, но он не закрыт вручную;
4) желтый – в течение
месяца договор закончит действовать.
Для того чтобы через
реестр договоров можно было просмотреть текущую информацию по конкретному
договору, необходимо во всех документах относящихся к определенному договору
указывать его номер.
Таким образом, если
правильно заполнять всю информацию в документах, то без лишних усилий можно
просмотреть текущие состояния выполненных работ по данному договору или
контрагенту в разрезе всех договоров с ним.
«Показать документы по договору», при выбре этого пункта контекстного меню, систама покажет все документы
по выделенному договору. Для просмотра документа выберите в контекстном меню «просмотр документа», для редактирования
- «поиск документа» - система откроет
папку, в которой был создан этот документ и разрешит вносить изменения.
«Акт сверки по
текущему контрагенту» и
«Акт сверки по всем контрагентам» отображает
взаиморасчеты с контрагентами за выбранный Вами период.
Через пункт
контекстного меню «Документы» можно
просмотреть документы по данному договору, по контрагенту или же все документы,
которые зарегистрированны в журнале CRM по всем контрагентам.
Такую
информацию как сумма, % выполненных и оплаченных работ, обороты, дата последней
оплаты, остатки по договору и много
другой информации можно увидеть находясь в паке с договорами использовав полосу
прокрутки.
В
системе «Дебет Плюс V12» есть возможность создавать договора по шаблону. Использование
этой функции удобно в том случае, если Вы вносите однотипные договора по
каким-то признакам (своя организация, контрагент, предмет договора и.т.д.). Добавьте
договор, заполните все поля шаблона и
сохраните его. В контекстном меню выберите пункт «Сервис»/ «Сохранить как шаблон»
Система
попросит указать название данного шаблона
Теперь, чтобы добавить договор по
шаблону в контекстном меню выберите
«Создать по шаблону» и нужный Вам шаблон.
Как правило, в
организации есть определенные шаблоны договоров по которым она работает. Для того чтобы упростить процесс оформления договора в формате *.doc, можно создать шаблон в MS Word с определенными переменными (номер,
дата договора, своя организация, контрагент, предмет, сумма договора) и с
введенного в систему договора вывести на экран/сохранить/распечатать договор с подставленными данными.
Рассмотрим подробнее.
Шаг
1.
Создайте шаблон договора
в формате *.doc в папке template
(диск:\DebetPlusV12\JDebet\template)
Шаг
2.
Откройте этот шаблон
через OpenOffice и проставьте переменные.
Как поставить
переменные:
Меню
«Вставка/Поля/Дополнительно»(версия OpenOffice 3.1)
Появится окошко в
котором нужно выбрать тип поля «Поле ввода»
Поле подсказка можно
оставить пустым или заполнить по вашему усмотрению. Далее нажмите «Вставить». В
окне «Поле ввода» укажите переменную или выражение, которая вытянет нужное
значение.
Список выражений:
tdog(HID_DOG,'FDOG_NUM')
– номер договора
format(‘dd mmm yyyy’,HDAT)
– дата договора
tforg(‘TXT’,HORG0) –название вашей организации
tforg(‘TXT’,HCLCOD) – название контрагента
format(‘#,00’,HSUM)
– сумма договора
TMoney(HSUM) – сумма договора прописью
HREM - комментарии
После того, как внесли
все переменные, сохраните и закройте
документ.
Шаг
3
Добавьте шаблон в
Дебете.
Меню «Настройки /
Папки документов» в списке документов выделите Документы MS
Word (WD). Для добавления шаблона в контекстном меню
выберите пункт «Шаблоны MS Word».
Заполните поля. Название шаблона – произвольное название
Создается по шаблону
– Empty
Скопировать готовый
файл – укажите путь на файл, в котором прописывали переменные.
После сохранения шаблона,
через OpenOffice
откроется для редактирования файл (шаблон договора) на который указали путь.
Можно внести нужные коррективы (в текст или переменные) и сохранить документ.
Для того, чтобы с
любой папки договоров с контрагентами можно было открыть договор по шаблону,
необходимо настроить связку документов «Документы MS Word (WD)» - «Договора для работы
с контрагентами (DOG_CL)». С версии программы 12.0.10
такая связка в программе настроена, которая называется «Создать договор по
шаблону», если Вы устанавливали версию ниже 12.0.10, такую связку нужно
настроить самостоятельно.
Настройка переменных
должна выглядеть так:
Подробнее о том, как
создавать и настраивать связки между документами см. инструкцию «Связанные
документы».
Шаг
4
Завершающий этап нашей
работы. Выделив курсором мыши договор, в контекстном меню выберите пункт «Создать
договор по шаблону» (если связку между документами «Документы MS Word (WD)»
- «Договора для работы с контрагентами (DOG_CL)»
настраивали сами, то в контекстном меню нужно выбрать название этой связки).
Далее нужно дозаполнить
следующий шаблон. Если Вы правильно настроили схему связанных
документов, то система автоматически заполнит поля: № документа, дата
документа, контрагент, договор, сумма, комментарии (предмет договора). Так как
у вас может быть несколько разных шаблонов, то в строке «Шаблон» необходимо из
предложенного списка шаблонов указать на нужный вам шаблон (см. шаг 3). «Название файла» - это название под которым сохранится
этот документ в папке с прикрепленными документами (см. пункт «Добавление
прикрепленного документа к договору»)
После нажатия кнопки
«Сохранить» на экран выведется договор с заменой переменных на значения.
После сохранения
документа этот файл автоматически
становится прикрепленным к данному договору, его можно открыть для
просмотра/печати в любое время из папки Договора для работы с контрагентами.