Настройка системы под специфику работы предприятия

 

Оглавление

 

Настройка системы под специфику работы предприятия

1. Настройка системы под специфику работы предприятия

1.1. План счетов

1.1.1. Организация плана счетов в системе

1.1.2.Как лучше организовать Ваш план счетов в системе

1.1.3.Забалансовые счета

1.1.4. Добавление записи в план счетов

1.2. Справочники аналитического учета

1.2.1. Виды справочников аналитического учета

1.2.2. Работа со справочниками аналитического учета

1.2.3. Ввод данных в справочник аналитического учета

1.2.4. Расширения к записям из справочника аналитики

1.3. Папки документов

1.3.1. Что собой представляют папки документов?

1.3.2. Добавление новой папки документов

1.3.2.1. Добавление новой записи в справочник папок документов

1.3.3. Расширения документов

1.3.4. Переменные документов

1.3.4.1. Виды переменных

1.3.4.2. Добавление переменной пользователя

1.3.5. Создание калькуляций

1.3.6. Настройка шаблона проводок ко всем видам папок

1.3.7. Добавление шаблона проводок

1.4. Схемы регистрации

1.4.1. Создание схем регистрации для папки документов

1.5. Справочник допустимых проводок

1.6. Справочник видов валют

1.7. Справочник курсов валют

2.Получение выходных документов

2.1. Формирование проводок

2.2. Ввод суммовых начальных остатков

 

1. Настройка системы под специфику работы предприятия

 

Справочники, которые будут рассматриваться в этом разделе, используются во всех подсистемах и принципы их настройки одинаковы для всех подсистем. Настройка справочников, которые используются только внутри отдельной подсистемы, описана в руководстве по конкретной подсистеме.

 

1.1. План счетов

 “Справочники”  / “План счетов”

 

План счетов – основной справочник системы, содержащий полный набор и описание синтетических счетов [субсчетов] применяемых в практике ведения бухгалтерского учета предприятия. Возможность получения полезной для управления и учета бухгалтерской информации во многом зависит от того, как организован план счетов. Чем больше информации мы хотим получить, тем сложнее должно быть устройство плана счетов. Система способна поддерживать как простую, так и весьма сложную организацию плана счетов. Выбор должен сделать сам пользователь.

 

1.1.1. Организация плана счетов в системе

 

План счетов в системе поддерживает до 6 уровней вложенности. Для ведения синтетического учета используются счет и субсчет. Для аналитического учета – статьи или справочники аналитического учета. Количество справочников, а, соответственно, и аналитических разрезов ведения счета, может быть от 1-го до 3-х.

Для каждого счета в системе указывается его вид, который определяет процедуру расчета остатков по счету. Возможные виды счета – активный, пассивный, активно-пассивный со свернутым и развернутым сальдо.

 Система «Дебет плюс V12» может поддерживать следующую иерархию записей в плане счетов.

 

Счет

 

 

(63/0/0/0/0/0)

Счет

Субсчет

 

(63/631/0/0/0/0)

Счет

Субсчет

Статья

(63/632/7/0/0/0)

 

 

 

 

Счет

Субсчет

Спр.Ан. 1

(63/632/0/1/0/0)

Счет

Субсчет

Спр.Ан.1 Спр.Ан.2

(63/632/0/1/2/0)

Счет

Субсчет

Спр.Ан.1 Спр.Ан.2 Спр.Ан.3

(63/632/0/1/2/3)

 

 

 

 

Счет

 

Статья

(63/0/5/0/0/0)

Счет

 

Статья Спр.Ан.1

(63/0/5/1/0/0)

Счет

 

Статья Спр.Ан.1 Спр.Ан.2

(63/0/5/1/3/0)

Счет

 

Статья Спр.Ан.1 Спр.Ан.2 Спр.Ан.3

(63/0/5/1/3/7)

 

 

 

 

Счет

 

Спр.Ан.1

(63/0/0/1/0/0)

Счет

 

Спр.Ан.1 Спр.Ан.2

(63/0/0/1/2/0)

Счет

 

Спр.Ан.1 Спр.Ан.2 Спр.Ан.3

(63/0/0/1/2/3)

 

Однако существует ряд ограничений и правил по настройке плана счетов, которые необходимо соблюдать для того, чтобы обеспечить корректную работу системы и не исправлять уже введенную информацию несколько раз:

1.              Если непосредственно за счетом уже были закреплены субсчета, то после этого за этим же счетом не могут быть непосредственно закреплены ни статьи, ни справочники аналитического учета. Обратите внимание на слово «непосредственно». То есть, если Вы захотите, после того, как вводили записи следующего вида:

 

Счет 63

Субсчет

631

Статья1

(63/631/1/0/0/0)

Счет 63

Субсчет

631

Статья2

(63/631/2/0/0/0)

Счет 63

Субсчет

632

Спр.Ан.1  Спр.Ан.2 Спр.Ан.3

(63/632/0/1/2/3)

 

ввести запись вида:

 

Счет 63

 

Статья3

(63/0/3/0/0/0)

 

система не даст этого сделать.

Чтобы это стало возможным, необходимо вначале за счетом закрепить субсчет, а потом уже закреплять статью или справочники аналитического учета:

 

Счет 63

Субсчет 633

Статья3

(63/633/3/0/0/0)

 

или не выделять субсчета нигде:

 

Счет 63

 

Статья 1

(63/0/1/0/0/0)

Счет 63

 

Статья 2

(63/0/2/0/0/0)

Счет 63

 

Статья 3

(63/0/3/0/0/0)

 

2.              Если непосредственно за счетом уже были закреплены статьи, то после этого за этим же счетом не могут быть непосредственно закреплены ни субсчета, ни справочники аналитического учета.

3.              Если непосредственно за счетом уже были закреплены справочники аналитического учета, то за этим же счетом не могут быть непосредственно закреплены ни субсчета, ни статьи.

4.              Система «Дебет Плюс V12» обеспечивает возможность автоматического закрытия счетов, т.е. списание остатков одного счета на некоторый другой счет. Однако применение автоматического закрытия счета налагает определенные ограничения на структуру счета. Например, если Вам нужно учитывать затраты и реализацию в разрезе подразделений, то 23 и 91 счета должны иметь одинаковую структуру учетных регистров. В этом случае затраты с 23 счета система сможет списать на аналогичные учетные регистры 91 счета автоматически. Поэтому, если Вы решите воспользоваться данной возможностью, то прочитайте в руководстве пользователя по подсистеме «Свод бухгалтерского баланса» раздел «Закрытие счетов», в котором описаны возможности автоматического закрытия счетов и те ограничения, которые оно накладывает на структуру плана счетов, прежде чем приступать к непосредственной настройке.

План счетов нежелательно менять в середине учетного периода, поскольку потребуется вносить исправления в уже введенную информацию по проводкам, начальным остаткам и первичным документам. Поэтому, при формировании плана счетов желательно заранее продумать его структуру и организовать его таким образом, чтобы была возможность получить с помощью системы всю необходимую информацию.

 

1.1.2.Как лучше организовать Ваш план счетов в системе

 

Простая структура ведения плана счетов (Счет, субсчет, статья):

В данной структуре вся аналитика ведется на статьях без использования справочников аналитического учета. Достоинством такой организации плана счетов является простота. Недостатком данного способа ведения аналитического учета является то, что статьи не являются сквозными регистрами учета для всех счетов, а также невозможность использования более одного разреза аналитики на счете.

Такую структуру ведения счета целесообразно выбрать в том случае, если число статей ограничено и не будет меняться в течение длительного периода.

Пример: счет № 13 “Износ основных средств” может иметь следующую структуру:

 

Счет

Субсчет

Статья

Название

13

 

 

Износ основных средств

13

131

 

Износ основных средств по группам

13

131

1

Износ основных средств  группы 1

13

131

2

Износ основных средств  группы 2

13

131

3

Износ основных средств  группы 3

13

132

 

Износ нематериальных активов

 

На счете выделены два субсчета – износ основных средств по группам и износ нематериальных активов.

На первом субсчете выделяются статьи соответствующие группам основных средств. В этом случае для каждой группы основных средств резервируется специальный учетный регистр (статья). В этом случае бухгалтер может получить информацию по износу основных средств для каждой группы в отдельности. Второй субсчет используется как накопительный регистр. На нем учитывается износ нематериальных активов. Т.к. износ нематериальных активов не учитывается по группам, нет смысла в его детализации.

Сложная структура ведения плана счетов (счет, субсчет, статья и справочники аналитического учета):

Если трех уровней вложенности (счет, субсчет, статья) не хватает для организации учета или количество статей, которое нужно ввести для получения данных аналитического учета, слишком велико, появляется необходимость использовать справочники аналитического учета. Что такое справочник аналитического учета и чем он отличается от статей? Практически ничем, т.е. разрезы аналитического учета, которые введены в виде статей, можно вынести в справочник аналитического учета. Вы самостоятельно создаете этот справочник. Как это сделать, описано в разделе документации «Справочники аналитического учета». Содержимым данного справочника будут аналитические разрезы. В плане счетов, вместо перечисления всех статей для счета, в этом случае нужно указать номер созданного Вами справочника. В чем преимущество организации ведения аналитического учета с помощью справочников аналитического учета, а не статей? Во-первых, не захламляется план счетов, если аналитической информации слишком много, во-вторых, количество аналитических разрезов для ведения счета может быть больше, чем один, в-третьих, справочники аналитического учета, в отличие от статей, являются сквозными (т.е. за несколькими счетами можно закреплять один и тот же справочник и отчеты в аналитическом разрезе по разным счетам будут идти по одним и тем же аналитическим регистрам).

 

Что нужно помнить при закреплении справочников аналитического учета за счетами в плане счетов:

  1. Первый по счету справочник аналитического учета считается ведущим. Основная масса выходных документов синтетического учета (журналы-ордера, обороты и остатки по счету, оборотный баланс и т.д.) рассчитываются по счету, субсчету, статьям или первому справочнику аналитики. Если за счетом закреплено более одного справочника аналитики, то, для того чтобы получить выходной документ во всех аналитических разрезах, имеется специальный расчет «обороты и остатки по аналитике». Это сделано для того, чтобы не утяжелять выходные документы аналитической информацией без особой необходимости. Для счетов с развернутым сальдо следует иметь в виду, что, если за ними закреплено более одного справочника аналитики, то сальдо сворачивается по первому аналитическому разрезу.

