В подсистеме «Учет ТМЦ» ведется учет операций по вводу количественно-суммовых остатков, приходованию, списанию и реализации товарно-материальных ценностей («Первичные документы» - «Список документов»).

Учет в подсистеме осуществляется на основании первичных документов, введенных в соответствующие типовые папки (приход ТМЦ, реализация ТМЦ, внутреннее перемещение, списание ТМЦ и др.). Далее программа по команде пользователя-бухгалтера формирует (создает) бухгалтерские проводки по шаблонам, закрепленным за каждой папкой. Созданные бухгалтерские проводки система записывает в журнал регистрации проводок, на основании которого по команде бухгалтера автоматически производится расчет оборотов и сальдо по счетам, расчет журналов-ордеров, оборотно-сальдовых ведомостей и др. за любой указанный период и в указанном разрезе.

Для запуска и нормальной работы программы необходимо следовать определенным правилам, состав которых обуславливает выбранная Вами стратегия ведения учета. Так, если Вас интересует только складской учет - движение товарно-материальных ценностей без привязки к счетам и без бухгалтерских проводок, Вы должны выполнить следующие шаги:

- Ввод начальных количественных остатков.

- Приходование ТМЦ (ввод приходных накладных).

- Реализация/списание ТМЦ (ввод накладных на списание, реализацию, внутренние перемещения ).

- Получение выходных документов.

Содержание

Ввод начальных количественных остатков [2]

Добавление приходной накладной [3]

Добавление расходной накладной [4]

Получение выходных документо [5]в [5]

Ведомость движения материалов [6]

Карточка складского учета [7]

Оборотно-сальдовая ведомость [8]

 Ввод начальных количественных остатков [9]

Первичные документы / Список документов / Количественные остатки (SA)

Режим ввода начальных остатков необходим в начале работы системы, чтобы ввести остатки по материалам (товарам), которые имеются на предприятии. После этого все расчеты будут отталкиваться от этой информации.

Процесс ввода количественных остатков имеет сходство с добавлением приходной накладной ( Приходование ТМЦ (PN)). Однако, в приходных накладных (PN) поставщик указывается один раз в "шапке" и является общим для всех позиций документа. Если Вас это устраивает - можете ввести количественные остатки обычной приходной накладной ( см. п.2 [3]). В документе типа SA есть возможность указать поставщика для каждой строки документа.

Для добавления начальных количественных остатков войдите в режим просмотра документов к папке "Количественные остатки". После открытия папки "Количественные остатки" на экране появятся записи остатков по счетам, если таковые были введены ранее:

Для добавления документа нужно нажать [Enter] и выбрать режим Добавление. В "шапке" макета для ввода остатков необходимо указать дату, на которую будут вводиться остатки и номер счета, на котором данные материалы (товары) будут учитываться в суммовом выражении. Для добавления номенклатурных позиций нужно перейти в поле строк и нажать клавишу [Insert] ( или [Enter] -Добавление ) и заполнить шаблон:

В шаблон нужно ввести номенклатурный номер, цену, по которой материалы (товары) были оприходованы, и их количество; указать код поставщика, подразделение, код материально-ответственного лица, за которыми будут закреплены ТМЦ. Эту информацию можно ввести вручную либо выбрать из соответствующего справочника.

Для выбора информации из справочников нажмите кнопку с тремя точками в конце соответствующего поля . Для поиска в справочнике нужной позиции воспользуйтесь режимом быстрого поиска (просто наберите на клавиатуре слово или часть его) либо режимом отбора (клавиша F4). Для ввода найденной позиции из справочника в шаблон нажмите клавишу [Enter]. Если в справочнике нет нужной информации - её можно добавить, не выходя из макета. Для добавления недостающей в справочнике записи нужно нажать клавишу [Insert], после чего заполнить появившийся макет.

Счет. Субсчет. Статья. Поскольку счет для Вас не важен, укажите 20/201 либо любой другой из плана счетов. Чтобы попасть в План счетов, щелкните на кнопку в конце поля ввода. После выбора счета нажмите [Enter] - и счет пропишется в соответствующее поле документа.

Для редактирования уже введенной записи выделите её маркером, нажмите [Enter] и выберите режим "Редактировать". Дальнейшие действия аналогичны вышеизложенным. Для удаления записи нужно указать на нее маркером и выбрать в меню режим "Удаление".

Для завершения работы по вводу остатков нажмите клавишу "Сохранить". Если нужно отказаться от введенных записей, выберите режим "Отмена".

ВНИМАНИЕ !!!

1) При работе с сетевым вариантом системы в процессе ввода начальных остатков не допускается ввод информации по одному и тому же счету с разных рабочих мест. При работе с накладными это ограничение не действует.
2) Будьте внимательны при вводе даты остатков. Избегайте дублирования остатков по одному и тому же счету, но с разными датами. В нормальном режиме работы в систему следует ввести остатки на момент пуска системы, внимательно их проверить и больше не возвращаться к ним.

 Добавление приходной накладной [9]

"Первичные документы" / "Список документов" / "Приходование ТМЦ" (например, "Приход ТМЦ (НДС 20%)").

