Вкратце о возможностях программы

Модуль «Гостиничный комплекс» предназначен для автоматизации ведения учета поселения клиентов, бронирования мест, просмотра занятых/свободных комнат, а также просмотра отчетов.

В системе есть справочники: контрагентов, клиентов, корпусов, номеров, видов номеров, дополнительных услуг, которые заполняются в начале работы системы и дополняются в процессе эксплуатации. Информация из заполненных справочников используется при поселении клиентов и формировании отчетеов.

Поселение происходит через заполнение личной карточки клиента, которая содержит всю необходимую информацию: ФИО, паспортные данные, период проживания, № комнаты, тип оплаты, дополнительные услуги и т.д.

Бронирование оформляется аналогично. На основе документа «Бронирование» создается документ «Поселение» с переносом всей введенной информации.

Просмотр информации о занятости/бронировании/ремонте номеров можно посмотреть в шахматке за любой период.

На основе введенной информации можно формировать разные отчеты такие как, отчёты по странам, видам оплат, организациям, отдыхающим и т.д.

 

Содержание

1.Работа со справочниками [14]

1.1.Настройка справочников [14]

Перед началом работы в данном модуле необходимо проверить настроены ли справочники: меню «Настройка Параметры системы» «Отель» или боковое меню «Параметры».

Для корректной работы программы, должно быть настроено соответствие справочников. По умолчанию, система поставляется с готовой настройкой, если, по каким-либо причинам, настройки в Вашей базе сбились, то их нужно настроить.

В случаи, когда справочника в списке справочников аналитики нет, его нужно добавить. Добавить справочник можно непосредственно из вкладки «Параметры системы»: нажав на кнопку , Вы попадаете в список справочников аналитики и с помощью кнопки «Insert» или контекстного меню добавьте справочник (вид – физические лица( для клиентов) и вид – простой (для всех остальных справочников)), или аналогично можно добавить через меню Настройки Справочники аналитики. Более подробно о работе со справочниками аналитики смотрите документацию на сайте www.debet.kiev.ua [15] «Настройка системы под специфику работы предприятия» [16] раздел «Справочники аналитики» [17].

1.2.Заполнение справочников [14]

После того, когда все справочники настроены, можно переходить непосредственно к их заполнению. Для удобства пользователя все необходимые справочники вынесены на боковую панель.

Также, все справочники можно заполнить/посмотреть через меню «Справочники / Справочники аналитики».

Справочник клиентов / Контрагенты /Свои организации

меню Справочники Справочники аналитики 12.Контрагенты

В данный справочник вносится вся информация (адрес, телефон, паспортные данные для физ.лиц и налоговые атребуты для юр.лиц) о организации / клиенте, с которыми Вы работаете.

Свои организации – заполните реквизиты Вашей организации. На вкладке «Контактные лица» не забудьте внести директора, бухгалтера, кассира, так как эта информация используется при печати документов.

Контрагенты – организации, с которыми Вы сотрудничаете.

Клиенты – гости Вашего отеля. При заполнении карточки иностранного гостя на вкладке «Другие реквизиты» поставьте галочку «Явл.нерезидентом».

Справочник типов оплаты

Тип оплаты (имеется введу наличный, безналичный и.т.д.) используется при заполнении путевки. Добавить новый тип рассчета можно с помощью контекстного меню или кнопки «Insert». Так же, по признаку «тип оплаты» можно формировать отчет за любой период.

Справочник «Тип отдыхающих».В данный справочник вносят категории клиентов, например, группа, иностранец, турист и т.д., которые Вы создаете по Вашему усмотрению.

Справочник «Корпуса». Внесите корпуса отеля или базы, если у Вас таковы есть. В случае, если Ваш комплекс не содержит корпусов, все равно необходимо внести 1 корпус. Из справочника «Корпуса» через контекстное меню пункт «Номера» можно перейти к справочнику номеров.

Справочник номеров.В этот справочник необходимо внести все номера отеля/базы отдыха для каждого корпуса. Данный справочник является дочерним справочника «Корпуса», поэтому сначала нужно выбрать корпус и по нему заполнить все номера.

Добавьте комнату и внесите всю информацию по ней:

Название – укажите номер комнаты;

Тип – из справочника «Типы номеров» выбирите нужную позицию;

Цена – укажите стоимость номера в сутки (цена указывается с НДС), эта информация используется при оформлении клиента см. пункт «Оформление поселения»;

Кол-во мест – информационное поле.

Дополнительные услуги

Это справочник номенклатуры, в котором все предоставляемые Вашим комплексом услуги, можно разбить на группы и поставить цену.

2.Поселение клиентов [14]

2.1.Оформление поселения [14]

Оформление клиентов в системе происходит через заполнение документа «Поселение», куда вносится вся информация о проживающем. Список всех оформленных поселений можно увидеть через боковую панель/Поселение или Первичные документыСписок документовПоселение.