  2. Если по счету уже были введены проводки или начальные остатки, то в плане счетов нельзя менять местами справочники аналитического учета, иначе уже введенная информация будет испорчена.

Пример: Рассмотрим организацию плана счетов с помощью статей и справочников аналитического учета. Например, счет № 23 может иметь следующую структуру:

Счет Субсчет Статья

 

  23                             Производство

  23       231                 Производство ТНП

  23       231        1      Производство пылесосов

  23       231        2      Производство мебели

 

  23       232        Производство продукции основного производства

                       [Изделие]   [Подразделение]  [Вид затрат]

                                                                                 

  Изделие 1       Цех 1              Затраты на рекламу 

                         Изделие 3                         Затраты на оплату труда

                                                                                   Прочие затраты 

23   233                             Производство прочей продукции

23   234                             Затраты на выполнение НИР

                                           [Тема]    [Вид затрат]

                                                                                

                                                  Тема 1     Затраты на рекламу

                                                 Тема 2     Затраты на оплату труда

                                                             Прочие затраты

На счете выделены четыре субсчета. За первым закреплены статьи. За вторым субсчетом закреплено три справочника аналитического учета (изделия, подразделения и виды затрат). Содержание справочников приведено под их наименованиями. Списание затрат по второму субсчету может производиться на любую комбинацию записей из этих справочников (например, изделие 2, цех 2, затраты на оплату труда). Третий субсчет не имеет внутренней детализации. За четвертым субсчетом закреплено два справочника аналитического учета (тема и виды затрат).

Как видим, система «Дебет Плюс V12» способна поддерживать план счетов довольно сложной структуры. Эта структура является достаточной для ведения бухгалтерии на большинстве предприятий. Принимая конкретные решения об организации плана счетов, пользователь должен помнить, что чем сложнее план счетов и чем сложнее ведение учета, тем больше информации можно получить из бухгалтерии. И наоборот. Чем проще план счетов и ведение учета, тем меньше информации. Корректируя план счетов, следует иметь в виду, что следующим шагом по вводу системы в эксплуатацию будет ввод остатков по каждому счету, субсчету, статье, и кодам из справочников аналитического учета. Имеет смысл заранее ввести в план счетов и справочники аналитического учета те записи, которые в дальнейшем будут нужны для ввода ненулевых остатков, хотя это можно будет сделать и позже.

После того, как вы определите, какую из предложенных выше структур будет иметь каждый из счетов в вашем плане счетов, можно приступать к вводу записей в план счетов. Система поставляется уже с готовым планом счетов, поэтому вам не придется добавлять весь план счетов заново. Записи в предложенном плане счетов вы можете просто откорректировать – добавить недостающие записи, удалить ненужные, отредактировать существующие. План счетов может быть произволен. Обычно используются стандартные планы счетов, но это не является обязательным требованием системы.

 

1.1.3.Забалансовые счета

 

  Забалансовые счета вводятся в плане счетов также, как и балансовые счета. Для них зарезервирован диапазон номеров от 100 до 250. Диапазон забалансовых счетов устанавливается в параметрах подсистемы “Свод Бухгалтерского Баланса” à “Сервис” à “Установка параметров” à “Подсистема”. При расчете оборотного баланса данные по забалансовым счетам не входят в итоговую строку оборотного баланса. Поэтому, не стоит делать проводки с балансового счета на забалансовый или наоборот. Если такие проводки будут сделаны, то при расчете оборотного баланса в итоговой строке не будут совпадать суммы.

Ввод проводок в системе для балансовых и забалансовых счетов ничем не отличается. Это говорит о том, что система не даст ввести данные в проводку только по одной стороне корреспонденции счетов (по дебету или кредиту). Для того чтобы обойти это ограничение, в плане счетов нужно ввести два забалансовых счета: первый – для ввода по нему информации, второй – служебный, чтобы система дала ввести проводку.

 

1.1.4. Добавление записи в план счетов

“Справочники” / “План счетов”

 

  Добавления записи в план счетов происходит при помощи заполнения макета (рис. 1.1). Для каждого счета указывается:

[1]   -№ счета;

[2]   -№ субсчета (если нужно);

[3]   -№ статьи (если нужно);

[4], [5], [6]  - № справочников аналитики 1, 2, 3 (если нужно);

[7]   - Название счета;

[8]   - Вид счета:

[+]    - активный счет;

[-]    - пассивный счет;

[%]  -активно-пассивный с развернутым сальдо;

[*]    - активно-пассивный со свернутым сальдо.

[9] [10] [11] – на данный момент не используется

 

Рис. 1.1. Добавление записи в план счетов

 

Пример 1. Добавим запись вида: Счет  №30 -  Касса

1.              Находясь в плане счетов, нажмите клавишу [Insert]. В появившемся макете (рис. 1.1) заполним нужные поля:

-    В поле [1]  укажем № счета  - “30”;

-    В поле [8] выберем вид счета – активный;

-    В поле [7] укажем наименование счета – “Касса”.

2.              Для автоматического прохождения и сохранения оставшихся полей нажмите клавишу [PgDn].

 

Пример 2. Добавим в план счетов 36 счет, который имеет такую структуру:

36 Расчеты с покупателями и заказчиками

-         361  Расчеты с покупателями и заказчиками

-         362  Расчеты с покупателями и заказчиками по талонам

 

За 36/361 закрепим 3 справочника аналитического учета:

№ 12 – Поставщики- покупатели,

№ 11- Подразделений;

№ 10 – МОЛ.

За 36/362 закрепим справочник аналитического учета №12 – Поставщики-покупатели.

Для добавления счета такого вида нужно соблюдать иерархию ввода записей в план счетов.

1.              Добавим счет 36 Расчеты с покупателями и заказчиками (см. Пример №1);

2.              Добавим субсчет 36/ 361 Расчеты с покупателями и заказчиками + справочники аналитического учета № 10, №11, №12 для этого скопируем только что добавленную запись комбинацией клавиш [Alt+Ins].

3.              В макет добавим недостающие поля:

- В поле “Субсчет” [3] – 361;

- В полях [6], [7], [8] укажем номера справочников аналитического учета – соответственно 12, 11, 10.

4.              Субсчет 36/362 добавляется аналогично субсчету 36/361.

 

1.2. Справочники аналитического учета

 “Справочники” / “Справочники аналитики”

 

  Справочники необходимы в системе для заполнения первичных документов, формирования проводок и проведения расчетов синтетического учета с возможностью получения данных аналитического суммового учета, а также для получения данных аналитического учета внутри подсистем. Справочники являются основой внутренней целостности системы. Поэтому, не рекомендуется изменять содержащуюся в справочниках информацию после того, как в систему введены данные, использующие эти справочники. Изменение информации в справочнике приведет к искажению информации во всех документах, которые использовали эту информацию.

 

1.2.1. Виды справочников аналитического учета

 

Система поддерживает ведение справочников нескольких видов:

Вид 1простой. Содержит:

1. Код (номер по порядку);

2. Наименование.

 

Вид 2 - предназначен для хранения информации по организациям. Содержит:

1. Код;

2. Наименование;

3. Атрибуты организации (банковские атрибуты, адрес, телефоны, код ОКПО, код плательщика НДС и т.д.).

Как правило, большинству пользователей достаточно одного справочника второго вида. Если у вас возникла необходимость в нескольких справочниках, то это можно сделать. Но, фактически, в системе все записи будут находиться в одном справочнике, который вы будете видеть в различных разрезах. Это значит, что:

· ведется сквозная нумерация организаций по всем справочникам;

· одна организация может входить в несколько справочников (под одним и тем же номером);

· при удалении организация исключается из текущего справочника, а, если она не входит больше ни в какой другой справочник второго вида, то и физически.

 

Вид 3 - содержит информации по физическим лицам:

1. Код;

2. Наименование;

3. Паспортные данные.

 

Вид 4 – данный справочник содержит такую информацию:

1. Код;

2. Название;

3.Сокращенное название.

Подсправочник. Используется для хранения иерархической информации. Например, справочник населенных пунктов является подсправочником районов. Каждый район содержит несколько населенных пунктов, в свою очередь, каждый населенный пункт обязательно принадлежит какому-либо району.

 

1.2.2. Работа со справочниками аналитического учета

 

  Обычно, система поставляется с некоторыми готовыми справочниками (рис. 1.2), но Вы можете добавлять свои справочники.

  Для добавления нового справочника нужно, находясь в перечне справочников аналитического учета:

1.              Нажать клавишу Enter и из всплывающего меню выбрать пункт «Добавление» (или нажать клавишу [Insert]);

2.              В появившемся макете указать код справочника (код должен быть уникален), его наименование и вид.

 

  Для редактирования записи справочника нужно, находясь в перечне справочников аналитического учета:

1.              Установить маркер на запись, которую нужно отредактировать;

2.              Нажать клавишу Enter и из всплывающего меню выбрать пункт «Редактирование» (или нажать клавишу [F4]);

3.              В появившемся макете указать правильные реквизиты. Желательно исправлять данные до того, как в справочник будет занесена информация. Продумайте заранее, какого вида должны быть справочники, которые Вы создаете.

 Для удаления справочника нужно, находясь в перечне справочников аналитического учета:

1.              Установить маркер на справочник, который нужно удалить;

2.              Нажать клавишу [Del];

При удалении справочника аналитического учета нужно предварительно удалить из него все записи.

 

Рис. 1.2. Стандартные справочники аналитики

 

  Для удаления справочника нужно, находясь в перечне справочников аналитического учета:

3.              Установить маркер на справочник, который нужно удалить;

4.              Нажать клавишу [Del];

При удалении справочника аналитического учета нужно предварительно удалить из него все записи.

 

1.2.3. Ввод данных в справочник аналитического учета

 

  При вводе информации необходимо учитывать, что недопустим нулевой код записи в справочнике, код записи в справочнике должен быть уникален в пределах справочника, а для справочников вида 2 – в пределах всех справочников организаций.

Для добавления записи в справочник, нужно выполнить такие действия:

1.              В списке справочников аналитического учета выбрать нужный справочник;

2.              Нажать клавишу [Enter] или щелкнуться на записи правой кнопкой мыши, и в появившемся всплывающем меню выбрать режим “Просмотр”. После этого система покажет содержимое справочника;

3.              Нажать клавишу [Insert], после чего на экране появится макет для ввода записи;

4.              Заполнив  нужные поля макета, нажать клавишу [PgDn] или кнопку «Сохранить» .