Нажав [Enter] или правую кнопку мыши, выберите в контекстном меню пункт „Документы” и введите период для отбора информации.

После того как на экране появится список документов, пользователь может добавлять новые документы, исправлять (редактировать), удалять документы, напечатать приходную накладную или список (реестр) приходных накладных.

Для добавления (создания) нового документа нужно нажать [Enter] и выбрать в меню режим “Добавление” (или нажать [Insert]).

В появившемся макете ввода приходной накладной нужно заполнить следующие поля :

Номер документа. Возможна как ручная, так и автоматическая нумерация документов (система сама определит, какой был последний номер и присвоит добавляемой приходной накладной следующий по порядку номер).

Дата. Дата документа (по умолчанию система установит дату на момент заполнения документа, пользователь может изменить дату).

Валюта. Указывается сокращенное название валюты из справочника «Виды валют». По умолчанию устанавливается национальная валюта (пустое поле).

Договор. Указывается договор, согласно которому производится приходование.

Поставщик. Указывается наименование организации, от которой поступают ТМЦ.

Подразделение. Указывается наименование (номер) склада или участка, на который будут приходоваться ТМЦ.

МОЛ. Указывается материально-ответственное лицо, на которое приходуется ТМЦ.

Счет. Субсчет. Статья. Если Вы ведете только количественный учет, то введите счет 20/201 или любой другой из плана счетов. Чтобы попасть в "План счетов", щелкните на кнопку в конце поля ввода.

Поля Итого в валюте, Итого в грн, % НДС, НДС и Количество заполняются системой автоматически.

Основная часть приходной накладной состоит из отдельных строк (наименований ТМЦ), т.е. для каждого наименования ТМЦ, входящего в одну приходную накладную необходимо заполнить определенный отдельный макет.

Заполнение отдельных строк приходной накладной (при этом окно должно быть активизировано) осуществляется нажатием кнопки [Insert]. В появившемся макете необходимо указать:

Номер п/п. Возможна как ручная, так и автоматическая нумерация строк (система сама определит, какой был последний номер и присвоит добавляемой строке приходной накладной следующий по порядку номер).

Номенклатура. Выбирается наименование ТМЦ из номенклатуры.

Единицы измерения. Данное поле заполняется системой автоматически при выборе необходимой номенклатуры.

Количество. Указывается количество приходуемого ТМЦ.

Цена приобретения. Указывается цена, по которой приходуется ТМЦ (без НДС).

Сумма. Указывается сумма данной строки без НДС, однако при заполнении полей [4] и [5] данное поле заполняется автоматически.

Цена отпуска. При приходовании ТМЦ есть возможность сразу указать отпускную (продажную) цену данного ТМЦ.

Каждую введенную строку приходной накладной необходимо сохранять (установить курсор мыши на поле «Сохранить» и нажать левую клавишу на мышке).

Строки также можно вводить с помощью режима Массовый ввод, выбрав эту команду в контекстном меню.

Когда все поля и строки приходной накладной заполнены, документ необходимо сохранить (установить курсор мыши на экранной кнопке «Сохранить» и нажать левую клавишу на мышке).

После сохранения документ (приходная накладная) появится в общем списке.

Для редактирования, добавления с копированием и удаления документа необходимо выделитьего маркером, вызвать контекстное меню (нажать [Enter]) и выбрать соответствующую команду.

Если пользователю нужно оформить документ, похожий на какой-нибудь из оформленных ранее, он может воспользоваться режимом “Копирование” (нажатие одновременно [Alt +Insert]) и в появившемся макете исправить только необходимые ячейки (создается новый документ).

Чтобы вывести приходную накладную на печать, выделите нужный документ маркером и выберите в контекстном меню (вызывается клавишей [Enter] ) команду «Печать экземпляра документа – Печать документа». В появившемся перечне форм печати укажите нужную (подтверждение выбора осуществляется нажатием [Enter] или двойным щелчком мыши). На экране появится выбранная форма для просмотра.. В режиме просмотра документа нажмите на экране кнопку «Печать». Для выхода из режима необходимо нажать на экране кнопку «Закрыть».

 Добавление расходной накладной [9]

"Первичные документы" / "Список документов" / "Расходная накладная (реализация)" (например, "Реализация ТМЦ (НДС 20%)").

Создание расходной накладной аналогично вводу накладной по приходу.

Нажав [Enter] или правую кнопку мыши, выберите в контекстном меню пункт "Документы" и введите период для отбора информации.

После того, как на экране появится список документов, пользователь может добавлять новые документы, исправлять (редактировать), удалять документы, печатать расходные накладные или список (реестр) расходных накладных.

Для добавления (создания) нового документа нужно нажать [Enter] и выбрать в меню режим "Добавление" (или нажать [Insert]). В появившемся макете ввода расходной накладной нужно заполнить следующие поля:

Номер документа. Возможна как ручная, так и автоматическая нумерация документов (система сама определит, какой был последний номер и присвоит добавляемой расходной накладной следующий по порядку номер).

Дата. Дата документа (по умолчанию система установит дату на момент заполнения документа, пользователь может изменить дату).

