Эксплуатация системы
Подсистема «Свод бухгалтерского баланса» выделяется среди остальных подсистем комплекса «Дебет плюс» тем, что она предназначена, прежде всего, для работы с проводками и остатками по счетам, тогда как другие подсистемы больше работают с первичными документами.
Информационную основу системы «Свод бухгалтерского баланса» составляют бухгалтерские проводки и остатки по счетам.
Проводки попадают в систему различными способами: при ручном вводе в виде отдельных проводок, с помощью типовых хозяйственных операций при подтверждении первичных документов.
Помимо проводок, в базу данных должны быть введены остатки по счетам, субсчетам и тем аналитическим разрезам, которые выделит пользователь.
После того как введены проводки и остатки, система может рассчитывать и выводить на экран и на печать журналы-ордера и ведомости, создавать различные выписки, рассчитывать оборотные ведомости по счетам, формировать главную книгу, бухгалтерский баланс предприятия, отчетные формы в налоговую инспекцию. При этом гарантируется, что все эти документы будут согласованными между собой, поскольку они базируются на одной и той же информации, которая лишь по-разному группируется.
В общем, можно считать, что система действует точно также как и бухгалтер при ручном сведении бухгалтерского баланса, но она выполняет рутинные операции гораздо быстрее, обрабатывая тысячи проводок за считанные секунды и не делает при этом ошибок в арифметических операциях.
Наличие широкого перечня выписок к сводным документам позволяет "раскрутить" каждую итоговую цифру до уровня проводок или первичного документа. Любая ошибка может быть найдена и исправлена, сводные документы быстро пересчитаны, что освобождает бухгалтера от кропотливой и напряженной технической работы.
Как Вы уже знаете из предыдущих разделов, вся информация в системе "Дебет Плюс" представлена в виде списков. Перечень действий, которые Вы можете выполнять со списками, находятся в различных меню. Так как в системе таких меню достаточно много, все они сгруппированы по разделам в главном меню. ( Рис. 1.1)
Рис. 1.1. Главное меню
Наименования разделов высвечиваются в верхней строке экрана. В каждый момент только один раздел является активным. Какой раздел является активным, легко определить, т. к. он выделяется цветом. Кроме того, под активным разделом высвечивается перечень включенных в него операций. Внешний вид главного меню изображен на рис. 1.1. В этом меню представлены основные возможности системы.
В главном меню подсистемы "Свод бухгалтерского баланса" предусмотрены следующие разделы:
Первичные документы;
Выходные документы;
Журналы-ордера;
Баланс;
Журналы;
Справочники;
Настройки;
Валюта;
Сервис;
Справка.
Для корректного введения системы в эксплуатацию разработчик рекомендует последовательно выполнить следующие действия:
установить параметры системы;
сформировать перечень справочников аналитического учета;
сформировать справочник видов валют;
ввести курсы валют;
ввести начальные остатки;
Как производится настройка справочников и начальных остатков Вы можете прочесть в руководстве пользователя «Первое знакомство».
В разделе "Первичные документы" главного меню подсистемы "Свод бухгалтерского баланса" собраны операции, которые необходимы при работе с исходной информацией, т.е. проводками и остатками.
“Первичные документы” → “Журнал регистрации проводок”
Для просмотра проводок введенных в систему служит режим «Журнал регистрации проводок». Выбрав эту операцию, вы попадете в список проводок за какой-либо период. Период просмотра вы задаете сами при входе в этот режим. С любой проводкой из этого списка можно выполнять различные действия - добавлять, удалять, копировать, печатать и т.д.
“Первичные документы” → “Отбор проводок”
В этом режиме работы Вы имеете возможность выбирать проводки из общего списка по различным критериям:
по корреспонденции счетов - позволяет сделать выборку по корреспонденции счетов;
по счету, субсчету, статье - позволяет выбирать проводки по какому-либо счету, субсчету, статье;
по номеру документа и сумме - позволяет сделать выборку по номеру проводки, сумме или по номеру проводки и сумме одновременно;
проводки без документов – позволяет сделать ввыборку проводок, которые были сделаны в ручную, т.е. не используя авоматического формирования проводок по документу.
по курсовым разницам - позволяет выбирать проводки, которые были сделаны системой при расчете курсовых разниц;
закрывающие проводки - позволяет выбирать проводки, которые были сделаны системой при автоматизированном закрытии счетов;
проводки из разноски по ЗП – проводки из подсистемы «Учет зароботной платы» из разноски по счетам.
Более подробную информацию смотрите в руководстве пользователя “Первое знакомство” или “Учет ТМЦ”.
“Первичные документы” → “Хозяйственные операции”
В этом режиме находится единственный первичный документ доступный в системе «Свод бухгалтерского баланса» - бухгалтерская справка. Этот документ введен в систему для удобства работы бухгалтера. Бухгалтерская справка может заменить практически любой первичный бухгалтерский документ, не предусмотренный в системе. Его наличие в системе освобождает бухгалтера от ручного ввода однотипных проводок.
На основе базового документа «Бухгалтерская справка» можно формировать папки и закреплять за ними различные хозяйственные операции («Учет ТМЦ» «Первичные документы» «Список документов» → «Хозяйственная операция (BS)»). Например, если пользователь считает нужным вести отдельный учет конвертаций валюты. Он может создать на основе базового документа (см. также руководство пользователя «Первое знакомство», раздел «Папки документов» → «Добавление новой папки документов») бухгалтерской справки папку документов «Конветртация валюты», указать для него типовую хозоперацию и проводить конвертацию валюты в автоматизированном режиме.
Бухгалтерская справка может также рассматриваться как заменитель любого бухгалтерского документа, у которого имеются номер, дата, сумма и некоторые другие реквизиты.
Режим “Договора”
“Первичные документы” → “ Договора”
Режим «Договора» предназначен для просмотра реестра договоров.