Для редактирования записи в справочнике, нужно выполнить действия:

1.              Находясь в режиме просмотра соответствующего справочника, установить маркер на запись, которую нужно отредактировать;

2.              Нажать клавишу [F4], после чего на экране появится макет для редактирования записи;

3.              Заполнив нужные поля макета, нажать клавишу [PgDn] или кнопку «Сохранить».

Для удаления записи из справочника, нужно выполнить такие действия:

1.              Находясь в режиме просмотра справочника, установить маркер на запись, которую нужно удалить;

2.              Нажать клавишу [Del], после чего система попросит подтвердить удаление. После утвердительного ответа запись будет удалена.

 

1.2.4. Расширения к записям из справочника аналитики

“Настройки”/“Справочники аналитики”/“Расширения справочника”

 

Кроме стандартных полей, предусмотренных разработчиком, в системе имеется возможность расширить любой справочник произвольным набором полей. Для этого существует специальная система, так называемых, расширений. Расширения могут задаваться разными способами, но, при этом, во всех случаях заполняется один и тот же макет ввода.

  Для того чтобы добавить расширение, нужно заполнить макет следующего вида:

  В макете необходимо обязательно заполнить следующие поля:

[1] -     Использование. Используется ли в настоящий момент расширение;

[2] -     Метка. Имя, которое используется при обращении к расширению;

[3] -     Номер. Порядковый номер вывода на экран.

[4] -     Название. Текстовое обозначение расширения при просмотре справочника;

[5] -     Умолчание. Значение, которое будет выводиться по умолчанию в данном поле.

[6] -     Тип поля.

 Формат вывода данных из расширения. Бывают следующие типы расширений:

-    Текст;

-    Дата;

-    Целое число;

-    Число с плавающей точкой;

-    Да/Нет –логический;

-    Денежный;

-    Код из справочника аналитики;

-    Код из подсправочника;

-    Код из справочника валют;

-    Код из справочника номенклатуры;

-    Счет, субсчет, статья. При выборе одного из этих типов, система предлагает указать группу. Группа – это любая строка (в том числе и пустая). Расширения типа счета, субсчета и статьи с одинаковой группой рассматриваются системой, как связанные. 

[7] -     Длина поля. Для строк [1-99] и чисел [1-99];

[8] -     Комментарий. Некоторое описание назначения.

[9] -     Ширина в списке. Ширина поля вывода значения расширения на экран [0..99] (0 – выводить минимум информации);

Способ занесения значений.

[10] - Пользователем – пользователь может редактировать расширение

[11] - C помощью калькуляции – значение заносится при расчете калькуляции.

 

Рис. 1.3. Добавление расширения к справочнику аналитики

 

расширений ко всем видам справочников аналитики:

  Для того чтобы создать свои расширения для справочника аналитики, необходимо проделать следующие действия:

Зайти в пункт меню «Настройка», «Справочники аналитики», установить маркер на том справочнике, к которому необходимо добавить расширения, нажатием [Enter] вызвать всплывающее меню и выбрать режим «Расширения справочника». В появившемся списке для добавления записи нажать [Ins], для редактирования – [F4].

 

Добавление расширений к справочникам аналитики вида “2”:

  Для того чтобы создать свои расширения для справочника аналитики, необходимо проделать следующие действия:

Зайти в пункт меню «Настройки», «Справочники аналитики», стать на тот справочник, к которому необходимо добавить расширения, нажатием [Enter] вызвать всплывающее меню и выбрать режим «Расширения организаций». В появившемся списке для добавления записи нажать [Ins], для редактирования – [F4].

 

Получение доступа к значениям из расширений

  Вы можете получить значения из расширений с помощью представляемых разработчиками функций. Список функций для работы с расширениями подробно описан в разделе «Помощь» в теме «Функции пользователя».

 

Получение доступа к значениям расширений, добавленным из режима «Расширения справочника»:

Для получения значений расширений к записям из справочников аналитики используется функция, которая имеет следующий синтаксис:

XCL (<код справочника>, <код в справочнике>, <метка расширения>[, <дата>]). Эта запись обозначает следующее: получить значение расширения по имени <метка расширения> для справочника с номером <код справочника> и записи в этом справочнике номер <код в справочнике> на дату <дата>.

Пример: К записям из справочника N 12 «Поставщики-покупатели» добавлено расширение «лимит кредита» с меткой «_LIMIT». Допустим, нам нужно получить значение этого расширения для контрагента с кодом 2. Выражение для получения этого значения будет иметь вид:

XCL (12, 2, ‘ _LIMIT ’)

 

Получение доступа к значениям расширений, добавленным из режима «Расширения организаций»:

  Для получения значений расширений к записям из справочников аналитики используется функция, которая имеет следующий синтаксис:

XORG (<код в справочнике>, <метка расширения> , format (‘dd.mm.yy’,<дата>)). Эта запись обозначает следующее: получить значение расширения по имени <метка расширения> для справочника аналитики вида «2» и записи в этом справочнике номер <код в справочнике> на дату <дата>.

Пример: К записям из справочника N 12 «Поставщики-покупатели» добавлено расширение «лимит кредита» с меткой «_LIMIT». Допустим, нам нужно получить значение этого расширения для контрагента с кодом 2. Выражение для получения этого значения будет иметь вид:

XORG ( 2, ‘_LIMIT’)

 

1.3. Папки документов

“Настройки”  / “Папки документов”

 

Как уже было сказано ранее, все первичные документы в системе сгруппированы в папки. Система поставляется с некоторым стандартным набором папок документов, однако пользователь может самостоятельно пополнять данный набор в соответствии с требованиями учета на его предприятии. Поэтому, справочник “Папки документов” является центральным звеном в организации первичной бухгалтерской информации в системе. Правильная организация папок документов позволит автоматизировать формирование проводок и данных для налогового учета, что существенно упростит работу бухгалтера. Для правильной организации папок нужно определить перечень групп документов, на основании которых будет делаться одинаковый набор проводок, будет указан одинаковый набор расширений, будет применяться одна и та же модель калькуляции и которые будут одинаково регистрироваться в книгах покупок и продаж.

 кк

 

1.3.1. Что собой представляют папки документов?

 

Как уже говорилось ранее, в системе имеется набор типов документов, которые она умеет обрабатывать. Эти типы документов можно просмотреть в

 «Настройки», «Папки документов». В дальнейшем, будем называть их базовыми документами. Перечень базовых документов в каждой подсистеме свой. Общими для всех подсистем являются лишь бухгалтерские справки и текстовые документы.

Вкладка, которая открывает список «Первичных документов» разделена на две части. С левой стороны – базовые документы, с правой подчиненные документы.

  Папка документов задается следующими основными параметрами:

                  ·   Базовым документом, на основе которого она сформирована;

                  ·   Номером хозяйственной операции, с помощью которой на основании документов данной папки будут формироваться проводки;

Кроме того, при формировании папки также можно указать следующие дополнительные параметры:

· Расширения заголовка и строк документа. Это дополнительные поля ввода для данных, которых нет в стандартной поставке и которые добавлены самим пользователем.

                  ·   Номер калькуляции. Это номер схемы, которая задает, каким образом должны вычисляться некоторые данные документа на основании других данных в процессе ввода документа. Например, при помощи калькуляции вы можете указать способ расчета учетных и/или отпускных цен в накладных;

                  ·   Способ нумерации документов, который указывает, будет нумерация до рамках папки.

 

1.3.2. Добавление новой папки документов

 

Рассмотрим теперь, как можно добавить новую папку документов в систему. Добавление папки состоит из нескольких этапов:

1.              Добавление записи в справочник «Папки документов». В этот момент в системе указывается только базовый документ, на основании которого заводится папка, номер хозяйственной операции, номер калькуляции и способ нумерации документов.

2.              Добавление расширений заголовка и строк документов, если это необходимо;

3.              Настройка справочника хозяйственных операций, которая заключается в задании шаблонов проводок, которые будут формироваться на основании первичных документов из данной папки;

4.              Настройка модели калькуляции, которая будет изменять данные внутри самого документа в момент его ввода, если это необходимо;

5.              Настройка схемы регистрации, т.е. задание порядка регистрации документов из папки в журнале регистрации документов, если документы из данной папки должны попадать в книги покупок или продаж.

Рассмотрим все эти этапы по порядку.

 

1.3.2.1. Добавление новой записи в справочник папок документов

 

  Зайти в пункт меню «Настройки», «Папки документов», установить маркер на том типе документа, к которому необходимо добавить папку, нажатием [Enter] вызвать всплывающее меню и выбрать режим «Добавить».

Добавление новой папки документов происходит при помощи заполнения макета следующего вида:

Папка, помеченная для использования, будет доступна в разделе “Первичные документы”  / “Список документов”. Если папка имеет тип “BS” (т.е. бухгалтерская справка), то она будет также доступна в разделе “Первичные документы” /“Хозяйственные операции”.

[1]           Папка документов;

[2]         Сокращенное наименование папки документов. Заполняется обязательно, т.к. далее при расчете любого документа на экране Вы будете видеть только сокращенное наименование папки;

[3]         № операции. Указывается № хозяйственной операции из справочника хозяйственных операций (должен быть уникальным);

[4]         № калькуляции. Указывается № используемой калькуляции (должен быть уникальным);

[5]         Группа нумерации документа. Папки с одинаковым № группы будут иметь сквозную нумерацию документов внутри папки. Предположим, у вас имеется папка платежных поручений «Расчеты за топливо» и папка платежных поручений «Другие расчеты». Вам необходимо, чтобы все эти платежные поручения имели сквозную нумерацию. В этом случае при добавлении обеих папок в поле [6] нужно указать один и тот же номер, например - 1. Тогда, нумеруя платежные поручения, система сама определит, какой был последний номер, как в папке поручений «Расчеты за топливо», так и в папке «Другие расчеты» и присвоит добавляемому платежному поручению следующий по порядку номер. Группа нумерации документов должна быть уникальна в рамках всей системы, а не в рамках подсистемы.

Порядок вывода. Указывается порядок следования пунктов в меню, т.е. в каком порядке будут выводится базовые документы и принадлежащие им папки в меню “Первичные документы”. Это поле доступно, только в момент редактирования базового документа

 

Рис. 1.4. Добавление папки документов

 

Использование параметров системы (см.также Параметры системы):

-         пользователя – для каждого пользователя свои параметры;

-         общие – одинаковые параметры для всех пользователей.

[6]         Использование параметров документов (см.также Параметры документов):

-         [+]  папки;

-         [-]   шаблона.