Валюта. Указывается сокращенное название валюты из справочника «Виды валют». По умолчанию устанавливается национальная валюта (пустое поле).

Договор. Указывается договор, согласно которому производится реализация.

Подразделение. Указывается наименование (номер) склада или участка, с которого отпускаются ТМЦ.

МОЛ. Указывается материально-ответственное лицо, с которого отпускаются ТМЦ.

Отпущено. Указывается наименование организации из справочника поставщиков-покупателей, которой отпускаются ТМЦ.

Через. Указывается материально-ответственное лицо, которому отпускаются ТМЦ.

По доверенности №. Указывается номер доверенности и дата доверенности.

После заполнения "шапки" накладной необходимо ввести строки документа (наименования ТМЦ)

Для этого воспользуйтесь командой "Добавить" контекстного меню (либо клавиша [Insert]). В появившемся макете необходимо указать:

Ввести номенклатуру аналогично заполнению приходной накладной. Ввести количество ТМЦ. Если будет введено нулевое количество, система переспросит, действительно ли вводится нулевое количество, или Вы просто ошиблись. Если Вы уверены в правильности ввода, ответьте на вопрос системы "Да", и у Вас будет возможность продолжать ввод. Если Вы ответите "Нет", то система останется в этом поле ввода и попросит указать правильное значение. Затем вводится учетная цена ТМЦ. Система поддерживает пять возможностей выбора учетной цены: ручной способ, способ FIFO, способ LIFO, «только отложенное расценивание», «ручной способ для средней цены». Выбор учетной цены может производиться несколькими способами. Способ ввода зависит от установленных в папке параметров. Аналогично добавить все строки накладной. Когда все поля и строки накладной будут заполнены, документ необходимо сохранить (установить курсор мыши на экранной кнопке «Сохранить» и нажать левую клавишу мыши).

После сохранения документ появится в общем списке. Для редактирования, добавления с копированием и удаления документа нужно установить маркер напротив нужного документа, нажать [Enter] и выбрать в меню соответствующую команду.

 Получение выходных документов [9]

 Ведомость движения материалов [9]

"Выходные документы" / "Ведомость движения материалов"

Данный режим позволяет просмотреть приходы и расходы материалов, а также первоначальные остатки по материалам в количественном выражении. Вводятся приходы и расходы посредством создания первичных документов - приходных и расходных накладных, накладных на внутренние перемещения и списание ТМЦ (см. п.1-3). Здесь можно редактировать или удалять записи. При этом следует помнить, что, изменяя приходы и расходы в данном режиме, Вы получите расхождение с суммами, которые попадают во все остальные выходные документы в суммовом выражении. Поэтому, пользуйтесь данным режимом только в том случае, если из-за каких-либо сбоев нельзя проделать те же операции с помощью первичных документов.

В режиме просмотра Ведомости движения материалов можно найти первичный документ, "породивший" любую из строк ведомости. Для этого выделите маркером интересующую строку и из контекстного меню выберите команду Поиск первичного документа.

 Карточка складского учета [9]

"Выходные документы" / "Карточка складского учета"

Карточка складского учета позволяет вести текущий учет движения и остатков материалов по конкретному номенклатурному номеру.

Система позволяет рассчитывать карточку складского учета по каждому или по всем подразделениям, по каждому или по всем материально ответственным лицам и по каждой или всем ценам указанного номенклатурного номера, за указанный период.

 

В случае отказа от расчета нажмите клавишу [Esc] .

 Оборотно-сальдовая ведомость [9]

"Выходные документы" / "Оборотно-сальдовая ведомость"

Для количественного учета материальных ценностей при работе с системой одним из основных режимов является работа с оборотной ведомостью.

Расчет оборотно-сальдовой ведомости построен таким образом, что в зависимости от требований пользователя обороты могут быть сформированы в различных разрезах, таких как подразделение, материально-ответственное лицо, счет / субсчет, номенклатурный номер.

Расчет производится за любой указанный промежуток времени. Нулевое значение во всех других полях означает, что расчет будет производиться для всех соответствующих позиций.

Нажатие клавиши [Esc] означает отказ от расчета и влечет переход системы в предыдущее состояние. Затем следует воспользоваться соответствующими режимами просмотра. Для расчета оборотной ведомости в качестве исходной информации используются первичные документы. Оборотная ведомость рассчитывается как в количественном, так и суммовом выражении.

Находясь в режиме просмотра оборотной ведомости, можно получить карточку складского учета по номенклатурной позиции. Для этого нужно подвести маркер к строке с нужным номенклатурным номером, нажать [Enter] и выбрать режим "Карточка складского учета".

Для возврата в оборотную ведомость нужно нажать клавишу [Esc]. Из оборотной ведомости можно также посмотреть все записи по конкретному номенклатурному номеру в "Ведомости движения материалов". Действия аналогичны вышеизложенным.

 Печать выходных документов [9]

Печать документа осуществляется из режима просмотра. Для того, чтобы напечатать документ, который вы видите на экране, выберите режим Печать - Как на экране во всплывающем меню списка. Кроме того, возможна печать только отобранных колонок. Для этого воспользуйтесь соответствующим режимом (Печать - Выбор колонокдля печати)