“Первичные документы” → “Начальные суммовые остатки”
Этот режим используется при вводе системы в эксплуатацию. В систему вводятся остатки на определенную дату (обычно начало квартала, либо начало месяца). Дальнейшее выведение остатков происходит в системе расчетным путем. Более подробно этот режим описан в руководстве пользователя “Первое знакомство”.
4. Выходные документы.
В разделе "Журналы-ордера" главного меню подсистемы собраны операции, которые позволяют получать журналы-ордера, ведомости, а также выписки, расшифровывающие с точностью до проводки сводные цифры журналов-ордеров и ведомостей (рис. 1.2).
Рис. 1.2. Раздел “Журналы-ордера”
“Журналы-ордера” “Журналы-ордера”
Система позволяет рассчитывать журналы-ордера в такой форме, какую имеют 1-й и 2-й журналы-ордера для 30 и 31 счетов. Этот режим дает возможность рассчитывать, просматривать и печатать журналы-ордера в нескольких разрезах:
в разрезе счетов – позволяет на основе введенных проводок получать суммы с кредита указанного счета в дебет других счетов;
в разрезе субсчетов - позволяет получать суммы с кредита указанного счета и субсчета в дебет других счетов в разрезе субсчетов.
Сначала следует произвести расчет, для чего следует воспользоваться соответствующими режимами меню журналов-ордеров. Для расчета система просит указать даты начала и конца периода, если не включено подавление дат, и затем производит расчет. Нажатие клавиши [Esc] при вводе дат означает отказ от расчета и влечет переход системы в предыдущее состояние. Затем следует воспользоваться соответствующими режимами просмотра.
Если журнал-ордер шире экрана, то для его просмотра следует использовать клавиши [è], [ç]. Для расчета журналов-ордеров в качестве исходной информации используются проводки. Для "раскрутки" сводных цифр из журналов-ордеров до уровня проводок используйте выписки к журналам-ордерам. В остальном формирование журналов-ордеров особенностей не имеет.
Режим "Выписки к журналам-ордерам"
“Журналы-ордера” “Выписки к журналам-ордерам”
Выписки к журналам-ордерам позволяют "раскрутить" каждую сводную цифру журнала-ордера до уровня проводок, так что процесс формирования каждой суммы остается прозрачным для пользователя. Кроме того, выписки могут представлять самостоятельный интерес. На первый взгляд может показаться, что система позволяет сформировать много довольно схожих выписок. Однако они существенно различны и применяются в разных целях. Так, выписка к журналу-ордеру по счету позволяет просмотреть все проводки с кредита данного счета в дебет других счетов. Выписка к журналу-ордеру по 31-счету может выглядеть таким образом. Будут отобраны проводки с кредита 31-го счета, и они будут упорядочены по возрастанию дебетовых счетов.
Выписка к журналу-ордеру по счету и субсчетам для 371-счета может выглядеть следующим образом. Будут отобраны проводки с кредита 371-го счета, и они будут упорядочены по кредитовым субсчетам, а внутри каждого субсчета по возрастанию дебетовых счетов.
Для того чтобы проиллюстрировать разницу между рассматриваемыми выписками, допустим, что мы рассматриваем выписки по 20-му счету (материалы) и пусть план счетов содержит следующие записи.
20 0 0 Производственные запасы
20 201 0 Сырье и материалы
20 202 0 Полуфабрикаты
20 203 0 Топливо
20 204 0 Тара
20 207 0 Запасные части
20 208 0 Сельскохозяйственные материалы
20 208 2081 Сельскохозяйственные материалы (ядохимикаты)
20 208 2082 Сельскохозяйственные материалы (семена)
20 209 0 Другие материалы
Тогда выписка к журналу-ордеру по счету позволяет ответить на вопрос, на какие счета списывались (куда расходовались) материалы в целом. Выписка к журналу-ордеру по счету и субсчетам позволяет ответить на вопрос, на какие счета списывались (куда расходовались) материалы покупные отечественные, материалы покупные импортные, материалы собственного производства. А выписка к журналу-ордеру по счету и субсчетам и статьям позволяет ответить на вопрос, на какие счета списывались (куда расходовались) материалы конкретного вида. Например, материал 12, материал 32 и т.д. Т.е. эти выписки соответствуют разным уровням детализации. Выписка к журналу-ордеру по корреспондирующим счетам, субсчетам и статьям позволяет ответить на вопрос, сколько израсходовано материалов в целом на каждую статью, на которую списывались материалы.
Эта операция дает возможность рассчитывать, просматривать и печатать выписки к журналам-ордерам в нескольких разрезах:
с кредита счета в дебет счета
с кредита счета /субсчета в дебет счета
с кредита сч. /субсч. /статьи в дебет счета
с кредита счета в дебет счета /субсчета
с кредита счета в дебет сч. /субсч. /статьи
“Журналы-ордера” “Ведомости к журналам-ордерам”
Ведомости к журналам-ордерам в системе "Дебет плюс" являются полным аналогом журналов-ордеров, за тем лишь исключением, что они строятся не по кредитовому, а по дебетовому принципу.
Эта операция дает возможность рассчитывать, просматривать и печатать ведомости в нескольких разрезах (таких-же, как и журналы-ордера).
“Журналы-ордера” “Выписки к ведомостям”
Выписки к ведомостям в системе "Дебет плюс" являются полным аналогом выписок к журналам-ордерам за тем лишь исключением, что они строятся не по кредитовому, а по дебетовому принципу.
Эта операция дает возможность рассчитывать, просматривать и печатать выписки к ведомостям в нескольких разрезах (таких-же, как и выписки к журналам-ордерам). Выписки позволяют показать, из каких проводок сформировались цифры в ведомости.
В разделе "Баланс" главного меню подсистемы "Свод бухгалтерского баланса" собраны операции, которые используются при работе с оборотами и остатками по счетам, различными видами баланса, главной книгой и набор средств для автоматизированного закрытия счетов (рис. 1.3).