 

Пример: Создадим произвольную папку документов

1.              В справочнике “Папки документов” необходимо выбрать подходящий базовый документ, например, бухгалтерская справка. Установив на него маркер нажать комбинацию клавиш [Alt]+[Insert] или выбрать пункт меню “Копирование”.

2.              В появившемся макете укажите полное название добавляемой папки документов [2], сокращенное название папки [3].

3.              Установив маркер в поле [4] нажмите кнопку в конце строки и укажите номер хозяйственной операции, которая будет закреплена за создаваемой папкой документов. Если такая операция не существует, то программа выведет на экран справочник операций, в котором пользователь должен выбрать подходящую операцию или добавить новую. Как правило, используется добавление новой операции. Для этого нажмите клавишу [Insert]. Заполните необходимые поля появившегося макета. На данном этапе достаточно указать только номер хозоперации и ее название, не раскрывая ее сути (см.также Добавление хозяйственной операции). Установите маркер на добавленную хозяйственную операцию. Нажав [Enter], вы вернетесь к добавлению папки документов, при этом номер операции автоматически занесется в поле [4].

4.              В поле [5] укажите № калькуляции, если она используется;

5.              При заполнении поля [6] - "Группа нумерации документов" необходимо поставить либо [0] в случае если документы в папке будут нумероваться по порядку, либо любую отличную от нуля цифру, например [1] если необходимо, чтобы документы внутри нескольких папок имели сквозную нумерацию.

Этими действиями была создана новая папка документов пользователя. Однако действия по созданию хозоперации не были завершены. Мы создали только заголовок хозоперации, т.е. указали только наименование и номер хозоперации, не раскрывая ее содержимого.

 

1.3.3. Расширения документов

“Справочники” / “Папки документов”

 

Как и для справочников, для первичных документов в системе имеется возможность пополнять документы своими данными. Для этого используются два понятия – расширения заголовков и расширения строк документа. Как уже говорилось ранее, расширения строк используются для документов, данные из которых можно представить в виде таблицы с однотипными данными, по которым подбиваются некоторые итоги. Примером таких документов в системе являются накладные, авансовые отчеты и др. Для остальных типов документов используются только расширения заголовка. Рассмотрим, как вводятся оба типа этих расширений.

 

Добавление расширения заголовка и строк документа.

Для того чтобы создать свои расширения строк и заголовка документа, необходимо проделать следующие действия:

1.              Находясь в списке папок («Первичные документы», «Список документов») документов, установить маркер на папку, к документам которой добавляются расширения, нажать [Enter] и выбрать во всплывающем меню режим «Расширения заголовка» или «Расширения строк».

2.              Далее произвести действия по добавлению расширений, описанные в разделе «Справочники аналитического учета» в пункте «Добавление расширений к записям из справочника аналитического учета».

 

Получение доступа к значениям расширений заголовков и строк документов.

Вы можете получить значения из расширений с помощью представляемых разработчиками функций. Список функций для работы с расширениями достаточно подробно описан в разделе «Помощь» в теме "Функции пользователя".

 

Получение доступа к значениям расширений заголовка:

  Для получения значений расширений заголовка используется функция, которая имеет следующий синтаксис:

XH (<метка расширения>[, <дата>]). Эта запись обозначает следующее: получить значение расширения по имени <метка расширения> для заголовка документа на дату <дата>.

 

Пример: Например, к папке документа было добавлено расширение «Сумма НДС на импорт» с меткой «NDSIMP». Допустим, нам нужно получить значение этого расширения. Выражение для получения этого значения будет иметь вид:

XH (“NDSIMP”)

В хозяйственных операциях и калькуляциях вместо этой функции можно писать выражение XHNDSIMP (т.е. к метке расширения пристыковывается впереди приставка “XH”). Оно будет давать то же значение, что и функция.

 

Получение доступа к значениям расширений строк:

  Для получения значений расширений строк используется функция, которая имеет следующий синтаксис:

XR (<метка расширения>[, <дата>]). Эта запись обозначает следующее: получить значение расширения по имени <метка расширения> для текущей строки документа на дату <дата>.

Пример: Например, к папке документа было добавлено расширение строк «Процент НДС» с меткой «NDSPERS». Допустим, нам нужно получить значение этого расширения. Выражение для получения этого значения будет иметь вид:

XR (“NDSPERS”)

 

1.3.4. Переменные документов

 

Зайти в пункт меню «Первичные документы», «Список документов», установить маркер на том типе документа, переменные  которого необходимо просмотреть, нажатием [Enter] вызвать всплывающее меню и выбрать режим «Переменные».

При заполнении первичных документов в них заносится масса информации, которую нужно затем использовать для различных целей – формирования проводок, создания регистрационных записей в журналах регистрации документов и т.д. Доступ к данным документа обеспечивают переменные документа. Есть 2 основных типа переменных документа – это переменные, созданные разработчиком и входящие в стандартную поставку системы, будем называть их стандартными переменными, и переменные, создаваемые самим пользователем. Переменные, создаваемые пользователем, могут использовать стандартные переменные. Когда Вам может понадобиться создание собственных переменных? В том случае, если стандартные переменные не обеспечивают доступ к некоторым данным. Использование функций пользователя для доступа к значениям расширений можно рассматривать как пример создания функций пользователя.

Для того чтобы переменная обеспечивала доступ к данным, она должна иметь уникальное имя и формулу, по которой она достает значение из документа. Стандартным переменным разработчик сам присвоил имена и указал формулы для доступа к данным. Если ж Вы хотите создать свою переменную, то Вам нужно проделать те же действия – дать имя переменной и указать, каким образом нужно достать данные из документа.

Поскольку документы разных типов содержат свои наборы данных, то и набор стандартных переменных для каждого типа документа свой. Просмотреть этот набор можно из всплывающего меню списка документов, режим “Переменные”. Переменные могут использоваться в печати, операциях и калькуляциях документа.

 

1.3.4.1. Виды переменных

 

Стандартные переменные

Переменные заголовка документа

Переменные, имя которых начинается с буквы "H", служат для доступа к заголовку документа и всегда определены внутри экземпляра документа этого типа.

Переменные строк документа

Переменные, имя которых начинается с буквы "R", служат для доступа к полям строк документа и могут использоваться только в функциях обработки строк документа.

 

Переменные пользователя

 Переменные, запрашиваемые перед выполнением операции

Значение переменных, у которых отсутствует формула для вычисления значения, запрашивается перед выполнением операции.

Вычисляемые переменные

 Пользователь может создавать свои переменные для типа документа на основе вышеперечисленных переменных и предоставляемых функций

 

1.3.4.2. Добавление переменной пользователя

 

Для того чтобы добавить собственную переменную, нужно выполнить такие действия:

В списке папок документов установить маркер на папку, к которой будут относиться создаваемые переменные, нажать [Enter] и в появившемся меню выбрать режим «Переменные». После этого система покажет список стандартных переменных и переменных пользователя, относящихся к данной папке. Переменные пользователя будут показаны в конце списка после перечня стандартных переменных.

Если маркер будет установлен на базовый документ, то созданная переменная будет доступна для всех папок данного типа документа.

Макет ввод для добавления переменной на рис. 1.5. В нем нужно заполнить такие поля:

[1] -     Тип документа. Соответствует типу документа из папки;

[2] -     Номер операции. Номер операции из папки документов;

[3] -     Номер переменной. Соответствует номеру переменной среди перечня переменных пользователя;

[4] -     Имя переменной. Выбирается пользователем, должно состоять из латинских букв;

[5] -     Тип переменной. Тип значения, которое вычисляет переменная:

-   числовой,

-   текстовый,

-   дата,

-   логический;

[6] -     Комментарий. Пользователь вводит для себя;

[7] -     Выражение. Формула для вычисления значения переменной.

 

Рис. 1.5. Создание пользовательской переменной к папке документа

 

1.3.5. Создание калькуляций

 

Зайти в пункт меню «Настройки», «Папки документов», установить маркер на том типе документа, к которому необходимо добавить калькуляцию, нажатием [Enter] вызвать всплывающее меню и выбрать режим «Калькуляции».

Калькуляция позволяет задать формулу для расчета ряда переменных документа, которые сохраняются после завершения редактирования этого документа, и могут использоваться в операциях и выходных документах.

В основном, калькуляции используются для формирования данных накладных.

Калькуляции состоят из строк, каждая из которых "калькулирует" одну переменную. Если для потенциально калькулируемой переменной отсутствует формула для вычисления, то переменная будет вычисляться по заложенной разработчиками схеме.

Калькулировать можно как переменные заголовка документа, так и переменные строк.

Модель калькуляции может задаваться как для одной папки, так и для базового документа. Если она создается для базового документа, то одну и ту же модель калькуляции можно использовать для нескольких папок документов.

Модель калькуляции имеет иерархическую структуру и состоит из двух уровней иерархии:

1.              Заголовок калькуляции, в котором задается номер и наименование калькуляции;

2.              Строки калькуляции, задающие выражения для вычисления значений переменных документа.

 

Настройка калькуляции для папки документов

  Настройка калькуляции заключается в том, что для первичного документа задается перечень переменных, для которых необходимо вычислить значение на основании значений из других переменных документа и сохранить эти данные после окончания редактирования документа.

Для того чтобы “прокалькулировать” переменную, нужно последовательно выполнить такие действия:

Во-первых, при калькуляции любой переменной необходимо указать ее имя из предлагаемого разработчиками списка.

Во-вторых, нужно указать, что сделать с результатом калькуляции.

В-третьих, нужно указать выражение из предопределенных переменных, расширений и функций пользователя, результат выполнения которого будет занесен в калькулируемую переменную.

Для одной переменной может быть несколько строк калькуляции, если одного выражения недостаточно для того, чтобы получить окончательное значение переменной. Строки калькуляции выполняются в порядке нумерации.

Кроме того, для каждой строки калькуляции может быть задано условие, которое для калькуляции переменных заголовка является условием выполнения строки калькуляции, а для калькуляции переменных строк задает, на какие строки распространяется это условие (на те, для которых условие выполняется).