Вся информация, при оформлении поселения, берется из справочников, которые Вы заполнили ранее. Шаблон оформления поселения выглядит так:

Регистрация № - проставляется системой автоматически по порядку при добавлении каждого следующего документа, этот номер используется в формах печати, как № реестрации иностранцев.

На период от… - поставьте дату поселения, далее можно поставить количество дней пребывания в отеле и система автоматически проставит дату выселения или наоборот – поставьте дату выселения и система автоматически поставит количество дней пребывания клиента в Вашем комплексе.

Ф.И.О. – с помощью кнопки откроется справочник клиентов из которого двойным щелчком мыши выберите постояльца. Если Вы не вносили информацию о нем в справочник клиентов ренее, это можно сделать прямо в этом окне с помощью пункта контекстного меню «Добавить» или кнопки «Insert». Личная информация в карточку поселения заполнится автоматтически из справочника клиентов.

Организация - выберите организацию из справочника контрагентов, по направлению которой прибыл к Вам гость.

№ визы – поставьте № визы для иностранных гостей.

Цель приезда – из соответствующего справочника (меню «Справочники»/ Справочники аналитики) выберите позицию.

Корпус - если Ваш комплекс разбит на корпуса, выберите корпус из справочника. Если корпусов нет – переходите к выбору комнаты.

Комната - при выборе комнаты, Вы попадаете в справочник заселения номеров на переиод указанный Вами вначале.

В левой части экрана Вы видите информацию по номеру, которую вносили при заполнении справочника номеров (наименование номера, тип, количество мест, цена), в правой части экрана - календарь заполненности номеров на период проживания данного клиента.

 

Обозначения:

Буква «П» - номер поселен

Буква «Б» - номер забронирован

Цифра возле буквы – количество поселенных/забронированных мест.

Тип оплаты, Тип отдыхающих, Страна – выбираете позиции из соответствующих справочников аналитики, заполненных ранее.

Подселение – выберите из предложенных вариантов. Поле является информационным.

Количество мест – укажите количество мест, которое занимает гость/гости.

Дополнительные услуги. В нижней части карточки можно указывать дополнительные услуги, которыми клиент будет пользоваться в течении пребывания в Вашем комплексе. Дополнительные услуги вносятся в справочник номенклатуры, где их можно распределить на группы, для удобного пользования. Подробнее о заполнении справочника номенклатуры смотрите видеоролик «Справочник номенклатуры: структура и ведение» [18]. Дополнительные услуги можно заполнять в справочник номенклатуры (боковая панель Раздел «Справочники» Дополнительные услуги) или же по мере их использования при оформлении поселения.

Стоимость услуги проставляется автоматически из справочника номенклатуры (вкладка «Дополнительно» / Цена реализации).

В шаблоне «Дополнительные услуги» укажите количество (в случае, когда проживающий одну и ту же дополнительную услугу использует повторно, количество в шаблоне можно редактировать) и, если нужно, скидку (указыватся для каждой дополнительной услуги в грн).

Гости. В случаи, если несколько знакомых человек поселяются в один номер, то номер оформляется на одного из них, остальные оформляются на вкладке «Гости».

Если же поселяются разные клиенты в один номер (с подселением) – такие гости оформляются разными документами «Поселение».

Стоимость. Эта строка отображает:

- общую стоимость проживания;

- стоимость номера и скидку на номер;

- стоимость дополнительных услуг;

- долг клиента, отображается, если заполнять строку «Предоплата», в которую вносится вся сумма, полученная от клиента.

На основе Документа «Поселение» можно создавать другие документы. Для этого выделите маркером документ и в контекстном меню выберите соответствующий пункт:

 

Система автоматически перенесет необходимую информацию. Для просмотра связанных таким образом документов, выберите пункт «Связанные документы / Перейти к связанному документу» - система отобразит все связанные документы по данному клиенту.

Из документа «Поселение» Вы можете распечатать такие документы (пункт контекстного меню «Печать» /Печать экзэмпляра документа или печать списка по форме): анкета, регистрационная карточка, визитная карточка, счет, кассовый отчет по контрагенту, журнал учета иностранцев и журнал учета проживающих в отеле.



2.2.Бронирование [14]

Бронирование номеров в системе оформляется документом аналогичным путевке: боковая панель/Бронирование

 

Перед оформлением брони необходимо в справочнике клиентов добавить запись о клиенте. Также эту информацию можно добавить непосредственно из документа «Бронирование» нажав на кнопку в строке Ф.И.О.

Заполните все необходимые поля:

Бронь №. При добавлении каждой новой записи, система автоматически проставляет № по порядку.

от - дата создания документа.

Действующая. Данная галочка обозначает, что место на указанную дату забронировано и будет отображаться в списке заселения номеров буквой «Б». Галочка автоматически снимается, когда на основе документа «Бронирование» создаете «Поселение» (стоя на закрытом документе «Бронирование» в контекстном меню выберите пункт «Создать поселение» )

…система автоматически создаст документ «Поселение» с последующим номером по порядку всех путевок, а также перенесет информацию из документа «Бронирование».