Рис. 1.3. Раздел “Баланс”
“Баланс” “Обороты и остатки по счету”
Этот режим позволяет расчитать, просмотреть и выдать на печать начальное сальдо, обороты и конечное сальдо по любому счету. Результат расчета можно развернуть по дебетовому, кредитовому обороту или сделать выписку по счету. В режиме просмотра оборотов можно найти первичный документ, по которому была сделана проводка.
“Баланс” “Обороты и остатки по аналитике”
Эта операция дает возможность рассчитывать, просматривать и печатать обороты и остатки по счетам, за которыми закреплены справочники аналитического учета с возможностью расшифровки оборотов по проводкам.
При расчете можно менять порядок аналитических разрезов.
“Баланс” “Обороты и остатки в 2-х валютах”
Этот режим позволяет рассчитать, просмотреть и выдать на печать начальное сальдо, обороты и конечное сальдо по любому счету.
Поскольку проводки (и начальные остатки) могут быть сделаны в различных валютах, обороты и сальдо могут рассчитываться только приведенными к одной валюте. Поэтому при расчете запрашивается валюта, в которой необходимо рассчитать обороты, и суммы всех проводок (и остатков) переводятся по курсу на дату проводки в указанную валюту.
Кроме того, в проводках (и начальных остатках) указывается сумма (и валюта) справочно, и обороты и остатки могут рассчитываться как по основным суммам проводок, так и по суммам справочно.
Данный расчет показывает обороты и остатки в трех вариантах: в национальной и указанной валюте по основным суммам ппроводок, а так же в указанной валюте по суммам справочно.
“Баланс” “Анализ счета, субсчета, статьи”
Анализ проводок по счету являются полезными и часто используемыми операциями, они позволяют отобрать и просмотреть в хронологическом порядке все проводки за определенный период по любому счету, субсчету, статье или коду из справочника аналитического учета. Например, выписка по 31 счету позволяет просмотреть динамику изменения средств на расчетном счете. Для формирования анализа выберите режим “Расчет”. Система предложит Вам указать период и номер счета, субсчета, статьи, по которому будет производиться выборка. Если за счетом закреплен справочник аналитического учета, то система даст возможность вместо статьи указать нужный код в справочнике.
Порядок ввода счета, субсчета и статьи, если нет аналитики следующий:
Для выборки проводок по счету номер субсчета и статьи должен быть нулевым. Соответственно, для выборки проводок по субсчету номер статьи должен быть нулевым. Если вы забыли номер счета, субсчета, статьи, для нужной Вам записи плана счетов введите такие номера, которых заведомо нет в плане счетов. Обычно для этого достаточно ввести номер статьи равный 99999. На экране появится план счетов, из которого Вы сможете выбрать нужную вам запись. Заметим, что если будет введен правильный счет, то будут выводиться записи плана счетов по этому счету. Если же будет введен правильный счет и субсчет, то будут выводиться записи плана счетов по этому счету и субсчету. Поэтому, если вы забыли номер статьи для 685 счета 2-го субсчета лучше ввести 685/2/99999, чем 685/0/99999 или 0/0/99999. Так как в первом случае на экран будет выведен отрезок плана счетов по 2-му субсчету 685 счета, во втором - просто по 685 счету, а в третьем - весь план счетов.
Выбранные Вами коды подставятся в макет. После этого система попросит указать код аналитического учета. Если будет указан 0, то расчет будет идти по счету и субсчету. Если введенный код система не найдет, то она предложит выбрать его из справочника аналитического учета. Если найдет, то начнется расчет по указанным кодам.
При просмотре выборки проводок по счету, можно использовать клавиши [à], [ß] для сдвигов экрана. При этом формат вывода будет несколько меняться.
Обратим ваше внимание, что при просмотре выборки остаток по счету для активно-пассивных счетов показывается в свернутом виде и кредитовые остатки показываются со знаком минус.
“Баланс” “Оборотно-сальдовая ведомость”
Эта функция позволяет производить формирование и печать оборотно-сальдовых ведомостей по любому счету в разрезе аналитики, закрепленной за счетом, или по датам.
“Сервис” →” Установка параметров” → “Подсистема” → “Забалансовые счета”
Здесь нужно установить диапазон забалансовых счетов, что бы они не включались в итоги.
“Баланс” “Оборотный баланс”
Для формирования оборотного баланса достаточно выбрать режим “Расчет”. На экране появится панель для ввода, в которой нужно указать начало и конец периода, за который будет проводится расчет оборотного баланса. Если вы хотите отказаться от расчета, то нажмите [Esc] и произойдет возврат в предыдущее состояние. Если же вы хотите провести расчет, то введите требуемые даты и система приступит к выполнению расчета. В процессе расчета система рассчитывает обороты по дебету и кредиту по всем счетам, субсчетам и статьям. При завершении расчета сообщается время, потребовавшееся для расчета оборотного баланса. Для просмотра результатов расчета выберите режим “Просмотр”.
Как мы уже упоминали, оборотный баланс рассчитывается по всем счетам, субсчетам и статьям (если нет статей, то по первому справочнику аналитического учета), поэтому при просмотре оборотного баланса на экране может оказаться избыточная информация. Она может оказаться полезной в одних случаях и ненужной в других. Для того чтобы убрать с экрана информацию о субсчетах и статьях, нужно, находясь в режиме просмотра оборотного баланса, нажать [Enter] и в появившемся меню выбрать режим “Показывать только счета”. Аналогичным образом может быть удалена с экрана информация о статьях. Так, чтобы оставалась информация о счетах и субсчетах, нужно выбрать режим “Показывать только счета и субсчета”. Все эти режимы доступны также при печати оборотного баланса.
Поскольку система снабжает пользователя достаточно детальной информацией по всем счетам, субсчетам и статьям, объем этой информации может быть достаточно велик, и, следовательно, поиск нужной записи может потребовать некоторого труда. Система может выполнить этот поиск за вас. Для этого выберите режим “Поиск счета, субсчета, статьи” и укажите счет, субсчет, статью, которые вам нужны.