Необходимо более подробно остановиться на калькуляции строковых переменных. Часто при настройке калькуляции возникает ситуация, когда нужно распределить некоторую сумму, указанную на весь документ, между строками документа по какому-либо критерию. Например, в накладной от поставщика указана общая сумма скидки на все товары, перечисленные в накладной. Когда товар ставится на учет, то нужно распределить эту скидку между различными товарными позициями пропорционально, например, количеству товара каждого вида или стоимости товара каждого вида. Для того чтобы можно было выполнить такие вычисления, для строковых переменных имеется специальное поле, в котором указывается, пропорционально чему нужно распределить значение из некоторой переменной. Если не указывается, пропорционально чему разбрасывается значение, то над каждой строкой, удовлетворяющей условию, выполняется действие как над переменной заголовка. Если указывается, то для строк, удовлетворяющих условию, вычисляются весовые коэффициенты, которые в сумме равны 1, и значение, записываемое в каждую строку, вычисляется как весовой коэффициент умножить на разбрасываемое значение.

 

Пример: Для накладной на приход импортного товара, существуют расширения заголовка NAKLR (накладные расходы), DISC (скидка) и TAMP (таможенная пошлина). рассмотрим примерную модель калькуляции учетной цены по строкам и суммы в заголовке документа.

 

Переменная, к-я калькулируется

Действие

Выражение для вычисления значения

Пропорционально чему разбросать

1.

Учетная цена состоит из:

1.               цены поставщика в национальной валюте (=)

 

RUCENA

=

SVAL(HDat, HVal, R1CENA)

 

2.              скидки (-), разбрасываемой пропорционально сумме

 

RUCENA

-

XHDISC

RKOL*RUCena

         3.        накладных расходов (+), разбрасываемых пропорционально сумме

 

RUCENA

+

XHNAKLR

RKOL*RUCena

2.

Сумма в заголовке документа:

        4.     сумма по строкам сумм в учетных ценах

 

HSUM

=

SUMR(RUCena*RKol)

 

 

Рассмотрим теперь порядок действий по вводу в систему модели калькуляции. Для настройки модели калькуляции нужно выполнить такие действия:

1. Находясь в списке папок документов, установить маркер на папку или базовый документ, для которых будет создаваться модель калькуляции, нажать клавишу [Enter] и выбрать во всплывающем меню режим «Калькуляции». После этого система покажет на экране список заголовков моделей калькуляций.

2. Теперь можно переходить к описанию выражений по вычислению значений переменных. Для этого нужно нажать клавишу [Insert] и заполнить макет (рис. 1.6)

[1] -     Номер калькуляции. Указывается для заголовка калькуляции, для строк в калькуляции значение этого поля снимается с той записи, на которую указывает маркер;

[2] -     Номер в калькуляции. 0 – для заголовка, уникальный номер – для строк калькуляции;

[3] -     Комментарий. Название калькуляции – для заголовка, смысл действий над переменной – для строк;

[4] -     Условие выполнения.

 

Рис. 1.6. Добавление калькуляции для папки документов

 

В макете заполняются такие поля:

[5] -     Номер калькуляции. Указывается для заголовка калькуляции, для строк в калькуляции значение этого поля снимается с той записи, на которую указывает маркер;

[6] -     Номер в калькуляции. 0 – для заголовка, уникальный номер – для строк калькуляции;

[7] -     Комментарий. Название калькуляции – для заголовка, смысл действий над переменной – для строк;

[8] -     Условие выполнения.

[9] -     Имя переменной. Для того чтобы увидеть переменные, которые можно калькулировать, нужно, находясь в этом поле, нажать комбинацию клавиш [Ctrl]+[Enter] и система даст возможность выбрать имя переменной в одном из трех следующих списков:

-    Переменные;

-    Расширения заголовка;

-    Расширения строк.

Сначала выберите нажатием клавиши [Enter] нужный список, затем в нем переменную, подведите к ней маркер и снова нажмите клавишу [Enter]. Имя выбранной переменной перенесется в поле ввода.

[10] - Действие. Т.е., что нужно сделать с полученным значением, после того как оно будет вычислено. Возможные действия в этом случае:

-             -       [=] занести новое значение;

- [+] добавить значение к текущему содержимому переменной;

- [-] вычесть значение из текущего содержимого переменной.

[11] - Значение. Указывается формула для вычисления значения переменной, в которой можно использовать стандартные переменные, расширения и арифметические действия над ними.

[12] - Пропорционально чему разбросать. Указывается, как распределить значение, полученное в выражении, между строками документа (для строковых переменных).

[13] - К каким строкам применить.

[14] - Количество знаков после запятой. Указывается точность результата.

 

1.3.6. Настройка шаблона проводок ко всем видам папок

 

Как уже отмечалось ранее, хозяйственная операция в системе задает перечень схем проводок, которые будут формироваться на основании данных из первичных документов папки. Схемы проводок в хозяйственной операции бухгалтер задает сам. Схемы проводок, в дальнейшем, будем назвать шаблонами проводок. Данные, которые указываются в шаблонах проводок, полностью соответствуют обычному понятию бухгалтерской проводки.

Хозяйственная операция закрепляется за папкой документов. Возможен вариант, когда одна хозяйственная операция закрепляется за несколькими папками. Эта возможность достигается не прямым указанием одного и того же номера для разных папок, а возможностью указывать в операции, схемы из какой другой операции использовать в момент формирования проводок. Каждая хозяйственная операция содержит шаблоны проводок, которые будут формироваться по первичному документу. Если хозяйственная операция настроена таким образом, что из документа или с помощью перемененных пользователя на основании данных документа система сможет заполнить все данные в проводках, то проводки на основании документа можно формировать автоматически не только по одному документу, но и по группе документов. Если же некоторые ключевые поля останутся незаполненными (например, номера счетов или коды аналитического учета), то система дозапросит эти данные в момент формирования проводок по документу.

Хозяйственная операция имеет иерархическую структуру и состоит из:

  - Заголовка операции, в котором, кроме номера и названия операции, указывается тип документа, для которого может быть выполнена эта операция, и возможна ссылка на операцию, которая будет выполняться перед указанной;

- Секции, которая используются в том случае, когда в зависимости от некоторых условий должны быть сделаны различные проводки. В секции указывается условие ее выполнения (УСЛОВИЕ), а для документов, которые имеют строки - какие строки обрабатывает секция (ФИЛЬТР) и как их необходимо группировать для обработки секцией каждой группы отдельно (ДЛЯ ВСЕХ). Другая ситуация, требующая использования секций, возникает при создании операции для документа, имеющего сложную структуру (заголовок и строки). При этом секция позволяет отдельно обрабатывать различные группы строк.

 - Шаблона проводки, в котором задается, какие данные из документа должны переноситься в проводку при выполнении операции. В шаблоне проводок доступ к переменным строк осуществляется только с помощью функций. При использовании переменных строк в шаблонах проводок имеется следующее ограничение: нельзя напрямую их использовать, так как один документ может иметь несколько строк, в которых указанная переменная может иметь различные значения.

 


1.3.7. Добавление шаблона проводок

Настройки» / «Папки документов» / «Операции»

 

Для добавление хозоперации, необходимо выполнить следующие действия:

1.              Зайти в справочник папок документов и выбрать документ, для которого необходимо задать шаблоны проводок.

2.              Далее нажатием клавиши [Enter] вызвать всплывающее меню и выбрать режим "Операции".  Система покажет на экране список хозяйственных операций. После выбора одной из них, нажатием клавиши [Enter] вызвать всплывающее меню и выбрать режим "Добавить", в котором выбрать «Добавление проводки».

3.              Для просмотра содержимого всех хозоперации нажать клавишу [Enter]. В появившемся меню выбрать режим «Развернуть все» – на экране появятся все уже существующие шаблоны проводок, содержащиеся в справочнике хозопераций для документа данного типа.

4.              Теперь можно отредактировать существующие проводки, а в случае их отсутствия добавить свои. Для редактирования нужно установить маркер на нужную запись и нажать клавишу [F4], для добавления новой записи – [Insert].

Добавление шаблона проводки происходит при помощи заполнения макета следующего вида:  

[1] Номер. Обязательно указывается номер хозяйственной операции, он является номером папки. 

[2] Содержание. Отражает название проводки.

[3] Условие. Условие для формирования проводок. Заполняется в случае необходимости.

[4] Период. Время, в течение которого действителен данный шаблон проводок, т.е. после даты закрытия периода проводки формироваться не будут;

[5] Дата. Указывается дата проводки. Обычно в этом поле указывается стандартная переменная “Hdat”;

[6] Вид. Автоматически заполняется при добавлении. Вид документа соответствует виду базового документа, которому принадлежит хозяйственная операции. Данное поле можно редактировать, если хозяйственная операция

 

Рис. 1.7. Добавление хозяйственной операции

 

будет добавляться не из справочника папок документов, а отдельно из справочника хозяйственных операций в режиме «Хозяйственные операции».

[7] Номер. Заносится номер документа. Обычно в этом поле указывается стандартная переменная “Hnom” (список переменных можно просмотреть из режима «Переменные»);

[8] Корреспонденция счетов. Для корреспонденции счетов стандартные переменные могут отличаться для разных типов документов, поэтому лучше их названия посмотреть в списке переменных к данному документу. Вы можете также использовать созданные Вами переменные (например, можно ввести соответствующие расширения, если в стандартном документе, предоставляемом разработчиком, не хватает стандартных переменных для того чтобы проводка формировалась автоматически. Доступ к расширениям заголовков и строк документов описан в соответствующем разделе). Можно явно указывать номера счетов, субсчетов или статей, если документы, находящиеся в папке, будут относиться только к одному счету, субсчету, статье;

[9] Аналитика. Как и для корреспонденции счетов, имена стандартных переменных могут отличаться для разных типов документов, поэтому их нужно смотреть в списке переменных для того типа документа, по которому выполняется хозяйственная операция.

Пример: Для приходной накладной разработчиком для указания кода поставщика введена стандартная переменная «Hpost».

 

[10] Валюта. Если проводка, которая описывается схемой, будет формироваться только в национальной валюте, то в этом поле можно не проставлять никакого имени переменной. Если первичный документ, а, следовательно, и проводка могут существовать в разных валютах, то в этом поле можно использовать стандартную переменную “Hval”.

[11] Валюта.  HVAL

[12] Курсовые разницы. Формула для расчета курсовых разниц необязательна, потому что они пересчитываются в др. месте программы.

[13] Курс. В данной строке необходимо указать конкретный курс валют.

[14] Сумма справочно. Принципы заполнения аналогичны заполнению поля «Сумма».