Ф.И.О. - выберите контактное лицо из справочника клиентов.

Организация – выберите организацию из справочника контрагентов, которая бронирует места в Вашем комплексе.

Период с - укажите дату начала и окончания проживания данного клиента.

Корпус, комната – после выбора корпуса из справочника «Корпуса» в шахматке (кнопка ) выберите свободный номер для клиента. Система покажет всю информацию по номерам на указанный выше период.

Количество мест - укажите количество бронируемых мест.

Тип оплаты – из справочника «Тип оплаты» выберите каким образом будет рассчитываться с Вами клиент.

Стоимость – проставится автоматически, в зависимости от того какую комнату выберите (в справочнике номеров должна быть указана стоимость номера, если стоимость номера в этом справочнике не указана – Вам придется при создании документов «Бронирование» и «Поселение» стоимость номера прописывать вручную).

Примечание, это поле заполняется по желанию.



2.3. Ремонт [14]

При поселении клиентов Вам необходимо учитывать комнаты, которые находятся на ремонте. Комнаты на ремонте оформляются через документ «Ремонт» (раздел «Поселение» на боковой панеле управления).

В данном документе нужно указать период действия ремонта, номер корпуса, если корпусов несколько, и номер комнаты. В поле «Примечание» можно указать работы, которые будут проводиться в этом номере.

2.4. Просмотр заселения номеров [14]

Список заселения номеров можно посмотреть в двух видах через пункты меню на боковой панели. Раздел «Отчеты» Заселение номеров или Заселение номеров (шахматка).

 

2.4.1. Заселение номеров (шахматка) [14]

Выберите соответствующий пункт на боковой панели управления - система отобразит всю информацию о поселении/бронировании/комнатах, которые находятся на ремонте за текущий месяц. Перед Вами откроется информация по всем номерам Вашего комплекса. Вы можете выбирать период, за который нужно посмотреть состояние поселения номеров самостоятельно, для этого в строке «Период» укажите дату начала и окончания.

В левой части экрана отображена информация о номере, которая исходит из заполненных ранее справочников, в правой – информация о состоянии номера.

Обозначения:

«П» - номер поселен;

«Б» - номер забронирован;

«Р» - номер находится на ремонте.

Подведя курсор мыши к номеру – отобразится имя гостя, который проживает/забронировал данный номер.

Через контекстное меню пункт «Документы», можно посмотреть соответствующий обозначению («П», «Б», «Р») документ. Если в комнате есть места поселенные и забронированные, то через данный пункт меню система откроет оба документа.

 

2.4.2. Заселение номеров [14]

Данный пункт позволяет посмотреть только заселение номеров на указанную дату.

В расчете отображен номер и категория коматы. Номер регистрации – это номер документа «Поселение» гостя. Номер, в котором проживают постояльцы, выделен синим шрифтом. Номера с подселением в расчете отображены двойной записью: на каждого гостя будет выделена строка и период его проживания.



3.Отчеты [14]

Информацию о состоянии заселенных/забронированых номеров, о проживающих гостях и типах их расчетов с Вами можно посмотреть через меню отчеты. Все отчеты можно распечатать, как на экране с помощью режима контекстного меню «Печать»: «Как на экране» (для вывода на печать всех колонок) или «Как на экране (выбор колонок)» (для вывода на печать только некоторых колонок), а также экспортировать из них данные в Excel с помощью режима контекстного меню «Экспорт» / «Формат xls».

Рассмотрим подробнее:

Отчет по странам. В этом отчете отобразится информация следующего типа: количество гостей и сумма дохода от них по каждой стране.

Отчет по странам и видам расчета. Этот расчет показывает информацию о видах расчета, количестве человек, которые рассчитывались данным видом расчета по каждой стране за указанный Вами период.

Отчет по видам расчета. Данный расчет покажет количество человек и человекодней по каждому виду расчета за указанный Вами период.

Отчет по организициям показывает информацию о количестве гостей и сумме дохода по каждой организации, от которой пребывали постояльцы в Вашем комплексе. Первая строка является пустой – отображает информацию по всем остальным гостям.



3.1. Печатные формы [14]

Заполнив документы, Вы имеете возможность распечатать такие документы:

Название	Описание	Документ, с которого печатается форма
Форма -1-Г	Анкета проживающего	«Поселение» (экземпляр)
Форма-2-Г	Регистрационная карточка	«Поселение» (экземпляр)
Форма-3-Г	Визитная карточка	«Поселение» (экземпляр)
Форма-4-Г	Счет	«Поселение» (экземпляр)
Форма-5-Г	Журнал учета граждан, проживающих в отеле	«Поселение» (список)
Форма-6-Г	Журнал учета иностранцев,проживающих в отеле	«Поселение» (список)
Форма-7-Г	Журнал регистрации заявок на бронирование	«Бронирование»
Форма-8-Г	Кассовый отчет	«Поселение» (экземпляр)