Если указанная вами запись присутствует в оборотном балансе, то она станет первой на экране. Для расчета оборотного баланса в качестве исходной информации используются проводки.
ВНИМАНИЕ !
Для оборотного баланса должны выполняться следующие соотношения:
1. итог по активу на начало периода должен быть равен итогу по пассиву на начало периода;
2. итог по активу на конец периода должен быть равен итогу по пассиву на конец периода;
3. суммарный оборот по дебету должен быть равен суммарному обороту по кредиту.
Если не выполняется пункт 1, то проверьте начальные остатки и проводки, введенные вплоть до начала расчетного периода.
Если выполняется пункт 1, и не выполняется пункт 2, проверьте отсутствие проводок введенных непосредственно на счета и субсчета со сложной внутренней структурой.
Если выполняется пункт 1 и пункт 2, и не выполняется пункт 3, обратитесь к разработчику.
“Баланс” “Отчетный баланс”
Особенность, которую следует учитывать при формировании отчетного баланса предприятия, заключается в том, что отчетный баланс формируется по предварительно рассчитанному оборотному балансу. И какой бы период для расчета отчетного баланса вы не указывали, все равно расчет будет соответствовать тому периоду, за который рассчитывался оборотный баланс. В остальном режим “Отчетный баланс“ особенностей не имеет. Для расчета отчетного баланса в качестве исходной информации используется оборотный баланс.
Для отчетного баланса должны выполняться следующие соотношения:
1. Итог по активу на начало (конец) периода в оборотном балансе должен совпадать с балансовой суммой по активу на начало (конец) периода в отчетном балансе. Итог по пассиву на начало (конец) периода в оборотном балансе должен совпадать с балансовой суммой по пассиву на начало (конец) периода в отчетном балансе.
2. В отчетном балансе балансовая сумма по активу на начало (конец) периода должна совпадать с балансовой суммой по пассиву на начало (конец) периода.
В случае если имеет место ошибка при расчете баланса предприятия, проверьте правильность оборотного баланса. Если там все в порядке, это значит, что есть ошибка в настройке подсистемы расчета отчетного баланса. В этом случае следует распечатать оборотный баланс по счетам и субсчетам и ведомость (протокол) расчета отчетного баланса, а затем сравнить остатки.
Настройка формы отчетного баланса
Однако мы бы рекомендовали настраивать подсистему свода бухгалтерского баланса после того, как в систему введено достаточное количество проводок, чтобы по ним можно было рассчитывать реальный баланс предприятия и проводить настройку на основе реальной информации. Система поставляется с некоторой типовой настройкой формы отчетного баланса. Для того чтобы приспособить ее к вашим требованиям, потребуется немного времени и поэтому эту настройку можно отложить до накопления у Вас достаточного количества проводок.
Настройку отчетного баланса можно условно разделить на две части. Первая – это приведение текстовой формы отчетного баланса предприятия в соответствие с требованиями пользователя. Вторая – настройка вхождения счетов в строки отчетного баланса. Приведение текстовой формы отчетного баланса предприятия в соответствие с требованиями пользователя выполняется с помощью функций редактирования, добавления и удаления текстовой части в режиме “Редактирование текстовой части“. Чтобы попасть в этот режим, нужно, находясь в режиме “Настройка“, нажать [Enter] и выбрать в меню данный режим. Затем должна быть проведена перенумерация строк баланса с помощью режима “Обновить номера строк“.
После того, как выполнены работы по изменению текстовой части баланса, пользователь может приступить к редактированию вхождения счетов и субсчетов в строки баланса. Для этого он может воспользоваться режимом “Включение счетов в строки“. В этом режиме пользователь, указав маркером строку, должен выбрать в меню режим “Добавление номера счета“ и, нажав клавишу [Enter], ввести номер счета, который должен включаться в данную строку. При этом если разные субсчета данного счета включаются в разные строки баланса, во втором поле следует указывать номер субсчета. В третьем поле пользователь должен поставить:
Актив: |
|
+ |
для включения в строку активного счета |
# |
Включения в строку дебетовой части акт.- пассивного счета |
! |
для вычитания из активного счета пассивного регулирующего счета |
Паcсив: |
|
- |
для включения в строку пассивного счета |
= |
для включения в строку кредитовой части акт.- пассивного счета |
? |
для вычитания из пассивного счета активного регулирующего счета |
При настройке баланса предприятия можно также редактировать и удалять строки баланса с помощью режимов “Редактирование текстовой части“ и “Удаление“.
“Баланс” “Главная книга”
Для формирования главной книги достаточно выбрать режим “Расчет“ и ввести даты начала и конца периода для расчета главной книги. Обычно в качестве таких дат берутся начало и конец года. После расчета следует воспользоваться режимом “Просмотр”. Печать главной книги осуществляется из режима просмотра. Для расчета главной книги в качестве исходной информации используются проводки. В остальном формирование главной книги особенностей не имеет.
“Баланс” “Шахматный баланс”
Для формирования шахматного баланса достаточно выбрать режим “Расчет“. На экране появится панель для ввода, в которой нужно указать начало и конец периода, за который будет проводится расчет шахматного баланса. Если вы хотите отказаться от расчета, то нажмите [Esc] и произойдет возврат в предыдущее состояние. Если же вы хотите провести расчет, то введите требуемые даты и система приступит к выполнению расчета. Шахматный баланс может быть рассчитан как в разрезе счетов, так и в разрезе субсчетов. Для этого нужно выбирать в меню балансов соответствующие режимы. Для расчета шахматного баланса в качестве исходной информации используются проводки.