[15] Сумма. В этом поле могут указываться как стандартные переменные, так и переменные, указанные пользователем. При вычислении суммы наиболее часто встречается ситуация, когда стандартных переменных недостаточно при формировании схемы проводок для накладных. Она возникает потому, что стандартные переменные дают возможность указать в проводках итоговые суммы по всему документу. Если же, например, часть строк накладной разносится на один счет, а часть – на другой, то эти переменные не дают нужного значения. Для выхода из такой ситуации разработчик предоставляет пользователю функции пользователя, которые позволяют получить сумму по строкам документа, отобранным в зависимости от указанного условия. Синтаксис написания этих функций выглядит так:

1)             SUMR (<expr> [ , “<filter>”]) – сумма <expr> по строкам, для которых выполняется условие <filter> или фильтр секции. Если условие не задано, или в хозяйственной операции не заданы секции, то сумма рассчитывается по всем строкам документа. Данная функция является наиболее часто используемой на практике.

 Пример: Пусть, в расходной накладной нам нужно получить сумму по учетным ценам для товаров, списываемых с 28 счета. Имя переменной для учетной цены в строке накладной – RUCENA, для количества товаров по строке накладной – RKOL, для счета, с которого списывается товар – RSC. В этом случае запись может иметь такой вид:

SUMR(RUCENA*RKOL, “RSC=28”) .

Если условие “RSC=28” будет указано в фильтре секции, то достаточно будет такой записи:

SUMR(RUCENA*RKOL) ;

 

2)             SUMDOCR (<expr> [ , “<filter>”]) – сумма <expr> по строкам, для которых выполняется условие <filter>. Если условие не задано, то сумма рассчитывается по всем строкам документа. Данная функция при выполнении расчетов игнорирует фильтр в секции. На практике данная функция используется редко.

Пример:

SUMDOCR(RUCENA*RKOL, “RSC=28”)

SUMDOCR(RUCENA*RKOL) .

 

Об использовании этих функций можно прочитать также в разделе “Функции и переменные пользователя”.

 

     Пример: Рассмотрим теперь порядок действий по созданию хозяйственной операции на примере создания шаблонов проводок по приходованию импортного товара.

Допустим, что мы уже создали в справочнике папок документов папку "Приходование товара (импорт)", и при создании этой папки мы уже добавили в справочник хозяйственных операций заголовок операции для этой папки с номером 1011. Допустим, что для данной папки мы создали расширение строк «скидка» с меткой “SKID”, в котором будем указывать процент скидки на каждую номенклатурную позицию в накладной. Кроме этого, допустим, что в одной накладной могут быть оприходованы товары, материалы и МБП, и, соответственно, для них должны быть выполнены разные проводки. Пусть, также, в плане счетов за 63 счетом для ведения учета расчетов с поставщиками закреплен справочник аналитики непосредственно за счетом, 28,20,22 счета не имеют субсчетов.

Для того чтобы сделать проводки, нам нужно выделить три секции:

1-я секция          Приходование материалов.

2-я секция          Приходование товаров.

3-я секция Приходование МБП.

В каждой секции должна быть сделана проводка по оприходованию ТМЦ на счет на сумму в ценах поставщика.

 Если бы мы не выделяли секции, то при формировании шаблона проводки для вычисления суммы можно было бы воспользоваться стандартной переменной "Hsum", которая содержит сумму в ценах поставщика по всему документу. Но, поскольку у нас другая ситуация, нам нужно создать в списке переменных свою переменную для вычисления суммы. Для этого, до того как создавать проводку, нам нужно войти в список переменных к документу и, нажав [Insert], заполнить появившийся макет для ввода переменной. Наименования полей указаны внизу экрана при перемещении по полям с помощью клавиши [Enter] или [/]. В нашем случае:

· номер переменной – 1;

· операция, к которой относиться переменная – 1011;

· имя переменной – SUMPOST (создаем произвольно);

· тип переменной N; (выбираем из предлагаемых);

· в строке "комментарий" пишем название – "стоимость оприходованых материалов";

· в поле значение переменной пишем формулу для вычисления переменной:

 

SUMR( round(R1CENA – R1CENA* XRSKID/100, 2) *RKOL ), где

 

· SUMR – функция для вычисления нашей переменной,

· "R1CENA" – переменная для вычисления цены поставщика по строке, "RKOL" – количество ТМЦ по строке накладной,

· "XRSKID" – выражение для вычисления значения процента скидки, указанного в расширении с меткой. "SKID",

· "R1CENA – R1CENA* XRSKID/100" – выражение, которое уменьшает цену поставщика на процент скидки, указанный в строке накладной,

· round(<expr>, <dec>) – функция, которая обозначает, что результат выражения <expr> нужно округлить до <dec> количества знаков после запятой по правилам округления. Если <dec>=0, то округление производится до целых чисел. Функцию округления нужно использовать в зависимости от конкретной ситуации, т.к. при этом могут возникнуть ошибки округления в целом по документу.

  Как Вы уже, наверное, обратили внимание, в выражении для переменной SUMPOST используются переменные строк, а не заголовка, так как нам необходимо, чтобы в процессе выборки номенклатурных позиций были просмотрены все строки документа. Со строками заголовка функция SUMR не сможет дать необходимый результат. В списке переменных строки заголовка и строк легко отличить. Переменные заголовка документа начинаются с букв XH, переменные строк документа – с букв XR.

  Еще раз обращаем Ваше внимание, что стандартный набор функций системы описан в разделе "Help" в теме "Функции пользователя".

 

1.4. Схемы регистрации

“Справочники”  / “Схемы регистрации”

 

В списке папок щелкнуть правой клавишей мыши «Регистрация в журналах»

Схема регистрации – это набор указаний системе, каким образом документы из папки должны регистрироваться в журналах регистрации документов. Один документ, при необходимости, может регистрироваться одновременно в несколько журналов регистрации документов. При добавлении первичного документа в папку он одновременно заносится во все журналы документов, которые указаны в соответствующей схеме регистрации. На основании данных из этих журналов система сможет вычислять данные для налогового учета и можно будет получать данные для актов сверки с поставщиками и покупателями.

Добавлять информацию о схемах регистрации можно непосредственно из этого справочника или из списка папок документов. В самом справочнике можно увидеть всю информацию о всех папках и журналах регистрации документов. При просмотре справочника схем регистрации из папок документов система показывает только те строки из данного справочника, которые относятся к конкретной папке. Схема регистрации может изменяться с течением времени в зависимости от изменений законодательства. Поэтому, при входе в справочник система запрашивает диапазон дат, за который Вы хотите его просмотреть.

В справочнике схем регистрации задается:

        1.   какие журналы регистрации ведутся в системе;

        2.   документы каких папок будут входить в каждый из журналов;

        3.   какая информация будет переносится из первичного документа в регистрационную запись;

        4.   как вычислять сумму возникающих налоговых платежей для каждого первичного документа.

 

  Справочник имеет иерархическую структуру. Первый уровень иерархии образуют записи о журналах регистрации. Внутри каждой записи в журнале выделяются записи о папках, документы которых будут входить в журнал. Они образуют второй уровень иерархии. В свою очередь каждая папка включает в себя произвольное количество так называемых схем регистрации. Каждая схема регистрации включает в себя переменную, значение которой вычисляется и вносится в регистрационную запись соответствующего журнала; формулу вычисления налоговых платежей для этой переменной и время действия данной схемы регистрации. Схемы регистрации образуют третий (последний) уровень иерархии.

  Для того чтобы иметь возможность получать данные налогового учета, в системе заведено несколько предопределенных видов журналов – журнал покупок, журнал продаж, журнал для регистрации бартерных операций и прочие журналы. Журнал с видом “журнал покупок” позволяет рассчитать книгу покупок, журнал с видом “журнал продаж” – книгу продаж. Остальные журналы используются в системе для внутренних целей пользователя.

 

1.4.1. Создание схем регистрации для папки документов

 “Настройка”  / “Журнал налоговой регистрации”

 

Работа в справочнике схем регистрации строится по следующей схеме:

·    формируем нужные журналы регистрации (указываем номер, вид и название каждого журнала регистрации);

·    заносим нужные папки документов в каждый журнал (указываем номер журнала, тип документа и номер операции);

·    формируем схему регистрации каждой папки.

·     

1.5. Справочник допустимых проводок

 “Настойки”  / “Допустимые проводки”

 

В момент ввода проводок в систему корреспонденция счетов, которая в них указана, проверяется на допустимость. Допустимые корреспонденции счетов заносятся в специальный справочник. Поэтому, до того как вводить проводки, нужно проверить правильность введенной в данный справочник информации. Заметим, что допустимой считается любая проводка, содержащаяся в списке допустимых проводок. Все остальные проводки запрещены. Если для записи допустимой проводки указаны только дебет счета и кредит счета, то система разрешит выполнить любую проводку с дебета в кредит этих счетов.

 

Рис. 1.9. Список допустимых проводок

 


1.6. Справочник видов валют

 “Справочники”  / “Виды валют”

 

Если используется учет валютных операций, то перечень валют, используемых в учете, должен быть введен в справочник видов валют. Для добавления новой валюты в справочник нужно при просмотре списка видов валют нажать [Enter] и в появившемся на экране меню выбрать режим «Добавление», или нажать клавишу [Insert].

Справочник содержит код валюты, ее полное и сокращенное наименование. Кроме этого, для валюты вводятся названия основной валюты и разменной монеты в различных падежах.

 

Пример: Мы хотим ввести в справочник запись для валюты «Американские доллары». Поля макета, в этом случае, должны быть заполнены так:

1.              Код валюты – например, 1;

2.              Международный код валюты – например, 10;

3.              Наименование валюты – американские доллары;

4.              Сокращенное наименование валюты – USD;

5.              Название основной валюты для 1 (один) – доллар США;

6.              Название основной валюты для 2,3 (два, три, четыре) – доллара США;

7.              Название основной валюты для других случаев (семь…) – долларов США;

8.              Род основной валюты – муж.

9.              Название разменной монеты для 1 (один) – цент;

10.          Название разменной монеты для 2,3,4 (два, три, четыре) – цента;

11.          Название разменной монеты для остальных случаев (семь…) – центов;

Род разменной монеты – муж.

 

1.7. Справочник курсов валют

 “Справочники” / “Курсы валют”

 

Если используется учет валютных операций, то, кроме перечня валют, нужно заполнять справочник курсов валют. В нем на дату ввода начальных остатков должны быть введены значения курсов, иначе, если по счету будут вводиться остатки в разных валютах, система не сможет правильно рассчитать итоговую сумму в национальной валюте.

  Курсы валют указываются по отношению к базовой валюте. Для каждого значения курса устанавливается период, на который он действует. При выборе режима просмотра списка курсов валют, система запрашивает период для просмотра, поскольку и валют, и курсов может быть очень много.

