Можно поподробнее?
То, что Вы описали, можно сделать с помощью отбора информации.
Подробно описано в
инструкции
Задаете признак или несколько признаков, по которым отбираете строки из любого списка системы, "сворачиваете" их (F5), и печатаете как на экране с выбором колонок (или создаете свою форму печати).
Часто используемую настройку отбора можно сохранить как системную (будет доступна всем пользователям) или просто сохранить (будет доступна только Вам).
Такие настройки появятся на панели инструментов списка возле инструмента "фильтр".