“Баланс” “Закрытие счетов”
При управленческом бухгалтерском учете часто требуется иметь информацию о текущем состоянии предприятия, в частности, о полученной прибыли. Поскольку получение прибыли из бухгалтерских документов требует выполнения большого объема работы, то при ручном ведении бухгалтерского учета такая информация становится доступной только в конце месяца, при составлении месячного отчета. Особенно сложной становится такая работа, если ведется развернутый аналитический учет и структура учетных бухгалтерских регистров достаточно сложна.
Бухгалтерская система "Дебет плюс" берет на себя всю эту немыслимую работу и позволяет иметь информацию о финансовом состоянии предприятия ежедневно. Все это благодаря тому, что она поддерживает автоматическое закрытие счетов.
Для того чтобы можно было видеть изменения состояния предприятия за любой период, закрытие должно быть "двойным". Другими словами, чтобы увидеть изменения за период, нужно закрыть счета на дату начала периода и на дату конца периода. Только после этого имеет смысл сравнивать прибыль на начало и прибыль на конец периода. Сказанное выше является причиной того, что для системы "Дебет плюс" специально разрабатывалось двойное закрытие счетов.
Общая организация
Под закрытием счетов понимается добавление специальных бухгалтерских проводок, после которых остатки по заданным счетам на определенную дату равны нулю.
Бухгалтерская система "ДЕБЕТ Плюс" поддерживает автоматическое закрытие счетов. При этом закрываемый счет (субсчет, статья) может иметь любую структуру. Если на счете используются аналитические справочники, то закрытие счета будет произведено таким образом, что закроются и все аналитические разрезы данного счета.
Для выполнения закрытия нужно указать даты начала и конца периода закрытия. После этого система "Дебет плюс" создаст такие бухгалтерские проводки, что указанные пользователем счета будут закрыты как на дату начала периода, так и на дату конца периода. Другими словами система "Дебет плюс" фактически выполняет "двойное" закрытие счетов. Выполнение "двойного" закрытия полезно для отслеживания динамики изменения финансового состояния предприятия. Можно, например, рассчитать сумму прибыли, полученную за вторую декаду текущего месяца или за любой другой период.
Проводки, которые создаются при закрытии, называются закрывающими.
Закрытие счетов означает выполнение дополнительных проводок, которые, вообще говоря, могут искажать исходную бухгалтерскую информацию. Чтобы избежать этого, закрывающие проводки не сразу заносятся в общий список проводок (журнал регистрации проводок), а содержаться отдельно. При этом все расчеты могут выполняться так, как если бы закрывающие проводки были перенесены в общий список проводок. После расчета необходимых документов пользователь может либо уничтожить созданные закрывающие проводки, либо перенести их в общий список.
Закрывающие проводки, перенесенные в общий список мы называем постоянными, а не перенесенные - временными.
Рекомендуемый стиль работы с закрытием счетов следующий. Если выполняются какие-то расчеты в межотчетный период, то после расчета необходимых документов закрывающие проводки удаляются. Для этого, при просмотре списка временных закрывающих проводок, доступен режим удаления временных закрывающих проводок. При выполнении квартальных и годовых отчетов закрывающие проводки не переносятся в основной список проводок (журнал регистрации проводок) до тех пор, пока не будет достигнут окончательный вариант отчета. После этого закрывающие проводки рекомендуется перенести в общий список.
Если после перенесения закрывающих проводок в общий список возникла необходимость в их редактировании или удалении, то это делается уже из общего списка проводок. Для выделения закрывающих проводок из общего списка проводок имеется специальный подрежим “Закрывающие проводки“ режима “Отбор проводок“ из режима “Первичные документы” главного меню.
При ведении многовалютного учета закрытие производится таким образом, что и валютные и гривневые остатки по закрываемым счетам равны нулю. В этом случае с одного и того же учетного регистра списание может проводится несколькими проводками, каждая в своей валюте, в зависимости от остатка по счету в данной валюте.
Не следует путать временные закрывающие проводки с постоянными закрывающими проводками. Подрежим “Закрывающие проводки” в режиме “Отбор проводок” (главное меню системы «Первичные документы») показывает пользователю подмножество закрывающих проводок, содержащихся в общем списке (постоянные). Тогда как подрежим “Текущие закрывающие проводки“ режима “Закрытие счетов“ (главное меню системы «Баланс») показывает закрывающие проводки, не перенесенные в общий список (временные).
Закрывающие проводки, перенесенные в общий список проводок, всегда учитываются при расчетах документов. Для того чтобы временные закрывающие проводки учитывались при расчетах оборотного баланса, журналов-ордеров и других документов нужно, чтобы в режиме “Установка параметров системы“ (”Сервис” “Установка параметров” “Подсистема“) был соответственным образом установлен индикатор учета. Существует три уровня учета закрывающих проводок при расчетах документов:
1) Всегда учитывать текущие закрывающие проводки при расчетах;
2) Учитывать текущие закрывающие проводки только при совпадении периода закрытия и периода расчета документа;
3) Не учитывать текущие закрывающие проводки при расчетах.
Для правильного выполнения закрытия счетов предусмотрен режим настройки (“Баланс” “Закрытие счетов” “Порядок закрытия счетов“), при котором указывается, какой счет (субсчет, статья) должен быть закрыт, на какой счет (субсчет, статью) должно быть произведено списание остатков, и какой способ закрытия следует применять.
Реализованы следующие способы закрытия счетов:
1. Способ закрытия счета "SOBR" - собирает все остатки по счету и списывает их на некоторый другой счет (субсчет, статью). На этот счет списываются все остатки с исходного счета. Исходный счет может иметь любую структуру.
2. Способ закрытия счета "TRAN" - переносит все остатки по счету сложной структуры на соответствующие разрезы некоторого другого счета (субсчета, статьи), имеющего аналогичную структуру. Исходный счет может иметь любую структуру. Счет для списания должен иметь такую же структуру. (Пример применения: затраты, реализация и прибыль могут списываться по подразделениям).