В макете ввода нужно заполнить такие поля:

- Сокращенное наименование валюты. Если Вы его не помните, введите любую комбинацию букв в это поле, и система даст возможность выбрать его из списка видов валют. Если нужной валюты нет в списке, ее можно тут же добавить.

- Курс валюты – вводится курс Нацбанка;

- Дата начала периода действия – вводится дата;

Дата окончания периода действия – вводится дата. Раздел 2

 

2.Получение выходных документов

 

Как уже было сказано в 1-м разделе, для того чтобы получить выходные документы синтетического учета, нужно ввести в систему проводки и начальные суммовые остатки.

Это можно делать только после того, как настроены справочники системы, описанные в разделе 2 данной документации.

 

2.1. Формирование проводок

“Первичные документы” / “Журнал регистрации проводок”

 

Проводка в системе ничем не отличается от обычного понятия проводки. Как уже говорилось ранее, все подсистемы работают на единой информационной базе проводок. Ее можно просмотреть из режима «Журнал регистрации проводок». Проводки, сделанные в одной подсистеме, тут же видны во всех остальных подсистемах. Просматривать проводки можно за любой период времени. Период для просмотра проводок можно указывать явно перед каждым запросом данного режима. Можно в режиме "Установка параметров" указать, что запрашивать даты не надо и там же установить период просмотра. В этом случае журнал регистрации проводок будет показываться за этот установленный период.

  Проводки могут попадать в журнал регистрации проводок несколькими способами:

- вручную из журнала регистрации проводок;

- путем переноса созданных системой временных проводок после выполнения операции закрытия счетов или расчета курсовых разниц;

-  путем подтверждения первичного документа, введенного в систему

 

Добавление проводок в журнал регистрации проводок вручную

  Для начала, нужно войти в просмотр списка проводок за тот период, за который будут добавляться проводки. Если при просмотре будет установлен один период, а добавляться проводка будет за другой период, то добавленная проводка не появится на экране, и может создаться впечатление, что она не была занесена в систему. Это впечатление обманчиво. Поэтому, чтобы такой ситуации не возникло, правильно устанавливайте период для просмотра журнала регистрации проводок.

Для добавления проводки нужно нажать клавишу [Insert] или во всплывающем меню выбрать режим "Добавление". Для копирования – [Alt]+[Insert] или во всплывающем меню выбрать режим "Копирование".

Если в момент ввода проводки в любом из режимов Вы захотите отказаться от ее сохранения, то нужно нажать клавишу [Esc].

При заполнении макета в проводке указываются:

[1] -     номер документа (это может быть номер порождающего документа, например, номер платежного поручения или накладной);

[2] -     вид документа (не обязательно заполнять, можно указать вид документа – платежное поручение, накладная);

[3] -     дата проводки;

[4] -     содержание проводки (текст, описывающий назначение проводки);

 

 

[5] -     корреспонденцию счетов;

[6] -     сумму проводки;

[7] -     сокращенное наименование валюты проводки (если проводка делается в национальной валюте, то можно оставлять это поле пустым).

[8] -     справочную сумму проводки;

[9] -     сокращенное наименование валюты справочной суммы;

Макет для проводки имеет следующий вид (Рис. 2.1).

 

Рис.2.1. Добавление проводки

 

Разработчиками предусмотрено несколько уровней контроля за правильностью заполнения макета:

-   контроль даты проводки;

-   контроль ввода корреспонденции счетов;

-   контроль на допустимость корреспонденции счетов;

-   контроль ввода валюты.

 

Что представляет собой контроль даты проводки? При вводе даты система сверяет ее с тем периодом, за который просматривается журнал регистрации проводок. Если дата проводки находится за пределами периода, то система выдает сообщение и уточняет, правильно ли это. Если да, то она дает вводить информацию дальше, если нет, то остается в поле «дата» и Вы изменяете введенную дату на правильную.

Как происходит контроль ввода счетов и проверка допустимости проводки?

 При вводе в проводку корреспонденции счетов, система сверяет введенные данные со структурой плана счетов и требует указать данные по всем уровням детализации счета. Как видно на макете, по дебету и кредиту проводки заведены поля для ввода номера счета, субсчета, статьи или трех кодов из справочников аналитического учета. Система не заставляет проходить по всем этим полям, если в плане счетов для счета не заведена такая сложная структура.

Пример: В плане счетов за счетом закреплены только субсчета, то система запросит только номер счета и субсчета, после чего перейдет на другие поля ввода (если вводился счет по дебету, то на кредит, если вводился счет по кредиту, то на сумму). Если за счетом (субсчетом) закреплен справочник аналитики, то после правильного ввода номера счета (субсчета) система сразу перейдет на поле ввода кода из справочника аналитики, минуя статью.

 

Если Вы попытаетесь ввести информацию не по всем уровням детализации счета (например, если за счетом закреплены субсчета, а Вы пытаетесь ввести только номер счета, не вводя номер субсчета), то система не даст возможности выйти из полей ввода корреспонденции счетов, пока Вы не введете нужное значение.

Если Вы не помните номера счетов, субсчетов, статей или коды в справочниках аналитического учета, система даст возможность выбрать их из плана счетов или из соответствующего справочника аналитики.

Пример: Нам нужно ввести по дебету счет 20, за которым закреплены 5 субсчетов, а за субсчетами закреплено по одному справочнику аналитики. После того как Вы введете в поле для счета число 20, система перейдет на поле ввода для субсчета. Если Вы не помните номер субсчета, введите в этом поле «0» или любое число, которого нет в плане счетов. После этого система покажет на экране план счетов. Найдите в нем нужный субсчет 20 счета, подведите к нему маркер и нажмите [Enter]. Значение субсчета перенесется в поле ввода. Если же нужного субсчета не оказалось в плане счетов, его можно добавить из проводки. Для этого необходимо нажать клавишу [Insert] и в появившемся макете ввода записи плана счетов добавить нужную Вам запись. После заполнения макета произойдет автоматическая подстановка субсчета в проводку (такие действия аналогичны для счетов и статей).

  После того как введен субсчет, курсор перейдет на поле ввода справочника аналитики. Если Вы не помните код из этого справочника, то введите в поле ввода «0» или любой код, которого заведомо нет в справочнике. После этого система покажет на экране записи из справочника аналитики, среди них выберите необходимую, подведите к ней маркер и нажмите клавишу [Enter]. Код из выбранной записи перенесется в поле ввода. Если же нужного кода не оказалось в справочнике, его можно добавить из проводки. Для этого необходимо нажать клавишу [Insert] и в появившемся макете ввода записи справочника аналитики добавить нужную Вам запись. После заполнения макета произойдет автоматическая подстановка кода в проводку.

 

Правильный ввод всех уровней детализации счета очень важен, поскольку он влияет на правильный расчет остатков по счетам. Особенно важно это для активно-пассивных счетов, поскольку расчет остатков по ним построен таким образом, что проводки, введенные не по всем уровням детализации, игнорируются в момент расчета развернутых сальдо.

Пример: На счете выделены субсчета и статьи. Статьи являются нижним уровнем детализации счета. При расчете остатков по субсчету система суммирует остатки по статьям, входящим в данный субсчет, и записывает итоги в запись субсчета, затирая те суммы, которые были занесены непосредственно на субсчет. При обнаружении таких ошибок в момент расчета сальдо система будет выдавать сообщения, указывая номер счета и субсчета. Проводки по таким счетам (субсчетам) нужно будет проверить и исправить. Для облегчения поиска некорректных проводок в разделе "Сервис" главного меню предусмотрена операция "Проверка проводок". Эта операция проверяет все счета в проводках на их наличие в плане счетов и на наличие проводок непосредственно на счета (субсчета) со сложной внутренней структурой.

 

После того как введена корреспонденция счетов, система проверяет наличие такой корреспонденции в справочнике допустимых проводок. Если она не находит корреспонденцию, система дает сообщение:

 

Рис. 2.2. Сообщение о недопустимой проводке

 

Если Вы захотите, чтобы эта проводка стала допустимой, Вам достаточно нажать клавишу [Enter], проводка попадет в список допустимых проводок, и можно будет перейти к заполнению следующих полей ввода. Если Вы нажмете любую другую клавишу, то система вернет Вас к вводу корреспонденции счетов.

Как происходит контроль ввода наименования валюты проводки?

Если в поле валюты не вводить данные, а просто нажать клавишу [Enter], то будет считаться, что проводка введена в национальной валюте. Если нужно ввести проводку в другой валюте, следует ввести ее сокращенное наименование. Если оно не будет найдено, то система даст возможность выбрать его из справочника видов валют. Для этого нужно будет подвести к выбранной записи маркер и нажать [Enter]. Если нужной валюты не окажется в справочнике, ее можно добавить, нажав клавишу [Insert] и заполнив появившийся макет ввода. Данные из этого макета перенесутся в проводку.

 

Добавление проводок в журнал регистрации через выполнение операции закрытия или расчет курсовых разниц.

Операция закрытия представляет собой автоматическое формирование проводок по списанию остатков с одного счета на другой счет по некоторым заложенным разработчиком правилам. Например, в конце отчетного периода списание затрат на реализацию.

Расчет курсовых разниц представляет собой автоматическое формирование проводок по начислению курсовых разниц.

Оба расчета построены одинаковым образом: заводится специальный справочник настройки, в котором указывается, с каких счетов на какие должны списываться суммы, и на основании которого система формирует корреспонденцию счетов.

Результаты расчетов не сразу попадают в журнал регистрации проводок. Сначала они находятся в отдельных списках. В этих списках можно просмотреть результаты расчетов, и только после того, как результаты Вас устроят, перенести их в журнал регистрации проводок с помощью режима из всплывающего меню «Перенести проводки в общий список».

Более подробно об этих расчетах можно прочитать в руководстве по подсистеме «Свод бухгалтерского баланса».

 

Добавление проводок через подтверждение первичных документов

  Как Вы уже, наверное, поняли, все первичные документы хранятся в папках, за папками закреплены образцы проводок, которые должны делаться на основании первичных документов из папок.

Чтобы сформировать проводки на основании первичных документов, нужно выполнить такие действия:

- выбрать нужную папку документов. Для подсистемы «Свод бухгалтерского баланса» список папок просматривается из режима «Хозяйственные операции», для остальных подсистем – из режима «Список документов».

- Установить маркер на выбранную папку и нажать клавишу [Enter]. После этого система запросит период, за который Вы хотите просмотреть документы.

- Находясь в режиме просмотра списка документов из папки, нажать клавишу [Enter] и во всплывающем меню выбрать режим “Формирование проводок”. После этого система будет показывать на экране проводки, сформированные в том порядке, в котором они находятся в хозяйственной операции. Если в проводке заполнены все поля ввода, то нажиме клавишу [PageDn], и в система покажет на экране следующую проводку из операции.

Если образцы проводок в операции настроены так, что для всех полей в проводке система может взять данные из первичного документа, то можно формировать проводки не по одному документу, а по группе документов одновременно. Для этого нужно выполнить такие действия:

- Отметить с помощью клавиши [+] (дает возможность отметить один документ) или комбинации клавиш [Ctrl]+[+] (дает возможность отметить сразу все документы) документы, по которым нужно сформировать проводки;

- Нажать клавишу [Enter] и во всплывающем меню выбрать режим «Формирование проводок». Если все поля заполнены, то система выполнит проводки без дальнейшего Вашего участия. Если нет, то она будет останавливаться и дозапрашивать недостающие данные.

 

2.2. Ввод суммовых начальных остатков

 “Первичные документы” / “Начальные суммовые остатки”/ “Ввод/ изменение по счету”

 

Система построена таким образом, что обязательным ввод начальных остатков является только в момент ввода системы в эксплуатацию. Все суммовые остатки в системе вычисляются на основе этих остатков и введенных в систему проводок. В процессе работы, по желанию или по мере необходимости, пользователь может автоматически с помощью системных средств или вручную создать новые начальные остатки на какую-то дату. Но это не является обязательным.

Ввод остатков устроен в системе таким образом, что вводить суммы остатков нужно только по самому нижнему уровню детализации счета. Итоговые суммы вводить не обязательно. Система рассчитает их сама и покажет на экране результат. Если результаты совпадут с Вашими документами, их можно будет сохранить. Если нет, то нужно будет исправить ошибки в суммах нижнего уровня и повторить расчет итоговых сумм.

Пример 1. За счетом «13» в плане счетов закреплены 2 субсчета, за 131 субсчетом закреплены статьи. В этом случае, обязательным является ввод остатков по статьям для первого субсчета и по самому субсчету для второго субсчета.

Пример 2. Непосредственно за счетом «63» закреплен справочник аналитики «поставщики-покупатели». В этом случае, обязательным является ввод остатков по поставщикам.

 

Процедура ввода начальных остатков выглядит таким образом:

1.              После выбора режима ввода остатков система запросит дату, на которую будут вводиться остатки и номер счета. Таким образом, остатки вводятся по каждому счету отдельно.

2.              После того, как Вы укажете номер счета, система проверит, были ли ранее введены остатки на эту дату по этому счету. Возможны такие ситуации:

- На эту дату по этому счету ранее уже были введены остатки. В этом случае, система покажет список уже введенных остатков, и его можно будет пополнять или редактировать.

- На эту дату по этому счету остатки еще не вводились. В этом случае система создаст список, в который будет перенесена структура этого счета из плана счетов. При этом процедура ввода начальных остатков будет зависеть от этой структуры следующим образом:

-       если за счетом не закреплены справочники аналитики, то суммы остатков нужно будет вводить путем редактирования записей, созданных системой;

-       если за счетом закреплены справочники аналитики, то суммы остатков по этим аналитическим разрезам нужно будет вводить путем добавления новых записей.

 

В примере 1 суммы остатков по статьям и субсчету должны вводиться путем редактирования записей по ним и указания в макете для редактирования суммы остатков. В примере 2 суммы остатков по поставщикам нужно вводить путем добавления записей по тем поставщикам, по которым имеются ненулевые остатки.

Рассмотрим теперь, как заполняется макет для ввода начальных остатков. Макет для ввода указан на рис. 2.3.

Для ввода остатка по счету, субсчету или статье нужно выполнить такие действия:

- Подвести маркер к интересующей Вас записи и нажать клавишу [Enter];

- В появившемся на экране меню следует выбрать операцию редактирования суммы и нажать [Enter], после чего ввести сумму остатка. Заметим, что не допускается одновременное введение дебетового и кредитового остатка по статье. Либо первый остаток, либо второй должен быть нулевым.

Для того чтобы ввести остатки по статьям аналитического учета из справочников аналитики, нужно:

- Установить маркер на запись по счету (субсчету), за которым закреплены аналитические справочники, и по которому Вы собираетесь вводить суммы остатков, и нажать клавишу [Enter];

- В появившемся на экране меню следует выбрать режим “Добавление записи“. После этого на экране появится макет для ввода (Рис. 2.3). Рассмотрим, как заполняются поля этого макета.

1.              Поля «счет» и «субсчет». При выборе режима добавления в макет перенесутся данные о счете (субсчете), на который указывал маркер. При этом система проверит, все ли поля заполнены (если у счета есть субсчета, то система проверит, введен ли в поле «субсчет» номер субсчета, а, если введен, имеется ли он в плане счетов). Если номер субсчета указан правильно, то курсор будет сразу установлен в поле «Аналитика 1».

 

Рис. 2.3. Ввод начальных суммовых остатков

 

2.              Поле «Аналитика 1». При вводе кода аналитического учета система проверит его на наличие в соответствующем справочнике. Если код не будет найден, система даст возможность выбрать его из справочника. Для этого нужно подвести маркер к выбранной записи из справочника и нажать [Enter]. Если нужного кода нет в справочнике, то его можно добавить, нажав клавишу [Insert].

3.              Поля «Аналитика 2» и «Ан. 3» заполняются аналогично 1-му коду.

4.              Поля «Сумма: дебет» и «Сумма: кредит». В записи остатков по коду аналитического учета только одна из этих двух сумм может быть ненулевой.

5.              Справа от поля «Сумма: кредит» расположено поле для ввода сокращенного названия валюты суммы. Если сумма вводится в национальной валюте, то это поле можно не заполнять. Если в другой валюте, то в этом поле должно быть указано сокращенное наименование этой валюты. Система проверит это название на наличие в справочнике видов валют. Если оно не будет найдено, система предложит выбрать его из списка или, если нужного названия нет, добавить его в список видов валют, не выходя из режима ввода остатка.

  Если при добавлении записи были допущены ошибки, то их можно исправить с помощью режима “Редактирование“. Для этого нужно подвести маркер к ошибочной записи и нажать клавишу [F4], или нажать клавишу [Enter] и выбрать в меню данный режим. При этом правила ввода остатков остаются аналогичными добавлению записи.

 Если нужно удалить ошибочную запись, то необходимо подвести к ней маркер и нажать клавишу [Del], или нажать клавишу [Enter] и выбрать режим “Удаление“.

  После того, как вы введете все остатки, нужно проверить их корректность и вычислить итоговые суммы. Для этого во всплывающем меню следует выбрать операцию “Проверка корректности“. Система рассчитает итоги по счетам и субсчетам. Если за счетом (субсчетом) было закреплено более одного справочника аналитики, то система подобьет итог по аналитическим кодам верхнего уровня. Остатки на уровне 1-го справочника аналитики будут свернуты. Если по счету введены остатки в разных валютах, итог по этому счету будет рассчитан путем перевода всех сумм в национальную валюту по курсу на дату ввода остатков, введенному в справочник «Курсы валют». Если суммы остатков по счету введены в одной валюте, то итоговая запись по счету будет создана в той же валюте.

Имейте ввиду, что тип счета, проставленный в плане счетов, будет влиять на способ вывода остатков на экран. Если счет помечен как активный, то все остатки будут свернуты и приведены к дебетовым. Кредитовые остатки будут показываться в этом случае в дебетовой колонке со знаком минус. Аналогичная картина возникнет, если счет помечен как кредитовый. Если счет помечен как активно-пассивный со свернутым сальдо, все развернутые остатки будут свернуты.

Полученные результаты система сравнит с введенными цифрами, если итоговые суммы вводились. Записи, в которых расчетные остатки не будут совпадать с введенными, будут выделены цветом. Чтобы увидеть расчетные остатки, нажмите клавишу []. Для возврата к предыдущему экрану достаточно нажать клавишу []. Это сделано потому, что названия счетов не умещаются на одном экране вместе с остатками. Просматривая введенные остатки нижнего уровня, проверьте правильность их ввода. Особенно это нужно, если появились выделенные цветом строки.

Для сохранения сумм расчетных остатков (если информация правильна и получены нужные цифры) нужно нажать клавишу [Enter] и выбрать во всплывающем меню режим “Установить расчетные суммы“.

Для того чтобы окончательно сохранить все остатки, нужно нажать клавишу «ОК». Если по каким - либо причинам Вы не хотите сохранять введенные данные, тогда нажмите клавишу «Отмена».

Например, Вы можете попрактиковаться вводить остатки, а затем не сохранять введенные данные.

 

После того, как остатки по счету были введены, может возникнуть необходимость их отредактировать. Для этого нужно снова выбрать режим “Ввод/изменение по счету“, и указать системе ту же дату и тот же номер счета, что был указан при вводе. В этом случае система выведет на экран те остатки, которые были записаны на заданную дату по заданному счету. Если же Вы введете не ту дату, на которую уже были введены остатки, система снова выведет структуру плана счетов для того, чтобы Вы могли ввести остатки.

Внимание! В этом случае может возникнуть часто встречающаяся на практике ошибка. Если при выходе из режима “Ввод/изменение по счету“ в такой ситуации указать системе, что нужно сохранить данные, то система сохранит нулевые остатки по счету. В этом случае при расчетах может возникнуть ситуация, когда система показывает остатки на конец одного периода и дает нулевые остатки на начало следующего за ним периода. В этом случае нужно проверить правильность ввода начальных остатков и удалить такие нулевые остатки.

Для того чтобы иметь возможность удалить неправильно введенные остатки по всему счету (чаще всего, необоснованно введенные нулевые остатки) и для того чтобы иметь возможность просмотреть в одном списке остатки по всем счетам, в системе существует режим “Просмотр списка остатков“. Он позволяет просмотреть за любой, сколь угодно большой, период. Внешний вид данного списка начальных остатков изображен на рис. 2.4.

Обратите внимание на такой важный момент ввода остатков. Нельзя вводить остатки по одному счету одновременно с нескольких машин. Остатки по одному счету должны вводиться только с одного компьютера, иначе данные будут записаны только с компьютера, который был последним в очереди на сохранение введенных остатков.

 

Рис. 2.4. Список начальных суммовых остатков