3. Способ закрытия счета "RASP" - распределяет остаток по счету и списывает его на некоторый другой счет (субсчет, статья) пропорционально оборотам некоторого (обычно 661-го) счета.
Исходный счет может иметь только простую структуру. Счет для списания же может иметь любую структуру. (Пример применения: списание общехоз-х затрат пропорционально зарплате по основному производству).
При выполнении закрытия учитываются все предыдущие закрывающие проводки, созданные в процессе данного закрытия.
Способ закрытия "SOBR" назван так потому, что все остатки с закрываемого счета со сложной структурой собираются вместе на некотором счете (субсчете) для списания, имеющем простую структуру.
Пример: Пусть 91 счет имеет следующую структуру.
91 Общепроизводственные расходы
911 Расходы на содержание произв. зданий
912 Расходы на амортизацию оборудования
913 Расходы на зарплату
913 1 Зарплата руководства
913 2 Зарплата рабочим
........ ....................
913 9 Зарплата прочего персонала
914 Расходы на командировки
915 Прочие общепроизводственные расходы
Такая структура 91-го счета позволяет более детально отслеживать структуру общехозяйственных расходов, чем в случае, когда счет не имеет "нарезки". Но, с другой стороны, процесс закрытия 91-го счета становиться более сложным, т.к. вместо одной закрывающей проводки, возможно, придется делать достаточно много проводок. Система "Дебет плюс" произведет закрытие счета автоматически, даже если ей придется сделать для этого сотни проводок. Закрываемый счет может иметь сколь угодно сложную структуру. Допускается использование аналитических справочников на закрываемом счете.
Способ закрытия "SOBR" может применяться для закрытия, как счета, так и субсчета. Списание может проводиться как на счет, так и на субсчет.
Если в настройке счетов для списания указан одновременно и счет, и некоторый его субсчет, то это не приведет к двойному списанию с субсчета. Если первым указан субсчет, то сначала система произведет его закрытие, а при последующем закрытии счета будет учтено, что субсчет уже закрыт. Если первым указан счет, то сначала система произведет закрытие счета. Дальнейшее закрытие субсчета будет бессмысленным, т.к. он уже был закрыт при закрытии счета и списывать с него будет нечего. Поэтому указание счета первым бессмысленно, однако это не ведет к ошибке повторного списания.
Отмеченная выше особенность позволяет проводить закрытие счета достаточно хитрым образом. Можно, например, (см. пример выше) списать расходы на зарплату администрации (счет 913) на один субсчет 23-го счета, расходы на командировки (счет 914) на другой, а все остальные расходы списать на третий субсчет 23-го счета. Для этого при настройке нужно указать, что сначала субсчет 913 списывается на 231, затем субсчет 914 - на 232. После этого весь счет 91 списывается на 233. Так как при списании всего счета будут учтены предыдущие закрытия субсчетов, то со счета будут списаны только не списанные ранее суммы и двойного списания не будет.
Способ закрытия "TRAN" осуществляет закрытие счетов с помощью списания остатков с одного счета (субсчета) сложной структуры на другой счет (субсчет) аналогичной структуры.
Счет (субсчет) для списания и закрываемый счет (субсчет) должны иметь сходную структуру.
За счетом (субсчетом) для списания могут быть закреплены аналитические справочники только из числа закрепленных за закрываемым счетом (субсчетом). Счет (субсчет) для списания может иметь меньшее количество аналитических справочников, чем закрываемый счет (субсчет).
Пример: Пусть на 23-м счете учет затрат ведется в разрезе подразделений, изделий, видов затрат, для чего используются соответствующие аналитические справочники. И пусть 91 счет ведется в разрезе подразделений и изделий. Тогда применение способа закрытия "TRAN" приведет к тому, что остатки по 23-му счету для некоторого подразделения и изделия будут списываться на соответствующие подразделение и изделие 91-го счета. Аналитический разрез 23-го счета - "виды затрат" исчезнет при перенесении остатков на 91-й счет.
Такой способ списания полезен, например, при ведении внутреннего хозрасчета, т.к. он позволяет вести сквозной учет затрат, реализации и прибыли как в разрезе подразделений, так и в разрезе изделий (заказов). Ручное ведение такого учета потребовало бы больших затрат труда.
Способ закрытия "TRAN" может применяться для закрытия, как счета, так и субсчета. Списание может проводиться только на счет (субсчет) аналогичной структуры. Структура счета (субсчета) для списания может отличаться от структуры закрываемого счета (субсчета) только меньшим количеством аналитических справочников.
Если в настройке счетов для списания указан одновременно и счет, и некоторый его субсчет, то это не приведет к двойному списанию с субсчета. Если первым указан субсчет, то сначала система произведет его закрытие, а при последующем закрытии счета будет учтено, что субсчет уже закрыт. Если первым указан счет, то сначала система произведет закрытие счета, а дальнейшее закрытие субсчета будет бессмысленным, т.к. он уже был закрыт при закрытии счета и списывать с него будет нечего. В таком случае указание счета первым бессмысленно, однако это не ведет к ошибке повторного списания.
Способ закрытия "RASP" осуществляет закрытие счетов с помощью распределения остатка одного счета (субсчета) между статьями и субсчетами счета для списания пропорционально оборотам счета с некоторым другим счетом.
Закрываемый счет (субсчет) не должен иметь сложную структуру. Счет (субсчет) для списания может иметь произвольную структуру.
За счетом (субсчетом) для списания могут быть закреплены аналитические справочники.
Способ закрытия "RASP" может быть полезен, когда остаток по 91-му счету нужно распределить между статьями 23-го счета пропорционально заработной плате (т.е. пропорционально взаимным оборотам 23-го и 661-го счета).
“Баланс” “Закрытие счетов” “Порядок закрытия счетов“
При ручном закрытии счетов рекомендуется отключить учет закрывающих проводок при расчетах в режиме “Установка параметров“ (“Сервис” “Установка параметров ” “Подсистема 1“).
Для настройки закрытия счетов нужно войти в режим “Порядок закрытия счетов“. И откорректировать записи, управляющие закрытием. Каждая запись содержит следующую информацию.
Номер по порядку. Задает последовательность операций закрытия счетов
Способ закрытия. Задает какая процедура вызывается для закрытия. Кратко способы закрытия представлены выше.
Период. Так как порядок закрытия может меняться время от времени, то период указывает в течение какого времени действителен данный порядок закрытия.
Счет для оборотов. Используется способом закрытия RASР. Детали приведены в соответствующем разделе подсказки (для распределения общехозяйственных затрат по 23-му счету пропорционально зарплате, т.е. пропорционально оборотам 23сч.-661 сч. В этом случае в счете для оборотов указывается 661-й счет).
Счет (закрываемый). Здесь можно указывать также субсчет или статью.
Счет для списания. На этот счет будут списываться остатки с закрываемого счета. Допускается задание субсчета или статьи.
“Баланс” “Закрытие счетов” “Произвести закрытие счетов“
Для выполнения закрытия счетов нужно воспользоваться режимом “Произвести закрытие счетов“. Если текущий список временных закрывающих проводок не пуст, система выдаст предупреждение. Нажатие клавиши [Esc] приведет к сбросу операции. Список временных закрывающих проводок будет оставлен без изменения. Если нужно перенесите временные закрывающие проводки в общий список, нажатие клавиши [Enter] вызовет дальнейшее выполнение операции. Временные закрывающие проводки будут перезаписаны новыми.
Результат расчета можно просмотреть в подрежиме “Текущие закрывающие проводки”.
Чтобы временные закрывающие проводки учитывались при расчете оборотного баланса, журналов-ордеров и всех остальных документов системы, нужно установить управляющий признак в режиме “Сервис“ “Установка параметров“ “Подсистема 2“.
“Баланс” “Баланс по коду”
Этот режим позволяет рассчитать баланс по коду из справочника аналитического учета.
7. Раздел “Журналы”
Регистрация первичных документов является средством получения информации о состоянии взаиморасчетов с государством и сторонними организациями и ведется в журналах регистрации документов. (Рис.
Пользователь должен задать, какие журналы он хочет вести и документы каких папок будут регистрироваться в каждом из журналов. В дальнейшем эта информация может использоваться для связи первичных документов из различных подсистем, в функциях пользователя (для получения суммовых характеристик) и для ведения налогового учета.
Более подробную информацию смотрите в руководстве пользователя “Первое знакомство” или “Учет ТМЦ”.
Рис. 1.4. Журналы.
“Настройки → Журналы регистрации”
Здесь нужно задать папки, документы из которых, будут регистрироваться в журналах.
7.1. Режим “Журнал регистрации документов по хозяйственным договорам”
Данный журнал используется для реестра документов, которые были добавлены с учетом договора.
7.2. Режим “Реестр полученных налоговых накладных”
Журнал позволяет просмотреть реестр полученных налоговых накладных.
“Настройки → Журналы налоговых накладных”
7.3. Режим “Журнал регистрации продаж”
В данном журнале регистрируются документы по реализации товара.
7.4. Режим “Журнал регистрации покупок”
В данном журнале регистрируются документы, связанные с приходом товара.
В разделе "Справочники" главного меню подсистемы собраны основные справочники системы. Более подробно описание и заполнение справочников смотри в руководстве пользователей “Первое знакомство”.
В разделе "Валюта" главного меню подсистемы "Свод бухгалтерского баланса" собраны операции по работе с валютой (рис. 1.4).
При работе с проводками в валюте Вы можете выполнять такие же операции, как и с проводками в базовой валюте (гривнах) т.е.
· выбор проводок по счету
· расчет оборотов и сальдо
· журналы-ордера
· выписки к журналам ордерам
· ведомости
· выписки к ведомостям
При этом при работе с этими операциями Вы будете видеть информацию в валюте.
Рис. 1.4. Режим “Валюта”
“Валюта” “Курсовые разницы”
Если пользователь использует валютный учет и делает проводки в валюте, то система может сама пересчитывать курсовые разницы. Для расчета курсовых разниц в систему должны быть введены курсы валют за весь период расчета, и предшествующий ему период (ввод курсов производится в справочнике “Курсы валют”). Должна быть введена информация в справочник настройки, в котором указываются шаблоны проводок по курсовым разницам. Этот справочник называется “Счета для списания курсовых разниц” (“Валюта” “Курсовые разницы”).
Из справочника можно добавлять, редактировать и удалять записи. В справочнике нужно указать, с какого счета нужно списать курсовые разницы, на какой счет и период действия данной корреспонденции.
На основании указанных справочников система рассчитывает курсовые разницы. Пользователю нужно только указать, на какую дату они должны быть рассчитаны. На основе введенных настроек система сформирует проводки по курсовым разницам, которые можно просмотреть в режиме “Проводки по курсовым разницам”. Если эти проводки устраивают пользователя, то их нужно перенести в общий список проводок с помощью режима “Перенести проводки в общий список”. Если после перенесения проводок в общий список обнаружатся ошибки и пользователь снова пересчитает курсовые разницы, то перед тем, как перенести их в общий список, он должен удалить предыдущие проводки.
Используя эту операцию, Вы имеете возможность в режиме:
расчет курсовых разниц - автоматически рассчитывать курсовые разницы;
проводки по курсовым разницам - просматривать проводки по курсовым разницам, которые сформировала система после проведения расчета, перенести в общий список проводок или удалить их;
счета для списания курсовых разниц - настраивать процедуру списания курсовых разниц (указывать с какого счета, на какой производить списание).
“Валюта” “Выборка проводок по счету”
Используя эту операцию, Вы имеете возможность рассчитать, просмотреть и напечатать выписку в валюте за любой период – остатки, обороты и перечень проводок, из которых они сформировались.
“Валюта” “Обороты и остатки по счету”
Используя эту операцию, Вы имеете возможность рассчитать, просмотреть и напечатать оброты и остатки в указанной валюте за любой период.
“Валюта” “Журналы-ордера”
Используя эту операцию, Вы имеете возможность рассчитать, просмотреть и напечатать журналы-ордера в валюте в разрезах: в разрезе счетов, в разрезе субсчетов и по всем валютам.
“Валюта” “Выписки к журналам-ордерам”
Используя эту операцию, Вы имеете возможность рассчитать, просмотреть и напечатать выписки к журналам-ордерам в валюте.
“Валюта” “Ведомости к журналам-ордерам”
Используя эту операцию, Вы имеете возможность рассчитать, просмотреть и напечатать ведомости к журналам-ордерам в валюте.
“Валюта” “Выписки к ведомостям”
Используя эту операцию, Вы имеете возможность рассчитать, просмотреть и напечатать выписки к ведомостям.
Особенности применения системы
Частой ошибкой начинающих пользователей системы является перевод в проводках валютных сумм в карбованцы по курсу Нацбанка. Это может быть оправдано, в случае если у Вас установлен вариант системы без валютных операций, и Вы пытаетесь вести учет валюты вручную. Если же у Вас установлена версия, поддерживающая учет валютных операций, этого делать не стоит. Все проводки, отображающие движение валютных денежных средств должны выполняться в валюте.
Пример: Пусть остаток по 31 счету равен 550 гривен и курс доллара США составляет 5,5 грн. за доллар. Если Вы делаете проводку Д63-К31 100 USD, то с 31 счета будет списана не сумма в гривнах, а 100 долларов США и гривневый остаток на 31 счете останется неизменным. Другими словами после выполнения вышеупомянутых операций с точки зрения системы “Дебет плюс” на 31-м счете будет дебетовый остаток 550 гривен и кредитовый остаток 100USD. Поскольку 31-й счет не является счетом с развернутым сальдо, то после расчета общего остатка по счету по всем валютам, переведенным в гривны, система покажет нулевой остаток. Однако в действительности остаток не является нулевым. Ноль это результат от сворачивания дебетового гривневого остатка и кредитового долларового остатка переведенного в национальную валюту. Если же рассчитать остаток только по долларам, или только по гривнам как отдельным валютам (используя операции из раздела “Валюта”), то будет видно, что остаток по счету не нулевой. Ошибки проявляются после начисления курсовых разниц.
При учете операций по конвертации следует выделять три основных момента:
1) перечисление денежных средств на конвертацию;
2) получение документа о конвертации;
3) зачисление средств полученных от конвертации на расчетный счет.
Каждый из этих моментов может характеризоваться собственной датой.
Пример: Рассмотрим процесс покупки валюты на бирже. В этом случае, при ручном учете, часто делаются следующие проводки.
Д333-К311 на сумму в крб (перечислена гривневая сумма на покупку валюты) на дату перечисления (списания гривневой суммы со счета).
Д312-К333 на сумму в валюте (зачислена валюта на счет) на дату зачисления.
При таком подходе выпадает из внимания собственно момент конвертации. Он достаточно существенен в этом процессе. Действительно, после перечисления карбованцев списана сумма с расчетного счета и взамен ничего не поступило. Поэтому используется транзитный счет 333 “деньги в пути”. Пока нет документа о конвертации на 333 счете “висят” гривны. Но как только конвертация произведена (дата документа о конвертации), гривны должны быть заменены на валюту (на том же 333-м счете). И с этого момента до момента зачисления валюты на счет на 333-м счете может образовываться курсовая разница. В этот момент при ручном учете можно было бы делать проводку Д333/2 валюта в пути – К333/1 карбованцы в пути.
Иногда кажется сложным разделить прибыль или убыток от конвертации от возникающих при этом курсовых разниц. В действительности это достаточно просто, если помнить следующее. Прибыль или убыток от покупки или продажи валюты образуются собственно в момент конвертации. Т.к. конвертация происходит в один и тот же момент то курсовая разница непосредственно в момент конвертации не возникает. Курсовая разница может возникать только в то время, когда деньги “висят” на 333-м счете в ожидании конвертации или в ожидании зачисления отконвертированных средств на счет.
Как мы уже упоминали в момент конвертации (дата документа о конвертации) гривны должны быть заменены на валюту. В системе “ДЕБЕТ Плюс” это делается через некоторый забалансовый счет, по которому не начисляются курсовые разницы. Обычно в качестве такого счета берется 156 счет. Проводки выглядят следующим образом:
1) перечисление денежных средств на конвертацию
Д333-К311 на сумму в грн. на дату перечисления (списания со счета).
2) конвертация
Д156-К333 на сумму в грн. (списать сумму в гривнах с 333-го счета) на дату документа о конвертации.
Д333-К156 на сумму в валюте (“завесить” на 333-й счет сумму в валюте; с этого момента мы являемся обладателями не гривен а валюты) на дату документа о конвертации.
3) зачисление средств полученных от конвертации
Д312-К333 на сумму в валюте (зачислена валюта на счет) на дату зачисления.
Проводки по курсовым разницам, автоматически создаваемые системой, не являются обычными проводками, они не изменяют гривневый остаток по счету. Проводки по курсовым разницам имеют внутри метку о том, что это специальные проводки по спианию курсовых разниц. Поэтому проводку по курсовой разнице нельзя создать с использованием режима “Добавление” в “Журнале регистрации проводок”. Даже если Вы напишете текст “Курсовая разница” и внешне проводка будет выглядеть также как проводка по курсовой разнице - система не будет рассматривать эту проводку, как проводку по курсовой разнице (т.к. у нее не будет внутренней метки). Если Вы хотите вручную добавить проводку по курсовой разнице используйте для этого специальный режим в главном меню “Первичные документы” “Отбор проводок” “По курсовым разницам”.